Сколько хранить акты и накладные?
Платежное поручение и товарная накладная по форме № ТОРГ-12 признаются первичными документами и должны сохраняться с учетом требований Закона № 129-ФЗ не менее пяти лет. Этот срок, как мы помним, начинает течь с года, следующего за годом составления документа.
Сколько лет хранится учетная политика?
Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п.
Сколько лет необходимо хранить первичные учетные документы?
29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов
Сколько времени нужно хранить договора?
Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня). При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно».
Сколько нужно хранить налоговую отчетность?
Все налоговые декларации нужно хранить пять лет. Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Однако если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то срок хранения этих документов увеличивается до 75 лет.
Сколько времени нужно хранить товарные накладные?
(«Главная книга», 2020, N 13)В соответствии с Перечнем Росархива хранить товарные накладные необходимо 5 лет. Течь этот срок начинает с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз.
Сколько хранить счета фактуры и накладные?
Счет-фактура не является первичным документом. На него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется. Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Сколько лет хранить другие документы, читайте в статье «Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила» журнала «Семинар для бухгалтера».
Сколько нужно хранить расходные накладные?
44.3 НКУ и Перечнем № 578/5. В частности, нормами НКУ определяется, что минимальный срок хранения документов составляет 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой такие документы использовались.
Какие бухгалтерские документы хранятся 75 лет?
- списки личного состава;
- личные карточки сотрудников;
- служебные контракты, трудовые договоры;
- журналы и книги учета;
- личные дела госслужащих, работников, муниципальных служащих.
Сколько лет хранится бухгалтерская документация в Казахстане?
В соответствии с постановлением Правительства «Об утверждении типовых правил, документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» после завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение 1 года хранятся в делах по месту их формирования.
Как долго нужно хранить документы?
По общему правилу (Федеральный закон № 402-ФЗ) документы бухучета необходимо хранить в течение 5 лет. В некоторые случаях закон предписывает хранить документы дольше или на постоянной основе. Срок хранения таких документов начинается с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.
Где хранятся первичные документы?
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Сколько лет должен хранить документы ИП?
Текущий срок их хранения в соответствии с новыми правилами Росархива — 5 лет. При этом декларации ИП до 2002 года включительно хранятся 75 лет (п. 310 Перечня).
Источник: vadimuz.ru
Правила хранения и утилизации документов для организаций и ИП
Любая документация, связанная с установленными договорно-правовыми отношениями, проведением операций в обслуживающем банке, сдачей отчетности в налоговые органы, бухгалтерским учетом, ведение процедур банкротств и т.д., имеет определенные законодательством сроки хранения и правила утилизации. Хранить документы нужно, например, для того, чтобы избежать возможных проблем при возникновении разногласий с контролирующими органами, контрагентами, сотрудниками. Кроме того, ненадлежащее хранение и преждевременное уничтожение документов может привести к наложению штрафов как на саму организацию, так и на должностных лиц. Оспаривание действий государственного органа происходит гораздо легче, когда на руках есть документы, доказывающие правоту предпринимателя.
За нарушение правил хранения архивных документов предусмотрен штраф: на должностных лиц – от 3000 до 5000 рублей, на юрлиц – от 5000 до 10 000 рублей. Уничтожение первичных документов в пределах установленного срока хранения относится к грубым нарушениям правил бухгалтерского учета и наказывается штрафами до 20 тысяч рублей. Также должностным лицам может грозить дисквалификация от года до двух лет при повторном нарушении. Непредставление по требованию налоговой инспекции различных документов карается штрафом в размере 200 рублей за каждый из них. Если же выяснится, что в результате отсутствия документов налоговая база оказалась занижена, недобросовестные организации штрафуются на сумму 20% от неуплаченного налога, но не менее 40000 рублей.
В этой статье объясняем, каким образом необходимо обеспечить сохранность документов в бумажном и электронном виде, а также – как их уничтожить после окончания срока хранения.
Сроки хранения
Сроки хранения различных документов устанавливаются следующими основными правовыми актами:
- Налоговый кодекс (части I и II);
- приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов»;
- закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Кроме того, в зависимости от сферы деятельности организации, на нее могут распространяться приказы, распоряжения и другие правовые акты, утвержденные профильными министерствами. Сроки хранения документов не зависят от того, в каком виде они реализованы – бумажном или электронном, правила действуют одинаково.
Важный нюанс: если срок по государственному перечню и по другим нормативным актам (например, по закону о бухучете) разнятся, необходимо выбирать максимальный срок.
Примеры установленных сроков:
Способы хранения документации
Хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы исключить возможность их порчи (промокания, выцветания и т.д.). Также необходимо обеспечить невозможность несанкционированного доступа к ним.
Очевидно, что часть документооборота производится в электронном формате. Для электронных документов применяются следующие правила, которые были разработаны для государственных учреждений:
- Архив необходимо хранить на физических накопителях в двух (!) экземплярах.
- Система хранения должна быть организована так, чтобы исключить возможность искажения, потери, воровства данных.
- Минимум раз в пять лет необходимо проверять физические носители и их содержимое, а также актуальность их использования. При выявлении повреждения или потери актуальности, необходимо произвести перезапись файлов на новый носитель.
- Хранить электронные документы желательно вместе с сертификатами электронной подписи.
- Уничтожение электронного документа после истечения срока его хранения происходит по процедуре, аналогичной утилизации бумажных документов — с оформлением акта.
Утилизация документов
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения – право, а не обязанность предпринимателя. Компании и ИП могут хранить нужные им документы сверх установленной нормы столько, сколько посчитают нужным. Однако если срок хранения по законодательству подошел к концу, а сам документ больше не представляет ценности для бизнеса, его удаление необходимо производить с соблюдением определенной процедуры.
1. Требуется сформировать экспертную комиссию и утвердить ее приказом руководителя организации. В комиссию должны входить профильные специалисты, обладающие должной квалификацией для определения значимости и возможной востребованности в будущем документа, который предполагается уничтожить.
2. Без экспертизы уничтожение архивов запрещено. По ее итогам составляется протокол, в котором указывается перечень документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Он подписывается всеми членами экспертной комиссии и заверяется руководителем организации.
3. Документы передаются на уничтожение. Утилизацию можно осуществить собственными силами, а можно передать специализированной организации (например, если накопившийся архив измеряется тоннами), которая обеспечит вывоз и непосредственную ликвидацию.
В случае самостоятельных действий, необходимо составить акт, в котором указывается способ утилизации (измельчение, сожжение и т.д.). Со сторонней организацией должен быть заключен договор на переработку. Документы передаются по накладной с приложением заключения экспертной комиссии. В накладной указывается общий вес и количество передаваемых документов. По итогам уничтожения сторонами подписывается акт оказания услуг.
Оставить комментарий
- Поделиться
Источник: mspmo.ru