Здесь и далее по тексту под организациями понимаются юридические лица любых организационно-правовых форм с частной (негосударственной) формой собственности. Информация о сроках хранения документов государственными и муниципальными учреждениями в справочном материале не приводится.
В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
К указанным перечням документов относятся:
1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):
— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.
Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988;
2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;
3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.
Источник: www.dokipedia.ru
Сроки хранения учреждением кассовых документов
Первичные документы необходимы для подтверждения правомерности проведения хозяйственной операции в учете. Их запрашивают все контролирующие органы при проверке. Важно сохранить их в течение периода возможных проверок. Минимальный срок хранения кассовых документов в организации установлен законодательно и нарушение его влечет административную ответственность.
Какие документы относят к кассовым
Порядок ведения операций в кассе организации установлен Указанием ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У. Он предписывает оформлять поступление и расходование денежных средств приходным и расходным кассовыми ордерами с фиксацией операций в кассовой книге. Указанием не установлены сроки хранения приходного кассового ордера, РКО и книги отражения операций по кассе. Формы перечисленных трех документов унифицированы, организации обязаны применять установленные законодателем бланки. Но при учете движения наличных денег применяются и иные формы: авансовый отчет, объявление на взнос наличными и др.
К формам, применяемым при оформлении операций с наличными денежными средствами, относят:
| Приходный кассовый ордер | КО-1 | 0310001 | Постановление Госкомстата от 18.08.98 № 88 |
| Расходный кассовый ордер | КО-2 | 0310002 | |
| Журнал регистрации ПКО и РКО | КО-3 | 0310003 | |
| Кассовая книга | КО-4 | 0310004 | |
| Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств | КО-5 | 0310005 | |
| Акт инвентаризации наличных денежных средств | ИНВ-15 | 0314013 | |
| Авансовый отчет | АО-1 | 0302001 | Постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55 |
| Объявление на взнос наличными | — | 0402001 | Указание Банка России от 30.07.2014 № 3352-У |
Нормативные законодательные акты не содержат пояснений, хранятся ли в кассе денежные документы, поэтому порядок их архивирования учреждение вправе установить самостоятельно.
Сроки их хранения
Для обеспечения доступа к архивным данным законодательство устанавливает минимальные сроки хранения архива документации всех субъектов деятельности. Основным действующим законодательным актом, устанавливающим, в том числе, сколько хранить кассовые документы ООО по закону, является Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень обширный, срок хранения документации по кассе установлен пунктом 277 и составляет 5 лет. При наличии спорных ситуаций с участниками операции первичные документы хранятся до принятия решения по спору.
Отдельным пунктом установлено, сколько времени хранится акт ревизии главной кассы (пункт 321 перечня). Но период хранения аналогичен — 5 лет.
Законодатель установил минимальные сроки, но организация вправе увеличить их, если внутренний документооборот или порядок осуществления деятельности требует этого. Установить, каков срок хранения денежных документов по кассовым операциям, учреждение вправе в локальном нормативном акте.
После истечения периода хранения архива учреждение вправе провести инвентаризацию первички, составить акт ликвидации и уничтожить документацию.
Есть ли штрафы за несоблюдение сроков хранения
Несоблюдение порядка архивирования документации ведет к административной ответственности. Несоблюдение сроков хранения кассовой книги в организации и иных первичных документов, приведшее к их отсутствию, признается грубым нарушением ведения бухгалтерского учета (пункт 1 примечаний к статье 15.11 КоАП РФ). Ответственность установлена в виде:
- штрафа от 5000 до 10 000 руб. — на ответственное должностное лицо при первичном нарушении (пункт 1 статьи 15.11 КоАП РФ);
- штрафа от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификации должностного лица от одного до двух лет при повторном совершении правонарушения (пункт 2 статьи 15.11 КоАП РФ).
Об авторе статьи
Котова Алла Николаевна
Главный бухгалтер
В 2003 году закончила ВЗФЭИ по специальности Финансовый менеджмент факультета Финансы и кредит. С 2008 года работаю в должности главного бухгалтера. Являюсь обладателем сертификата ДипИФР-Рус.
Источник: gosuchetnik.ru
Авансовый отчет 2021: шпаргалка для бухгалтера
Авансовый отчёт по командировке в 2021 году остаётся одним из немногих обязательных командировочных документов. Он относится к числу бумаг строгой отчётности, и порядок его заполнения чётко регламентируется действующим законодательством РФ. А поскольку этот документ является элементом бухгалтерской, финансовой и налоговой отчётности и может стать предметом проверки контролирующими органами, подход к его заполнению «на отцепись» недопустим.
