В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Сколько времени нужно их хранить? В статье даем ответы и удобную таблицу со сроками.
Где смотреть сроки хранения документов
Ответ о сроках хранения документов можно найти в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ, НК и в ведомственных документах.
Кроме того, есть специальный приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.
Бухгалтерские документы
- Первичные учетные документы
- Кассовые документы и книги
- Банковские документы
- Корешки чековых книжек
- Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
- Авансовые отчеты
- Переписка
Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу
МНС Книга учета доходов и расходов плательщиков УСН
Пункт 277 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Статья 29 Закона № 402-ФЗ
Кассовый чек и бланк строгой отчетности
6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе
Пункт 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями
Статья. 29 Закона № 402-ФЗ
Документы учетной политики
Пункт 267 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним
Промежуточная — 5 лет
Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236
Расчет и уплата налогов и взносов
Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ
Пункты 310, 311 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом
Пункты 305, 312, 313 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК
Документы, необходимые для исчисления налогов, и документы, подтверждающие расходы
Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК.
Статья 29 Закона № 402-ФЗ
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка
Весь период, по которому уменьшен налог, и еще пять лет после окончания года, в котором убыток был полностью списан
Письмо Минфина от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632
Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы
Пункт 314 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы
Пункт 570 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)
Пункт 308 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов
Пункт 309 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Пункт 317 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
КУДиР. Почему вы не ведете книгу учета доходов и расходов?
постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137
Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним
4 года с момента последней записи
Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов
Пункт 3 ст. 89.2 НК
Документы по зарплате
Положения об оплате труда и премировании работников
Пункт 294 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов
Пункт 309 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Реестры сведений о доходах физлиц
Пункт 313 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Лицевые счета работников: для документов, по которым:
Пункт 296 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
— делопроизводство закончено до конца 2002 года;
— делопроизводство закончено после 1 января 2003 года
Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат
В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50/75 лет
Пункт 295 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Пункт 299 Перечня, утв. приказом № 236
Табели учета рабочего времени
Пункт 402 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче материальной помощи
Пункты 401, 405, 406 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов
Подпункт 6 п. 3.4 ст. 23 НК
Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников
Пункты 618, 633 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки
Пункт 636 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Кадровые документы
Приказы и распоряжения по основной деятельности: о вступлении в должность, возложении на руководителя обязанностей главбуха, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных
Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок
Пункт 381 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Положения или инструкции по обработке персональных данных
Пункт 440 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Согласие на обработку персональных данных
3 года после того, как истечет срок действия согласия, или после отзыва
Пункт 441 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Пункт 453 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Документы о дисциплинарных взысканиях
Пункт 383 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Заявки о потребности в иностранцах
Пункт 377 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда
Пункт 409 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Пункт 424 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам
Пункт 434 Перечня, утв. приказом № 236
Приказы о направлении в командировку
Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков
Пункты 300, 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей
Пункты 279, 281, 282 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров
Пункт 635 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
Пункт 435 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу
Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении
Пункт 449 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним
Пункт 301 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Личные дела и личные карточки работников
Пункты 444, 445 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы об изменении анкетно-биографических данных
Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Уведомления, предупреждения работников
Пункт 436 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии
Пункт 451 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)
Пункт 423 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Журналы, книги учета профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда
Пункт 423 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда, — табели учета рабочего времени и приказы на командировки
Пункт 414 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Основные средства
Документы о переоценке основных фондов и амортизации
5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов
Пункт 323 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Документы о списании основных средств
5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов
Пункт 323 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс
5 лет после выбытия имущества
Пункт 325 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
УСН
Книги учета доходов и расходов на УСН
Пункт 318 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
План финансово-хозяйственной деятельности
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету
— по месту утверждения
Пункт 243 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
— по месту разработки
Отчеты о выполнении планов ФХД
Источник: fondp42.ru
Сроки хранения документов по учету и налогам
Ответы на вопросы о сроках хранения документов нужно искать в нескольких документах сразу: в законе о бухгалтерском учете, законе об архивном деле, в Налоговом кодексе и в Приказе Росархива.
Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет 5 лет. Это срок установлен в статье 29 закона о бухучете № 402-ФЗ.
Сроки хранения большинства кадровых, банковских документов и документов по оценке ОС, НМА и т. п. установлены приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Основные сроки хранения налоговых документов можно найти в Налоговом кодексе. Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.
Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ внес поправки в статью 23 НК РФ.
Сроки хранения первичных документов законом по налогам с четырех лет увеличены до пяти лет.
Сроки хранения учетных документов по НДС установлены cогласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23, подпункту 5 пункта 3 стать 24 НК РФ, документы, которые легли в основу расчета налоговой базы и уплаты налогов, нужно хранить 5 лет. постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137 и есть в приказ Росархива № 236.
Чтобы вы не тратили время на поиск нужного ответа, мы собрали все сроки хранения в единую таблицу.
| Первичные учетные документы | 5 лет Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу | П. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Ст. 29 Закона № 402-ФЗ |
| Кассовые документы и книги | ||
| Банковские документы | ||
| Корешки чековых книжек | ||
| Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств | ||
| Авансовые отчеты | ||
| Переписка с банком | ||
| Кассовый чек и бланк строгой отчетности | 6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе | П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ |
| Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями | 5 лет | Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ |
| Документы учетной политики | 5 лет | П. 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним | Годовая – постоянно Промежуточная – 5 лет | П. 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ | 5 лет | П. 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет | П. 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 П.8 ст. 23 НК РФ |
| Документы, необходимые для исчисления налогов и документы, подтверждающие расходы | 5 лет | П.8 ст. 23 НК РФ Ст. 29 закона № 402-ФЗ |
| Документы, подтверждающие объем понесенного убытка | Весь период, по которому уменьшен налог | |
| Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы. | 5 лет | |
| Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки | 10 лет | |
| Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронный подписей, которыми завизированы документы. | 5 лет | |
| если делопроизводство закончено до конца 2002 года | 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) | |
| если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 5 лет (50 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) | |
| Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов | 6 лет | П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Счета-фактуры | 5 лет | П. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137 |
| Книги покупок продаж и дополнительные листы к ним | 4 года с момента последней записи | Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137 |
| Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов | 6 лет | П. 3 ст. 89.2 НК РФ |
| Положения об оплате труда и премировании работников | 5 лет | П. 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов | 6 лет | П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Реестры сведений о доходах физлиц | 5 лет | П. 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Делопроизводство закончено до конца 2002 года | 75 лет | П. 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 50 лет | |
| Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат | В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет – то 50 (75) лет. | П. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Исполнительные листы | 5 лет | П. 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Табели учета рабочего времени | 5 лет | П. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи | 5 лет | П. 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов | 6 лет | Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ |
| Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников | 5 лет | П. 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Расходные ордера на санаторно-курортные путевки | 5 лет | П. 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы и распоряжения по основной деятельности: вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных | Постоянно | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год | П. 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Положения или инструкции по обработке персональных данных | Постоянно | П. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после того, как истечет срок действия согласия или после отзыва | П. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| График отпусков Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | П. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | П. 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Заявки о потребности в иностранцах | 1 год | П. 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда | 5 лет | П. 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | П. 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы о направлении в командировку | 5 лет | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков | 5 лет | П. 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей | 5 лет | П. 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров | 3 года | П. 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после – 50 лет | П. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы А также: докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу. | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении | П. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним | П.301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Личные дела и личные карточки работников | П. 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Приказы об изменении анкетно-биографических данных | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Уведомления, предупреждения работников | 3 года | П. 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии | 1 год | П. 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет | П. 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда – табелей учета рабочего времени и приказов на командировки | 50 (75) лет | П. 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о переоценке основных фондов и амортизации | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов | П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о списании основных средств | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. | П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс | 5 лет после выбытия имущества | П. 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Книги учета доходов и расходов на УСН | 5 лет | П. 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов | 10 лет | П. 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| по месту утверждения | 5 лет | П. 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| по месту разработки | постоянно | |
| годовые | постоянно | П. 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| квартальные | 5 лет | |
| месячные | 1 год | |
| Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий | 5 лет | П. 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ДОГОВОРЫ И СОГЛАШЕНИЯ | ||
| Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества | По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет | П. 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор дарения (пожертвования) имущества | До ликвидации организации | П. 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор лизинга | 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу | П. 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы по залогу недвижимости | 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. | П. 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор мены недвижимости; движимого имущества | До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств | П. 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу | 15 лет; 10 лет | П. 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор кредита или займа с условием о залоге имущества | 10 лет | П. 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Если в различных нормативных актах для одного и того же типа документа установлены разные сроки хранения, ориентируйтесь на больший срок.
