От директора магазина
Для производственной необходимости прошу Вас выделить деньги в сумме 273
рублей для приобретения фирменной бумаги для ценников.
Прошу предоставить мне отгул 2.13.2013. Шесть часов в счет ранее отработанного времени и два часа за свой счет.
Помощнику руководителя Н.В. Овсиенко
от экономиста Е.В. Черновой
Прошу предоставить мне стационарный телефонный аппарат в связи с необходимостью его наличия в работе.
Помощнику руководителя Н.В. Овсиенко
от экономиста Е.В. Черновой
Прошу предоставить мне сотовый телефонный аппарат в связи с необходимостью его наличия в работе.
Прошу дать задание юридическому отделу в г.Иваново найти региональные законодательные акты по детскому питанию, а именно процент наценок по регионам (Иваново, Ярославль, Москва, Арзамас, Курск, Казань) выше, которого нельзя ставить наценку на детское питание (конкретнее соки, сертифицированные как детское питание).
09.06.2013 Чернова Е.В.
Как написать служебную записку ➤ Советы начинающим работникам
от экономиста отдела продаж по магазинам
Прошу предоставить мне 3.10.2013 четыре часа за свой счет в виду защиты диссертационной работы.
Чернова Е.В. 1.10.2013
Источник: www.goodstudents.ru
Служебная записка
Служебные записки используются на предприятиях для решения вопросов, касающихся трудовой деятельности. Документ нужно правильно составить, корректно оформить и передать коллегам для решения в сжатые сроки.
Что такое служебная записка?
В законодательстве термин «служебная записка» отсутствует, но документ часто используют в компаниях. Это способ коммуникации между должностными лицами. К его оформлению не выдвигается никаких требований. Кроме того, сотрудники не обязаны их составлять, а руководители рассматривать и принимать меры.
Но (!) служебная записка позволяет уведомить о некоторых рабочих моментах, требующих быстрого решения. Размер служебной записки может быть любой. Обычно используют стандартный лист формата А4.
Виды служебных записок
В российском делопроизводстве служебной записке не присвоен официальный статус. Правила оформления бумаги тоже отсутствуют. Однако неформально служебки разделяют на несколько видов.
По цели запроса:
- информационные (просьба предоставить необходимые сведения);
- сопроводительные (пояснение к документации, отправляющейся вместе с запиской);
- материальные (прописывается информация о списании материальных ценностей);
- командировочные (удостоверяет факт нахождения сотрудника в определённом месте и указывает дату приезда и возвращения);
- премиальные (содержит и информацию о премировании работников, должностных лиц).
Служебная записка может содержать в себе объявление о предстоящем событии, возражение, просьбу или предложение.
В зависимости от адресата:
- параллельному отделу;
- коллеге (запросить нужную информацию, попросить о помощи).
В служебной записке может содержаться ряд вопросов адресату, ответы на которые отправитель рассчитывает получить.
Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
Ошибочно полагать, что служебная записка, докладная и объяснительная одно и то же. Хотя это всё внутренние документы и к их оформлению не выдвигаются требования, различия есть.
Докладная записка
Докладная — документ, который адресуется руководителю компании или другим должностным лицам. Он информирует руководство о ситуациях, результатах проделанной работы, случаях нарушений. В служебной иерархии —от нижестоящего уровня к вышестоящему.
Начальник структурного подразделения может проинформировать руководителя, что работник недобросовестно относится к исполнению своих обязанностей и просить привлечь его к ответственности. Ещё одна цель подобных писем — просьба приобрести нужное количество материала, необходимого для выполнения поставленных задач. Докладные пишут, если в процессе работы оборудование вышло из строя и требует срочного ремонта или замены.
Докладные записки имеют своё назначение — доведение до руководства конкретной проблемы с целью её решения. Например, начальник смены может сделать замечание рабочему за нарушение трудового договора, но он не имеет права привлекать его к дисциплинарной ответственности. Такое решение принимает высшее руководство на основании докладной. После анализа ситуации и подтверждения нарушений на работник может быть наказан.
Докладные также позволяют:
- оперативно решать проблемы любого характера;
- вносить предложения для улучшения производственной деятельности;
- предоставлять отчёты о проделанной работе;
- информировать руководство и персонал о проблемах, возникших в компании;
- выделять положительные моменты;
- поощрять добросовестных сотрудников.
К тексту не предъявляется особых требований, но в докладных он состоит обычно из трёх частей. В первой указываются причины или факты, которые заставили руководителя написать докладную, во второй части — анализ и способы решения проблемы, в третьей — выводы и предложения.
Как составить служебную записку правильно: нюансы составления
Электронный документооборот постепенно вытесняет традиционную форму взаимодействия между подчиненными и начальством: кажется, что заявления, обращения, жалобы и служебные записки, написанные на бумаге от руки вот-вот исчезнут с лица земли, а на их место придут электронные формы, заполнение которых займёт считанные минуты.
