Эта задача — одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.
Туда входят:
- Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
- Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации. После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.
- Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
- Книги учёта денежных средств. Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.
Сроки хранения
Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет. Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет. В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда.
Сроки хранения документов, залоговые кредиторы, режим труда водителей
Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов. Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством). В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно. Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, — проконсультируйтесь у наших сотрудников.
Важные нюансы хранения кассовых документов
- Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
- Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.
- После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
- Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом. Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.
- Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.
Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.
Источник: mosarchiv.ru
Хранение кассовых документов
Организация бухгалтерского учета на предприятии невозможна без грамотного оформления и хранения кассовых документов. Это сложная и трудоемкая операция, порядок организации которой регламентируется действующим налоговым законодательством, Постановлениями Госкомстата РФ, положениями Центробанка России и федеральными законами. В перечисленную нормативно-правовую базу регулярно вносятся изменения, что дополнительно усложняет работу с кассовыми документами для субъектов хозяйствования и индивидуальных предпринимателей.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ. ФСБУ 27/2021: ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Основные виды документов
Процедура оформления любых кассовых операций производится на основании шести ключевых документов:
- Приходный ордер КО-1. Используется для оформления денег принятых в кассу.
- Кассовая книга КО-4. Содержит обобщенные сведения о кассовых операциях фирмы.
- Расходный ордер КО-2. Фиксирует выдачу наличных средств из кассы.
- Расчетно-платежная ведомость. Используется для расчета и выдачи заработной платы.
- Книга учета по форме КО-5. Используется для регистрации операций, связанных с передачей денег между главным кассиром и доверенным лицом или другими кассирами.
- Платежная ведомость.
Перечисленные и другие кассовые документы подлежат обязательному хранению в течение сроков, предусмотренных российским архивным законодательством.
Сроки и правила хранения
В соответствии с актуальными нормативно-правовыми актами для первичной учетной документации, в частности кассовой, предусмотрен пятилетний срок хранения. Исчисление осуществляется с 1 января нового года, следующего за годом завершения делопроизводства.
Отдельного внимания заслуживают расчетно-платежные ведомости. Если у сотрудников отсутствуют лицевые счета, указанный вид кассовой документации должен сберегаться в течение 75 лет. После окончания предусмотренного периода все кассовые документы подвергаются процедуре уничтожения или передаются на архивное хранение, при условии, что по ним нет судебного или следственного разбирательства, разногласий и споров.
Предусмотрен ряд правил, которых необходимо придерживаться при хранении документации указанной категории:
Дело с кассовыми документами за календарный срок фактического осуществления операции формируется не позже следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного (праздника).
- Функция контроля формирования дел возложена на кассового работника или руководителя предприятия.
- В процессе сшивания бумаги подбираются по возрастанию номеров лицевых счетов, сначала по дебету, затем по кредиту.
- Передача дел на архивное хранение осуществляется по описи.
Ответственность за хранение кассовых документов данной категории возложена на руководство предприятия. Несоблюдение перечисленных выше требований влечет привлечение к административной ответственности с наложением штрафа.
К вопросу организации хранения документов на предприятии необходимо относится ответственно. Лучше доверить решение этой задачи профессиональной архивной компании.
Экономьте на хранении документов от 50 000 ₽
Источник: sferar.ru
Хранение документов
В текущей работе организации образуются всевозможные документы. Они обосновывают хозяйственные операции, сделки или расходы. При этом налоговики в любой момент истребуют информацию, даже если она связана с деятельностью вашего партнера по бизнесу. Вот почему важно хранить все документы. О том, что нужно учесть, организуя хранение документов, расскажем далее.
Порядок хранения документации состоит:
- из организации хранения документов;
- обеспечения сохранности документов.
За хранение документов в организации отвечает руководитель (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Эти полномочия своим приказом он может передать другому сотруднику, например, главному бухгалтеру. В крупной компании за организацию хранения бумаг может отвечать архивариус.
Порядок и сроки хранения документов установлены:
- Налоговым кодексом РФ;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – закон № 125-ФЗ);
- Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ);
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденный Приказом Минфина РФ от 16.04.2021 № 62н (далее – ФСБУ 27/2021);
- перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – типовой перечень документов);
- правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденными Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
- методическими рекомендациями Росархива от 19.07.2018 № б/н.
