Срок хранения договоров с контрагентами ИП

Сроки хранения документов – важная тема для всех организаций, ведущих деловую деятельность. Заключение договоров с контрагентами – неотъемлемая часть бизнес-процессов, поэтому вопрос о том, как долго хранить договоры с контрагентами, заслуживает особого внимания.

Установить сроки хранения договоров можно на основании законодательства и правил, принятых в вашей организации. Сроки хранения документов зависят от их вида и назначения. Например, трудовые договоры, акты о поставке товаров или услуг, а также договоры подряда обычно хранятся в пределах 5 лет.

Однако, есть особенности в хранении некоторых типов договоров. Например, договоры о поставках товаров и услуг с бюджетных организаций обычно хранятся до окончания срока финансирования проекта или выполнения работ. Для медицинских организаций существуют отдельные правила хранения медицинских документов и договоров оказания медицинских услуг.

Электронные договоры с контрагентами. Как ускорить и упростить процесс?

Если не существует четких законодательных указаний, организация должна самостоятельно определить сроки хранения договоров. Важно учитывать, что сроки хранения могут меняться, поэтому рекомендуется периодически сверяться с действующим законодательством и пересматривать сроки хранения документов.

Как сохранять контракты с деловыми партнерами: рекомендации и сроки

Следует также отметить, что в разных организациях могут быть установлены различные сроки хранения договоров. В отдельных случаях договоры могут храниться постоянное время. В других организациях сроки хранения договоров зависят от вида договора и закупок.

Стоит обратить внимание на некоторые особенности хранения договоров:

Тип договора Срок хранения

Договоры с поставщиками	Могут храниться 5 лет после окончания действия договора
Договоры на оказание услуг	Могут храниться до 3 лет после окончания действия договора
Договоры подряда	Могут храниться до 5 лет после окончания действия договора
Договоры на продажу нежилых помещений	Могут храниться до 10 лет после окончания действия договора
Договоры на медицинские услуги	Могут храниться до 10 лет после окончания действия договора или до 21 года с момента совершеннолетия пациента
Договоры на пожертвование	Могут храниться в течение 5 лет после оказания пожертвования

Также следует учесть наличие нормативных актов, которые могут определить сроки хранения договоров. Например, в бюджетных организациях сроки хранения документов могут быть установлены Госархивом.

Поиск хранимых договоров может быть платным, особенно если нужно найти документы, хранимые в архиве. В таком случае необходимо запросить уточнение о стоимости услуг и сроках выполнения запроса.

Организации должны определить свои правила и сроки хранения договоров в соответствии с нормативной базой и внутренними потребностями. Необходимо также учитывать, что сроки хранения договоров могут измениться, поэтому рекомендуется периодически сверяться с актуальными нормативами и правилами организации.

Риски заключения гражданско–правовых договоров: изменения и новая практика

Знаете ли вы, как связаться с Роспотребнадзором?

Основная цель сохранения контрактов с контрагентами

Каковы сроки хранения контрактов с контрагентами? Норму хранения договоров определен актом организации и зависит от сферы деятельности и договорных отношений. В таблице ниже представлены рекомендуемые сроки хранения договоров:

Договоры по поставкам и закупкам товаров: 5 лет;
Договоры на оказание услуг подряда: 5 лет;
Договоры аренды нежилых помещений: 3 года;
Договоры с поставщиками медицинской продукции: 5 лет;
Договоры с контрагентами, с которыми ведется постоянное сотрудничество: 10 лет.

Сроки хранения договоров могут быть продлены в случае изменения законодательства, предписывающего продление сроков хранения.

Важно помнить, что сроки хранения договоров должны быть поставлены так, чтобы они в полном объеме соответствовали требованиям закона и требованиям контролирующих органов. Однако не стоит хранить контракты дольше, чем это требуется, чтобы избежать переполнения архивов и хранения ненужных документов.

Необходимость долгосрочного хранения контрактных документов

Но сколько следует хранить контракты и как определить, какие документы требуется сохранять в архиве? Существует несколько факторов, влияющих на сроки и требования к хранению контрактов.

Документы, которые должны храниться организацией

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», организации должны хранить следующие документы:

Договоры (включая договоры на поставку товаров или оказание услуг, договоры аренды и другие);
Акты выполненных работ или оказанных услуг;
Свидетельства о праве собственности или аренде нежилых помещений;
Документы по трудовым отношениям, включая трудовые контракты;
Бухгалтерская отчетность и документация, связанная с финансово-хозяйственной деятельностью;
Документы по государственным и муниципальным контрактам;
Документы, связанные с получением или оказанием пожертвований.

Сроки хранения контрактных документов

Точные сроки хранения документов могут отличаться в зависимости от их типов и договорных обязательств.

