Срок хранения первичных документов при УСН

Регистрируя ИП, человек создаёт хозяйствующий субъект, как если бы это была отдельная организация. Это означает, что ему придется вести много документации, которую нужно будет как-то систематизировать, подшивать в дела, хранить определённое время. Вопросами элементарного делопроизводства бизнесмену пренебрегать не стоит. Он хоть и не является крупным юридическим лицом со сложной структурой, ему нужно позаботиться о правильном хранении документов, чтобы все бумаги были в порядке, ведь некоторые из них следует хранить 75 лет.

Виды документов

Некоторые предприниматели считают, что, так как они не являются юридическими лицами, и для них предусмотрены послабления и упрощения, такие как отсутствие обязательного бухучёта, то вести и содержать в порядке другие бумаги они не обязаны. На самом деле, это не так, потому что в ст. 17 закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» прописана обязанность организаций, в том числе ИП, организовать должное комплектование и хранения важных документов бизнесмена.

Формат сроки хранения

Разберёмся, какие документы, связанные с бизнес-деятельностью, относятся к важным бумагам, которые предприниматель должен хранить под рукой:

регистрационные;
учетные;
разрешительная документация;
отчётные (налоговая, бухгалтерская, статистическая отчётность, отчёты в фонды);
кадровые;
документы по хозяйственной деятельности (договоры, кассовые, первичные документы).

Работа ИП начинается с регистрации в налоговой. Поэтому статус хозяйствующего субъекта необходимо подкреплять такими бумагами, как:

статистические коды;
лист записи ЕГРИП.

Внимание! С начала 2017 года свидетельство ОГРН и ИНН при постановке на учёт ИП уже не выдают. Однако бизнесмены, которые регистрировались в более ранние периоды, должны бережно хранить оригиналы выданных налоговой бланков.

После постановки на налоговый учёт бизнесмену следует позаботиться о лицензировании своей деятельности, если того требует вид планируемых работ или услуг. В отдельных делах нужно будет хранить оригиналы всех видов разрешительной документации:

лицензий;
допусков;
разрешений;
сертификатов соответствия и качества;
уведомлений о начале деятельности.

В процессе деятельности коммерсанту на упрощенке придётся вести учёт поступивших и израсходованных средств. Ведением Книги учёта доходов и расходов (КУДиР) ограничивается для него весь обязательный бухучёт (на ЕНВД и этого можно не делать). Что касается собственной налоговой отчётности, то её придётся хранить большинству ИП, кроме приобретателей патента, так как они не предоставляют декларации.

Ещё одним важным видом документации для бизнесмена является первичка:

счета-фактуры;
квитанции, чеки;
закупочные документы;
накладные;
документы ККТ (ордера, карточки регистрации, журналы, фискальные накопители).

Поскольку первичный документ является первоисточником хозяйственной операции, фиксирует её совершение, комплектовать и хранить первичку в делах крайне важно. Формировать отдельно от первичных документов нужно также все хозяйственные договоры, соглашения, контракты, акты о приёмке выполненных работ. Они служат основанием для подтверждения связи контрагентов, подрядчиков, поставщиков и клиентов, покупателей и продавцов.

Хранение документов

Если коммерсант расширяет свой бизнес, он нанимает сотрудников в помощь, так как уже не справляется с работой в одиночку. Выступить в роли работодателя —для ИП это серьёзный шаг. Усложняется не только состав его отчётности, но и появляются кадровые документы:

трудовые договоры;
трудовые книжки;
лицевые счета начисления заработной платы;
штатные расписания;
приказы по личному составу;
графики отпусков;
должностные регламенты и инструкции;
личные карточки форты Т-2;
табеля учёта рабочего времени;
книги, журналы учёта (инструктажей, трудовых договоров, приказов, личных дел и т. д.).

