В каждой организации ведется множество различных документов. Все они имеют разную степень важности и у каждого есть свой срок хранения. В этом посте представлена сводная таблица по срокам хранения корпоративных и кадровых документов организации.
Срок хранения документов регламентируется следующими основными документами:
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
- Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ.
Напомню, что соблюдение всех существующих сроков необходимо для избежания в будущем множества проблем.
Ответственность за нарушение сроков хранения документов
Как правильно хранить документы
Ст. 27 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ гласит:
Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Как предусмотрено в ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:
Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. рублей.
Самой дорогой потерей для организации может стать утрата первичных учетных документов.
Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов признается грубым нарушениям правил учета доходов и расходов. К ним относятся отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета и систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
В соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105:
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ. ФСБУ 27/2021: ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
НК РФ также предусматривает ответственность главного бухгалтера за сохранность первичных документов. Именно он принимает решение о выдаче документов сотрудникам других структурных подразделений организации. В случае утраты первичных документов, счетов-фактур и регистров бухгалтерского учета минимальный штраф составит 5000 рублей, сумма максимального может достигать 150 000 рублей.
Скачать полную таблицу вы можете по ссылке.
Источник: regforum.ru
Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:
Если компания не представит проверяющим органам документы, срок хранения которых еще не истек, то штрафов не избежать. Важно учитывать новые требования законодательства!
Новые сроки хранения документов
| Бухгалтерский учет | Первичная бухгалтерская документация |
- кассовые документы;
- накладные и акты выполненных работ;
- платежные поручения, счета;
- авансовые отчеты;
- квитанции;
- акты о списании имущества, ТМЦ.
- журналы операций;
- книги учета;
- учетные карточки;
- главная книга.
- учетная политика;
- изменения;
- дополнения;
- приложения.
Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:
Документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др
Это далеко не весь перечень бумаг, которые обязана хранить организация.
При экспертизе ценности документов и отборе их к уничтожению необходимо руководствоваться новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449)
Сколько хранить кадровые документы
Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.
Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.
Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.
К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.
Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).
Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:
или отправить запрос из формы обратной связи.
Источник: www.archivarius.ru
