В соответствии со ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Восстановление первичных документов. Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четко установленных правил, которые регламентируют порядок восстановления первичных документов в случае их
В ряде нормативных актов определены только сроки хранения первичных учетных документов. Законодательством не установлено, что должна сделать организация в случае утраты документов по не зависящим от нее причинам. В Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 руководителю организации рекомендуется в случае пропажи или гибели первичных документов:
назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов, для участия в которой по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора;
Правила хранения бухгалтерских документов
предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно получить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.
Но не всегда можно получить дубликаты всех утраченных документов, например, при наличии большого числа контрагентов, в силу отсутствия поставщиков (покупателей) по ранее известным адресам либо по причине отсутствия таких контактов. Таким образом, по объективным причинам организация не сможет восстановить все утраченные первичные документы.
Все документы после обработки и использования для бухгалтерских записей хранятся в порядке, установленном нормативным актом о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйствующих субъектов (организаций).
Документы хранятся в специальных архивах – текущих и постоянных. В текущем активе, находящемся в помещении бухгалтерии, хранятся документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии. В постоянном архиве, находящемся в специально оборудованном помещении, хранятся в хронологическом порядке и по видам документы, отчеты прошлых лет под ответственностью главного бухгалтера или лица, им на то уполномоченного.
Выдача дел из бухгалтерского (текущего) архива другим структурным частям данного предприятия производится только по разрешению главного бухгалтера.
Срок хранения документов в бухгалтерском архиве, а также порядок передачи их по истечении этих сроков в общий (постоянный) архив предприятия (субъекта) осуществляется действующими нормативными актами утвержденными в установленном порядке.
| Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов и учетных регистров |
| Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в сроки, позволяющие использовать содержащуюся в них информацию наиболее эффективно при принятии решений. Порядок движения документов устанавливается специальным графиком, называемым документооборотом. Документооборот – это время движения первичных документов от момента их создания до сдачи в архив. График документооборота разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на предприятии и утверждаемой приказом руководителя. График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров, самих работников бухгалтерии), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления баланса и отчетности. После сдачи годового отчета все документы, относящиеся к отчетному году, должны быть соответствующим образом подготовлены и сданы в архив, так как через неопределенное время может возникнуть необходимость обратиться к их информации. Однородные первичные документы должны формироваться в отдельные дела – папки. При этом в дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При формировании вложений в дело необходимо соблюдать следующие требования: 1. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в разные папки. 2. Подлинники должны быть отделены от копий; годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных; в дело включают не более одного экземпляра каждого документа. 3. В дело группируются документы одного периода, месяца, квартала, года, кроме переходящих дел (личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). 4. При наличии в деле документов за несколько месяцев их помесячно разделяют листами бумаги с указанием месяца. 5. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. 6. Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. 7. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности: 7.1. Отчет или пояснительная записка; 7.2. Баланс с приложениями. 8. Лицевые счета сотрудников по оплате труда группируют в отдельное дело и располагают в хронологическом порядке по годам. 9. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологическом порядке: документ – ответ помещается за запросом. Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование предприятия, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения. Сроки и порядок хранения документов. Сроки и порядок определяются “Перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности предприятия с указанием сроков хранения материалов”, утвержденных главным архивным управлением СССР 03.12.1967г., и приведены ниже. Сроки хранения документов |
| № | Наименование документа | Срок хранения |
| 1 | Подтверждение сальдо по взаимным расчетам | 5 лет |
| 2 | Квартальные балансы и отчеты с пояснительными записками | 5 лет |
| 3 | Протоколы комиссий | 5 лет |
| 4 | Вспомогательные книги и картотеки учета | 5 лет |
| 5 | Контрольные книги, журналы, ведомости | 5 лет |
