В ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ прописано, сколько лет хранятся бухгалтерские документы. Выясним, есть ли нюансы учета сроков хранения документации и будут ли санкции за неправильное ее хранение.
Законодательные основы
Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ, срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть:
- меньше 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ) — для первичных и кассовых регистров учета;
- меньше 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.
Однако следует учитывать, что порядок и сроки хранения бухгалтерской документации в ООО и организациях других форм собственности устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:
- Налогового кодекса РФ;
- закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
- приказа Росархива от 20.12.2019 № 236;
- положения, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО.
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу 18.02.2020. Новые сроки хранения бухгалтерских документов введены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов
Основные сроки хранения
В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько лет хранится бухгалтерская документация в зависимости от ее вида, с отсылками на законодательные акты.
Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, то установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.
Таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации
Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры
4 г. по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности).
Приказом Росархива для счетов-фактур срок хранения увеличен до 5 л.
Но если есть споры или разногласия, то храните их до принятия решения.
Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.)
5 л. после года составления.
Пп. 310–313 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.
Документы о переоценке основных фондов и амортизации, акты приема-передачи недвижимости
5 л. после выбытия основных средств или нематериальных активов.
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам и др.)
6 л. после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним.
Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.
По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.)
Как правильно оформить накладную, акт выполненных работ и счет на оплату
В зависимости от даты создания:
- до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
- созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.
Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости
6 л. после окончания года, в котором составлен.
Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), то в зависимости от даты создания:
- до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
- созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.
П. 295 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.
П. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле.
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
5 л. после окончания года, в котором они составлены. Если велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, то в зависимости от даты создания:
- до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
- созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.
Ст. 586, п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.
П. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле.
Если срок хранения бухгалтерской отчетности в организации не истек и документ запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, то будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.
Организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст.
26.31 закона № 125-ФЗ).
- сколько должны храниться договоры в организации;
- сроки хранения документов по номенклатуре дел;
- сколько следует хранить штатное расписание.
Правила определения сроков
Рассмотрим на примере, как определить, сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы.
Возьмем для примера товарную накладную и счет-фактуру, полученные в 3-м квартале 2019 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4-м кв. 2019 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.
Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2023, т. к. он использовался для расчета НДС в 3-м кв. 2019 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 г. после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2019.
Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:
- для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2019 и получаем 30.09.2023 (по аналогии со счетом-фактурой);
- для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2020 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2023;
- как первичный документ — отсчитываем 5 л. после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2020, и получаем 31.12.2024.
Возникли три разные даты, следовательно, выбираем наиболее позднюю — это 31.12.2024.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали сроки хранения документов с учетом ФСБУ 27/2021. Используйте эти инструкции бесплатно.
Нюансы учета сроков хранения документов бухучета
Если в организации бывали случаи реализации основных средств с убытком, то их обязательно учитывают при определении сроков хранения бухгалтерской документации. Например, организация была вынуждена продать какое-либо имущество, а вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной его стоимости, убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося срока полезного использования) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль. В соответствии со ст. 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. Но в случае реализации основных средств с убытком документацию по указанному средству (договоры, акты о реализации, справки, расчеты по учету убытка от продажи) придется хранить дольше, так как их вправе затребовать налоговая при проверке.
В каких еще случаях срок хранения увеличивается
В соответствии со ст. 23 Налогового кодекса РФ срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет 4 года, но в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ указан срок хранения не менее пяти лет после отчетного года. Срок хранения первички увеличивается, если организация работала в убыток и учитывала его, рассчитывая налог на прибыль.
Документы сохраняют на весь период переноса убытка и прибавляют еще 4 года после списания. Документация по убытку, полученному в 2022 году и учтенному в течение последующих 10 лет, следует хранить до конца 2036 года.
Штрафы за нарушение правил хранения документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
- на граждан — 1000–3000 руб.;
- на должностных лиц — 3000–5000 руб.;
- на юрлиц — 5000–10 000 руб.
Нужно знать: как правильно уничтожить документы с истекшими сроками хранения
- Татаркова Наталья
2022-12-15 10:34:55
Бухгалтерия в своей работе ориентируется на Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, именно ст. 29 этого НПА определено, сколько лет хранятся бухгалтерские документы. Так как штрафы за неправильное хранение документации не так уж малы, следует формировать архив бухгалтерской документации в соответствии с действующими НПА, не уничтожать бумаги раньше положенного срока, это позволит избежать недоразумений при проверках контролирующими органами.
