Масштаб компании накладывает отпечаток на все сферы ее деятельности. В этой статье мы рассмотрим, как специфика крупного бизнеса влияет на процесс внедрения электронного документооборота. Часто СЭД (система электронного документооборота) становится платформой, на базе которой выполняется автоматизация бизнес-процессов, где хранятся все документы, а сотрудники работают совместно, обмениваются внутренними и внешними данными. Так в чем же особенность таких проектов?
- Территориальная распределенность и специфика работы на местах
- Регламенты, требования и проектная документация
- Большое количество пользователей и внимание к деталям
- Тотальная автоматизация: реализовать одним проектом или разбить на шаги
- Сложность бизнес-процессов и частые изменения
- Особенности коммуникации с ответственными подразделениями
- Требования по импортозамещению российского ПО
- Электронный документооборот
- Автоматизация бизнес-процессов
- Делопроизводство
Территориальная распределенность и специфика работы на местах
Для территориально распределенной организации СЭД – это автоматизация сквозных документационных процессов всего холдинга, прозрачность контроля исполнительской дисциплины и формирование консолидированной отчетности. При работе всех сотрудников холдинга в единой системе обмен информацией упрощается в разы, при этом филиалы могут работать и локально, со своим участком работ. Стоит понимать, что на этих участках может быть своя специфика, что необходимо учитывать при проектировании системы. Архив крупной компании должен быть структурирован, необходима возможность сквозного поиска, удобная загрузка и выгрузка файлов. Важна и возможность объединять архивы из разных источников в разных форматах – эти требования лучше включить в ТЗ.
Настройка шаблонов комплексных бизнес-процессов
«В проектах цифровизации многое зависит от того, где заходится функциональный заказчик. Мы работали и с Европой, и с Камчаткой, поэтому с уверенностью можем сказать, что работа примерно в одном часовом поясе всегда проще. При этом большая часть крупных компаний имеет офисы в других городах и странах, и при планировании работы над проектом стоит учитывать этот факт и запланировать возможные командировки», – рассказал Алексей Павлов, руководитель проектов по автоматизации бизнес-процессов Digital Design.
Регламенты, требования и проектная документация
Часто крупные компании имеют довольно четкие требования, а мы лишь адаптируем систему к ним. Мы автоматизируем процессы на базе платформы Docsvision, которая позволяет сделать это легко. Тем не менее огромное количество регламентов и проектной документации остается отличительной особенностью подобных проектов. Без объемной документации не сдать проект, что изначально фиксируется в договоре, так как это необходимое требование внутреннего аудита.
Часто она составляется по ГОСТ и существующим внутренним регламентам процесса с оглядкой на требования к проектной деятельности. Переработка и актуализация существующих регламентов – значимая часть работы над проектом. Часто заказчик считает, что эта часть готова, но по факту мы сталкиваемся с тем, что сотрудники не исполняли регламенты на местах или их невозможно исполнять, а логика работы уже «зашита» в систему. Отнесем к этой специфике и требования к работе подрядчиков: их нахождение на территории может быть ограничено, необходимо согласовывать заблаговременно или возможно только при выполнении определенного списка требований. Это тоже стоит учесть при просчете трудоемкости проекта.
Мастер-класс «Создание бизнес-процессов внутреннего документооборота компании»
Большое количество пользователей и внимание к деталям
Зачастую в рабочую группу входят далеко не все вовлеченные отделы. Функциональный заказчик считает, что знает все тонкости процесса, но при запуске может выясниться, что небольшой его участок осуществляется по-другому. Например, сотрудники юридического отдела знали, что в редких случаях при наличии определенного пункта договор должен пройти проверку сотрудников отдела охраны труда. Когда согласование договора осуществлялось в бумажном виде, многие могли и не знать об этом этапе, но для автоматизации управления документооборотом это важно. Мы в таком случае дорабатываем и адаптируем систему: при работе с гибким решением не потребуется больших трудозатрат.