| 6 | Кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, авансовые отчеты | 5 лет |
| 7 | Журналы и книги регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, доверенностей, карточек складского учета и т.п. | 5 лет |
| 8 | Вспомогательные книги, не имеющие учетного характера (транспортные, грузовые, накладные и т.п.) | 5 лет |
| 9 | Оборотные накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам | 5 лет |
| 10 | Кассовые оправдательные документы | 5 лет |
| 11 | Реестры судов, исполнительные листы, ведомости и переписка по удержаниям из з/платы | 5 лет |
| 12 | Переписка с социальными фондами | 5 лет |
| 13 | Переписка о наложении и взыскании штрафов | 5 лет |
| 14 | Выписки банков с приложениями | 5 лет |
| 15 | Наряды на выполненные работы, табели учета рабочего времени и другие первичные документы, служащие основанием для начисления з/платы | 5 лет |
| 16 | Справки, представляемые в бухгалтерию на получение льгот по налогам | 5 лет |
| 17 | Акты сверки по взаимным расчетам | 5 лет |
| 18 | Акты проверки взимания налогов | 5 лет |
| 19 | Образцы подписей | 5 лет |
| 20 | Договоры и соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые) | 5 лет |
| 21 | Материалы инвентаризации имущественно материальных ценностей | 5 лет |
| 22 | Приходные и расходные ордера, квитанции по учету ТМЦ | 5 лет |
| 23 | Главные книги и ж/о | 5 лет |
| 24 | Акты документальных проверок финансово-хозяйственной деятельности предприятий и приложения к ним | 5 лет |
| 25 | Годовые балансы и отчеты предприятий | 10 лет |
| 26 | Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками | 10 лет |
| 27 | Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бух. балансов и отчетов | 10 лет |
| 28 | Результаты и документы инвентаризации (сличительные ведомости, инвентаризационные описи, протоколы заседаний, акты) зданий и сооружений | 10 лет |
| 29 | Технические паспорта объектов ОС хранятся до списания с баланса | – |
| 30 | Книги и картотеки по учету ОС | 10 лет |
| 31 | Лицевые счета, книги по расчету з/платы (расчетные ведомости). Они в обязательном порядке передаются в архив при прекращении деятельности предприятия. (В – возраст лиц на момент выхода на пенсию) | 75 – В |
Исправление ошибок в первичных документах
1. Банковские документы и кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера).
Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).
При обнаружении ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.
Испорченные или неправильно заполненные кассовые документы не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны
2. Остальные первичные документы.
В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Правила внесения исправлений в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских):
· зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
· нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре;
· над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;
· на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ (п.5 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также проставляется дата исправления. При необходимости подписи заверяются печатью организации;
· если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операции.
Не допускаются помарки, подчистки или применение корректирующей жидкости («штрих») для закрашивания ошибочного текста.
Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок. После внесения исправлений в первичные документы, вносятся исправления в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.
Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься во внимание.
За выпиской некоторых учетных документов устанавливается специальный контроль путем заполнения корешков чеков, квитанций ордеров, выписки документов под копирку. Этот контроль осуществляется с целью не допустить совершения неправильных и незаконных операций, предотвратить по возможности случаи растрат, хищений и других злоупотреблений должностными лицами.
Сущность Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации
Норма закона
С 1 января 2014 года вступает в силу новый закон «О бухгалтерском учете» (ФЗ-№402 от 06.12.2011), а это значит, что теперь все организации должны вести бухгалтерский учет (включая те, который применяют УСН). При этом представители малого и среднего бизнеса могут заниматься этим самостоятельно (вести учет разрешено руководителям/ ИП), а если предприятие выходит за рамки среднего бизнеса, руководитель обязан возложить ведение учета на главного бухгалтера или заключить договор со специализированной компанией, которая предоставляет услуги ведения бухгалтерского учета. А раз необходимо вести бухгалтерский учет, то нужно изучить План счетов бухгалтерского учета и Инструкцию по его применению.
Что такое План счетов?
План счетов– это перечень счетов, которые отражают и группируют всю информацию о хозяйственной деятельности организации. План счетов, по сути, схема регистрации хозяйственных и финансовых операций в бухгалтерском учете. Он содержит номера и наименования синтетических счетов (счетов первого порядка), аналитических счетов/субсчетов (счетов второго порядка). Сегодня план счетов применяют организации всех форм собственности, в которых учет ведется методом двойной записи.