Источник: osoboem.ru
Книга учета доходов и расходов: образцы и правила заполнения
Книга учета доходов и расходов КУДиР — это налоговый регистр, который ведут некоторые организации и ИП. Рассказываем, по какой форме сдавать, сколько хранить и как заполнять книгу на разных налоговых режимах.
Кто должен вести КУДиР
Книгу учета доходов и расходов должны вести:
- организации на УСН;
- ИП на УСН, ОСНО, ЕСХН и патенте.
Форма КУДиР
Книгу учета доходов и расходов составляют в единственном экземпляре. Форма и порядок заполнения книги учета утверждены приказом Минфина от 22.10.2012 № 135н. Вести книгу учета доходов и расходов можно как на бумаге, так и в электронном виде.
В зависимости от того, в каком виде ведут книгу учета, порядок ее оформления отличается.
На бумаге
В книге нужно до начала записей:
- заполнить титульный лист;
- сшить и пронумеровать страницы, а на последней странице прошнурованной и пронумерованной книги указать количество содержащихся в ней страниц;
- заверить подписью руководителя, если есть печать, поставить печать.
В электронном виде
Книгу учета доходов и расходов по окончании года нужно:
- напечатать;
- сшить, пронумеровать страницы и указать их количество на последней странице;
- заверить подписью руководителя и печатью организации, если она есть.
Можно менять способ ведения книги учета доходов и расходов в течение календарного года. Поэтому упрощенщик вправе оформлять книгу учета на компьютере с любого квартала. Например, с 1 апреля или с 1 октября.
Если есть обособленные подразделения, книгу учета оформляет головной офис. Каждый год заводят новую книгу учета.
Нужно ли регистрировать в ИФНС
Налогоплательщик не обязан сдавать в ИФНС бумажную или электронную КУДиР. Заверяет книгу налоговая инспекция по просьбе налогоплательщика. ИП обязан представить книгу учета в ИФНС, только если получит от инспекторов соответствующий запрос.
Срок хранения
Книгу учета доходов и расходов нужно хранить на протяжении пяти лет. Пятилетний срок хранения книги считают со дня, когда окончился налоговый период, за который вели книгу.
Как заполнять КУДиР на УСН
Книга учета доходов и расходов по УСН состоит из титульного листа и пяти разделов:
- На УСН «доходы» заполняют в книге учета раздел I, раздел IV и раздел V.
- На УСН «доходы минус расходы» заполняют в книге учета разделы I–III, а также справку к разделу I.
Часть рутинных бухгалтерских задач можно передать на аутсорсинг. Квалифицированные бухгалтеры не только подхватят ваш учет и отчетность, но и возьмут на себя финансовую ответственность — в случае ошибки штраф заплатит аутсорсер, а не вы. Средний чек в Первой Экспертной Бухгалтерии — от 9000 рублей в месяц.
