Срок давности хранения документов ИП

Подскажите пожалуйста, я ИП на УСН-доходы, занимаюсь продажей детской одежды через интернет, обязательно ли мне распечатывать и хранить ТОРГ-12 и счета на оплату. Могут ли при проверке их с меня потребовать или хватит только платежных поручений из банка

22 августа 2014, 14:40 , Ольга, г. Екатеринбург
Ответы юристов
Ирина Фролова
Юрист, г. Ставрополь
Общаться в чате

Согласно ст.6 ФЗ о бухучете 1. Экономический субъект обязан вести бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, если иное не установлено настоящим Федеральным законом. 2. Бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом могут не вести: 1) индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, — в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности;

СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Согласно ст.9 ФЗ о бухучете 1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

То есть, индивидуальные предприниматели могут не вести бухгалтерский учет, но отражать доходы и расходы обязательно. Поэтому целесообразнее будет составлять ТОРГ-12

22 августа 2014, 14:54
Александр Безгодов
Юрист, г. Курганинск
Общаться в чате

Ольга, здравствуйте.

По общему правилу:

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «О бухгалтерском учете»

(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2014)

Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

1.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

(в ред. Федерального закона от 23.07.2013 N 251-ФЗ)

2.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Сроки хранения документов

Но есть исключение в этом же Законе:

Статья 6. Обязанность ведения бухгалтерского учета

2. Бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом могут не вести:

1) индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, — в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности;

Т.о., если Вы как ИП ведете учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, то Вы не обязаны вести бух. учет, и соответственно у Вас нет обязанности хранить первичные документы не менее пяти лет после отчетного года.

С уважением,
юрист, член Совета экспертов
Александр Безгодов

22 августа 2014, 15:03
Олег Столбов
Юрист, г. Краснодар
Общаться в чате

Что касается бухгалтерского учета в целом:

В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» экономические субъекты обязаны вести бухгалтерский учет в соответствии с Федеральным законом, если иное не установлено Федеральным законом.
Бухгалтерский учет может не вести индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, — в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном указанным законодательством.
Статьей 346.24 Налогового кодекса Российской Федерации установлено, что налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.
В связи с этим индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета в соответствии с названным Федеральным законом.

В соответствии с требованиями, установленными гл. 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ, налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести налоговый учет показателей своей деятельности (необходимых для исчисления налоговой базы и налога) на основании Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма которой утверждена приказом Минфина РФ от 31 декабря 2008 г. N 154н.
В этой книге в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период.

К вопросу о необходимости хранения первичных документов:

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов в течение четырех лет.
Следует учитывать, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Таким образом, налогоплательщики — индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, независимо от выбранного объекта налогообложения, обязаны хранить данные налогового учета и другие необходимые документы четыре года, если иные сроки не установлены законодательством.

Источник: pravoved.ru

Срок хранения документов ИП

Любой бизнес имеет бумажную документацию. Индивидуальные предприниматели не стоят в стороне, а также накапливают разные договора, справки, бланки, отчеты и т.д. Все ли из этих бумаг следует хранить? Как долго надо хранить? И каким образом?

Ответы на эти вопросы содержатся в 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, вопрос хранения документов ИП регулируется также статьей 23 НК РФ, 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», 212-ФЗ, Приказом №86 Минфина и Приказом № 558 Минкультуры.

Требует хранения

По закону ИП должен хранить документы, касающиеся бухгалтерии, уплаты налогов, полученных доходов и произведенных расходов, а также первичные документы регистрации и учета ИП и Книгу учета расходов и доходов не меньше четырех лет.

Бухгалтерская отчетность и первичные бухгалтерские документы хранятся пять лет.

Платежные документы о выплате страховых взносов хранятся шесть лет.

Личные же дела и карточки ваших работников, трудовые договора с ними, документы о принятии на работу и об увольнении хранить вообще следует 75 лет.

Сроки хранения касаются всех ИП, в том числе и тех, кто закрыл свое ИП!

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

Как хранить

Место хранения документов законом никак не регламентируется, то есть каждый решает сам. Можно хранить в офисе, можно дома, можно и на даче. Следует знать, что на рынке есть и специальные компании, занимающиеся архивированием документов. И эти компании с удовольствием окажут эту услугу и вам. И если у вас большой документооборот, то вы оцените данное рыночное предложение.

Одним словом, хранить можно где угодно, важно, знать это место и в случае необходимости найти нужные документы, так как закон все же описывает правила хранения и систематизации документов. Это означает, что вы несете ответственность за сохранность документов: как их содержания, так и их внешнего вида.

Сроки хранения документов

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Отсутствие документов

Если вы не справились со своей обязанностью по хранению того или иного документа, то вы виновны в грубом нарушении НК РФ. Наказание за это — штраф от 10 тысяч рублей.

Однако заплатив штраф, вам все равно придется восстанавливать потерянные или испорченные документы:

-договоры, акты и товарные накладные можно повторно запросить у своих контрагентов;

-при утере учетных документов проводится расследование и по его окончанию составляется акт, который и относится в налоговую при необходимости;

-регистрационные документы повторно можно запросить у налоговой, подав соответствующее заявление и заплатив нужные госпошлины.