План счетов бухгалтерского учета предусматривает 99 синтетических счетов, имеющих двузначный шифр от 01 до 99, из которых используется шестьдесят, а остальные остаются свободными. Кроме того, в плане счетов имеются субсчета (их нумерация осуществляется в пределах одного счета, к которому они относятся, и добавляется к шифру счета), а также забалансовые счета (они нумеруются тремя знаками – 001-011).
Синтетические счета делятся на восемь разделов:
· внеоборотные активы: основные средства (01), амортизация основных средств (02), доходные вложения и материальные ценности (03), нематериальные активы (04), амортизация нематериальных активов (05), оборудование к установке (07), вложения во внеоборотные активы (08);
· производственные запасы: материалы (10), животные на выращивании и откормке (11, 12, 13), резервы под снижением стоимости материальных ценностей (14), заготовление и приобретение материальных ценностей (15, 16),отклонение в стоимости материальных ценностей (17, 18), налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям (19);
· затраты на производство: основное производство (20), полуфабрикаты собственного производства (21, 22), вспомогательные производства (23, 24), общепроизводственные расходы (25), общехозяйственные расходы (26, 27), брак в производстве (28), обслуживающие производства и хозяйства 29 -39);
· готовая продукция и товары: выпуск продукции/работ/услуг (40), товары (41), торговая наценка (42), готовая продукция (43), расходы на продажу (44), товары отгруженные (45), выполненные этапы по незавершенным работам (46 – 49);
· денежные средства: касса (50), расчетные счета (51), валютные счета (52 — 54), специальные счета в банках (55, 56), переводы в пути (57), финансовые вложения (58), резервы под обесценение вложений в ценные бумаги (59);
· расчеты: расчеты с поставщиками и подрядчиками (60, 61), расчеты с покупателями и заказчиками (62), резервы по сомнительным долгам (63-65), расчеты по краткосрочным кредитам и займам (66), расчеты по долгосрочным кредитам и займам (67), расчеты по налогам и сборам (68), расчеты по социальному страхованию и обеспечению (69), расчеты с персоналом по оплате труда (70), расчеты с подотчетными лицами (71), расчеты по прочим операциям (72-73), расчеты с учредителями (74, 75), расчеты с дебиторами и кредиторами (76, 77), внутрихозяйственные расчеты (78, 79);
· капитал: уставной капитал (80), собственные акции или их доли (81), резервный капитал (82), добавочный капитал (83), нераспределенная прибыль или непокрытые убытки (84, 85), целевое финансирование (86-89);
· финансовые результаты: продажи (90), прочие расходы и доходы (91-93), недостачи и потеря от порчи ценностей (94, 95), резервы предстоящих расходов (96), расходы будущих периодов (97), доходы будущих периодов (98), прибыли и убытки (99).
Забалансовые счета включают: арендованные основные средства (001), товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение (002), материалы, принятые в переработку, товары, принятые на комиссию (003), оборудование, принятое для монтажа (004), бланки строгой отчетности (005), списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов (006), обеспечения обязательств и платежей полученные (007), обеспечения обязательств и платежей выданные (008), износ основных средств, основные средства, сданные в аренду (010, 010, 011).
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Сроки хранения бухгалтерских документов
Хранение первичной документации, отчетности и регистров в течение определенного промежутка времени – это требование действующего законодательства.
Оно означает, что в пределах указанного срока должен быть обеспечен доступ к документам и возможность их полноценного использования при необходимости.
Какие документы требуют обязательного хранения?
Документы, требующие обязательного хранения, условно можно разделить, на документы:
- которые находятся в работе в течение отчетного года;
- какие всегда необходимы в работе, несмотря на то, что ими ежедневно не пользуются.
