Срок хранения отчетности ИП

Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет, какие бумаги и сколько лет нужно хранить.

Различные статьи законов и кодексов регулируют срок хранения тех или иных документов, связанных с предпринимательской деятельностью:

1. Бухгалтерские документы, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет. Эта обязанность прописана в п. 8 ст. 23 НК РФ.
2. Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет, как говорится в п. 1 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ.
3. Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), на основании ч. 12 Приказа №86 Минфина России, индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
4. Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет, на основании п. 8 ст. 28 Федерального закона №212-ФЗ.
5. Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу, на основании Приказа №558 Минкультуры России, должны храниться 75 лет. В перечне, изложенном в данном приказе, вы сможете узнать срок хранения документа по его типу.

Личные дела и карточки работников, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.

Наказание за нарушение сроков хранения документов (ИП/РФ)

Указанные сроки хранения документов относятся ко всем индивидуальным предпринимателям, включая тех, которые ликвидировали свою деятельность.

Где хранить документы

Место хранения документов индивидуальный предприниматель определяет сам. Это может быть часть офиса, отдельная комната (не подвал и не чердак) или сторонняя организация, занимающаяся архивированием (при большом количестве документации). В статьях 14 и 17 Федерального закона №125-ФЗ прописана обязанность предпринимателя соблюдать правила архивного дела, в том числе правила создания необходимых условий для размещения документов и их систематизации. Вы должны обеспечить сохранность самих бумажных носителей и их содержимого от внешних воздействий.

Если документы ИП утрачены или испорчены

Отсутствие у вас первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, счетов-фактур, а также неправильное отражение данных в финансовых документах в систематическом порядке (более двух раз за год) – это грубое нарушение, регламентируемое ст. 120 НК РФ. Штрафы в данном случае установлены от 10000 рублей.

Потерянные документы можно и нужно восстановить. Договоры, акты, товарные накладные вы можете запросить повторно у контрагентов. Если потерян учетный документ, то необходимо назначить расследование, возможно, с предоставлением справки о причине потери (потоп, кража, пожар) от соответствующей службы. Акт по результатам расследования отправляется с заявлением в свободной форме в налоговую инспекцию (ФНС) – там в свою очередь устанавливают сроки на восстановление бумаг.

Формат сроки хранения

Регистрационные документы ИП можно запросить в налоговой инспекции по отдельности каждый, подав заявление на выдачу дубликата и квитанцию об уплате госпошлины в размере 300 рублей.

За отсутствие первичных документов, регистров бухучета вы можете получить штраф в размере от 10000 рублей.

Хранящиеся документы по истечении срока архивирования можно утилизировать: сжечь или порезать на специальном оборудовании. Однако будьте предельно осторожны, чтобы случайно не уничтожить еще действующие или требующие хранения данные.

Закон не ограничивает индивидуального предпринимателя в перечне бумаг, которые можно архивировать. Если вам спокойно и удобно хранить все – храните, но не где вздумается, а в специальных местах, предназначенных для этого. Документы, надлежащим образом размещенные в архиве, как броня, защитят ваш бизнес в случае споров с налоговой инспекцией или контрагентами.

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, утратил силу 18 февраля 2020 г. в связи с принятием Приказа Минкультуры России от 17.12.2019 N 1964. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утвержден новый Перечень.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ <> В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона. К указанным перечням документов относятся: 1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России): — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв.

Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (до 18 февраля 2020 года — Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558); — Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182. Также см.

Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.

Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР 15.08.1988.

2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом; 3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв.

Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.

• Бухгалтерский учет и отчетность

• Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга
• Документы учетной политики
• Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней

• Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
• Путевые листы
• Документы о получении заработной платы, документы о выплате пособий
• Инвентаризационные описи
• Документы по основным средствам

• Общие вопросы
• Налоговые декларации
• Налог на добавленную стоимость
• Налог на доходы физических лиц
• Налог на прибыль организаций
• Упрощенная система налогообложения
• Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)
• Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции
• Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды
• Акцизы
• Налог на добычу полезных ископаемых
• Региональный инвестиционный проект

• Общие вопросы
• Документы по учету кадров
• Документы по учету рабочего времени
• Приказы по основной деятельности и кадровые приказы
• Должностные инструкции

• Азартные игры
• Аудиторская деятельность
• Банковское дело
• Банкротство
• Валютный контроль
• Внешнеэкономическая деятельность
• Гостиничный бизнес
• Деятельность на рынке ценных бумаг
• ЖКХ
• Инвестиционная деятельность
• Интернет
• Кадастровая деятельность
• Клиринговая деятельность
• Космическая деятельность
• Лотереи
• Медиация
• Медицина и фармацевтика

