Замена фискального накопителя – регулярный процесс, с которым сталкивается любой предприниматель каждые 13, 15 или 36 месяцев. По истечении этого срока необходимо приобрести новый модуль для замены. Этот процесс имеет ряд нюансов и правил, несоблюдение которых ведет к штрафным санкциям или другим неприятным для бизнеса последствиям. Чтобы этого избежать, замена ФН в онлайн-кассе должна проходить по определенному алгоритму. Рассмотрим основные причины замены ФН, а также последовательность этой процедуры.
Условия, при которых необходимо произвести замену ФН
Фискальный накопитель – важнейший модуль любой онлайн-кассы. Он выполняет роль запоминающего устройства, которое шифрует, хранит и отправляет фискальному оператору данные обо всех транзакциях. Использование ФН с 2017 года, согласно 54-ФЗ, является обязательным и контролируется налоговой службой (ФНС).
Существует ряд причин, которые обязывают владельца сменить ФН:
- Окончание срока действия накопителя. Штатная и наиболее распространенная причина замены. У каждого ФН имеется свой срок действия (13, 15 или 36 месяцев), который нельзя изменить. Указывается он в паспорте накопителя, а также на самом устройстве.
- Неправильная регистрация ККТ. Часто встречается при самостоятельной регистрации контрольно-кассовой техники. Даже малейшая ошибка ведет к некорректной работе всей системы, поэтому ФН в таком случае придется заменить на новый. Уделяйте регистрации особое внимание, либо воспользуйтесь услугами квалифицированных специалистов.
- Заполнение памяти ФН. Еще одна штатная причина, которая возникает даже при правильном обращении с накопителем. Любой ФН, вне зависимости от срока его действия, обладает ограниченным объемом памяти – 256 Мб. Этого хватит для регистрации примерно на 240 – 250 тыс. чеков. Объем часто переполняется в предприятиях с большим количеством транзакций.
- Неисправность модуля. Неполадки в устройстве могут возникнуть на стадии производства, либо в ходе его эксплуатации. Поломка может быть как в физической, так и в программной части модуля.
- Регистрация нового юрлица. Если вы планируете зарегистрировать новую компанию и использовать в ней уже имеющуюся кассовую технику, то придется приобрести новый фискальный накопитель.
Почему важно вовремя заменить ФН
Как узнать срок действия ФН на кассах ЭВОТОР 5, 7.2, 7.3, 10
По закону, предприниматель или предприятие не вправе применять в работе контрольно-кассовую машину (ККМ) без ФН. Несвоевременная его замена ведёт к приостановке работы техники до момента регистрации и установки нового модуля. В противном случае статья 14.5 КоАП РФ предусматривает:
- 2 п. ст. 14.5 КоАП РФ (при неприменении ККТ): от 10 тысяч рублей (от ¼ до ½ суммы расчёта) для должностных лиц; от 30 тысяч рублей (от ¾ до полной суммы расчёта) для организаций.
- 3 п. ст. 14.5 КоАП РФ (при повторном нарушении 2 ст., а также сумме расчетов свыше 1 миллиона рублей): обнуление квалификации на срок от 1 года до 2 лет для должностных лиц; приостановление деятельности на срок до 3 месяцев для ИП и юрлиц.
- 4 п. ст. 14.5 КоАП РФ (применение ККТ, которая не соответствуют требованиям): штраф до 3 тысяч рублей для должностных лиц; до 4 тысяч рублей для организаций.
- 6 п. ст. 14.5 КоАП РФ (непредоставление покупателю чека в электронной или физической форме): до 2 тысяч рублей для должностных лиц; до 10 тысяч рублей для юридических лиц.
Заплатить штрафы за нарушение представленных выше положений выйдет гораздо дороже, чем заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе, поэтому стоит заблаговременно позаботиться об этом.
Как на кассе Эвотор проверить срок действия фискального накопителя
Алгоритм действий при смене фискального накопителя
Замена ФН – лишь пункт из списка услуг центра технического обслуживания, либо гарантийного соглашения с продавцом вашей ККТ (вскрытие в некоторых случаях могут производить только специалисты самой компании). Если же вы решили самостоятельно поменять фискальник от подготовки до регистрации, то следующий алгоритм действий вам должен помочь.
До замены ФН
Перед заменой исправного фискального модуля необходимо еще раз убедиться в необходимости этой операции. Для этого проверьте:
- Оставшееся время работы. Современная ККМ должна самостоятельно прислать уведомления о том, что память ФН на исходе (либо в личном кабинете ОФД придет оповещение о скором окончании срока). Если таких уведомлений вы не получили, то точную информацию можете найти в личном кабинете вашего оператора фискальных данных (ОФД), паспорте устройства, либо на официальном сайте налогоплательщика.
