При внедрении в компании принципов процессного управления возникает потребность в регламентации деятельности, осуществляемой в рамках отдельных процессов. На первый взгляд проблем с этим возникнуть не должно, на деле же разработчики нормативных документов по незнанию и неопытности совершают одну и ту же ошибку – сначала разрабатывают регламент на процесс, а затем вписывают его в структуру процессной модели.
Казалось бы, что здесь не верно, ведь задача состоит именно в этом? Да, конечным результатом этой деятельности будет регламент, но он должен быть привязан к реестру процессов компании, и при этом должны быть соблюдены границы со смежными процессами, что невозможно без создания модели процесса. Поэтому для уменьшения числа вносимых корректировок нужно учесть данное обстоятельство еще до разработки нормативного документа [4].
Для четкой работы по регламентации необходимо понимать, что первично: процесс, модель процесса или регламент на него. Для этого дадим определения этим понятиям.
Для чего нужен регламент // Как правильно составить регламент // Atis Group
Процесс в данном случае рассматривается как элемент в реестре процессов компании, т.е. деятельность, выделенная в компании как регулярная и необходимая для выпуска конечного продукта, имеющая уникальный идентификатор, наименование и лицо, ответственное за ее результат. Подобный реестр – это то, с чего должна начинаться процессная модель компании [2, 1].
Модель процесса – это графическое отражение логики протекания определенного процесса. Соединенные воедино бизнес-процессы образуют карту деятельности компании, которая показывает взаимосвязь всех процессов реестра между собой. Разработка и ведение такой карты, как единой системы, позволяет:
• создавать комплексные модели бизнес-процессов, организационной структуры;
• создавать документы, вести реестры целей, рисков и показателей эффективности деятельности;
• четко определять зоны перехода ответственности между исполнителями процессов и ответственными за процесс;
• выполнять имитационное моделирование бизнес-процессов с целью поиска направлений их оптимизации;
• разрабатывать технические задания для автоматизации бизнес-процессов [3].
Регламент процесса – это внутренний нормативный документ организации, используемый в работе участниками процесса, как сценарий выполнения их трудовой деятельности. Регламент по сути своей является развёрнутым описанием процесса, которое должно включать в себя:
• наименование бизнес-процесса и код бизнес-процесса;
• владельца бизнес-процесса, отвечающего результаты процесса;
• смежные бизнес процессы, являющиеся источниками входов и выходов;
• измеряемые параметры процесса;
• KPI процесса [2, 1].
Создание нормативного документа позволяет отслеживать изменения в ходе процессов посредством его версионного обновления и доведения изменений до участников.
Соответственно получается некая иерархия данных сущностей (рис. 1)
1. Определение процесса в соответствии с реестром бизенс-процессов;
Регламентация бизнес-процессов
2. Создание модели процесса;
3. Разработка регламентирующего документа на основании модели процесса.
Следуя этому алгоритму, последовательность действий по регламентации будет следующей.
При возникновении необходимости описания какой-либо деятельности в формате регламента нужно понять, к какому процессу реестра она относится, и кто будет отвечать за результат данной деятельности. После этого необходимо создать графическую модель – алгоритм, по которому осуществляется эта деятельность. Данная модель должна быть четко связана с организационной структурой компании с целью закрепления различного рода деятельности за ее участниками, а также с другими процессами из реестра, такими как процессы -поставщики и процессы-потребители, что необходимо для определения границ зон ответственности. И только после этого, понимая для кого и зачем осуществляется деятельность, можно разрабатывать на нее регламент. В противном случае, затратив много сил и времени на разработку регламента, на этапе вписывания его в структуру процессной модели, может оказаться, что в нем (регламенте) нет никакой необходимости.
1. Павлов А.Ю. Управление бизнес-процессами на разных этапах развития современного предприятия // Инженерный вестник Дона [Электронный ресурс] ― Электронный научный журнал – 2012. – Режим доступа: http://ivdon.ru/magazine/archive/n2y2012/777/
2. Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPMCBOK 3.0/ Под ред. А.А. Белайчука, В.Г. Едифёрова; Пер. с англ. – М.: Альпина Паблишер, 2016 – 480с.