К первой группе документов относятся:
- первичная документация и регистры по всем направлениям учета – по учету основных фондов, материальных запасов, оплате труда, и т.д. Причем, к данной группе документов относятся формы, заполненные как на самом предприятии, так и полученные им от поставщиков (подрядчиков и прочих лиц);
- отчетность. Эта группа документов включает в себя налоговые декларации и расчеты, бухгалтерскую и статистическую отчетность, и расчеты по взносам во внебюджетные фонды. Сюда также относятся аудиторские заключения;
- учетная политика и иные документы, которые содержат в себе сведения об организации и порядке ведения кадрового, бухгалтерского и иного учета на предприятии, включая средства для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронных подписей.
Хранить документы, относящиеся к первой группе, необходимо:
- для целей бухучета (статья 29, закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ) – не менее пяти лет с окончания отчетного года или года, в котором указанные документы использовались последний раз;
- для целей налогового учета (статья 23, Налоговый кодекс РФ) – на срок не меньше 4х лет. При этом Кодексом могут быть установлены и более длительные сроки хранения. Например, участник инвестиционного проекта субъекта РФ обязан хранить все документы в течение 6-ти лет. А для подтверждения суммы понесенного убытка – на весь срок, в течение которого с его помощью уменьшается налоговая база и который может исчисляться не одним – двумя годами.
Ко второй группе относятся документы, которые подлежат хранению на предприятии в течение всего срока его деятельности. В частности, для ООО в законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ предусмотрен следующий список обязательной к постоянному хранению на предприятии документации:
- регистрационные документы, включая протокол учредительного собрания (решение) о создании компании;
- документы, подтверждающие право собственности на находящееся на балансе фирмы имущество;
- протоколы, оформляющие проведенные собрания учредителей и иных лиц;
- документы о выпуске ценных бумаг;
- положения об обособленных подразделениях предприятия;
- списки аффилированных лиц;
- заключения различных контролирующих органов по тем или иным вопросам деятельности предприятия (по проведенным проверкам, и т.д.);
- и иные документы, какие должны быть в наличии у предприятия в соответствии с действующими законодательными нормами.
Сколько должны храниться бухгалтерские документы?
Общий срок хранения любых бухгалтерских документов – не менее чем 5-ть лет.
Но в ряде случаев он может быть и значительно больше. Сводная таблица со сроками хранения представлена ниже.
| Первичная документация, бухгалтерские регистры, отчетность и заключения аудиторов по ней, учетная политика и иная документация по организации и ведению на предприятии учета | С учетом сроков, установленных в Правилах по архивному делу, но не меньше чем пять лет |
| Инвентарные карточки по выбывшим основным фондам | В течение срока, который установлен руководителем предприятия с учетом архивных Правил, но не менее пятилетнего срока |
| Копии документов или их корешки, которые подтверждают принятие предприятием наличных средств, в том числе и при расчетах платежными картами | Не меньше пяти лет |
| Документация о выпуске, приобретении, техобслуживании, регистрации и вводе в эксплуатацию кассовой техники. ЭКЛЗ и иные фискальные накопители | Не менее 5-ти лет с даты окончательного применения указанных документов |
| Контрольные ленты, журналы кассира-операциониста и иные документы, которыми подтверждаются произведенные наличные расчеты с покупателями | В течение сроков, какие установлены для первичной документации, но не меньше пяти лет |
| Паспорт на кассовую технику | На весь срок действия Паспорта |
| Книга, в которой учитывается движение трудовых книжек. Книга, предназначенная для учета пустых бланков трудовых книжек | Хранится 50-т лет. Но в случае ликвидации фирмы при сдаче кадровых документов — 75 лет |
| График с отпусками | один год |
| Положения: — о системе обучения, действующей в компании; — об аттестации сотрудников. | Постоянно |
| Трудовые соглашения. Приказы: — о приеме на работу; — о переводе сотрудника на иную работу; — об увольнении. Заявления сотрудников на отпуска без сохранения зарплаты. Личные карточки персонала. | 75 лет |