- Регистрацию ККТ в ФНС. Если касса не использовалась на протяжении длительного времени, а срок действия ФН уже подошел к концу, то ККТ автоматически будет снята с регистрации в налоговой. Проверьте регистрацию в личном кабинете налоговой, либо по телефону единого контакт-центра ФНС: 8-800-222-22-22.
Приобретение нового фискального накопителя
При покупке нового ФН необходимо учитывать 2 основных фактора:
Срок действия
Накопитель может быть на 13, 15 и 36 месяцев. Зависит этот срок от системы налогообложения и формата ведения бизнеса. К примеру, ФН на 3 года (36 месяцев) может использоваться бизнесом в сфере услуг, либо при применении патентной (ПСН) и упрощенной систем (УСН) налогообложения, а также единого сельхозналога (ЕСХН).
ИП или ООО могут самостоятельно выбрать срок фискального накопителя, если они:
- ведут торговлю товарами под акцизой;
- применяют упрощенную/патентную систему уплаты налогов;
- применяют общую систему налогообложения;
- используют в качестве ККМ автономные кассы.
Важна совокупность этих факторов, а не их наличие по отдельности.
Если вы или ваша организация относитесь к этой категории, то определять оптимальный срок ФН стоит из предполагаемого количества транзакций за этот период. Опирайтесь примерно на 240 000 транзакций: чем больше поток клиентов, тем меньше должен быть срок.
Каждый ФН имеет свою версию и поддерживает определенный ФФД (формат фискальных документов). От формата зависит, какие чеки и отчетности сможет формировать ККМ. На данный момент существует 4 версии ФФД: 1.0, 1.05, 1.1 и 1.2. Наиболее распространенной является версия 1.1М (более ранние модели постепенно выводились из использования, а сейчас и вовсе не применяются). ФФД 1.2 необходим при продаже товаров с маркировкой «Честный знак», куда входят:
- автопокрышки
- молочные товары
- парфюм
- обувь
- вода в упаковке
- одежда
- табак
- медицинские препараты
- фотоаппаратная техника
- пиво
- биодобавки
- антисептики
- детские коляски
- велосипеды
Подготовка старого ФН к замене
1. Перед заменой фискального накопителя в кассе необходимо предварительно провести архивацию всех данных.
Для начала проверьте, все ли чеки были отправлены в ОФД. Автоматически сформированный отчёт придёт после закрытия смены. В этом отчёте должна присутствовать строка с количеством непереданных фискальных данных. Если значение равно 0 – всё отлично. Если же присутствуют непереданные данные, проверьте соединение кассового аппарата с интернетом и самим ОФД.
При необходимости свяжитесь с оператором и вызовите специалиста.
2. Затем нужно сформировать соответствующий отчёт о прекращении работы фискального накопителя («об изменениях параметров фискализации»).
Чтобы его сделать, необходимо зайти в системные настройки ККМ, после закрыть архив во вкладке оборудование. Алгоритм действий и название разделов может разниться в зависимости от модели кассового аппарата. Конкретный алгоритм действий можно узнать в техпаспорте устройства, либо напрямую у производителя. По завершении процедуры получите чек с отчетом об успешном закрытии ФН, а также уведомление в личном кабинете оператора.
Имейте в виду, что закрытие архива ФН – одноразовая процедура, которую нельзя отменить. Производить её стоит только при полной готовности к установке нового накопителя.
Установка нового ФН
После программной подготовки можно переходить к физической замене накопителей. Сделать это можно самостоятельно, а инструкция ККТ, как правило, располагает всей необходимой для этого информацией. Закон также не обязывает вас к привлечению сторонних специалистов, однако заранее проверьте в документации: является ли самостоятельное вскрытие нарушением правил гарантийного обслуживания. Некоторые производители могут аннулировать гарантию при таком вскрытии.
Согласно п.2 ст.5 ФЗ-54, по извлечению накопителя необходимо сохранять его на протяжении 5 лет. Контролирующие органы в течение этого срока могут запросить данные с ФН, которые вы обязаны предоставить.
При нарушении этого положения, по закону (статья 14.5 КоАП РФ пункт 5) предусмотрено предупреждение или штраф от 5 до 10 тысяч рублей.
Активация накопителя
Процесс активации установленного ФН не сильно отличается от формирования отчёта о закрытии старого модуля: в том же интерфейсе системных настроек кассового аппарата нужно найти раздел «Оборудование» (или похожий) и ввести необходимую информацию о новом устройстве. В результате выйдет чек с отчётом об успешном изменении данных, а в личном кабинете придет уведомление об активации. Полученные данные перед началом эксплуатации нужно передать в ФНС.