На этапе старта работы с системой большое количество пользователей также влияет на реализацию. Для успешной работы пользователей любого уровня подготовки должен быть современный, интуитивно понятный интерфейс решения — иначе сотрудники просто саботируют переход на новую СЭД. Путь до ключевых разделов должен занимать не более 2-3 кликов, пользователь должен иметь возможность выполнить индивидуальные настройки. Важно, чтобы все этапы обработки документа и его версионность можно было легко отследить. Эта функциональность серьезно сэкономит время на поиск и сверку правок и помогает избежать ошибок или подписания некорректной или несогласованной версии.
Тотальная автоматизация: реализовать одним проектом или разбить на шаги
Частый кейс, когда компания хочет реализовать тотальную цифровую трансформацию одним проектом, автоматизировать все: от делопроизводства до подачи кофе. Мы советуем разбить проект на небольшие блоки. Первым этапом лучше автоматизировать классическое делопроизводство.
Здесь довольно простые и зачастую типовые процессы, в которых задействована определенная группа пользователей. Дальше лучше заняться автоматизацией согласования договоров, и на этом этапе часто оказывается довольно много подводных камней. Затем обычно идет автоматизация кадрового документооборота (тоже довольно типовая часть из-за строгих законодательных регламентов этой сферы деятельности), тендерной документации, работы отделов и обработки заявок – при этом нужно только дробить работы по процессам и вовлеченным пользователям.
Организация юридически значимого документооборота тоже является важным этапом развития системы: без нее первые лица компании не смогут пользоваться ей в нужном объеме. Удобно объединить внешний и внутренний документооборот в едином интерфейсе и не переключаться каждый раз между СЭД, личным кабинетом провайдера и учетной системой. Для обмена большим объемом финансовой информации, договоров, неформализованной переписки с контрагентами необходимо подключение к провайдеру ЭДО. Лучше сразу оценить возможный эффект реализации этих этапов развития решения и включить их в план.
Сложность бизнес-процессов и частые изменения
Ни для кого не секрет, что чем крупнее компания, тем сложнее бизнес-процессы. Они часто меняются из-за реорганизаций и внедрения новых процедур, в работу вовлечено больше сотрудников, маршруты согласования и обработки могут быть последовательными, параллельными или смешанными, варьироваться в зависимости от различных факторов.
На крупную организацию влияет большое количество обстоятельств, поэтому важно, чтобы в автоматизированной системе электронного документооборота была возможность самостоятельно настраивать маршруты согласования, карточки, личный кабинет сотрудника. Так как мы работаем с low-code платформой Docsvision, при внедрении используем конструктор маршрутов. Это позволяет минимизировать использование кода и дает пользователю возможность самостоятельно вносить изменения в конструктор. Разумеется, при наличии прав доступа.
Это же касается и настройки ролей пользователей: удобно, когда заказчик может сам предоставлять, закрывать, менять доступ к определенным типам документов для различных групп. Это важно для обеспечения безопасности данных.
Особенности коммуникации с ответственными подразделениями
Часто IT-служба по «политическим» причинам не пускает к функциональному заказчику, пропуская все вопросы через себя. Здесь возникает риск некорректной передачи информации, потери части деталей, да и занимает такая коммуникация больше времени. Советуем подумать, можно ли организовать процесс проще. Например, назначить ответственных от отделов или договориться о регулярных встречах, на которых будут участвовать все заинтересованные стороны.
С некоторыми крупными заказчиками необходимо протоколировать все встречи и подписывать meeting minutes, с другими – брать на субподряд их поставщика, который обладает монополией работы в определенной сфере – подставьте сюда любые требования. Важно знать о них уже на старте. Для этого на стадии планирования лучше обсудить, как будет организована коммуникация и какие пожелания есть у двух сторон. При этом важно общаться на одном языке и быть готовыми к непредвиденным ситуациям.