Кроме того, обнаружив, что тот или иной документ утерян, вам необходимо составить соответствующий акт и хранить уже этот документ.

Если документ был испорчен, то вы обязаны написать справку об этом, указав сам документ, период его составления, а также причину порчи.

Что требуется для закрытия ИП

Прежде чем приступать непосредственно к ликвидации бизнеса в добровольном порядке, необходимо провести подготовительную работу. В первую очередь, разобраться с накопленными обязательствами. Это означает не только погашение долгов перед кредиторами, но и востребование задолженности со стороны дебиторов. Завершение взаиморасчетов с контрагентами проводится путем составления актов сверок, перечисления/получения средств, реализации недоотгруженной ранее продукции (работ) и т.д. По идее на момент закрытия ИП у предпринимателя не должно быть никаких долгов перед партнерами, равно как и наоборот.

Одновременно закрываются обязательства перед персоналом компании – выплачивается зарплата, больничные, выходные пособия в связи с ликвидацией фирмы, отпускные, компенсации и прочие обязательные суммы по трудовым договорам и ГПД. Перечисляются налоги, сборы, платежи в бюджет РФ и внебюджетные фонды – ПФР и ФСС. Только после того, как все долги погашены и востребованы, рекомендуется переходить к следующему этапу, а именно подаче заявления в ИФНС.

Обратите внимание! Действующее законодательство РФ напрямую не запрещает закрывать предпринимательство с долгами перед государством в ИФНС, ПФР и ФСС. Однако налоговые органы негативно относятся к ликвидации фирм с неисполненными обязательствами по налогам и сборам и могут отказать в приемке документов. Кроме того, даже после закрытия предприниматель обязан уплатить все налоги, накопившиеся за время деятельности. Исключение – суммы с истекшим 3-летним сроком исковой давности.

Чтобы закрыть ИП, какие документы нужны? Список форм не велик и установлен на федеральном уровне. Это означает, что каким бы видом коммерции предприниматель не занимался, процедура прекращения деятельности едина по всей территории России.

Срок хранения истек

Документы старее срока, установленного законом для хранения, можно утилизировать: сжечь или воспользоваться шредером. Однако перед утилизацией проверьте, что не собираетесь уничтожить заодно и действующие документы, которые еще могут понадобиться.

Одним словом, ИП, как и юридические лица, обязаны хранить документацию. Ее объем зависит от системы налогообложения, а также от того, есть ли у вас свой штат сотрудников или нет. И, безусловно, никто не возбраняет вам собирать вообще все документы или хранить их дольше, чем предписывает закон.

Срок хранения документов ИП: основные нормативы

С 18 февраля 2021 года основной нормативный акт, устанавливающий сроки хранения документов хозяйствующими субъектами (как ИП, так и юридическими лицами) — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Он заменил приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, которые до этого применялся долгое время. Кроме того, сроки хранения многих документов регулируются также положениями НК РФ — в частности, статьей Кодекса, а также законодательством о бухгалтерском учете.

Так или иначе, приказ № 236 и НК РФ — основные нормативные акты, определяющие то, каков срок хранения первичных документов ИП, бухгалтерской и кадровой документации предпринимателя. Отметим, что отдельным приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, введена инструкция по практическому применению нормативов, утвержденных в отношении различных документов приказом № 236.

Рассмотрим, какие актуальные сроки по хранению ключевых документов ИП как хозяйствующего субъекта установлены действующим законодательством (в том числе новым нормативным актом от Росархива).

Учет при ЕНВД для ИП

Порядок ведения бухучета юридических лиц, ИП и других экономических субъектов регулируется Законом № 402-ФЗ от 06.12.11 г. Согласно подп. 4 п. 1 стат. 2 действие этого Закона распространяется на индивидуальных предпринимателей. Однако, в соответствии с подп. 1 п. 2 стат.

6 ИП вправе не вести бухучет при условии, что организован учет доходов и расходов или физических показателей, характерных для определенных видов деятельности. То есть, к примеру, для бизнеса на ЕНВД (п. 3 стат. 346.29 НК).

Чем обусловлено подобное нормативное требование? Объяснения простое – вмененщики уплачивают единый налог с полученных доходов. При этом расчет налогооблагаемой базы, величины вмененного дохода, ведется, исходя из утвержденных на законодательном уровне значений базовой доходности и физического показателя. Самостоятельно налогоплательщик не может изменить установленные значения расчетных показателей. А поскольку фактически полученные доходы при уплате вмененных налогов значения не имеют, следовательно, для контроля необходимо вести только учет показателей, но не изменения доходов и расходов.

Указанная позиция подтверждается Минфином в Письме № 03-11-11/8433 от 20.02.15 г. Здесь определено, что обязанность перечислять налог у плательщиков вмененки возникает как при отсутствии деятельности, так и при ее наличии. Порядок учета доходно-расходных операций, утвержденный Минфином в Приказе № 86н и МНС РФ № БГ-3-04/430 от 13.08.02 г., не распространяет свое действие на ИП на ЕНВД или ЕСХН (п. 3). В связи с чем, у таких налогоплательщиков также отсутствует обязанность по заполнению КУДиР. В 2021 г. никаких изменений на этот счет не произошло, книга учета доходов и расходов ИП на ЕНВД по-прежнему не требуется.

Источник: liga-lift.ru