3. Селиверстова П.О., Точилкина Т.Е. BPM – управление бизнес-процессами в современных организациях. Сборник статей Международной научно-практической конференции «Наука третьего тысячелетия» – Уфа: Аэтерна, 2014. – с.68-84
Источник: izron.ru
Сущность регламента бизнес процесса это
Регламентация бизнес-процессов
Регламентация бизнес-процессов может быть полезна в случае, если процессы и их результаты в целом устраивают сотрудников, руководство и собственников компании, но на предприятии выявлены проблемы следующего характера:
- «Непрозрачность» системы работы — отсутствие четко выделенных этапов работы, результатов этих этапов и, как следствие, сложно проконтролировать что, как и почему происходит.
- Отсутствие закрепленной ответственности, наличие процессов, за которые никто не отвечает и процессов, за которые «отвечают» несколько сотрудников одновременно, что провоцирует конфликт между ними.
- Выполняемые процедуры нигде не зафиксированы, либо описание их проведено формально, а значит:
- Результат работы зависит от конкретного сотрудника (группы сотрудников).
- Руководитель вынужден несколько раз проговаривать решение одной и той же проблемы.
- Затруднен процесс передачи опыта новым сотрудникам при введении их в должность.
- Возникают затруднения при развитии, организации аналогичных компаний (например, филиала компании в другом регионе).
Основная идея регламентации – четко зафиксировать «правила игры» в типовых ситуациях, происходящих в организации, и затем контролировать исполнение этих правил по измеримым параметрам.
Шаг 1 «Моделирование»:
- Детализация моделей и описаний процессов AS-IS (как есть) до уровня, позволяющего однозначно распределить ответственность между сотрудниками.
- Построение матриц ответственности процессов
- Согласование результатов моделирования и описания с экспертами.
- Отработка проблемных ситуаций.
- Разработка листов контроля по процессам. Выявление параметров контроля (метрик процессов и контрольных точек процессов) и методов сбора информации по ним.
- Формирование регламентирующих документов по процессам (регламентов процессов, инструкций, положений о подразделениях, должностных инструкций).
- Передача готовых комплектов документов заказчику.
Шаг 2 «Внедрение»:
- Назначение аудиторов процессов.
- Отработка методов и периодичности контроля процессов с аудиторами, определение лиц, принимающих решения по результатам аудита (владельцев процесса).
- Отработка процедур принятия решений по результатам проведения проверки работы процесса.
Шаг 3 «Сопровождение»
Проведение проверки соответствия процессов и документов экспертами «PL Engeniring» с заданной периодичностью (1 раз в 6 месяцев, 1 раз в год).
- Результаты проекта
- Комплект моделей по бизнес-процессам компании (в электронном и бумажном виде).
- Комплект регламентирующих документов по процессам (регламенты и инструкции установленного образца) с указанием параметров контроля и методов сбора информации по ним.
- Комплект организационных документов (организационные схемы, положения о подразделениях, должностные инструкции).
- Внедренный механизм контроля соответствия проходящих процедур и того, что описано в документах, и внесения в них своевременных изменений (адаптируемость процессов) – таким образом, заказчик самостоятельно сможет поддерживать актуальность своих документов.
См. так же:
- Бизнес-анализ
- Обследование бизнес-процессов
- Оптимизация (реинжениринг) бизнес-процессов за счет проведения организационных изменений
- Оптимизация процессов за счет их автоматизации, с предложением нескольких вариантов («Карта решений»)
Источник: pl-e.ru
Начальный курс: Регламент для бизнеса
Вся необходимая информация о регламенте, для чего он нужен, и как его написать. Курс подойдёт руководителям отделов, топ-менеджменту, владельцам малого и крупного бизнеса.
Заводсков Сергей Вадимович
Что у нас нового?
Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
→ Читать программу курса
• Задачи и цели регламентации
• Решения проблем
• Инструменты управления процессом
• Базовые понятия регламентации и бизнес-процессов
• Основные этапы регламентации
Что такое регламентация бизнес-процессов?
Регламентация бизнес-процессов — это разработка, согласование и внедрение в практику внутренних правил работы компании. Вы создаёте свод документов, описывающих роли и зоны ответственности сотрудников, системы контроля, мотиваций и штрафов.