| Должностные инструкции | Постоянно |
| Приказы о предоставлении отпусков | пять лет |
| Трудовые книжки | Пока сотрудник работает. В случае если есть книжки невостребованные, то не меньше 50-ти лет с последующей их сдачей в архив |
| Договоры на полную материальную ответственность сотрудников | 5 лет |
| Книги, в которых учитываются приказы: | |
| — по основной деятельности; | 5-ть лет |
| — о приеме сотрудника на работу; | 75-т лет |
| — об увольнении сотрудников; | 75 лет |
| — о предоставлении работникам отпусков. | 50 лет |
| Журнал регистрации командировочных удостоверений | 5 лет |
| Табель учета рабочего времени. График сменности (при сменном режиме работы). | 1 год |
| Списки занятых на вредном производстве. Наряды и табели по сотрудникам с вредными профессиями | 75 лет |
| Инструкции, содержащие положения об охране труда | Хранить постоянно |
| Акты о несчастных случаях | 45 лет |
| Журнал по инструктажу по технике безопасности | 10 лет |
| Журнал по прохождению сотрудниками обязательной медкомиссии | 5 лет |
Несмотря на то, что в данном списке значительную часть составляют кадровые документы, они являются неотъемлемой часть бухгалтерского учета. На их основании происходит начисление оплаты труда и компенсационных выплат, больничных листов и вознаграждений, а также налога на доходы, страховых взносов и разнообразных пособий.
О сроках хранения отчетной документации рассказано в следующем видео сюжете:
- для регистрации ИП
- регистрации ООО
- Ведение бухгалтерии для ИП
- Ведение бухгалтерии для ООО
Порядок и место хранения
Чтобы организовать хранение документов, предприятие может:
- либо обратиться к услугам специальной архивной организации;
- либо создать собственный архив. Это разрешено ст.13 закона «Об архивном деле» №125-ФЗ от 22.10.04г.
Создавая собственный архив, предприятие должно под эти цели выделить отдельное помещение и оборудовать его стеллажами, полками или глухими шкафами. При наличии в данном помещении окон их необходимо зашторить или иным образом затенить, чтобы исключить попадание солнечного света на документы, приводящее к их выцветанию.
Кроме того, нужно собственное архивное помещение оборудовать защитой от несанкционированного доступа и от пожаров – металлической входной дверью, решетками на окнах и сигнализацией.
Для организации быстрого поиска нужных документов следует разработать номенклатуру дел.
В случае передачи дел для их хранения у специализированной структуры, необходимо выбирать организацию, которая оснащена современным оборудованием и всеми условиями для длительного хранения документов, включая наличие противопожарной сигнализации и систем контроля доступа.
Что касается документов о регистрации организации, ее Устав и иные аналогичные документы, они обычно хранятся у руководителя организации в подлинниках и в сейфе. А их копии – в бухгалтерии.
Трудовые книжки сотрудников предприятия, их пустые бланки и вкладыши к ним должны находиться всегда в кадровой службе или в бухгалтерии, если на нее возложено кадровое делопроизводство. При этом трудовые книжки хранятся всегда в сейфе.
Стоит отметить, что документы в электронной форме должны быть защищены от несанкционированного внесения в них каких-либо изменений и одновременно их хранение должно обеспечивать возможность создания при необходимости копии на бумажном носителе.
Передача документации в архив
В архив передаются документы для длительного (больше 10 лет) и постоянного хранения.
Передача данных материалов в архив осуществляется по графику, который утвержден руководителем организации в приказе о формировании архива.
В этом же приказе назначается лицо, ответственное за ведение архива, и утверждаются правила:
- сдачи в архив документов и их выдачи;
- ведения архива;
- уничтожения документов, у которых срок хранения истек;
- организации мероприятий для сохранности архивных дел.
Все документы в архив принимаются только в виде подлинников, а при их отсутствии – в виде заверенных копий. Передаваемые документы должны быть сброшюрованы по какому-либо признаку, подшиты, а на обложке их дела ставится идентифицирующая информация, в частности:
- год исполнения документов;
- область учета;
- порядковые №№;
- период, за который сформированы регистры и первичные документы;
- вид подшитых документов;
- количество подшитых листов, и т.д.