Требования по импортозамещению российского ПО
В рейтинге крупнейших компаний России компании с госучастием занимают почти 30%, поэтому, говоря о крупном бизнесе, мы затрагиваем и требования, которые государство предъявляет к компаниям с гос. участием. Они проводят большую работу по импортозамещению иностранного ПО. Поэтому актуальным стал не только выбор российской системы автоматизация электронного документооборота, многие задумались о том, что находится «под капотом». Например, в прошлом году некоторые наши заказчики перешли на СУБД Postgres Pro, и продолжат двигаться в этом направлении.
Источник: digdes.ru
Оглавление
2.1.Классификация систем электронного документооборота 8 2.2.Сравнение существующих систем электронного документооборота 9 2.2.1.Система электронного документооборота «Directum» 9 2.2.2.Система электронного документооборота «Docs Vision» 12 2.2.3.Система электронного документооборота «Е1 Евфрат» 12 2.2.4.Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8» 13 2.2.5.Сравнительная таблица систем электронного документооборота 14 2.3.Обзор системы электронного документооборота Directum. 15 2.3.1.Общее описание системы 15 2.3.2.Обзор модулей системы. 16
Глава 3. Внедрение системы электронного документооборота 20
3.1.Вводная информация для внедрения системы электронного документооборота 20 3.1.1.Цели внедрения системы электронного документооборота 20 3.1.2.Ожидаемый эффект от внедрения системы электронного документооборота 21 3.1.3.Основные принципы внедрения системы электронного документооборота 22 3.1.4.Этапы внедрения системы электронного документооборота 22 3.1.5.Содержание работ на этапах экспресс-анализа и ожидаемые результаты 23 3.2.Модель процесса AS IS 24 3.2.1.Обозначение элементов моделирования 24 3.2.2.Описание процедуры и построение модели AS IS 25 3.2.3.Описание модели AS IS процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» 27 3.2.4.Описание особенностей выполнения процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (ПриказыРаспоряжения)» в подразделениях предприятия 29 3.3.Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота 30 3.4.Модель TO BE процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» 37 3.5.Требования к системе электронного документооборота предприятия 47 3.5.1.Требования к системе электронного документооборота 47 3.5.2.Требования к инфраструктуре организации при внедрении системы электронного документооборота 47 Заключение 50 Библиографический список 51 Приложение А. Модель «Как есть» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» 52 Приложение Б. Модель «Как будет» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» 53
Введение
- проведение анализа систем электронного документооборота;
- изучение функциональных возможностей системы электронного документооборота Directum;
- изучение нормативной и методической документации предприятия;
- построение модели AS IS для процессов внутреннего документооборота компании;
- формирование предложений по усовершенствованию процессов предприятия;
- построение модели TO BE на основе предложений по усовершенствованию процессов в рамках системы электронного документооборота Directum.
Источник: studfile.net
Система документооборота
Системы управления документооборотом являются средством создания, хранения и управления различными документами организации. Системы документооборота также содержат методы и инструменты для управления жизненным циклом корпоративных документов. Часто системы документооборота включают в себя и средства управления бизнес-процессами предприятия.
В международной терминологии применяется аббревиатура ECM (Enterprise Content Management). Ассоциация по вопросам информации и управления изображением AIIM International за последнее десятилетие несколько раз уточняла терминологию. Несколько лет назад было дано такое определение системы документооборота —
Система документооборота — это система содержащая стратегию, методы и инструменты, используемые для захвата, хранения, управления и доставки документов, а также неструктурируемого контента, связанные с организационными процессами предприятия.
Управление документами и контентом предприятия включает управление информацией внутри предприятия вне зависимости от того является ли эта информация электронным файлом, бумажным документом и т.д. Работа с документами и контентом также подразумевает преобразование данных между различными цифровыми и традиционными формами, в том числе бумагой, микрофильмами и прочими носителями информации предприятия.