Для договоров на оказание услуг или поставку товаров обычно рекомендуется хранить документы в течение 5 лет с момента окончания срока действия договора или его расторжения. Однако, при возникновении споров, связанных с договором, хранение документов может потребоваться и дольше.

Сроки хранения договоров аренды могут быть определены организацией самостоятельно, но обычно они составляют не менее 5 лет. В случае если арендные договоры являются частью бухгалтерской отчетности, то они должны храниться не менее 7 лет.

Договоры государственных и муниципальных контрактов считаются бюджетными документами и должны храниться организацией в течение 10 лет после окончания исполнения контракта.

Следует также отметить, что нормативные сроки хранения документов могут быть изменены или уточнены, поэтому рекомендуется periodически обновлять информацию о сроках хранения.

Особенности хранения договоров в архиве

Для эффективного хранения контрактных документов рекомендуется создать систему учета и классификации договоров. Это может быть реализовано с помощью таблицы или специального программного обеспечения.

Организации также могут столкнуться с вопросом платного хранения документов. В этом случае важно учесть все условия и требования, чтобы избежать дополнительных расходов.

Важно отметить, что хранение договоров может быть передано третьей стороне или организации, специализирующейся на аутсорсинге архивного дела. В этом случае рекомендуется заключить соответствующий договор и убедиться в надежности выбранного партнера.

Итак, контрактные документы играют важную роль в деятельности организации, и их долгосрочное хранение является необходимостью. Учитывая все вышеперечисленные факторы, каждая организация должна определить свои требования к хранению контрактов и установить соответствующие сроки хранения, чтобы быть готовой к возможным проверкам и спорам в будущем.

Обязательные сроки сохранения контрактов в России

Договоры купли-продажи и поставки товаров. Срок хранения таких документов составляет 5 лет. В случае, если поставка товара является платным оказанием услуг, договоры должны сохраняться в течение 6 лет.
Договоры аренды. Контракты по аренде помещений должны храниться в организациях в течение 3 лет после окончания срока этого договора. Также нужно сохраняться документы о заключении договора аренды на помещения для нужд бюджетных организаций — в течение 5 лет.
Трудовые договоры. Сроки хранения документов, связанных с трудовыми отношениями, составляют 75 лет. Такое длительное хранение объясняется возможностью их использования при возникновении спорных ситуаций или судебных разбирательств.
Документы о медицинских услугах. Договоры с медицинскими учреждениями должны храниться в течение 10 лет после оказания услуги. Данный срок предписан для сохранения медицинской информации и возможного использования ее в будущем.
Договоры оказания платных услуг. Если контракты касаются платного оказания услуг, они также должны храниться в течение 10 лет.
Договоры государственной закупки. Они должны храниться в организациях в течение 5 лет с момента их заключения.
Договоры пожертвования и дарения. Такие контракты должны храниться в течение 10 лет. Они относятся к категории долгосрочных договоров и могут потребоваться для учета пожертвований и дарений в окончательном отчете организации.

Необходимость хранения документов также имеет временное и постоянное хранение. Временное хранение предполагает документы, которые могут быть уничтожены после истечения установленного срока. Постоянное хранение предполагает сохранение документов в специальных помещениях или хранилищах, обеспечивающих их сохранность на протяжении долгого времени.

Кроме того, каждая организация имеет возможность самостоятельно определить сроки хранения документов внутри своей организации, исходя из своих особенностей и требований законодательства. Важно знать и соблюдать нормы и правила хранения, дающие возможность использовать документы при необходимости, а также защищающие интересы организации.

Дополнительные рекомендации по срокам хранения контрактов

Каковы сроки хранения документов и договоров? Вопрос, который часто возникает как у организаций, так и у физических лиц.

Сроки хранения документов могут быть различными в зависимости от типов договоров и услуг, нормативных актов и особенностей организаций. Также сроки хранения документов могут измениться в случае, если в документе предусмотрена какая-либо иная норма хранения. Но каким образом можно определить, сколько лет нужно хранить различные виды документов?

Документы, которые должны храниться постоянно

Какие документы и договора нужно хранить постоянно? В первую очередь, это документы, связанные с трудовыми отношениями: трудовые договора, трудовые книжки и другие документы, относящиеся к работникам организации. Эти документы должны храниться до увольнения работника и еще 5 лет после этого.

Документы и договоры, связанные с закупками и продажами, также должны храниться постоянно. Это включает в себя договоры с контрагентами, счета, акты и другие документы, относящиеся к закупкам и продажам товаров или услуг.

Сроки хранения договоров и соглашений

Сроки хранения договоров и соглашений могут варьироваться в зависимости от типа договора. Как правило, договоры должны храниться в течение 3 лет с момента исполнения или расторжения договора. Однако существуют исключения.

Например, договоры дарения недвижимости должны храниться 10 лет. Договоры о запрете конкуренции должны храниться 2 года после прекращения срока действия договора. Договоры о медицинских услугах должны храниться 3 года.