Что касается сдачи в архив документов в электронной форме, то данный порядок утверждается в Приказе руководителя об архиве организации отдельно. Но обычно указанные документы предварительно дублируют на другие носители.
Пример хранения бухгалтерской документации представлен в следующем видеосюжете:
Что делать в случае утраты
Документы могут быть потеряны либо из-за стихийного бедствия, либо в результате действий третьих лиц или собственных сотрудников. Но в любом случае потребуется подтверждение факта утраты соответствующими органами. Это могут быть правоохранительные структуры (если документы похищены), или органы пожарного надзора (если документы сгорели), и т.д.
При обнаружении гибели или пропажи документации руководитель организации своим приказом должен сформировать комиссию для выяснения причин выявленного факта. Если это необходимо, то для участия в расследовании могут быть приглашены представители охранной компании, пожарной или следственной структуры.
По итогам внутреннего расследования составляется акт в произвольной форме с изложением всех фактов. Данный акт становится оправданием отсутствия документов в случае их запроса контролирующими органами.
Что делать с документами, если истек их срок хранения?
Прежде чем уничтожить документацию потребуется проведение экспертизы ее ценности. Для этой цели на предприятии приказом руководителя создается постоянная комиссия. В нее должны входить специалисты, которые способны дать квалифицированную оценку необходимости уничтожения тех или иных документов.
Именно эта комиссия принимает решение по поводу уничтожения документов, если по сроку их можно более не хранить. Их уничтожение производится с составлением в произвольной форме акта, у которого должны быть обязательные реквизиты первичного документа и который необходимо утвердить Учетной политикой предприятия.
Перед уничтожением должна быть проведена инвентаризация документов за определенный период. Без этой процедуры уничтожать документацию нельзя.
Если нарушены правила хранения?
Ответственность за это нарушение бывает налоговая и административная, в частности:
- должностные лица могут быть наказаны, если они не хранят документы в течение законного срока, от 5 тыс. до 10 тысяч рублей. Если данное нарушение будет выявлено повторно – 10-20 тысяч рублей или дисквалификация на 1-2 года (КоАП РФ, ст.15.11);
- организация за те же деяния может быть наказана на 10 тыс.рублей, а в случае неоднократного нарушения – на 30 тысяч рублей (Налоговый кодекс РФ, ст.120).
О наказаниях за данные нарушения смотрите в следующем видео материале:
Источник: www.delasuper.ru
Сколько хранить первичные документы ИП
Каждый предприниматель должен знать, сколько лет нужно хранить первичные документы — это обеспечит правильное ведение бухгалтерского учета и избежание проблем при налоговых проверках. В данной статье мы поговорим об общих правилах и сроках хранения первичных документов для индивидуальных предпринимателей (ИП).
- Нужно ли ИП хранить первичные документы
- Какие первичные документы нужно сохранять
- Сколько лет нужно хранить первичку
- Полезные советы и выводы
Нужно ли ИП хранить первичные документы
Да, ИП обязан хранить первичные учетные документы в соответствии со статьей 29 Федерального закона № 402-ФЗ. Первичная документация — это любые документы, которые отражают хозяйственные операции, проводимые ИП.
Какие первичные документы нужно сохранять
ИП должен сохранять следующие первичные документы в течение 5 лет:
- Договоры, акты выполненных работ, накладные, чеки, БСО и другие документы, отражающие проведение хозяйственной операции.
- Документы, связанные с учетной политикой, включая учетные регистры, описи, реестры, отчеты и др.
- Результаты проведения инвентаризации.
- Банковские и кассовые документы.
Годовую бухгалтерскую отчетность необходимо хранить постоянно, что было определено в Приказе Росархива № 236.
Сколько лет нужно хранить первичку
Согласно статье 29 Федерального закона № 402-ФЗ, первичные учетные документы должны храниться не менее 5 лет. Однако, в соответствии с последними поправками к статье 23 Налогового кодекса РФ (Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ), налоговые документы также должны храниться не менее 5 лет.
