Справка о заработной плате может оформляться по установленной унифицированной форме либо в свободном формате. Основная ее цель – подтвердить размер полученных сотрудником доходов.
Для чего требуется и куда предоставляется справка о зарплате в свободной форме
Справка о заработной плате предоставляется по месту требования. Ее могут запросить следующие организации:
- Центр занятости, который на ее основе будет определять размер пособия по безработице до момента трудоустройства работника.
- Банковские учреждения в целях подтверждения доходов для получения кредита.
- Пенсионный фонд.
- Органы соцзащиты для оформления различных субсидий и льгот, а также пособий.
- Миграционные службы, посольства для оформления визы в целях выезда за пределы российской территории.
При этом единая унифицированная форма документа законодательно не предусмотрена, поэтому работодатель может ориентироваться на принятый в компании образец такого документа. Стоит отметить, что в некоторых случаях от работодателя может потребоваться предоставление документа по рекомендованной форме.
Пример, справка о доходах, Казахстан
Так, при увольнении сотрудника стоит руководствоваться формой №182н, которая была утверждена Минтруда в 2013 году. В этом документе содержатся сведения о зарплате сотрудников за последние 2 года в целях начисления пособия по нетрудоспособности и декретных новым работодателем.
В бланке от Минтруда от 2016 года №16-5/В-42 указываются данные о среднем заработке за последние 3 месяца. Такой документ обычно используется в целях выплаты пособия для безработного. Но это форма является не обязательной к применению, а рекомендуемой.
Еще одна распространенная унифицированная форма 2-НДФЛ обычно требуется для получения различных налоговых вычетов в ИФНС. Также она оформляется при увольнении сотрудника для предоставления по новому месту работы, чтобы была возможность проверить корректность начисления вычета и его остаток. Отчетность за своих сотрудников о размере полученных доходов, начисленном и удержанном НДФЛ подается строго по установленной форме 2-НДФЛ.
В банках также часто запрашивается справка по форме 2-НДФЛ в процессе оформления потребительского кредита, но практически все кредитные учреждения готовы принять справку в свободной форме.
Таким образом, за работодателем закреплено право на оформление справки о зарплате в свободном формате за исключением некоторых ситуаций. В частности, справка должна быть предоставлена в унифицированном формате при сдаче отчетности в налоговую инспекцию и при увольнении работника для подтверждения его доходов за последние 2 года.
Как правильно составить
Законодательно никаких требований к справке о зарплате в свободной форме не предусмотрено. Данный документ оформляется в произвольном формате, но с учетом запрашиваемой информации по месту требования.
Обычно от работодателя запрашивают размер полученной зарплаты за последние полгода или официальное подтверждение того факта, что в рассматриваемый период сотрудник не получал зарплату. В некоторых инстанциях от работодателя требуют, чтобы он указал в справке только средний заработок без разбивки помесячно (например, при оформлении работником визы).
Справка о заработной плате и других доходах
Фиксированных требований к содержанию и структуре такого документа нет. Но на практике в справку обычно включаются такие сведения:
- Наименование предприятия-работодателя (полное и сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами) с указанием на форму собственности бизнеса (ООО, ЗАО, ОАО) или полные фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя.
- Реквизиты компании-работодателя: ИНН, КПП и юрадрес для юридических лиц или ИНН и адрес регистрации для ИП.
- Наименование документа: «Справка о заработной плате».
- ФИО гражданина, который запросил справку о зарплате.
- Подтверждение того, что гражданин продолжает работать в организации с указанием даты приема его на работу (и даты увольнения сотрудника, если он уже не работает в компании).
- Его должность, наименование отдела и подразделения, в котором он работает.
- Размер полученного дохода за запрашиваемый период суммарно и с разбивкой по месяцам.
- Место предоставления справки (или просто указывается «по месту требования»).
- Подпись лица, которое ответственно за формирование справки, с расшифровкой и указанием должности. При необходимости справка дополнительно подписывается руководством организации.
- Дата формирования справки.
- Печать предприятия (сегодня требование об обязательном наличии печати упразднили, поэтому она ставится при наличии).
Справка оформляется на фирменном бланке предприятия. Она не должна содержать помарок, неточностей и исправлений.
В некоторых случаях в справке требуется отобразить отдельно размер зарплаты без учета начисленных и удержанных налогов и чистый заработок, который получил на руки сотрудник после уплаты НДФЛ и других установленных законом удержаний.
При наличии таковой указывается размер задолженности предприятия-работодателя по зарплате перед сотрудником.
Обычно за оформление справок о заработной плате ответственен бухгалтер или главный бухгалтер. Но в небольших организациях подобные документы могут оформляться руководителем.
В крупных компаниях руководством в приказном порядке может быть утвержден свой формат оформления справки о зарплате, который должен использоваться бухгалтерами.
При составлении справки о зарплате в свободной форме можно ориентироваться на готовый образец. Образец справки о зарплате в свободной форме можно скачать здесь.
Как получить
Процедура получения справки о зарплате в свободной форме включает в себя следующие этапы:
- Работник обращается к работодателю с заявлением на выдачу справки.
- Работодатель в отведенные сроки формирует справку.
- Справка передается сотруднику, о чем он расписывается в специальном учетном журнале.
