Практически все хозяйственные организации невозможно провести без составления необходимой первичной документации.
ФЗ установил некоторые сроки по хранению документов:
- Бухгалтерские и финансовые отчеты, первичные документы, аудиторские заключения хранятся в специально предназначенные для них сроки. Сроки на документацию не должны быть меньше 5 лет (информация указана в федеральном законе № 402 статья 29 пункт 1);
- Учетные и другие виды документации, связанные с введением бухгалтерии, электронных документов, в том числе и неподдельность электронной подписи должны храниться не менее пяти лет. На протяжении всего времени пока документация использовалась, допустимый срок не учитывается (Закон №402 статья 29 пункт 2);
- Директор компании должен полностью обеспечить надежное хранение документации бухгалтерского отчета. Также он обязан, обеспечь защиту документации от изменений (Закон №402 статья 7 пункт 1);
Срок хранения некоторых документов должен составлять не менее четыре года.
Важные сроки — сколько ИП обязан хранить документы
ВИДЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА
К таким документам относят:
- Договор – документ, который осуществляется во время заключения сделки. Чаще всего его составляют и в нем прописываются: условия сделки, сроки и детали выполнения услуг и многое другое. Договор составляется в двух экземплярах. Он заверяется мокрой печатью и подписями от обеих сторон. Практически все договора хранятся 5 лет, за исключением “Договора аренды недвижимого имущества». Его сохраняют не больше 10 лет;
- Счет оплаты – бланк, в котором представитель компании указывает полную стоимость услуг или продукции, что предоставляет. Если покупателя устраивает установленная цена, он оплачивает предоставляемый ему счет. Бланк хранится не больше 5 лет;
- Бланки по отчетам, чеки – документы, с помощью которых можно подтвердить, что за товары и услуги было оплачено. К этой категории также можно отнести платежные поручения и требования. Срок хранения не больше 5 лет;
- Чек (накладная) – используют во время оформления документации по продажам или отпуске товаров. Документ оформляют в двух экземплярах и подтверждают подлинность подписями обеих сторон. Срок хранения 50 лет;
- Акт работ или предоставления услуг – документация, благодаря которой можно подтвердить согласование между двумя сторонами. В акте указывают виды услуг, сроки выполнения, а также их стоимость. Исполнитель сам составляет документ и выдает клиенту. Сохраняется в архиве до 50 лет;
Все документы хранятся в архивах организаций.
Источник: vc.ru
Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?
Наказание за нарушение сроков хранения документов (ИП/РФ)
ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125) устанавливает обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей хранить документы о своей деятельности (включая и бумаги по личному составу) в течение сроков, установленных законами и другими нормативными актами России. Также ФЗ №125 предусматривает возможность привлечения к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле. Для того чтобы избежать проблем в ходе ведения делопроизводства, нужно изучить установленные законом сроки хранения документов на предприятии.
Обеспечение условий сохранности
Статья 18 ФЗ №125 устанавливает, что архивные документы, находящиеся в частной собственности и принадлежащие организациям и индивидуальным предпринимателям, могут храниться ими самостоятельно или передаваться на хранение в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений осуществляющих функции по сохранности документации (архивы, библиотеки и другие). Согласно ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», все документы общества, предусмотренные законами и иными нормативными актами, а также уставом общества, решениями общих собраний и исполнительного органа предприятия должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в другом известном и доступном его участникам месте.
Общество по требованию участника или участников обязано обеспечивать доступ к данным документам. Бумаги должны быть представлены для ознакомления в помещении, где расположен исполнительный орган (директор) в течение трех дней с момента получения обществом требования об ознакомлении с документацией. Наиболее частым вариантом обеспечения сохранности бумаг в организации является создание собственного архива. Оформляется решение об этом специальным положением, в котором указываются условия и порядок создания архивного отдела, ответственные за сохранность бумаг лица, порядок доступа к архивным бумагам, сроки хранения отдельных документов и многие другие организационные моменты. Индивидуальный предприниматель чащ всего хранит документацию о своей коммерческой деятельности по месту своего жительства.
Сколько нужно хранить бумаги?
Постоянный срок хранения имеет очень большое количество документов. Наиболее распространенным среди них являются:
- Корпоративные документы (устав, протоколы общих собраний, решения единственного участника ООО, документы о правах на имущество организации (которое состоит на балансе), учредительный договор и другие документы).
До минования надобности коммерческие компании и ИП хранят:
- Законы и иные нормативные акты.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года (уточнение Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года).
До замены новыми в организации хранятся:
- Профильные Кодексы профессиональной этики.