В своей работе современные бухгалтеры и кадровики уже давно применяются специальные программы: 1С, ДКС, Контур. Поэтому часть документации формируется в электронном виде. Контролирующие органы, в частности, налоговые инспекции, стимулируют налогоплательщиков налаживать электронный документооборот, а значит, некоторые документы можно даже не печатать на бумаге. Из-за этого часто возникают вопросы, сколько нужно хранить документы в электронном виде, или их можно сразу удалять? Закон не разделяет бумажные и электронные типы документов, поэтому срок хранения у них одинаков.

Место хранения

Не все документы, образующиеся в бизнесе, имеют важное историческое значение и длительные сроки хранения. Однако, например, кадровую документацию нужно хранить 75 лет, поэтому одной из задач ИП является обеспечение сохранности столь важных бумаг. Когда таких документов немного, их удобно хранить в несгораемом сейфе. Самыми часто запрашиваемыми документами считаются бумаги по госрегистрации ИП и первичка. Их лучше всегда держать под рукой и не убирать далеко.

Бывшие предприниматели часто интересуются, где и сколько времени хранить бумаги после закрытия бизнес-проекта? Некоторые считают, что снятие с налогового учёта является поводом для уничтожения всех бумаг. Не стоит верить в это заблуждение, так как коммерсанта имеют право проверить в течение трёх лет после прекращения деятельности, поэтому все документы должны быть в порядке. Документы с истёкшим сроком хранения после прохождения проверочных мероприятий можно уничтожить путём сжигания или измельчения, оформив это специальным актом.

В соответствии с п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ, если предприниматель завершил деятельность, в том числе в результате банкротства, вся документация с не истёкшим сроком хранения должна быть передана в муниципальный архив. Речь идёт о документах, включённых в состав Архивного фонда, таких как приказы по личному составу, личные дела и карточки сотрудников, штатные расписания и структура, приказы по основной деятельности, лицевые счета по зарплате.

Хранение документов ИП

Сроки

Представитель малого бизнеса склонен оптимизировать работу персонала, поэтому редко можно встретить в штате небольшого предприятия архивариуса. Обычно обязанности ведения делопроизводства и архива возлагаются на кадровика, бухгалтера или секретаря. Такой сотрудник должен обладать элементарными знаниями о сроках хранения различных групп документов. Для удобства эти данные представлены в таблице:

Срок храненияПостоянно75 лет5 летменее 5 лет

Вид
документов

Регистрационные.
-Разрешительные.
-Годовые отчёты.
-КУДиР на УСН.
-Приказы по основной деятельности.
-Штатное расписание, структура.

Личные дела и карточки сотрудников.
-Лицевые счета начисления зарплаты.
-Трудовые договоры.
-Приказы по личному составу.
-Регистры кадрового учёта.

Первичные документы.
-Квартальные отчёты.
-Переписка.
-Хозяйственные договоры.
-Налоговые декларации.
-Кассовые документы.
-Больничные листы.
-Заявления на отпуск.

Месячные отчёты.
-Проекты приказов.

Важно! Отсчёт 5-летнего срока первички начинается не с даты составления самого документа, а начиная с нового отчётного года. Например, срок хранения накладной, составленной 05.05.2018, истекает только 1 января 2024 года.

Ответственность

Предприниматель, который занимается коммерцией уже долгое время, и, тем более, имеет штат сотрудников, должен периодически проверять наличие и состояние дел, имеющих длительный срок хранения. Важно не только найти дело в наличии, нужно ещё правильно его оформить: прошить, пронумеровать страницы, наклеить обложку, поставить номенклатурный номер, если есть.

За отсутствие нужной документации бизнесмен и должностные лица у него в штате могут быть привлечены к административной ответственности в виде штрафов. В соответствии со ст. 13.20 КоАП за нарушение правил хранения, комплектования и учёта архивных документов бизнесмену могут выписать штраф от 100 до 300 рублей, а должностным лицам от 300 до 500 рублей. Более серьёзные штрафы предусмотрены за отсутствие первичной документации. Если коммерсант не сможет подтвердить свои расходы документально, налоговый орган примет это за занижение налоговой базы, и наложит штрафные санкции до 40 тысяч рублей.