Для получения справки сотрудник предварительно пишет заявление на имя руководства компании с просьбой выдать ему справку о заработной плате. К данному заявлению не предъявляется никаких особых требований. Оно должно содержать ФИО, должность, отдел работы (табельный номер при необходимости), непосредственную просьбу о выдаче справки о зарплате, период предоставления информации о заработке для справки, дату подачи заявления и подпись работника. Некоторые работодатели требуют от сотрудника указания места предоставления справки и цель (например, в отделение соцзащиты для оформления жилищной субсидии).
На основании требований ст. 62 Трудового кодекса работодатель обязан предоставить сотруднику справку в течение трех рабочих дней после поступления от него запроса. При задержке в предоставлении нужных данных работник может пожаловаться на работодателя в трудовую инспекцию. Здесь указаны максимальные сроки: в небольших организациях справку могут предоставить в тот же день.
Факт выдачи сотруднику справки о его зарплате фиксируется в специальном учетном журнале, где он расписывается за это. Это будет подтверждением на случай необоснованных претензий сотрудника о неполучении им справки.
Выше представлен алгоритм получения справки о зарплате, который используется в крупных организациях. В небольших компаниях справка обычно оформляется по личной устной просьбе сотрудника.
Таким образом, справка о заработной плате может быть оформлена в свободной форме за исключением ситуаций, когда нужно использовать утвержденный законодателями формат справки. Такой документ может потребоваться для предоставления в посольство, банковскую организацию, органы соцзащиты, Пенсионный фонд, центр занятости. К содержанию и формату оформления подобного рода справок не предъявляется жестких требований.
Источник: pravo.team
Справка о зарплате в свободной форме — образец
Каждому трудоустроенному гражданину РФ при письменном запросе выдается справка о зарплате в свободной форме, позволяющая подтвердить суммарный доход за определенный промежуток времени. Для нее организацией предусмотрен собственный бланк.
Размер полученных средств может указываться за разный период. Все зависит от того, для каких целей необходима справка. Обычно организации, которые требуют ее, сообщают временной интервал.
Когда нужна справка о зарплате?
Многие учреждения могут потребовать подтверждение реального дохода физического лица. Для некоторых из них основным документом является справка о зарплате в свободной форме. В отличие от формы 2-НДФЛ, она составляется на фирменном бланке организации, на котором указан размер финансовых средств, полученных за тот или иной промежуток времени.
Для каких же целей чаще всего необходима такая справка?
- При обращении в службу социальной защиты для признания семьи малоимущей. После подтверждения низких доходов гражданам предоставляются различные выплаты и льготы.
- При получении официального статуса безработного также требуется справка с места работы, чтобы определить уровень пособия. Она подается в центр занятости населения.
- При оформлении визы нужна справка, позволяющая подтвердить уровень стабильного дохода. Это определенная гарантия того, что человек не собирается остаться в государстве пребывания в качестве мигранта.
- При обращении в Пенсионный фонд для начисления денежного обеспечения за выслугу лет.
- При рассмотрении заявки на кредит в коммерческих организациях также требуют подтверждения дохода, однако они чаще всего принимают справку по форме 2-НДФЛ.
Важно: все доходы физических лиц подлежат налогообложению. Поэтому нужно уметь рассчитывать подоходный налог с зарплаты.
Как составить справку о зарплате?
С точки зрения заполнения справка о зарплате в свободной форме не вызывает особых сложностей. Определенная структура у нее все же есть, хотя конкретный бланк не предусмотрен. Обязательно указываются сведения об организации и сотруднике, а также размер выплаченной ему заработной платы за необходимый период.
Смотрите также: Какой конструктор сайтов лучше выбрать?
В самом верху отражается наименование учреждения, которое выдает представленный документ, при этом в обязательном порядке пишутся организационно-правовой статус и реквизиты предприятия. При использовании фирменного бланка эти данные обычно уже внесены в справку.
После перечисленных данных по центру указывается наименование документа. Далее вносятся сведения о конкретном сотруднике:
- фамилия, имя, отчество;
- данные из паспорта;
- факт, что физическое лицо, которому выдается справка, является работником организации;
- должность и дата трудоустройства.
Ниже вносятся сведения о полученных доходах за нужный период. Возможен вариант оформления в виде таблицы или списка. Зарплата указывается за каждый месяц в рублях. Копейки отражать необязательно. Такая информация позволяет быстро рассчитать среднемесячную зарплату за необходимый интервал времени.
Внизу ставится подпись главного бухгалтера и руководителя учреждения.
Примечание: необходимо понимать, что срок действия 2-НДФЛ может существенно варьироваться.
Справка о заработной плате — образец
Для ознакомления с документом можно взглянуть на образец. Он наглядно показывает, как оформляется справка о заработной плате в свободной форме, какой бланк может использоваться, а также где отражается размер доходов. На примере конкретно показана последовательность изложения информации.
На заметку: если планируется переход в другую организацию, то желательно получить рекомендацию с места работы. В этом случае шансы на прием в новое учреждение значительно повышаются.
Подводим итоги
Становится понятно, что справка о зарплате в свободной форме может потребоваться во многих случаях для подтверждения доходов. Определенный бланк для нее не установлен, поэтому она может выглядеть по-разному.
Основная ее задача заключается в том, чтобы показать размер доходов, полученных в недавнем прошлом. Обычно справка выдается за период, за который требуется отразить основные параметры по зарплате.
Источник: uvolsya.ru