До ликвидации организации хранить необходимо описи бумаг, предоставленных организацией на торги (аукцион, конкурс) при покупке земельных участков, зданий и другой недвижимости.
Вообще при ликвидации предприятия основная часть его документов передается на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы. Однако, Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года предусмотрено, что некоторые бумаги ликвидируемых организаций, которые не являются источниками формирования архивов, могут передаваться в архивы на основании проведенной архивным учреждением выборки организаций и документов.
Конкретное количество лет (от одного года до 75 лет) хранения имеет подавляющее большинство документации организации:
- 75 лет хранятся все бумаги по персоналу (приказы и распоряжения по личному составу, штатно-списочный состав, индивидуальные должностные регламенты, распорядительные документы по персоналу, лицевые карточки и счета работников и другие документы).
Законодательство об архивном деле устанавливает возможность изменения срока хранения, определяемого конкретным количеством лет, на постоянный при условии, если необходимость такого изменения будет установлена эксперно-проверочной комиссией.
Приказ Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года – объемный нормативный акт, в который внесены сроки хранения самых различных документов, касающихся не только предпринимательской деятельности юридических лиц и ИП, но и государственной власти и муниципального управления. Мы привели лишь наиболее распространенные примеры сроков, в течение которых нужно хранить те или иные бумаги предприятий и ИП. Точные сроки лучше уточнять непосредственно в самом приказе.
Полезный материал? Поделись ссылкой!
Будем благодарны вам за комментарии к данному материалу. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или у вас есть замечания, пожелания, — напишите нам. Для нас очень важно ваше мнение!
Количество показов: 13247
Источник: www.eregistrator.ru
Как правильно хранить учетные документы
Для хранения документов установлены определенные требования. Их неисполнение считается серьезным нарушением. Что касается сроков, то они оговорены в законодательстве. А вот порядок хранения документов субъекты хозяйственной деятельности разрабатываются самостоятельно. Сегодня речь пойдет о том, сколько и как хранить документы, и что будет за нарушение правил.
Сколько хранить документы
Статья 23 НК РФ гласит, что хранить документы нужно в течение 4 лет, если иное не предусмотрено Кодексом. Это относится к тем бумагам, которые нужны для исчисления и уплаты налогов. Таким образом, 4 года — это самый меньший срок хранения документов, связанных с бухгалтерским и налоговым учетом.
Причем важно понимать, как рассчитывается этот срок. На первый взгляд кажется, что четырехлетний срок начинает течение с даты составления документа, но это не так. Минфин в своем письме от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 разъясняет, что срок хранения документа идет с момента окончания того налогового периода, в котором данный документ применялся для исчисления либо уплаты налогов. А если речь идет о документах по основным средствам, подлежащим амортизации, то срок хранения начинает свое течение после окончания амортизации. Такое пояснение содержится в письме Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604.
Кроме того, о сроках хранения документов бухгалтерского учета говорится в законе 402-ФЗ, а именно в статье 29.
Какие сроки установлены этим законом для тех или иных документов, можно увидеть из таблицы.
Таблица. Минимальный срок хранения бухгалтерских документов
Не менее 5 лет после окончания отчетного года
Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухгалтерской отчетности
Разные сроки для одного документа
На практике часто бывает, что документ нужно хранить в течение разных сроков. Для примера возьмем первичные документы. С точки зрения статьи 23 НК РФ, их нужно хранить как минимум четыре года. Однако статья 29 закона 402-ФЗ требует, чтобы они хранились не менее 5 лет (см. таблицу выше). Понятно, что в таком случае нужно ориентироваться на более длительный срок.
То есть хранить «первичку» нужно не менее 5 лет после окончания отчетного года.
Важно! Если возникают вопросы по хранению документа какого-то определенного типа, точный срок хранения можно посмотреть в приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Как хранить документы
Правила хранения законодательно не регламентируются — их компании и предприниматели должны разработать сами. Если речь о небольшом объеме документов, то обычно используется сейф в кабинете директора или в бухгалтерии.
Допустимо хранить документы и в электронной форме. Об этом сказано, например, в письме Минфина от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314. Такие документы в обязательном порядке следует заверить цифровой подписью.
Как быть, если количество документов превысило объем сейфа? Для хранения понадобится архивное помещение. Туда, как правило, складываются документы, которые нужно хранить постоянно либо более 10 лет, а также документы по кадрам. Бумаги, которые подлежат хранению более короткий срок, целесообразно все же держать в сейфе и своевременно уничтожать.