Сроки хранения документов в 2021 году: таблицы и шпаргалки на скачивание

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

О чем вы узнаете:

Какие изменения произошли в сроках?
Зачем нужен перечень сроков хранения?
Типовой перечень сроков хранения документов 2021 года
Локальный акт о сроках хранения документов в 2021 году
Сроки для бухгалтерских документов
Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов
Кадры: сроки хранения документов в 2021 году
Как определить сроки хранения документов в 2021 году
Как поступить, если срок вышел?
Штрафы за нарушение сроков

Все компании обязаны хранить большую часть бумажных документов. Таковы правила действующего законодательства. При этом у каждого вида документа есть свой срок, и он довольно внушительный. В текущем году сроки снова изменились. В нашем материале мы подробно расскажем, сколько необходимо хранить документы и какие штрафы грозят, если этого не делать.

Какие изменения произошли в сроках?

Для начала объясним, почему же они поменялись. В налоговом кодексе указано, что это было необходимо для грамотного исчисления и уплаты налогов предпринимателями. Сегодня законопроект с новыми сроками уже на рассмотрении в Совете Федерации. Если он будет одобрен, то общий срок хранения налоговых документов станет пять лет. Сейчас он составляет четыре года.

Хранить бумаги, касающиеся страховых взносов, стоит так же, как и прежде.

Для каждого вида документа есть свой срок, и прописан он в нормативных актах, например, как в постановлении правительства № 1137. Главное помнить, что указанный в акте срок может отличаться от общего срока, установленного НК. Каждый предприниматель, если он, конечно, не хочет платить штраф, должен хранить бумажные документы максимальный срок. Это поможет избежать многих проблем.

Сегодня один из самых популярных вопросов среди предпринимателей: “А каковы сроки хранения для электронных документов?”. И не зря, ведь многие компании чаще всего используют именно их. С точки зрения архивного законодательства, носитель информации не имеет значения, проще говоря, сроки одни и те же. Но есть один нюанс — вместе с электронным документом необходимо в обязательном порядке сохранять и цифровую подпись, которой он подписан.

Помощником в ведении всех видов отчетности станет программа от Класс365. Она упрощает заполнение документов, исключает ошибки и, кроме этого, помогает контролировать движение финансов в компании. Попробовать в действии полный функционал программы Класс365 для автоматизации бизнеса можно прямо сейчас >>

Зачем нужен перечень сроков хранения?

Главная цель — это показать лицам, которые отвечают за сохранность контролируемых формуляров, сколько времени обеспечивать:

наличие этих использованных бланков;
их защиту от несанкционированного изменения;
их физическую сохранность в неповрежденном и целостном виде.

Типовой перечень сроков хранения документов 2021 года

Основной типовой перечень — это список из приказа Росархива № 236. Именно в нем прописано, какие документы и сколько следует хранить. К этому списку имеется также инструкция по эксплуатации. Перечень представляет собой таблицу, где указаны названия документов и сроки хранения.

Все позиции, которые есть в перечне, в целях систематизации делятся на пронумерованные статьи. В них, в свою очередь, отмечены мелкие структурные и смысловые единицы. Приведем пример. Седьмая статья списка выделена под документацию в сфере трудовых отношений. Она делится на три группы: организация труда, нормирование и оплата труда, охрана труда.

Это заметно упрощает поиск по длинной и подробной таблице.

Локальный акт о сроках хранения документов в 2021 году

Для того, чтобы уточнить все правила по срокам хранения, принятым нашим правительством, внутри каждой компании должен быть свой нормативный акт. Чаще всего для этих целей применяют Положение об архиве. В нем подробно расписываются сроки, вид документа и т.д.

Контролировать правильность ведения документов вам поможет программа Класс365. В работе программа электронного документооборота ускорит согласование и утверждение документов, заполнит их автоматически на основе имеющейся базы данных. Воспользуйтесь плюсами программы Класс365 уже сегодня >>

Сроки для бухгалтерских документов: таблица

Подобные документы должны храниться в течение пяти лет после отчетного периода. Учетную же политику следует не трогать также на протяжении пяти лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности. Более подробные сроки приведены ниже.

Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов

Подобные бумаги хранить необходимо не менее четырех лет, согласно статье 23 НК РФ. Если предприниматель обязан составлять счета-фактуры, то их стоит хранить пять лет. Конкретные сроки по другим видам отчетности приведены в таблице.

Кадры: сроки хранения документов в 2021 году

Они считаются одними из самых важных в жизни каждой организации. Поэтому и сроки у подобных бумаг самые длительные. Если документ был оформлен после 2003 года, то трогать его запрещается 50 лет! Для более ранних — срок 75 лет.

Как определить сроки хранения документов в 2021 году

В таблицах приведены сроки хранения, но как понять, с какого моменты следует отсчитывать этот временной отрезок? Здесь все просто. Начальная дата — это 1 января года, идущего после того, в котором завершено соответствующее делопроизводство.

Программа для упрощения ведения отчетности от Класс365 обладает большим набором возможностей и решений для вашего бизнеса. Вы сможете автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, ускорить выписку документов и исключить возможные ошибки при заполнении. Попробуйте полную версию программы Класс365 для автоматизации работы прямо сейчас >>

Как поступить, если срок вышел?

Если срок хранения документов в организации вышел, то вы смело можете уничтожить бумаги. Но это не значит, что их можно просто разорвать и выбросить. Следует составить акт, в нем указать перечень утилизируемых документов. Далее эту бумагу подписывают члены комиссии, которую составляет и утверждает руководитель компании.

В нее, как правило, входят бухгалтеры, делопроизводители и кадровики. К акту необходимо приложить накладную, по которой документы передали на переработку. Акты храните в организации. Избавиться от документов можно так: передать на переработку, сжечь, измельчить шредером. Не забудьте в акте прописать способ, который вы выбрали.

Штрафы за нарушение сроков

С октября прошлого года года действуют новые штрафы за неправильное хранение документов. Да, кто-то скажет, что суммы не велики, тем более для целой компании. Но стоит понимать, что прежде всего вы портите репутацию своей организации перед контролирующим органом. Не удивляйтесь, если после случая нарушения вас будут проверять постоянно и дотошно.

Итак, если были выявлены нарушения в сроках хранения документов в организации, то ее руководителю не избежать штрафа в пределах от 500 рублей до 10 000 рублей. ИП придется заплатить сумму до 3 000 рублей, а должностному лицу — до 5 000 рублей. Прежние денежные взыскания не превышали 300 и 500 рублей.

Хранение документов — весьма ответственная работа, которую каждой компании нужно выполнять ответственно, ведь в подобных бумагах хранится важная информация о “жизни” организации, ее сотрудниках, налоговых выплатах и т.д. Скачивайте таблицы и всегда помните сроки хранения, тогда никакие штрафы и проверки не будут вам страшны.

Источник: class365.ru

Сроки и способы хранения документов

Как не запутаться в законодательстве, правилах и сроках хранения документов? Можно ли отказаться от громоздких архивов, или хранение огромного количества бумаг – неизбежная участь каждой компании? Об этом читайте в статье.

Основные документы компании разделяют на 3 группы.

Налоговый учет

К этой группе относят все документы, которые необходимы для расчета и уплаты налога в бюджет государства:

журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
книга продаж;
книга покупок;
дополнительные листы к книге продаж и книге покупок.

Минимальный срок хранения налоговых документов – 4 года с даты последней записи (пп.8 п.1 ст. 23 НК РФ).

Бухгалтерские документы

В эту категорию входят все первичные документы:

договоры;
акты;
накладные;
чеки;
бланки строгой отчетности;
кассовые и банковские документы;
учетная политика;
документы инвентаризации;
бухгалтерская отчетность.

Общий срок хранения бухгалтерских документов – 5 лет. Он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Согласно Приказу Минкультуры № 558, годовую бухгалтерскую отчетность необходимо хранить постоянно.