Регистрация в ФНС
Завершающим этапом замены фискального накопителя является перерегистрация ККТ в налоговой службе.
Подать соответствующее заявление можно как через личный кабинет ФНС, так и через оператора фискальных данных. Процедура полностью удаленная, однако для ее совершения от вас требуется наличие электронной подписи (ЭЦП).
Если у вас её нет, то для получения необходимо предварительно записаться на приём в местный удостоверяющий центр налоговой (УЦ ФНС), а также приобрести защищённый накопитель информации (внешне он не отличается от обыкновенного флеш-накопителя, однако имеется большая разница в программном обеспечении, поэтому не стоит путать).
Далее переходим к алгоритму перерегистрации. В различных ОФД он может отличаться из-за разности интерфейсов, поэтому опираться будем на личный кабинет налоговой.
- В ЛК налоговой необходимо найти раздел управления зарегистрированными кассами: «Мои кассы». Если зарегистрировано несколько ККМ, то выбираем ту, в которой произвели замену. Нажимаем «перерегистрировать».
- Причиной подачи заявления указываем замену фискального накопителя.
- Далее понадобятся данные из сформированных ранее отчетов о закрытии старого и активации нового ФН.
- Вводим информацию в соответствующие поля.
- В конце подписываем заявление электронной подписью и отправляем его в ФНС.
По завершении операции в том же личном кабинете придёт уведомление о принятии или непринятии заявления. Если все данные введены верно, то вы получите новую карточку зарегистрированного кассового аппарата. Если ФНС вышлет отказ, то нужно еще раз всё перепроверить и подать заявление повторно. В конце нужно подтвердить, что вы получили новую карточку аппарата – с этого момента ККМ готова к работе.
При подаче заявления через ЛК своего оператора алгоритм аналогичный, придется лишь дополнительно указать код ИФНС (код налоговой).
Помните, что отправка заявления о перерегистрации ККТ должна быть совершена до конца следующего дня (в расчёт идут только рабочие дни без учёта праздников и выходных) после замены ФН.
Источник: vc.ru
Какой фискальный накопитель установить в кассовый аппарат
Трудные для понимания формулировки Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ порождают массу вопросов относительно того, какой ФН следует устанавливать в ККТ.
Простыми словами о сроке действия фискального накопителя можно сказать следующее.
Право (не обязанность) применять ФН со сроком службы 13 мес. и более предоставлено налогоплательщикам на ОСН вне зависимости от вида деятельности (торговля или услуги), платёжным агентам, а также плательщикам УСН, ЕСХН, ЕНВД, патента вне зависимости от вида деятельности при сезонном (временном) характере работы или совмещении с ОСН. Это не исключает для них возможности применения ФН с большим сроком службы из числа находящихся в реестре фискальных накопителей.
Во всех остальных случаях нужно применять ФН со сроком службы 36 мес. и более.
При торговле подакцизными товарами можно применять ФН с любым сроком службы, поскольку ограничения, изложенные в абз.1 п.6 ст.4.1. 54-ФЗ, на этот случай не распространяются. Ограничения происходят от параметров регистрации фискального накопителя, поскольку при активизации в него будет занесена информация о том, что ККТ применяется при торговле подакцизными товарами или работает в автономном режиме, что и ограничит срок его применения. Например, Вы установите ФН со сроком службы 1110 дней, а он отработает только 410 дней.
В табличном виде это выглядит так:
| УСН, ЕСХН, ЕНВД, патент | постоянный | 36 мес. и более | абз.1 п.6 ст.4.1. 54-ФЗ |
| УСН, ЕСХН, ЕНВД, патент | сезонный (временный) | 13 мес. и более | абз.2 п.6 ст.4.1. 54-ФЗ |
| ОСН, платежный агент (субагент) | любой | 13 мес. и более | ППРФ от 25.01.2017 г. N 70 |
| Совмещение УСН, ЕСХН, ЕНВД, патента с ОСН | любой | 13 мес. и более | абз.2 п.6 ст.4.1. 54-ФЗ |
| Торговля подакцизными товарами | любой | 13 мес. и более | абз.1 п.6 ст.4.1. 54-ФЗ, последнее предложение |
| Автономный режим работы ККТ | любой | 13 мес. и более | абз.2 п.6 ст.4.1. 54-ФЗ |
В заключении хотелось бы отметить, что кажущееся благо применять в ККТ фискальный накопитель с большим сроком службы может обернуться дополнительными потерями, поскольку цена ФН 36+ значительно выше ФН 13+. Например, если Вы не уверены, что будете применять кассовый аппарат все 3 года, или по каким-либо причинам в течение этого времени Вам придется заменить модель ККТ, то следует хорошо подумать, какой фискальный накопитель установить в кассовом аппарате.