• 1. Медицинская документация
• 2. Фармацевтическая деятельность
• 3. Биомедицинские клеточные продукты

• 1. Общие вопросы
• 2. Использование и охрана недр
• 3. Использование, охрана, защита и воспроизводство лесов
• 4. Охрана атмосферного воздуха
• 5. Рыболовство

• 5.1. Общие вопросы
• 5.2. Азово-Черноморский рыбохозяйственный бассейн
• 5.3. Волжско-Каспийский рыбохозяйственный бассейн
• 5.4. Восточно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
• 5.5. Дальневосточный рыбохозяйственный бассейн
• 5.6. Западно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
• 5.7. Западный рыбохозяйственный бассейн
• 5.8. Северный рыбохозяйственный бассейн

• 1. Общие вопросы
• 2. Нефтяная и газовая промышленность
• 3. Угольная промышленность
• 4. Машиностроение и металлообработка
• 5. Пищевая промышленность
• 6. Иные отрасли промышленности
• 7. Отходы промышленности. Вторичное сырье

• 1. Промышленная безопасность
• 2. Радиационная безопасность

• 1. Общие вопросы
• 2. Железнодорожный транспорт
• 3. Водный транспорт
• 4. Воздушный транспорт
• 5. Автомобильный и городской транспорт
• 6. Трубопроводный транспорт

Открыть полный текст документа

Источник: svprint34.ru

Изменение сроков хранения документов

Источник: ООО «Эксперт-Аудит» Для организаций и ИП с 18 февраля 2020 года вступают в силу изменения по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов (приказ Росархива от 20.12.2019 №236, в нем содержится полный список указанных документов). Сравнение сроков хранения до и после 18 февраля 2020 года представлены в таблице ниже.

Бухгалтерские документы

Наименование документов С 18 февраля 2020 года До 18 февраля 2020 года

Учетная политика и рабочий план счетов, годовая бухгалтерская и финансовая отчетность	5 лет	Постоянно – для годовой бухгалтерской отчетности; 5 лет – для учетной политики
Главная книга, журналы-ордера операций по счетам, оборотные ведомости, карточки, ведомости, инвентарные списки, кассовые книги и авансовые отчеты, банковские выписки	5 лет	5 лет
Справки, акты, переписка о недостачах, присвоениях и растратах	10 лет после возмещения ущерба	5 лет, часть документов нужно хранить постоянно
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы по зарплате и другим выплатам	6 лет, при отсутствии лицевых счетов работников – 50/75 лет	5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)

Налоговые документы

• 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года;
• 75 лет, если оформлены до 2003 года

Книги учета доходов и расходов на упрощенке

В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя

Кадровые документы

Наименование документов

С 18 февраля 2020 года

До 18 февраля 2020 года

Трудовые договоры, личные карточки работников

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Приказы о кадровых перемещениях

На руководителей – постоянно;

на сотрудников – 75 лет** либо 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже

Лицевые счета работников

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Источник: www.audit-it.ru

Увеличен срок хранения налоговых документов

С 17.03.2021 налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить регистры налогового учета, а также документы для расчета, удержания и уплаты налогов в течение 5 лет. Соответствующие изменения внесены в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ Федеральным законом от 17.02.2021 N 6-ФЗ.

Прежний срок хранения документов для исчисления налогов — 4 года, теперь же он сравняется с 5-летним сроком хранения бухгалтерских документов. А вот срок, в течение которого надо обеспечить сохранность документов, необходимых для расчета и уплаты страховых взносов, не изменился — он, как и прежде, составит 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Кроме того, введен дополнительный п. 5.1 в ст. 105.17 НК РФ, в соответствии с которым налогоплательщик, который обратился с заявлением о заключении соглашения о ценообразовании, обязан в течение 6 лет хранить данные бухгалтерского и налогового учета и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (а в ряде случаев (п. 7 ст. 105.17 НК РФ — 10 лет)).

И напоминаем, что отсутствие первички, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета — это грубое нарушение правил учета (ст. 120 НК РФ), за которое предусмотрены штрафы по ст. 15.11 КоАП РФ.

См. также:

• Как часто налоговые органы могут требовать документы по встречной проверке?
• Может ли налоговая запрашивать документы, если выездная проверка приостановлена?
• Какой порядок истребования информации относительно конкретной сделки?
• [06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Оцените публикацию
(Пока оценок нет)

Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете

Источник: buhexpert8.ru