Полезные советы и выводы
- Храните первичные документы в соответствии с установленными нормами, это сэкономит вам время и избавит от недоразумений в случае налоговой проверки.
- Перед тем, как избавиться от старых документов, убедитесь, что срок их хранения истек — это может спасти вас от потенциальных проблем.
- Используйте современные технологии для хранения и управления бухгалтерской документацией — это может значительно упростить ведение учета и обеспечить более быстрый и точный доступ к необходимой информации.
Какой срок действия у сертификатов
Сертификат — это документ, который подтверждает соответствие товаров определенным стандартам и требованиям безопасности и качества. Срок действия сертификата зависит от срока годности товаров, на которые он выдается. Если срок годности товара не указан, то сертификат будет действителен в течение трех лет.
Сертификат является неотъемлемой частью коммерческой деятельности, так как позволяет клиенту быть уверенным в качестве приобретаемого товара. Использование сертификата от квалифицированных организаций помогает защитить права потребителей и улучшить репутацию компании. Поэтому, владельцы бизнеса должны следить за сроком и качеством своих товаров, чтобы успешно проходить сертификацию и вносить на рынок только безопасные и качественные товары.
Как долго хранится загранпаспорт в МФЦ
Готовый загранпаспорт может быть хранен в органах МФЦ в России в течение 3 лет. В то же время, если гражданин России получает загранпаспорт в российском консульстве за границей, срок хранения снижается до 1 года. После истечения указанного срока паспорт уничтожается в соответствии с законодательством.
Оформление загранпаспорта — важный этап для тех, кто любит путешествовать или ездить за границу по работе. Важно помнить, что его следует получать заранее, так как процедура оформления может занять некоторое время. Кроме того, следует также учитывать, что период его хранения имеет ограничения и чтобы не возникло неудобств, следует получить его заблаговременно и заботиться о сохранности.
Сколько хранится сертификат
Сертификаты соответствия и удостоверения качества являются обязательной частью документации на поставку товаров. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», такие документы должны храниться в течение 5 лет. Это означает, что на протяжении этого времени они обязательно должны храниться в организации, осуществляющей поставку товаров, и доступны для проверки со стороны государственных органов. Сертификаты соответствия и удостоверения качества подтверждают соответствие товаров определенным стандартам и параметрам качества, а также свидетельствуют о том, что товары безопасны для использования. Поэтому упущение срока хранения указанных документов может повлечь за собой штрафные санкции и иные негативные последствия для компании, осуществляющей поставку товаров.
Сколько может храниться справка об отсутствии судимости
Справка об отсутствии судимости оформляется на бланке серии «А», а справка о наличии судимости — на бланке серии «Б». Существует общее правило, что корешки бланков данных серий хранятся в течение пяти лет. По истечении данного срока они обязательно уничтожаются с оформлением акта уничтожения.
Таким образом, после пяти лет с даты оформления справки она может считаться недействительной. Важно знать, что при использовании справки она также должна быть не старше полугода, иначе она не будет приниматься в установленном порядке, что будет означать, что она больше не действительна. Хранение данных о судимости — это неотъемлемый элемент создания банка данных России, который позволяет оптимизировать изъятие информации из архивов и улучшить условия ее пользования для граждан.
Индивидуальный предприниматель должен хранить все первичные документы, связанные с налоговой отчетностью, в течение пяти лет. Это правило обязательно установлено в Налоговом Кодексе РФ.
Первичные документы, которые должен хранить ИП, включают в себя различные счета, квитанции, договоры, кассовые чеки, счета-фактуры и другие документы, относящиеся к расходам и доходам предприятия.
Хранение первичных документов в течение пяти лет необходимо для подтверждения налоговой отчетности в случае проверки налоговой инспекцией. Если ИП не соблюдает этого правила, то он может быть подвержен штрафам и административной ответственности.
Поэтому, чтобы избежать нежелательных последствий, индивидуальный предприниматель должен внимательно относиться к хранению первичных документов и следить за своевременным их обновлением и учетом.
Источник: mfcy.ru