- 4.1 Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке
- 5.1 Фотогалерея: варианты проводок по командировочным расходам
Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом
Одно из нововведений в порядке ведения кассовых операций — с 30.11.2020 отменили 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом.
Напомним, что за полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должно было отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:
- после окончания периода, на который были получены средства;
- после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.
Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо было отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.
Но с 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У данное требование было изменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.
Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.
В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.
Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 30.11.2020 деньги под отчет могут выдаваться нескольким физлицам по одному распорядительному документу. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.
Отчетные документы по загранкомандировке
По возвращении из зарубежной поездки работник должен приложить к отчету документы, подтверждающие его расходы. Кроме документов, озвученных выше, к отчету должна быть приложена копия паспорта с отметками таможенного контроля о пересечении границы. Также сотрудник может иметь расходные документы на обмен валюты, получение визы, услуги переводчика, обязательную медицинскую страховку, сборы за право въезда транспорта, консульские сборы и т. п.
Все отчетные документы, в т. ч. и на проживание, должны быть переведены на русский язык построчно. Перевод может быть сделан в специализированной компании или выполнен штатным работником, на которого возложена обязанность по переводу документов.
При получении аванса на загранкомандировку в рублях работнику может потребоваться обмен валюты. Документом, который подтвердит данные расходы, может быть справка из банка о движении по счету (при оплате рублевой картой) или справка о покупке валюты, выданная обменным пунктом.
Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц
Чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.
Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.
Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса.
Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.
Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:
- по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
- по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
- по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.
После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.
Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.
Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.
Оправдательные документы по командировке
Перечень оправдательных документов по командировке законодательно не установлен.
К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы. Это могут быть отчетные документы за проживание в гостинице или аренде жилья:
- счет и онлайн-чек гостиницы или акт оказанных услуг;
- отчетные документы за проживание в квартире – договор аренды или акт аренды и документ на оплату (расписка, выписка с карты, другой документ оплаты).
Затраты на проезд к месту назначения и обратно можно подтвердить такими документами:
- пассажирский билет и багажная квитанция, посадочный талон;
- железнодорожные билеты;
- документы на прочие виды транспорта (на междугородний автобус, паром и т. п.);
- документы на аренду автотранспорта (договор аренды, акт об оказанных услугах и документ на оплату).
Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка
Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).
Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.
В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).
На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:
| Дебет | Кредит | Содержание операции |
| 71 | 50, 51 | Выданы подотчетные деньги |
| 20 (23, 25, 26, 29, 44) | 71 | Отражены расходы по авансовому отчету |
| 08, 10, 41 | 71 | Отражены затраты на покупку основных средств, материалов, товаров, зафиксированные в авансовом отчете |
| 19 | 71 | Выделен НДС согласно полученному счету-фактуре |
| 68 | 19 | Зачтен НДС |
| 60 | 71 | Произведена оплата поставщику |
| 50 | 71 | Сдан остаток подотчетных сумм в кассу |
| 70 | 71 | Удержан долг из заработной платы |
| 71 | 50 | Выдан перерасход из кассы |
Авансовый отчёт по командировке в 2019 году
Если сотрудник получил средства на административно-хозяйственные издержки, по возвращению на рабочее место он обязан подтвердить расходы.
Для этого необходимо внести сведения в специальный бланк и приложить документы-основания.
В ситуации, когда деньги не выдавались, оформление отчёта не требуется. Возмещение затрат происходит по заявлению подчинённого.
Как заполнить?
На составление авансового отчета после командировки отводится три дня. Если в этот период субъект отсутствовал, например, по причине болезни, то отсчёт начинается с момента выхода на работу.
Докладная записка о расходах в командировке должна быть составлена в определённом виде.
- унифицированный бланк 0504505, утверждённый Приказом Минфина 52н, для бюджетников;
- форма АО-1 или документ, разработанный самостоятельно, для остальных организаций.
К командировочным расходам относят:
- издержки на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно;
- наём жилья;
- суточная оплата за пребывание в командировке;
- другие траты, одобренные работодателем.
Требования и необходимые данные
Согласно действующим нормам, авансовый отчёт применяют для учёта средств, выданных на административно-хозяйственные нужды.
Оформляют, руководствуясь следующими правилами:
- заполнение осуществляется на бумажном носителе или с помощью компьютерной техники;
- достаточного одного экземпляра, подготовленного подотчётным лицом и сотрудником бухгалтерии;
- нужно представить документы, подтверждающие затраты (квитанции, чеки, проездные билеты), и вычислить общую сумму издержек.
Пошаговая инструкция
Подотчётному лицу следует придерживаться следующего порядка заполнения бланка.