Есть мнение, что для получения права применения фискального напопителя на 13 мес. достаточно будет зафиксировать в каком-либо внутреннем документе временных характер деятельности на торговом объекте, например, сославшись на временный характер договора аренды. Это вполне допустимо, поскольку законодательство Российской Федерации не раскрывает понятия сезонного (временного) характера работы, в связи с чем данный термин может быть определен налогоплательщиком самостоятельно. Об этом указано в письме ФНС от 28 мая 2018 года № ЕД-4-20/10222.
Также надо учитывать, что Правительство РФ может установить дополнительные технические требования к контрольно-кассовой технике или фискальному накопителю, после чего пользователь ККТ будет обязан привести своё оборудование в соответствие с вновь принятыми требованиями в течение одного года. В противном случае ККТ или ФН будут исключены из соответствующего реестра и применять их будет невозможно. Это ещё один аргумент в пользу применения ФН 13+, во всяком случае до тех пор, пока не устоится нормативная база.
Возможны и другие нюансы при выборе фискального накопителя для ККТ, а также формата фискальных данных для передачи ОФД фискальных документов, потому всегда лучше обращаться к специалистам. Наши сотрудники всегда помогут Вам сделать правильный выбор.
Материалы данного сайта
не являются публичной офертой.
Копирование материалов без письменного
разрешения запрещено.
Источник: www.remkas.ru
Новые требования к онлайн-кассам и фискальным накопителям: что предпринимателю нужно об этом знать
С 6 августа всем предпринимателям придется регистрировать фискальные накопители по новым правилам. А если вы продаете маркированные товары, то, возможно, даже придется менять онлайн-кассу. Узнайте, что изменилось и как работать с фискальными накопителями и кассами, чтобы не получить штраф от ФНС.
А если нет времени читать всю статью целиком, собрали основные тезисы в разделе «Главное за 30 секунд».
Важные новости для бизнеса — в нашем Телеграме.
Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!
Что за новые требования и кого они касаются
С 6 августа действуют новые правила для всех предпринимателей. Теперь регистрировать онлайн-кассу разрешено только с новым фискальным накопителем — ФН-М. Он же — ФН-1.1.М Таково требование ст.4.1 ФЗ-54 . Это нужно, чтобы фискальный накопитель корректно работал с маркированными товарами. Но перейти на новый ФН-М должны даже те предприниматели, которые не работают с маркировкой.
Оксана Кобзева, эксперт Контура по онлайн-кассам и ОФД: Новые требования к ФН, касаются всех владельцев онлайн-касс, даже тех, кто не торгует маркировкой или оказывает услуги. С 6 августа разрешается регистрировать в кассе только накопители нового образца — ФН-М. Например, у ИП Иванова массажный салон. 8 августа у него закончился срок действия фискального накопителя.
Иванов не может заменить его на обычный ФН, даже если он купил его заранее. Обязательно установить ФН-М.
Второе важное изменение — новый формат фискальных данных (ФФД) для продавцов маркированных товаров. Это требование налоговой службы, все предприниматели, торгующие маркированными товарами, должны перейти с ФФД 1.05 и 1.1 на ФФД 1.2. Именно для этого и нужен ФН-М — накопитель поддерживает новый формат 1.2.
Нужно ли менять фискальный накопитель сейчас
Налоговая служба с 6 августа 2021 года перестала регистрировать онлайн-кассы с фискальными накопителями старого образца. Но это не значит, что нужно срочно покупать новый накопитель. ФНС разрешила доработать на зарегистрированных до 6 августа фискальных накопителях, пока их срок действия не закончится. Проверить срок действия ФН можно в личном кабинете на сайте ФНС . Как выбрать новый фискальный накопитель — читайте в следующем разделе.
Как выбрать новый фискальный накопитель
Налоговая служба уже внесла в реестр фискальных накопителей модели ФН-1.1М. Реестр с сайта ФНС можно скачать по этой ссылке . Сейчас основных модели две — на 15 и на 36 месяцев.
Оксана Кобзева, эксперт Контура по онлайн-кассам и ОФД: Выбор фискального накопителя зависит от вида деятельности и системы налогообложения. Пока в продаже есть две новые модели. Первая — это ФН-1.1М исполнение Ин15-1М на 15 месяцев. Подходит для бизнеса на общей системе налогообложения и розничной торговли. Вторая модель — это ФН-1.1М исполнение Ин36-1М на 36 месяцев.