Как заполнить КУДиР при объекте «доходы»
В книге доходов и расходов на УСН «доходы» указывают:
- раздел I — для налоговой базы;
- раздел IV — для вычетов;
- раздел V — для торгового сбора, который уменьшает авансовые платежи и налог при УСН по итогам года.
Раздел I. В нем указывают:
По желанию в графе 5 можно отражать и другие расходы, которые связаны с получением доходов. Но на расчет налога при УСН эти данные влиять не будут.
Ошибки в разделе I могут возникнуть, если налогоплательщики перепутают кассовый метод с методом начисления.
Раздел IV. Компании и ИП на УСН «доходы» могут уменьшать начисленный налог и авансовые платежи за отчетный период на сумму налогового вычета.
Налог при УСН с доходов и авансовые платежи за отчетный период организации вправе уменьшить на три вида расходов:
- Страховые взносы, уплаченные в пределах начисленных сумм в периоде, за который начислен единый налог или авансовый платеж.
- Взносы по договорам добровольного личного страхования сотрудников на случай болезни.
- Больничные пособия за первые три дня нетрудоспособности, выплаченные организацией.
Раздел IV можно заполнить двумя способами:
- записывать взносы и пособия по мере уплаты, а в конце отчетного или налогового периода подвести итог в графе 10, чтобы сравнить вычет с лимитом — у организаций это 50% от начисленного авансового платежа или налога за год;
- отразить уплаченные пособия и взносы в пределах лимита, когда отчетный или налоговый период закончится и можно будет посчитать максимальный вычет.
Узнать, не переплачиваете ли вы налоги, поможет экспресс-аудит от ПЭБ. Эксперты подберут выгодный для вашей компании налоговый режим и вернут переплаты, даже если ФНС будет против. Для всех новых клиентов аутсорсинга — экспресс-аудит бесплатно.
Раздел V заполняют все упрощенщики с объектом «доходы», а не только плательщики торгового сбора. Если в регионе нет торгового сбора, раздел V включают в книгу учета, указывают отчетный год, а в показателях ставят прочерк.
Плательщики торгового сбора заполняют раздел V так:
- в графе 1 — порядковый номер операции;
- в графе 2 — дату и номер первичного документа — основания для операции;
- в графе 3 — период, за который уплатили торговый сбор;
- в графе 4 — сумму уплаченного сбора, на которую плательщик сбора вправе уменьшить налог при УСН.
Как заполнить КУДиР при объекте «доходы минус расходы»
Аналогично заполняют КУДиР предприниматели на ОСНО и ЕСХН. Поэтому отдельно останавливаться на заполнении книги учета доходов и расходов для ИП на ОСНО и других режимах не будем.
В книге учета доходов и расходов по УСН в 2023 году компании и ИП с объектом «доходы минус расходы» считают налоговую базу в разделах I–III, а к разделу I дополнительно оформляют справку.
Раздел I. В нем указывают:
Входной НДС отражают в книге учета в момент списания покупок в расходы. То есть покупка с НДС должна быть оплачена и выполнены все условия, чтобы учесть ее в расходах.
Расходы на оплату труда отражают в книге учета доходов и расходов на дату, когда погашена задолженность перед сотрудниками.
Справка к разделу I. Ее заполняют после того, как посчитают итоговую сумму доходов и расходов:
- в строке 010 — сумма полученных доходов за год. Ее переносят из строки «Итого за год» графы 4 раздела I книги учета доходов и расходов;
- в строке 020 — сумма расходов за год. Она равна показателю строки «Итого за год» графы 5 раздела I;
- в строке 030 — сумма, которую можно получить, если вычесть налог при УСН, рассчитанный в общем порядке, из уплаченного минимального налога. Это расход, который можно учесть при налогообложении;
- в строке 040 — итоговая сумма доходов. Из показателя строки 010 вычитают показатели строк 020 и 030. Переносят этот показатель в строку 120 раздела III книги;
- в строке 041 — итоговая сумма убытков. Из суммы строк 020 и 030 вычесть сумму строки 010. Отрицательное значение не указывают.