Вначале оформить графы 1–6 путём внесения данных, перечисленных в таблице:
- поставить подпись и расшифровку;
- правильно пронумеровать подтверждающие документы, соблюдая идентичный порядок, и приложить их к отчёту;
- передать составленный документ в бухгалтерию или руководителю, если в организации нет отдельной финансовой структуры;
- получить расписку о том, что бумага принята к рассмотрению.
Форма и разделы
Наиболее распространённый вид авансового отчёта АО-1, утверждён Постановлением Госкомстата России 55 от 01.08.2001.
можно на официальном сайте ведомства или на нашем сайте:
Документ состоит из двух страниц.
На лицевой стороне находятся:
- номер и дата составления;
- название организации;
- общая сумму отчёта;
- ФИО и подпись руководителя;
- данные подотчётного лица, включая структурное подразделение, должность и табельный номер;
- назначение аванса;
- размер выданных средств;
- дата и номер кассовой операции;
- остаток и перерасход;
- бухгалтерская запись;
- отметка о проверке и подтверждённая сумма;
- подписи ответственных лиц;
- расписка о принятии документа к проверке (под линией отреза).
Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц
После того, как авансовый отчет был проверен, утвержден, по нему были проведены проводки и закрыты остаточные суммы (выдан перерасход или получен остаток), документ отправляется на хранение. Организации обеспечивают хранение документов в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Сроки хранения документов приведены в нескольких нормативных документах:
- Согласно подп. 1 п. 8 ст. 23 НК РФ документы, имеющие отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, на основании которых формируется налогооблагаемая база для исчисления налогов в бюджет, должны храниться 4 года. К таким документам относятся и авансовые отчеты.
- В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный убыток, хранятся в течение всего срока, в течение которого образовавшийся убыток переносится на будущие периоды и уменьшает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.
- В ст. 29 закона № 402-ФЗ для первичной бухгалтерской документации, к которой относятся, в частности, авансовые отчеты, предусмотрен срок хранения, установленный правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
- В п. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утв. Росархивом, для авансовых отчетов установлен срок хранения, равный 5 годам.
Таким образом, минимальный срок хранения авансовых отчетов — 5 лет, максимальный определяется длительностью переноса убытка (в случае его получения) на будущее.
Срок оформления авансового отчета
По общему правилу после возвращения у работника есть 3 рабочих дня, чтобы составить авансовый отчет и передать его в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими расходы в командировке (п.26 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). На их основании бухгалтер определяет, какая именно сумма подлежит возмещению с учетом ранее выданного работнику аванса.
Такой же срок установлен и порядком ведения кассовых операций. Авансовый отчет и прилагающиеся документы должны быть представлены работодателю в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который деньги были выданы, или со дня выхода на работу сотрудника (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Вместе с тем, не всегда работник может представить авансовый отчет сразу после возвращения. К примеру, если на следующий день или через день после завершения командировки он оказался на больничном. При таких обстоятельствах срок сдачи отчета сдвигается – на период болезни. То есть если, к примеру, работник вернулся из командировки 19.03.2019, вышел на работу 20.03.2019 и не сдал авансовый отчет, а с 21.03.2019 по 25.03.2019 был на больничном, значит, для представления авансового отчета в бухгалтерию у него остается 2 дня – 26.03.2019 и 27.03.2019.
Но бывает, что сотрудники не сдают авансовые отчеты вовремя и без уважительных причин.
Итоги
Отчет за аванс, полученный сотрудником на совершение расходов для хоздеятельности компании, представляет собой важный документ как для бухгалтерского, так и для налогового учета, так как на основании приложенных к нему и утвержденных руководителем документов произведенные затраты могут быть учтены (или не учтены) при формировании налогооблагаемой базы. Поэтому сотрудники компании должны соблюдать сроки сдачи авансовых отчетов, которые с 30.11.2020 компании вправе определять самостоятельно, а работники бухгалтерии внимательно подходить к своевременному отражению подотчетных сумм в учете.
Отчет по командировке
Подготовка отчета о командировке для руководства может быть прописана в локальных актах компании. Такой отчет не нужно путать с авансовым отчетом.
Отчет о командировке содержит информацию о выполнении служебного задания руководства, которое выдали на период командирования.
ПРИМЕР СОСТАВЛЕНИЯ ОТЧЁТА ПО КОМАНДИРОВКЕ:
Принял участие в рабочих встречах с ….. (например, представителями компании-партнера).
Решил вопросы по дальнейшему выполнению работ по проекту 11-А/2019 (по обеспечению надежного электроснабжения в период подготовки и проведения ВЭФ в 2021 году):
…. (раскрыть перечень проработанных вопросов и результат решения).
В компании могут быть утверждены формы отчета о командировке. Или же его пишут как служебную записку в свободной форме.
Источник: forum-izpp.ru