Этот накопитель предназначен для тех, кто оказывает услуги и работает на спецрежимах: УСН, ЕСХН или патент. Важно учитывать, что срок службы накопителя автоматически уменьшается до 13 месяцев, если касса работает без подключения к интернету и оператору фискальных данных или если продавец торгует подакцизными товарами: табак, алкоголь, дизельное топливо и другие.
Как продавцам маркированных товаров перейти на новый формат фискальных данных
Если вы продаете маркированные товары, то нужно не только купить и зарегистрировать ФН-М, но и перейти на новый формат фискальных данных — ФФД 1.2. Его главное отличие — это новые документы для обмена с Честным ЗНАКом. Исключение — для продавцов крепкого алкоголя, ювелирных изделий и меха, им на новый формат переходить не нужно.
Поддерживать ФФД 1.2 должен не только фискальный накопитель, но и онлайн-касса. Проверьте в реестре контрольно-кассовой техники от ФНС , поддерживает ли нужная вам модель онлайн-кассы новый формат.
Также налоговая уже опубликовала список онлайн-касс, которые планируют поддерживать ФФД 1.2, его можно изучить по этой ссылке . Есть и список онлайн-касс, которые не планируют поддерживать ФФД 1.2, вот он . Реестр и списки, скорее всего, будут ещё несколько раз обновляться. Если нужной модели нет ни в одном из списков, проверьте их спустя некоторое время — ситуация может измениться.
После того, как вы купили ФН-М и убедились, что ваша онлайн-касса поддерживает ФФД 1.2, нужно перерегистрировать кассу под новый формат. Для этого установите ФН-М, обновите кассовую программу и прошивку — в некоторых системах обновления происходят автоматически. А затем перерегистрируйте кассу под ФФД 1.2 в налоговой службе. Вот подробная инструкция от ФНС , как зарегистрировать онлайн-кассу.
Важно. Если нужная вам модель онлайн-кассы попала в список оборудования, которое не будет поддерживать ФФД 1.2, то придется купить новую. Если, конечно, производители не передумают — на всякий случай проверьте реестр ещё раз ближе к концу срока действия вашего ФН. А если ваша модель находится в списке касс, которые будут поддерживать новый формат, то дождитесь, пока она попадет в реестр ККТ от ФНС — после этого на перерегистрацию кассы под ФФД 1.2 дается три месяца.
Аскар Рахимбердиев, генеральный директор МоегоСклада: Версия ФФД 1.2 меняет реквизиты чеков и устанавливает дополнительные требования к тому, как использовать онлайн-кассы продавцам товаров с маркировкой. Соответственно, бизнесу не нужно заново покупать онлайн-кассу. Достаточно установить фискальный накопитель, который поддерживает обновленный формат.
Убедитесь, что ККТ и программное обеспечение ККТ поддерживают ФФД 1.2. Только в этом случае вы сможете выпускать кассовый чек в соответствии с требованиями нового формата. Важно, чтобы ККТ умела располагать реквизиты чека в правильном порядке и обмениваться данными с новым фискальным накопителем.
Что будет, если пользоваться старым оборудованием
Работать с фискальным накопителем после того, как завершится срок его действия нельзя. Такая касса просто не будет зарегистрирована в налоговой. За работу без кассы ИП может получить штраф от четверти до половины суммы такой продажи, но не менее 10 тыс.руб, а для компаний — от 30 тыс.руб. и до всей суммы продажи. Если такие расчеты превысят сумму в 1 млн.руб., то деятельность юрлица могут приостановить до 90 суток, а ИП — дисквалифицировать до двух лет.
За использование онлайн-кассы с нарушениями грозит штраф до 10 тыс. руб.
Главное за 30 секунд
- С 6 августа налоговая служба регистрирует и перерегистрирует онлайн-кассы только с новым фискальным накопителем — ФН 1.1М. Перейти на них должны все предприниматели.
- Продавцы маркированных товаров должны не только сменить фискальный накопитель, но и перейти на новый формат фискальных данных — ФФД 1.2.
- Если ваш фискальный накопитель зарегистрирован до 6 августа, то прямо сейчас его менять не нужно — можно пользоваться пока срок действия не истечет.
- Проверьте, чтобы онлайн-касса поддерживала ФФД 1.2 — иначе она не сможет корректно работать с новым форматом, тогда её придется сменить. Проверить это можно в реестре контрольно-кассовой техники от ФНС .
Источник: delo.ru