Источник: ppt.ru
Сколько нужно хранить акты выполненных работ
Срок хранения актов выполненных работ зависит от юридического статуса организации и отрасли, в которой она работает. Обычно акты выполненных работ должны храниться в течение нескольких лет как для внутреннего учета, так и для соблюдения требований законодательства. Вот некоторые общие рекомендации:
1. Для организаций, входящих в систему налогообложения, акты выполненных работ должны храниться в течение 6 лет. Это необходимо для предоставления документации налоговым органам при проверках или аудитах.
2. Организации, осуществляющие строительные или инженерно-технические работы, могут быть обязаны хранить акты выполненных работ в течение 10 лет. Это связано с возможностью возникновения споров или претензий в отношении выполненных работ в течение длительного времени после завершения проекта.
3. Если ваша организация работает в отрасли, где не указаны конкретные требования к сроку хранения актов выполненных работ, рекомендуется сохранять их в течение не менее 5 лет. Это позволит вам иметь документацию для внутреннего анализа, контроля качества работ и учета выполненных объемов.
Важно помнить, что все документы, включая акты выполненных работ, должны быть сохранены в хорошем состоянии, чтобы они были доступны и пригодны для использования при необходимости. Некоторые рекомендации по сохранению документации:
— Храните акты выполненных работ в специальных папках или папках с отдельными отделениями для удобства поиска.
— Если возможно, создайте электронную базу данных для хранения электронных копий актов выполненных работ. Это упростит поиск и доступ к документам, а также обеспечит сохранность информации в случае потери бумажных копий.
— Обеспечьте безопасное хранение документов, чтобы они не подвергались риску пожара, воды или других повреждающих факторов.
— Организуйте систему регулярного обновления и архивирования документов, чтобы избежать ошибок, потерь или повреждений документации.
Соблюдение требований по хранению актов выполненных работ является важным аспектом управления документами в организации. Это поможет вам иметь полную, достоверную и актуальную информацию о выполненных работах, а также защитить себя от возможных юридических проблем в будущем.
Источник: fruityloopsstudio.ru
1 1 . 0 7 .11 Как долго хранить документы
Сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень). Этот документ утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, и его действие распространяется на организации любой формы собственности. Перечень начал действовать с 1 октября 2010 года. До этой даты необходимо было руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года.
Помимо Перечня, сроки хранения некоторых видов документов установлены и в других нормативных актах. Так, в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики (плательщики сборов) обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов).
К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, удержание и уплату налогов (сборов). В течение такого же срока, то есть четырех лет, налоговые агенты обязаны сохранять документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета установлен также в статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). В ней говорится, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет.
Информация о сроках хранения наиболее распространенных видов документов представлена в таблице. Обратите внимание: сроки хранения, установленные в Перечне, исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года (п. 1.4 Перечня).
Исключение из этого правила предусмотрено для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других документов учетной политики организации. Их нужно хранить не менее пяти лет после года, в котором эти документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
Последние публикации
30 Марта 2020
Если в налоговом учете доходы признаются кассовым методом, то при получении 100%-й предоплаты можно с согласия покупателя сразу пробивать чек с признаком способа расчета «полный расчет». Такие разъяснения ранее мы получили от специалиста ФНС. Однако официальных писем об этом нет, что вызывает беспокойство у наших читателей.
Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений утвердила Рекомендации по установлению систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2020 год. В статье сделаны акценты на некоторых положениях данного документа, которые необходимо знать автономным учреждениям.
Чуть больше месяца осталось до конца декларационной кампании. Сообщить о доходах, полученных в 2019 году, граждане должны до 30 апреля.
24 Марта 2020
При покупке квадратных метров гражданам, претендующим на получение имущественного налогового вычета, важно обратить внимание на статус недвижимости: жилая она или нет. Разъяснения Минфина опубликовала Федеральная налоговая служба (ФНС).
В силу прямых указаний Трудового кодекса трудовые отношения носят возмездный характер. Получение своевременной и в полном объеме заработной платы является одним из ключевых прав работника, а своевременная и в полном размере ее выплата – главной обязанностью работодателя. При этом в случае выполнения работником работы никакие внешние факторы – чрезвычайные обстоятельства, бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и иные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, не должны препятствовать реализации этого права и обязанности. Хотя некоторые оговорки по этому поводу в ТК РФ все же имеются.
Источник: www.pravcons.ru