Переносят убыток по строке 041 в строку 140 раздела III книги.
Раздел II. В книге учета доходов и расходов выглядит как таблица из 16 граф.
В графе 1 — порядковый номер операции.
В графе 2 — наименование основных средств или нематериальных активов из техпаспорта, инвентарной карточки.
В графе 3 — число, месяц и год оплаты основного средства или нематериального актива. Заполняют графу по первичным документам: платежным поручениям или квитанциям к приходным кассовым ордерам.
Графу 4 заполняют по основным средствам, для которых обязательна госрегистрация. Укажите, когда подали документы на госрегистрацию.
В графе 5 — число, месяц и год ввода в эксплуатацию.
В графе 6 — первоначальная стоимость основного средства или нематериального актива, которые приобретены или изготовлены в период упрощенки.
В графе 7 — срок полезного использования основных средств или нематериальных активов. Не заполняют графу, если объекты приобретены и введены в эксплуатацию в период УСН.
В графе 8 — остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов до перехода на упрощенку.
В графе 9 — количество кварталов налогового периода, на протяжении которых объект эксплуатируется.
В графе 10 — доля стоимости основного средства или нематериального актива, которая принимается в расходы в налоговом периоде.
В графе 11 — доля стоимости объекта, которая принимается в расходы в каждом квартале отчетного или налогового периода. Определить ее можно, если разделить показатели графы 10 на показатели графы 9. Значение показателя округляют до второго знака после запятой.
В графе 12 — расходы, которые учитываются в каждом квартале налогового периода. Если основное средство или нематериальный актив приобретены или изготовлены в период упрощенки, показатель считают, перемножив значения граф 6 и 11 и разделив на 100.
Если организация приобрела объекты до перехода на УСН определяют величину для графы 12, перемножив показатели граф 8 и 11 и разделив на 100.
В графе 13 — расходы, которые учитываются за налоговый период. Чтобы их посчитать, умножьте показатель графы 12 на показатель графы 9.
В графе 14 — расходы, которые учли за предыдущие налоговые периоды. Их можно посмотреть в графе 13 раздела II прошлогодней книги. Не заполняют графу, если объекты приобретены и введены в эксплуатацию в период УСН.
В графе 15 — расходы, которые будут списаны в последующих налоговых периодах. Чтобы их посчитать, вычитают из показателя графы 8 показатели граф 13 и 14. Не заполняют графу, если объекты были приобретены и введены в эксплуатацию в период упрощенки.
В графе 16 — число, месяц и год выбытия основного средства или нематериального актива.
Итоговую строку в разделе II заполните по графам 6, 8, 12–15.
Раздел III. В нем считают убыток, на который можно снизить налоговую базу текущего периода:
- в строке 010 — убытки за последние 10 лет;
- в строках 020–110 расшифруйте суммы по годам;
- в строку 120 переносят налоговую базу отчетного периода, которую можно снизить на убытки: из строки 040 справки к разделу I;
- в строке 130 — убыток, который уменьшает налоговую базу текущего периода;
- в строке 140 — убыток текущего периода из строки 041 справки к разделу I;
- в строке 150 — убыток на начало следующего года, который перенести не удалось, считают так: строка 010 – строка 130 + строка 140
- в строках 160–250 — расшифровка не перенесенного убытка по годам.
Как заполнять КУДиР на патенте
Ответственность
Отсутствие книги учета доходов и расходов — грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объекта налогообложения. За такое нарушение предусмотрена налоговая ответственность по статье 120 НК РФ.
- 10 000 рублей — если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода;
- 30 000 рублей — если нарушение было допущено в течение нескольких налоговых периодов.
Если нарушение привело к занижению налоговой базы, могут оштрафовать на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Источник: buhgalterov.net