Особенности хранения документов в нежилых помещениях

Если организация хранит документы в нежилых помещениях, то срок хранения может быть продлен. Например, в Федеральном законе от 14 июля 2023 года № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» предусмотрено, что документы, связанные с нежилыми помещениями, должны храниться 50 лет.

Как посчитать сроки хранения?

Для определения сроков хранения документов рекомендуется составить специальную таблицу с указанием типов документов и соответствующих сроков хранения. В этой таблице можно указать как основные сроки хранения, так и исключения и особенности для каждого типа документа. Также следует учитывать нормативные акты и регламенты организации.

Таким образом, сроки хранения контрактов и договоров зависят от их типа и особенностей, а также от требований нормативной базы. Для определения точных сроков хранения рекомендуется обратиться к специалистам или использовать соответствующие законодательные акты и рекомендации в области хранения документов.

Юридическая консультация онлайн

Какие сроки хранения договоров с контрагентами рекомендуются?

Сроки хранения договоров с контрагентами могут различаться в зависимости от вида договора и требований законодательства. Обычно рекомендуется хранить договоры с контрагентами в течение 10 лет. Это связано с тем, что в течение этого срока могут возникнуть различные споры или претензии по договору, и сохранение документации позволяет иметь доказательства и обеспечить защиту своих интересов.

Какие рекомендации по хранению договоров с контрагентами можно дать?

При хранении договоров с контрагентами рекомендуется соблюдать определенные условия, чтобы обеспечить их сохранность. Во-первых, договоры должны храниться в специально отведенном для этого месте, например, в архиве или в специальных шкафах. Во-вторых, необходимо следить за состоянием документации и регулярно проводить ее проверку на наличие повреждений или порчи. И, в-третьих, все договоры должны быть правильно оформлены и иметь понятные и четкие обозначения, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти и использовать.

Какие основные этапы хранения договоров с контрагентами?

Хранение договоров с контрагентами проходит несколько этапов. Первый этап — это прием и регистрация договора, в течение которого документ обрабатывается и получает уникальный номер. Затем договор помещается в специальное хранилище, где он должен быть защищен от воздействия внешних факторов, таких как влага или пожар. После этого начинается активный этап хранения, в течение которого документы могут быть доступны для использования или передачи. Наконец, по истечении установленного срока хранения, договоры должны быть уничтожены с соблюдением всех правил и требований по обращению с конфиденциальной информацией.

Что делать, если необходимо использовать договор, который уже находится в архиве?

Если вы хотите использовать договор, который уже находится в архиве, вам необходимо обратиться к ответственному за архивирование лицу или специалисту. Он сможет быстро найти нужный документ и предоставить вам доступ к нему. Однако, стоит помнить, что после использования документ должен быть возвращен в архивное хранилище и сохранен снова в соответствии с установленными правилами.

Как долго нужно хранить договоры с контрагентами?

Существует несколько рекомендаций по срокам хранения договоров с контрагентами. Во-первых, минимальный срок хранения составляет 4 года, с момента истечения срока действия договора. Однако, для некоторых отраслей или видов деятельности возможны более продолжительные сроки хранения, установленные законодательством. Также, следует учитывать возможные требования налоговых органов или требования кредитных организаций, которые могут устанавливать свои сроки хранения документов. В целом, рекомендуется хранить договоры с контрагентами в течение 10 лет или более, чтобы избежать потенциальных проблем или споров в будущем.

Задавайте вопросы в форме ниже

1 Как сохранять контракты с деловыми партнерами: рекомендации и сроки
2 Основная цель сохранения контрактов с контрагентами
3 Необходимость долгосрочного хранения контрактных документов
4 Документы, которые должны храниться организацией
5 Сроки хранения контрактных документов
6 Особенности хранения договоров в архиве
7 Обязательные сроки сохранения контрактов в России
8 Дополнительные рекомендации по срокам хранения контрактов
9 Документы, которые должны храниться постоянно
10 Сроки хранения договоров и соглашений
11 Особенности хранения документов в нежилых помещениях
12 Как посчитать сроки хранения?
13 Юридическая консультация онлайн

Источник: prava-potrebitelej.ru

Сроки хранения договоров

Каковы сроки хранения договоров — это вопрос, который задаётся специалистам нашей компании практически постоянно. Дело в том, что в законодательстве нет прямых ссылок на конкретные сроки хранения договоров, поэтому для ответа на этот вопрос потребуется просмотреть ряд документов.

Перечень типовых управленческих документов

Итак, начнём с перечня типовых управленческих документов: практически все документы хранятся 5 лет. Исключение составляют договоры купли-продажи ценных бумаг — они хранятся 10 лет. Однако на текущий момент большинство подобных ссылок утратило силу, то есть данные о них имеют чисто умозрительную ценность.