В последнее время в организациях расширяется электронный документооборот. Электронные документы также нужно хранить. В этом случае обратим внимание на документ, который необязателен, но рекомендован для добровольного применения – ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005, утвержденный Приказом Росстандарта от 17.09.2012 № 325-ст. Он устанавливает правила обеспечения долговременной сохранности электронных документов.
Все документы условно можно подразделить на текущие и архивные. Текущие – это документы, с которыми вы работаете в настоящий момент или которые имеют временный срок хранения. Архивные – это документы, по которым делопроизводство закончено.
Правила хранения текущих документов законодательно не регламентированы. Как правило, бумаги, используемые сотрудниками в работе, хранятся в столах или стеллажах, расположенных в кабинетах.
Исключение – конфиденциальные документы. Их документооборот надо организовать отдельно, определив в локальном нормативном акте, какие документы относятся к конфиденциальным, каким сотрудникам предоставлено право с ними работать, как они получают доступ к такой информации. Кроме того, потребуется отделить конфиденциальные бумаги от обычных и отвести под их хранение специальную площадь.
Текущие документы можно хранить и в архиве. Но, как правило, там хранят документы, по которым делопроизводство окончено либо которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.
Перед передачей дел на архивное хранение требуется провести подготовительную работу.
В связи с расширением электронного документооборота организации нужно наладить порядок хранения и таких документов. Их можно держать в электронном виде, а распечатывать по запросу, например, налоговой инспекции.
Только оцифровать все документы с целью уничтожения бумажных копий нельзя. Законодательно это запрещено. Если документы сразу оформлены на бумаге, хранить их нужно в бумажном виде в течение всего срока хранения.
С первого января 2022 года обязательно надо применять ФСБУ 27/2021. Он установил следующие правила хранения документов бухгалтерского учета:
- хранить нужно подлинники документов;
- хранить нужно документы в том виде, в котором они составлены. Если документ составлен на бумаге, уничтожить его, предварительно переведя в цифровой вид для хранения, нельзя;
- документы и данные, содержащиеся в них, нужно хранить в РФ. Здесь же должны размещаться и базы данных бухгалтерского учета.
Обратите внимание!
Требование ФСБУ 27/2021 о хранении документов бухучета, содержащихся в них данных, а также о размещении баз данных на территории РФ, станет обязательным только с 1 января 2024 года (Приказ Минфина РФ от 23.12.2021 № 224н);
– порядок предоставления доступа к документам определяет организация или ИП. При этом чтобы получить доступ к документам, об этом нужно проинформировать главного бухгалтера или другое ответственное лицо.
За хранение кадровых документов отвечает кадровая служба.
К кадровой относится документация по личному составу организации, а также локальные акты и иные документы, которые обязательны для исполнения всеми сотрудниками.
К документации по личному составу относятся документы:
– о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
– по учету кадров;
– по расчетам заработной платы и других выплат;
– по охране труда.
Хранить кадровую документацию нужно в течение сроков, установленных типовым перечнем документов.
Документы бухучета, бухгалтерскую, финансовую отчетность хранят не менее 5 лет после истечения отчетного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
С семнадцатого марта 2021 года сроки хранения регистров налогового учета, а также документов для исчисления, удержания и уплаты налогов составляют 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Другие сроки хранения предусмотрены типовым перечнем документов. Он предусматривает, что документы можно хранить:
- постоянно. Так хранят бухгалтерскую отчетность, передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и пояснительные записки к ним;
- если документы по личному составу закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, их хранят 50 лет, если после этой даты – 75 лет;
- 10 лет нужно хранить документы о недостачах, присвоениях, растратах — например, справки, акты, переписку.
Кроме того, предусмотрены и специальные сроки хранения документов:
- в течение 6 лет нужно хранить документы по страховым взносам (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
- 10 лет установлены для хранения документов по убыткам, которые переносят на будущее.
Сроки хранения документов зависят от их видов. Типовые сроки хранения документов смотрите в таблице ниже.
