Каждая организация обязана соблюдать сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов независимо от организационной формы и рода хозяйственной деятельности.
Ответственность за хранение налоговых регистров и прочей документации несет главбух или руководитель фирмы. Сроки хранения бухгалтерской документации, отчетности, первичных документов составляют не меньше 5 лет после отчетного года.
Хранятся 4 года налоговые сведения для расчета и оплаты налогов, а также документация подтверждающая доходы и затраты. Кроме того, 4 года подлежит сохранению электронная документация между банком и компанией. Но для отдельных случаев законом прописаны сроки хранения бухгалтерских документов и иной отчетности. Так, к примеру, срок хранения РСВ-1 ПФР – 6 лет.
Исключительные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов
| Тип документа | Период хранения, лет | |
| 1 | Налоговая отчетность, начисления по авансам налоговых платежей, справки по НДФЛ и прочие | 5 |
| 2 | Документация по выплате страховых взносов – листки нетрудоспособности, отчет РСВ-1 и т.д. | 6 |
| 3 | Кассовая документация | 5 |
| 3.1 | по выдаче зарплаты при отсутствии лицевых счетов | 75 |
| 4 | Первичная документация, доказывающая убыток налогоплательщика по налогу на прибыль, УСН («доходы – расходы»), ЕСХН, НДФЛ по сделкам с ценными бумагами. | Полный промежуток времени, в котором считается налогооблагаемая база на размер убытка |
| 5 | Документация, указывающая первоначальную стоимость основного средства | 4 с года начисления амортизации |
| 6 | Документы, на основании чего безнадежная задолженность дебиторов подлежит списанию (если срок исковой давности при хранении указанных документов заканчивался и возобновлялся, то период хранения продолжается) | 4 с признания безнадежности дебиторки |
| 7 | Документы, отражающие затраты на учебу работников за счет средств юридического лица | В ходе периода обучения и 1 год работы обучаемого сотрудника, но не меньше 4 лет |
| 8 | Бухгалтерская отчетность за отчетный год | На продолжение существования организации |
Порядок сохранения документации
Определив сроки хранения первичных бухгалтерских и налоговых документов, содержать их необходимо в отведенном помещении или закрытой мебели кабинета бухгалтера до сдачи в архив. В сейфах или шкафах с закрытым доступом содержатся бланки строгой отчетности.
Налоговая декларация 2022: Отвечаем на ваши вопросы
Сроки хранения документов.
При отсутствии подтверждающих документов для расчета налогов ФНС вправе выписать налогоплательщику штраф и пени за несоответствие условий сохранности. Кроме этого, юридические лица могут хранить документацию в электронном варианте, но обязательной деталью считается наличие электронной подписи.
Сколько лет хранится отчет налогоплательщика в налоговой и во внебюджетных фондах
Срок хранения налоговой отчетности утвержден приказом ФНС и составляет 5 лет. Отсчет для содержания устанавливается с 1 января нового года по прошествии отчетного срока. А срок хранения налоговых регистров, доказывающих обоснованность начисления вычетов по НДС, наступает с даты внесения последних сведений.
Срок хранения квартальной бюджетной отчетности установлен в течение 5 лет, а годовой – бессрочно, на протяжении существования организации. До 2017 года юридические лица и ИП сдавали отчет в ПФ и ФСС, на сегодня единую форму РСВ принимает и хранит ФНС в течение 5 лет, как налоговую отчетность. Но сроки хранения РСВ-1 по перечню страховых взносов (на пенсионное, социальное, медицинское страхование) равны 6 лет.
Сроки хранения бухгалтерских документов, регистров и отчетности регламентируется №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ».
При утере документации фирмы руководитель собирает комиссию, которая определяет факты пропажи или уничтожения (например, кража, чрезвычайный случай и т.д.). Во избежание разногласий с налоговой службой при расчете документацию лучше восстановить.
Источник: nalogobzor.info
Утверждены новые сроки хранения учетных документов компании
Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций. Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.
ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»
Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:
а) сводные годовые, годовые;
б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
а) до ликвидации организации;
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:
а) у аудируемого лица;
5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:
— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;
Журналы, базы данных учета:
б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей
а) постоянно (на усмотрение архива);
а) до ликвидации организации;
Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств
До ликвидации организации
5 лет при условии
Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.
Постоянно (на усмотрение архива).
Постоянно (на усмотрение архива)
Журналы, карточки, базы данных учета:
а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств;
а) до ликвидации организации;
Трудовые отношения
Организация труда и служебной деятельности
Документы (протоколы, акты, справки, сведения):
а) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации;
Журналы, книги учета:
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);
Кадровое обеспечение
Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет
Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления):
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;
б) о служебных проверках;
в) о направлении в командировку работников;
а, в) 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
а) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения;
Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда ‒ *50/75 лет;
*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
а) лиц, подлежащих воинскому учету;
в) прихода и ухода работников, местных командировок;
а) 3 года после увольнения;
*50/75 лет — если делопроизводство закончено до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет.
(1) — с возможностью частичного отбора для постоянного хранения.
Вступил в силу 18.02.2020
Официальный интернет-портал правовой информации:
www.pravo.gov.ru, 07.02.2020
Документ включен в СПС «КонсультантПлюс»
Источник: www.v2b.ru