Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 августа 2022 г. № 115 в новой редакции изложен «Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения» (утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 г. № 140).
Глава 26 «Охрана труда» произошли следующие изменения:
518. Протоколы проверки знаний по вопросам охраны труда — 3 года
520. Инструкции по охране труда для профессий рабочих и (или) отдельных видов работ (услуг) — 1 год после замены новыми.
523. Документы об осуществлении контроля за соблюдением работниками требований по охране труда в организации и структурных подразделениях (докладные записки, объяснительные записки, акты, переписка и др.) — 5 лет.
508. Списки, табели, ведомости и наряды работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда — 75 лет заменено на 530. Списки, табели, ведомости и наряды работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда — 55 лет
СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
531. Документы по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью работника (постановления суда, приказы, распоряжения, заявления и др.) — 55 лет
539. Документы об отказе работника от выполнения порученной работы в случае возникновения непосредственной опасности для жизни и здоровья его и окружающих; непредоставления ему средств индивидуальной защиты, непосредственно обеспечивающих безопасность труда (объяснительные записки, докладные записки, протоколы, акты, переписка и др.) — 10 лет
560. Наряды-допуски на выполнение работ с повышенной опасностью и документы к ним — 1 год
562. Журналы учета выдачи нарядов-допусков на выполнение работ с повышенной опасностью —3 года после окончания ведения
566. Перечни работ (профессий рабочих), при выполнении которых требуются предсменный (перед началом работы, смены) медицинский осмотр либо освидетельствование работников на предмет нахождения в состоянии алкогольного опьянения, состоянии, вызванном потреблением наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических веществ — до замены новыми.
567. Документы о проведении обязательных медицинских осмотров работающих (предварительных, периодических, внеочередных, предсменных) (списки, графики, акты, переписка и др.) — 5 лет
568. Акты проведения освидетельствования на предмет нахождения в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения работников — 5 лет
569. Документы о разработке, внедрении и поддержании функционирования системы управления охраной труда (положения, инструкции, перечни и др.) — 5 лет после замены новыми
570. Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (перечни рабочих мест, подлежащих аттестации, перечни рабочих мест по профессиям рабочих и должностям служащих, протоколы, заключения, карты аттестации рабочего места по условиям труда, карты фотографии рабочего времени и др.) — 55 лет
Формат сроки хранения
571. Документы об экспертизе условий труда, качества проведения аттестации рабочих мест по условиям труда (докладные записки, информации, справки, заключения, предписания, переписка и др.) — 55 лет
579. Перечни должностей служащих (профессий рабочих), которые должны проходить стажировку по вопросам охраны труда — до замены новыми.
560. Документы о проведении смотров-конкурсов на лучшую организацию по охране труда и профилактике производственного травматизма (условия, программы, протоколы, рекомендации, переписка и др.) — 3 года.
562. Удостоверения по охране труда — до замены новыми.
572-1. Журналы ежедневного контроля за состоянием охраны труда на участке — 3 года после окончания ведения и 572-2. Журналы ежемесячного контроля за состоянием охраны труда в цехе — 3 года после окончания ведения заменено на 95. Журналы контроля за соблюдением требований по охране труда — 3 года после окончания ведения
596. Журналы предсменного (перед началом работы, смены) медицинского осмотра работников — 3 года после окончания ведения.
597. Журналы освидетельствования работников на предмет нахождения в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения — 3 года после окончания ведения.
598. Журналы учета выдачи инструкций по охране труда — 3 года после окончания ведения.
599. Журналы регистрации проверки качества средств индивидуальной защиты — 3 года после окончания ведения.
Вам также может быть интересно:
Паспорт пожарной безопасности необходимо разрабатывать на объекты, содержащие:
Многие разработчики документации по обращению с отходами утверждают, что всю документацию можно без труда разработать дистанционно. Позиция нашей компании несколько иная, в этой связи вашему вниманию
Источник: nefox.org
Сколько времени нужно хранить документы бизнеса
Компании и ИП должны хранить все документы, связанные с их работой, некоторые — даже после закрытия. Разбираемся, сколько и как хранить и что может быть, если их потерять.
Зачем вообще хранить документы
Документы бизнеса — личные карточки работников, налоговые декларации, счета-фактуры и даже графики отпусков.