Банковские и кассовые документы
Кредитные и заемные договоры,
документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств
5 лет — после полного исполнения обязательств и проверки экспертной комиссией;
Документы по бухгалтерскому учету
5 лет после отчетного года;
5 лет при условии проведения проверки
Налоговые документы
Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним
Документы, расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета по НДФЛ
Страховые взносы и пособия
Кадровые документы
Штатные расписания и изменения к ним:
– по месту разработки или утверждения;
Постоянно, но не менее 10 лет
Корпоративные документы
Начало срока хранения документации нужно считать с 1 января года, следующего за годом, в котором по ней закончено делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ). По некоторым документам это правило уточнено.
Например, по счетам-фактурам годом окончания делопроизводства является год, в течение которого их в последний раз использовали при расчете НДС и при составлении отчетности (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).
При переносе убытков на будущее нужно хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу (письмо Минфина РФ от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632). Следовательно, срок хранения документов по убыткам составляет 15 лет. Его рассчитывают после истечения 10 лет, установленных для переноса убытков на будущее.
Срок хранения первичных документов, которые подтверждают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, нужно исчислять с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина РФ от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257).
Для передачи дел в архив документы надо правильно подготовить. Если под архив специально отведено помещение, к нему предъявляют особые требования (п. 2.16 правил, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526).
Архивное помещение должно быть удалено от остальных помещений организации – лабораторных, производственных, бытовых и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. От соседних помещений архив должен быть отделен несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.
Через архивохранилище не могут проходить трубы водоснабжения и канализации, технологического или бытового вывода воды.
Архивное помещение должно быть достаточно освещенным и хорошо проветриваемым, чтобы обеспечить рециркуляцию воздуха, стабильный температурно-влажностный режим, очистку воздуха от пыли и посторонних примесей. Кроме того, архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.
Но отводить для документов специальное помещение необязательно. Главное – хранить их в запирающихся шкафах или сейфах, которые обеспечивают сохранность документов и предохраняют от пыли и света.
Документы перед сдачей на архивное хранение надо отобрать и правильно подготовить.
Из всего массива имеющихся документов нужно выделить те, которые относятся к личному составу, имеют постоянные или временные сроки хранения. Именно эти документы подлежат архивному хранению (раздел 1.1.2 методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018 № б/н).
Перед передачей дел в архив требуется экспертиза, которая определит ценность документа и срок его хранения. Для проведения экспертизы нужно создать экспертную комиссию. В небольших фирмах ее создают по приказу руководителя, в крупных она действует на основании специально утвержденного положения.
Дела в архив передают по описи. В результате экспертизы нужно составить отдельные описи дел по документам:
– постоянного срока хранения;
– временных сроков хранения свыше 10 лет;
– по личному составу;
– по электронным документам постоянного хранения.
Основой для составления описи дел, документов постоянного или временного срока хранения является номенклатура дел. Ее составляют на предстоящий календарный год, вводят в действие с 1 января и впоследствии корректируют.
Передачу документов в архив организации надо оформить актом приема-передачи. Его подписывают председатель и члены комиссии, а утверждает руководитель организации.
Далее необходимо организовать правильное хранение дел в архиве. Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:
– подшивку или переплет документов дела;
– нумерацию листов дела;
– составление листа — заверителя дела;
– составление внутренней описи документов дела;
– оформление обложки дела.
Если на хранение сдают электронные дела, для их передачи тоже нужна опись.
В локальном нормативном акте организации должно быть указано лицо, ответственное за хранение архивных документов. Например, бухгалтер, секретарь или кадровик. Поручите им завести специальный журнал выдачи архивных документов. В нем нужно указывать Ф.И.О. сотрудника, который получил дело из архива, дату его выдачи и возврата. Все эти операции работник должен подтвердить подписями в журнале.
Документы с истекшими сроками хранения уничтожают.
Для утилизации отбирают документы, срок хранения которых истек к 1 января того года, в котором их ликвидируют.
За уничтожение документов на фирме также должна отвечать экспертная комиссия. Она нужна, чтобы отобрать дела для уничтожения и для дальнейшего хранения.
Комиссия утверждает и согласует описи дел, документы описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Все эти документы нужно утвердить у руководителя. После этого дела, выделенные по акту к уничтожению, можно утилизировать.
Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на утилизацию по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт их сдачи на уничтожение.
Электронные дела с истекшими сроками хранения выделяют в общем порядке. После этого их ликвидируют физически или с помощью программно-технических средств, например, перезаписывают информацию на диске.
Источник: www.v2b.ru