Однако до тех пор, пока компьютеры окончательно не захватили деловой мир, без служебных записок не обойтись — порой, это единственный законный способ отстоять свои права или добиться желаемого результата.
Служебная записка в деловом документообороте
В классическом представлении служебная записка — это форма коммуникации между сотрудниками организации, которая помогает зафиксировать обстоятельства различных происшествий, а также является наиболее эффективным способом урегулирования производственных вопросов, конфликтов и различных непредвиденных ситуаций.
Помимо своего непосредственного назначения, служебная записка является доказательством существующей проблемы, а также фиксирует исполнение должностным лицом своих обязанностей по её устранению.
Сотрудник не всегда может отреагировать на сложившуюся ситуацию, происходит это по целому ряду причин:
- решение проблемы выходит за рамки его компетенции;
- решение проблемы выходит за рамки его должностных инструкций;
- решение проблемы зависит не только от него, но и от других лиц, отделов, служб;
- сотрудник не владеет всей необходимой информацией, а её сбор может занять некоторое время;
- сотрудник занят более приоритетными задачами;
- возникают обстоятельства непреодолимой силы.
Описанные проблемы могут препятствовать своевременному или полному решению поставленной задачи. В случае, если просто проигнорировать её решение, сотрудник может получить выговор или иное наказание, что негативно скажется не только на его карьере, но и на отношении с руководством и другими коллегами. Однако объяснив сложившуюся ситуацию, можно избежать множества потенциальных проблем.
В деловом документообороте не принято оправдываться на словах или по телефону, так как через некоторое время об этом факте можно просто не вспомнить. Со служебной запиской иначе: есть документ, который докажет, что по данному вопросу предпринимались какие-либо действия, но они не были завершены в установленный срок по объективным причинам.
Правила написания служебных записок
Строгие требования к написанию служебных записок не предъявляются, в большинстве случаев они прописаны в требованиях к внутреннему документообороту. Многие современные организации используют фирменные бланки и шрифты для написания писем, в случае со служебной запиской целесообразно придерживаться принятых корпоративных стандартов.
Некоторые фирмы предпочитают написание всех обращений на листе формата А4 от руки. Несмотря на кажущуюся старомодность, в случае возникновения спорных вопросов, доказать подлинность такой записки гораздо проще. С другой стороны, законодательство не запрещает набрать текст на компьютере и отправить адресату печатный вариант.
Принято использовать любой шрифт без засечек 14 кегля (либо установленный корпоративный шрифт нужного размера и цвета), но в большинстве случаев подойдёт обычный Times New Roman, 14 ppt, межстрочный интервал полуторный, цвет текста — черный, использование курсива и иного выделения текста не приветствуется.
Если записка была напечатана, необходимо подписать её ручкой нейтрального цвета (черный или синий) и проставить дату.
С семантической точки зрения, тело записки может содержать любую информацию, написанную в деловой стилистике. Желательно избегать пространных рассуждений и писать строго по делу, излагая основные факты.
Как написать служебную записку: образец
Несмотря на то, что строгие требования к служебным запискам не предъявляются, многие впадают в ступор при их написании, ведь такая вольность только сбивает с толку: как начать, что писать, где поставить подпись, нужна ли расшифровка — эти и другие вопросы терзают не только новичков, но и опытных работников. На самом деле, ничего сложного в составлении этого документа нет. Ниже приведён пример написания служебной записки.
Образец:
Начальнику отдела сбыта
Александрову Петру Игнатьевичу
от бригадира участка № 14
Васильева Андрея Афанасьевича
Довожу до Вашего сведения, что ремонтные работы на участке № 14 не могут быть выполнены в заявленный срок из-за сложившихся погодных условий. Завершение работ запланировано на конец мая 2017 года.
29.04.2017 ___________ Васильев А.А.
В каких случаях используется электронный вариант?
Развитие современных технологий позволяет расширять границы производства: множество фирм обзаводятся филиалами, расположенными в других городах и странах. В этом случае использование электронного документооборота позволяет в кратчайшие сроки получить необходимую информацию или сообщить о сложившейся проблеме. Даже если система электронного документооборота не внедрена на предприятии, найдётся не мало способов отправить электронный документ: почта, мессенджеры, корпоративные сайты и порталы.
С юридической точки зрения, электронный документ имеет такую же силу, как и его бумажный аналог. Однако важно помнить, что информация, составляющая коммерческую или государственную тайну не может быть отправлена с использованием сторонних приложений. Так, например, служебная записка, сообщающая о дате выхода официального релиза программного продукта, с описанием внесенных изменений, не может быть отправлена через почтовый сервис google или yandex, а также через Skype или Viber.
С другой стороны, использование твердого носителя позволяет отследить момент вручения документа: желательно использовать два экземпляра, один из которых вручается адресату, а второй остаётся у заявителя, с проставлением отметки о получении.
Смотрите видео, как написать служебную записку через СЭД bb workspace:
Источник: bsnss.net