Они могут пригодиться в любой момент: налоговые документы — при проверках контролирующих органов, кадровые — если нужно будет подтвердить стаж бывшего сотрудника или восстановить трудовую книжку. Документы по сделкам с контрагентами полезны, если партнеры нарушат условия сделки: акты и накладные помогут защитить свои интересы в суде. К тому же, если правильно хранить документы, не будет штрафов и проблем с контролирующими органами.
Сколько хранить документы
У каждого вида документов свои сроки хранения — от года до бессрочного хранения.
Сроки одинаковы для бумажного и электронного документооборота.
Собрали основные виды, которыми бизнес пользуется чаще всего. Полный список можно посмотреть в приказе Росархива.
| Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета | От 1 года и до тех пор, пока они нужны бизнесу |
| Графики отпусков | 3 года |
| Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции, авансовые отчеты, кассовые документы | 5 лет. При возникновении спорных ситуаций документы хранят до принятия решения по делу |
| Счета-фактуры | 5 лет |
| Налоговые декларации | Начиная с 2003 года — 5 лет, декларации за предыдущие годы — 75 лет |
| Расчеты по страховым взносам | 50 или 75 лет, если документ создали до 2003 года |
| Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки и дела сотрудников | 50 или 75 лет, если документ создали до 2003 года |
| Бухгалтерские отчетности | Бессрочно — годовая отчетность и промежуточная, если нет годовой, 5 лет — промежуточная |
| Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты | До востребования. Если документы не забрали, они хранятся 50 лет или 75 лет, если их создали до 2003 года |
| Устав, положения компании, протоколы собраний учредителей | Бессрочно |
| Документы, связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами на производстве | Бессрочно |
Срок отсчитывается с 1 января следующего года после того, как было закончено делопроизводство. Например, компания заключила договор с контрагентом в 2022 году и в том же году закрыла сделку. Срок хранения отсчитывается с 1 января 2023 года и закончится в 2028 году.
Как хранить документы
Хранят документы при бумажном и электронном документообороте по‑разному. Условия хранения определяют ФЗ № 125 от 22.10.2004 и Приказ Министерства культуры РФ № 526.
Если в компании бумажный документооборот. Документы делят на текущие и архивные.
сейчас в работе;
уже не в работе, но срок их хранения меньше 10 лет.
Их можно хранить в офисе компании: например, в шкафу или сейфе — там, где удобно предпринимателю и управленцам.
Архивные документы — те, что больше не используются, но их срок хранения больше 10 лет. Такие документы должны храниться в собственном хранилище или одной из компаний, которая на этом специализируется. К собственному архиву есть требования, установленные Минкультуры: в помещении должна быть система пожаротушения, сигнализация, постоянная температура +17…19 °C и влажность воздуха 50—55%.
Когда истекает срок хранения документов, бизнес формирует экспертную комиссию, например из бухгалтера и юриста, которая отберет неактуальные документы. Затем составляет протокол заседания экспертной комиссии и акт с перечислением документов и способа уничтожения.
Можно их сжечь, измельчить шредером или отдать компании, которая занимается утилизацией. Акты об уничтожении документов хранятся постоянно.
Если электронный документооборот. Документы можно хранить удобным способом: на компьютере, флешках или дисках, в облаке или специальной программе электронного архива.
Хранить только в электронном виде можно документы, которые изначально созданы цифровыми. Нельзя оцифровать и выбросить бумажные оригиналы. Это установлено несколькими законами.
держать документы в формате PDF/A-1;
хранить их как минимум в двух экземплярах на разных устройствах или носителях;
раз в пять лет проверять документы на сохранность и перезаписывать их, если меняются правила хранения — как, например, после запрета хранить персональные данные на иностранных серверах. Перезапись потребуется и в случае глобальных изменений внешних носителей: например, когда дискета эволюционировала в диск, потом появились флешки и внешние жесткие диски;
не терять, не повреждать документы и не хранить в открытом доступе конфиденциальные.
Когда истечет срок, создайте акт, подтверждающий утилизацию, — такой же, как и при бумажном документообороте, — и уничтожьте данные: например, просто удалите их с носителя форматированием или сломайте физический носитель.
Пример акта об уничтожении документов с ресурса «Делопресс»
Что будет, если потерять документы
За утерю некоторых документов есть штрафы, установленные налоговым кодексом и кодексом об административных правонарушениях.
Бухучет: для должностных лиц — 5000—10 000 ₽. За повторное нарушение — 10 000—20 000 ₽ или дисквалификация от 1 года до 2 лет.
Источник: www.tinkoff.ru