Система документооборота является также общим термином, охватывающим управление документами, управление веб-контентом, поиск, управление записями, управление цифровыми активами, импорт и сканирование изображений и других мультимедиа файлов. Кроме того, системы документооборота позволяют управлять потоками информации с помощью автоматизации бизнес-процессов предприятия.
Системы документооборота реализуются в трех основных вариантах: программное обеспечение, установленное на оборудовании организации, программное обеспечение, поставляемое как услуга SaaS или в гибридном варианте. Система документооборота стремится сделать управление корпоративной информацией эффективнее путем упрощения хранения, управления версиями, маршрутизации бизнес-процессов и удержания внимания ответственных исполнителей на нужной информации.
Выгоды предприятия при внедрении системы документооборота включают в себя повышение эффективности работы, улучшение контроля за работой сотрудников и сокращение общих расходов на поддержание инфраструктуры управления данными и архивом. Например, многие предприятия уже перешли на хранение копий старых документов в системах электронного документооборота, хотя ранее хранили их в больших документохранилищах и складах.
При использовании старой системы хранения, предоставление копии документа по запросу клиента или сотрудника может занять несколько дней, так как сотрудники предприятия должны были обратиться в архив и найти запрошенный документ. После проверки нужно было документ отсканировать и переслать клиенту. При использовании системы документооборота сотрудник предприятия просто делает запрос в систему по номеру или названию документа и документ появляется на его рабочем месте практически мгновенно. Информация предоставляется заказчику практически немедленно иногда даже до окончания телефонного разговора с ним.
Сегодня Российские предприятия могут развернуть единую, гибкую систему документооборота для управления информацией во всех подразделениях включая подразделения, занимающиеся обслуживанием клиентов, IT, ведением бухучета, управлением кадрами и прочими функциональными подразделениями.
Принятию решения о внедрении системы документооборота способствуют различные факторы, наиболее часто ими являются:
Для сотрудников предприятия немаловажным фактором является упрощение поиска информации по ключевым словам или тегам, а также возможность полнотекстового поиска по базе данных. Такие возможности позволяют сотруднику не вставая со своего рабочего места найти информацию буквально за считанные секунды, а не часы или даже дни.
Бизнес-процессы в системе документооборота
Для эффективного направления деятельности сотрудников предприятия на достижение определенных целей, системы документооборота могут управлять заранее установленными последовательностями задач, действий и работ. Такие предопределенные последовательности действий называются бизнес-процессами. Бизнес-процессы предприятия могут быть как очень простыми, так и очень сложными, все зависит от того какие действия выполняют сотрудники организации, от каких факторов они зависят, какие условия на накладываются и прочее.
В некоторых случаях последовательность действий и задач определяется системой документооборота полностью автоматически, в других случаях в маршрутах бизнес-процессов могут использоваться точки принятия решений специальными сотрудниками предприятий. В системах документооборота обычно используются комбинированные способы управления, когда на некоторых этапах система документооборота сама решает, кому передать задачу или информацию, а на некоторых этапах решение принимает определенный при запуске бизнес-процесса сотрудник.
В некоторых случаях бизнес-процессы в системе автоматизации документооборота могут выполнять роль вспомогательных и фоновых действий, например, фонового контроля потока входящей информации, импорта и обработки поступивших данных и другие.
Некоторый средне–статистический бизнес-процесс включает в себя следующие функции:
Кроме того с подсистемой бизнес-процессов часто сильно связан комплект отчетов, визуализирующих текущее состояние процессов, а также статистические отчеты.
Одной из современных систем документооборота является СЭД «Корпоративный документооборот».
Более подробно о ней можно прочитать здесь
Для ознакомления с системой документооборота можно посмотреть видео-ролики
У вас установлен 1С:Документооборот?
Тогда вам на эту страницу
Источник: xn--90afdtkhdeabaxvge.net