Архив должен быть оборудован согласно правилам, утвержденными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее правила Росархива). Поэтому первая попавшаяся комната в офисе не подойдет. Итак, правильное архивное помещение:
- является изолированным;
- является безопасным в плане возникновения пожара, затопления;
- имеет запасной выход;
- не имеет трубопровода (газ, вода);
- не является сырым, неотапливаемый, ветхим либо по каким-то критериям не отвечающим санитарно-гигиеническим нормам;
- не предназначено для складирования пищевых продуктов, для служб общепита и так далее;
- имеет естественную или искусственную вентиляцию (если это кладовая без окон).
Если подходящего помещения нет, можно заключить договор со сторонней организацией, которая предоставляет услуги по хранению документов.
Когда срок хранения подошел к концу
В соответствии с упомянутыми выше правилами Росархива, ежегодно нужно проводить экспертизу ценности документов. В результате выбираются те бумаги, хранить которые больше необходимости нет. Их следует уничтожить.
Экспертиза документов имеет еще одну цель — проверить списки подлежащих хранению документов и актуальность сроков. Проводится экспертиза работниками отдела кадров, ответственным за нее является руководитель организации. Проверяя документы на предмет истечения срока хранения, недопустимо просто просмотреть их титульные листы и заголовки — каждый из них нужно пролистать.
По итогам экспертизы оставляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма определена в приложении № 4 к правилам Росархива. Документы вносятся в акт под общим заголовком, с указанием их количестве в каждой группе. На акте ставит подпись руководитель компании.
Теперь все бумаги с истекшим сроком годности следует уничтожить. Как именно это сделать? Этот вопрос не регламентируется, поэтому компания может решать его самостоятельно. Документы можно измельчить, сдать на вторичную переработку, сжечь — подойдет любой способ. Как вариант, можно направить бумаги на утилизацию в специализированную организацию.
Их передача сопровождается оформлением накладной, в которой нужно указать дату, количество документов и их вес. Следить за вывозом подлежащих уничтожению бумаг должен сотрудник, который отвечал за их сохранность.
Если компания закрывается
В соответствии с пунктом 10 статьи 23 закона 125-ФЗ об архивном деле, документы ликвидированной организации нужно сдать в государственный или муниципальный архив. Реорганизованная компания передает свои документы правопреемнику. Передать следует такие бумаги:
- относящиеся к личному составу организации;
- обладающие статусом относящихся к Архивному фонду РФ (устанавливается по итогам экспертизы ценности документов);
- с неистекшим сроком хранения.
Документы передаются на хранение в архив по договору. Бумаги ликвидированной компании передает ликвидационная комиссия. Если компания обанкротилась, то передать документы в архив должен конкурсный управляющий.
Перед сдачей документов на хранение их нужно сгруппировать по типам, срокам хранения и распределить в хронологическом порядке. Подготовленные документы нумеруются, прошиваются, собираются в пачки или раскладываются по коробкам, опечатываются и передаются в архив.
Ответственность
Контур.Норматив — справочно-правовая система!
Отсутствие документов, срок хранения которых не истек, считается грубым нарушением правил учета — за это может последовать налоговая ответственность. Неважно, были бумаги уничтожены намерено или утрачены вследствие необеспечения надлежащего хранения. За отсутствие таких документов налоговые органы наложат штраф по статье 120 НК РФ. Получить его можно, например, если не предоставить «первичку», счета-фактуры, бухгалтерские регистры и так далее.
Указанной статьей предусмотрен штраф в размере 10 тыс. рублей, если отсутствуют документы за один налоговый период. При нарушении в течение нескольких периодов штраф составит 30 тыс. рублей. Если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база, штраф будет равен 20% от недоплаченной суммы налога, но не менее 40 тыс. рублей.
За утрату документов раньше срока или ненадлежащее хранение для должностных лиц предусмотрена административная ответственность. В соответствии со статьей 13.20 КоАП, налагается штраф от 300 до 500 рублей. Его могут выписать, если документы неправильно хранились, комплектовались, учитывались и использовались. Кроме того, руководящие лица могут быть привлечены к ответственности за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету по статье 15.11 КоАП. Здесь штрафы уже более существенные — от 5 до 10 тыс. рублей.
Правильное хранение бумаг — не только обязанность. Это соответствует интересам субъектов бизнеса. Ведь документы являются основанием для признания расходов с целью уменьшить налог на прибыль, произвести вычет НДС. Поэтому крайне важно закрепить правила хранения документов с учетом установленных сроков и всегда их придерживаться.
Источник: kontursverka.ru