Недостатки максимального срока хранения договоров:

Первый — это необходимость дополнительных затрат на хранение в архивной организации или в собственных помещениях компании.
Второй — это практика уничтожения документов, утративших силу в целях обеспечения конфиденциальности и юридической защищённости компании.

Таким образом, при определении стандартного срока хранения договора (3 года, 5 лет или 10 лет) рекомендуется обращаться в архивную компанию для уточнения.

Варианты того, как навести порядок в договорах:

Отсканировать договоры и создать электронную базу.
Сделать опись на имеющиеся договоры.

Вся исходящая переписка хранится в компании в течении определённого срока

То же самое касается договоров — обычной практикой является срок хранения 5 лет для обычных и 10 лет — для заключённых с иностранными партнёрами. Кадровые договоры хранятся 50 или 75 лет. При необходимости определения срока хранения конкретного договора, не описанного в нормативах, рекомендуется обратиться к архивистам. Для этого потребуется определение деловой функции документа, оценить риски при нарушении сроков хранения (преждевременном списании документов), а также определить рекомендуемый срок хранения бумаг.

Для точной оценки срока хранения документа требуется сопоставить множество разнообразных документов. В каждом конкретном случае срок хранения может достаточно сильно отличаться, поэтому при экспертизе ценности документов проводятся тщательные функциональные исследования всех бумаг.

Источник: mosarchiv.ru

Где должны храниться договоры организации? Бухгалтерия VS Юристы

Часто на предприятиях идет война бухгалтерии с юристами, где должны храниться договоры и кто ведет реестр договоров.

У кого (где) и почему должны храниться договоры организации? У юристов или бухгалтерии?

Кто должен вести реестр договоров?

Меняется ли мнение, если на предприятии электронный документооборот?

Прошу высказываться аргументировано, что бы каждый юрисконсульт мог обосновать в своей организации определенную позицию.

ключевые слова: корпоративная жизнь, Корпоративное право

Международные санкции. Работа с санкционными рисками в России

Комплексное повышение квалификации юристов

Журнал «Закон»

Комментарии (10)

Написать комментарий
Владимир Багаев Москва Ответственный редактор, Журнал «Вестник экономического правосудия»
10 лет на Закон.ру
08.12.2011 — 17:41 Владимир Багаев

Олег, мне кажется, в вопросе хранения документов важна централизация, поэтому правильнее все документы передавать бухгалтерии, а юристам — сохранять их электронные копии. И юристам будет легче, и бухгалтерии спокойнее.

Комментарий скрыт автором или модератором.
отмечено автором
Олег Бородин Воронеж Управляющий партнер, Юридическая фирма «СФЕРА ПРАВА»
10 лет на Закон.ру
08.12.2011 — 18:01 Олег Бородин автор

Владимир, согласен с Вами на все 100%
Но, часто получается так, что договоры хранятся у юристов и бухгалтерия всеми правдами и не правдами пытается от себя их отпихнуть. Особенно это актуально где есть договорные отделы.

По сути, вопрос хранения договоров, это вопрос ответственности за их сохранность!

Вот преследую цель набрать кучу аргументов, с которыми каждый юрисконсульт пойдет к своему Генеральному и уйдет от него с приказом о передаче всех договоров бухгалтерии.

Комментарий скрыт автором или модератором.
отмечено автором
Алексей Абакшин Москва Креативный юрист
10 лет на Закон.ру
08.12.2011 — 21:17 Алексей Абакшин

На мой взгляд, указанная функция должна принадлежать исключительно бухгалтерии.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (Федеральный закон «О бухгалтерском учете»).

Все хозяйственные операции организаций должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (Федеральный закон «О бухгалтерском учете»).

Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.).

Представляется, что функция по хранению договоров является неотъемлемой составляющей частью бухгалтерского учета.

Нет документа-договора в бухгалтерии – нет хозяйственной операции и ее фиксации в бухгалтерском учете!

Юристы и иные подразделения компании не вправе в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» осуществлять бухгалтерский учет, включающий функцию по хранению договоров.

Обеспечить эффективный бухгалтерский учет путем документального учета хозяйственных операций организации без закрепления функции по хранению договоров за бухгалтерией невозможно или затруднительно.

Наличие под каждой хозяйственной операцией компании документа-договора – это объективная обязанность бухгалтера, иначе можно получить в компании нереальный бухгалтерский и налоговый учет, а также соответствующие реальные налоговые претензии.

Призываю юристов занять активную позицию в этом вопросе, обеспечив издание приказа генерального директора о закреплении функции по хранению договоров за бухгалтерией и формируя практику «Бухгалтерский учет без договоров в бухгалтерии – вне закона!».

Почему функцию по хранению договоров в настоящее время в большинстве компаниях осуществляет юридическое подразделение?

Источник: zakon.ru