Кадровая документация

Рассмотрим сроки хранения таких документов на конкретных примерах.

Трудовые договоры, личные дела, аттестационные документы, а также документы, связанные с социальными выплатами и льготами, работодатель обязан хранить в течение 75 лет.
Документацию о переводе сотрудников на полный/сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени и документы о премировании сотрудников хранятся 5 лет.
Документы о дисциплине труда следует хранить 3 года.
Графики отпусков хранятся только 1 год.

Регулируется Приказом Минкультуры № 558. В приказе также приведен полный перечень всех документов с определением срока их хранения.

Ответственность и штрафы

Ответственность за ненадлежащее хранение документов несут как руководители, так и бухгалтеры. За организацию хранения всех видов документов предприятия в первую очередь отвечает руководитель, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, наряду с руководителем, несет ответственность и главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия (ст. 120 НК РФ).

Однако ответственность за хранение документов может быть возложена на любого сотрудника специальным постановлением внутри организации. Степень ответственности в таком случае определяет внутренний регламент предприятия (Федеральный закон от 21.12.2013 № 357-ФЗ).

Ответственность за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов может быть административной и налоговой. За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. Административный штраф в данном случае может назначаться как за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2 000-3 000 тыс. руб.), так и за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.).

Если же говорить о налоговой ответственности, то отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 10 000 до 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Более того, потребуется восстановление утраченных документов, а значит, придется заново запрашивать их у контрагентов. В противном случае при следующей проверке штраф придется платить снова и в большем размере.

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Где и как хранить документы?

Каждая компания вправе выбрать для себя оптимальный вариант хранения документов. Рассмотрим 5 распространенных способов с их преимуществами и недостатками.

В бумажном виде в офисе

Архив занимает много места.
Денежные затраты на аренду полезных площадей.
Документы могут потеряться либо не быть возвращенными в архив.
Подготовка к каждой проверке – трудоемкий, длительный процесс.
Временные затраты на поиск документов, раскрепление архивов, а потом их сшивание.

Передача архива на аутсорсинг в организацию, которая специализируется на хранении архивов

Освобождается место в офисе.
Экономия рабочего времени сотрудников.

Высокая стоимость услуг.
Нет оперативного доступа к нужным документам.
Подготовка документов к проверке осложняется удаленным расположением архива.

Переход на электронный документооборот (ЭДО)

Оперативный обмен юридически значимыми и другими документами с контролирующими органами и контрагентами.
Легкий поиск нужного документа в программе.
Сокращение затрат на бумагу до 70% и всех затрат компании на 2%.

Для передачи документов необходимо подключение к интернету.
Невозможен обмен с клиентами, у которых нет ЭДО.
Старые документы продолжают храниться в виде бумажного архива.

«Скан-Архив» – программа для ведения упорядоченного архива электронных копий документов в базе «1С»

Хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С».
Контроль над всем документооборотом компании.
Оперативный обмен документами с контролирующими органами и контрагентами.
Легкое внедрение.
Гибкая ценовая политика.

Затраты на оборудование (потоковый сканер).
Возможны затраты времени на оцифровку существующего бумажного архива.
Бумажные документы необходимо сохранять.

ЭДО + «Скан-Архив» + бумажный архив.

Полный контроль над документооборотом и снижение риска потери документов.
Быстрый обмен документами с налоговой и контрагентами.
Хранение и выгрузка документов прямо из базы «1С».
Быстрая подготовка к проверкам.

Для передачи документов необходимо подключение к интернету.
Затраты на оборудование (потоковый сканер).

Наиболее эффективным решением для хранения документов является совмещение ЭДО и программы для ведения архива в электронном виде «Скан-Архив». Используя эти программы комплексно, вы будете иметь под рукой все документы, необходимые для подготовки к проверкам, а также получите гарантию того, что работаете в соответствии с законом и не столкнетесь со штрафами. В этом случае волноваться о проблемах с правилами и нормами хранения документов вам больше не придется.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: gendalf.ru