Урок 1
Задачи и цели регламентации
Регламентация решает многие проблемы, возникающие в компании. Вот некоторые из них:
Проблема или задача
Результат регламентации
Отсутствие коммуникации между отделами
Часто в компаниях возникает недопонимание между отделами. Коллеги не могут найти общий язык, не желают помогать решать задачи другого отдела, перекладывают задачи друг на друга.
В результате возникают конфликты, а коммуникация между отделами сводится к минимуму. Из-за этого страдает весь бизнес, так как все подразделения компании взаимосвязаны и должны работать сплоченно и согласованно.
В регламенте чётко прописываются должностные обязанности каждого отдела и сотрудника. Ясная и понятная схема работы снимает частые вопросы: «Кто должен это делать?» «Почему наш отдел должен этим заниматься?» «А разве это не задача другого отдела?» Все выполняют свою часть задач в соответствии с регламентом.
Также регламентация позволяет сократить процесс утверждения процессы и документов, так как у всех есть чёткие правила работы.
Сотрудники не могут подстраховать друг друга
Такая проблема возникает, когда должностные обязанности не прописаны достаточно понятно, а компания не занимается обучением сотрудников.
Получается, что некоторые задачи может выполнить только один человек, который точно знает все нюансы. Это проблема становится очевидной, когда человек, отвечающий за конкретную задачу, заболевает или увольняется.
Устойчивые результаты, не зависящие от персоналий
Составив регламент, в котором правила прописаны доступным языком, компания обезопасит себя от подобных проблем. Каждый сотрудник сможет ознакомиться с должностной инструкцией и быстро вникнуть в задачи.
Отсутствие понимания задач сотрудников
Распространённая проблема, когда отделы перестают справляться с поставленными задачами и просят нанять новых сотрудников. Однако увеличение штата не помогает оперативно решать задачи. Накапливаются долги, невыполненные поручения.
В регламенте содержатся строгие инструкции для каждого сотрудника компании. Работая в соответствии с регламентом, работник видит все свои задачи, сферы влияния и контроля. Это помогает структурировать работу, повысить эффективность работы каждого сотрудника и всей компании.
Отсутствие структуры в написании регламента
Часто случается так, что задача составить регламент поставлена давно, но отсутствие чёткого плана, структуры и ответственного лица приводит к тому, что задача остаётся не выполнена.
Перед написанием регламента необходимо составить чёткое техническое задание, которое будет понятно все участникам процесса. Цели и задачи регламента должны быть расписаны. Должен быть выделен сотрудник или нанят со стороны специалист, целиком отвечающий за выполнение задачи.
Большая загруженность топ-менеджмента и руководителей среднего звена
Избыточная нагрузка на руководство возникает, когда в работе нет системы. Руководителям приходится брать на себя контроль за всеми задачами, выполнять рутинную и бюрократическую работу. Возникает ситуация, когда у руководства нет времени на выполнение своих прямых обязанностей. В итоге менеджмент загружен, но работа «стоит».
Регламент полностью систематизирует всю работу компании. Каждый сотрудник знает свои задачи и цели, его результаты не нуждаются в дополнительном контроле. Также в регламенте прописываются схемы действий для решения экстраординарных задач. При таком построении работы в компании руководители занимаются стратегическими задачами и планированием работы отдела, а не решением рутинных проблем.
«Свободные» задачи
При отсутствии структуры в работе компании возникают задачи, у которых нет исполнителя. Сотрудники перекладывают ответственность друг на друга. Руководители не могут проконтролировать этот процесс, так как заняты рутинными проблемами.
Регламент определяет ответственных лиц за каждый бизнес-процесс в компании. Каждый сотрудник отвечает за свою сферу деятельности, знает свои задачи, цели и какие результаты должны получиться. При такой организации труда растёт эффективность работы, а также исключается ситуация, когда возникает задача, за которую никто не несёт ответственности.
Расширение компании. Открытие филиала.
Когда компания решает расширяться или открывать филиал, руководство часто сталкивается с ситуацией, что передача дел становится невыполнимой задачей. Слишком много задач, сотрудники не помнят все свои обязанности, у них нет времени и навыков обучать новых членов команды.
Регламентируя все задачи и бизнес-процессы, руководство страхует себя и компанию на такие случаи. Чёткий свод правил и должностных инструкций позволяет упростить и ускорить обучение новых сотрудников или коллег из филиала.
Компании необходимы новые бизнес-процессы
При расширении компании или смены сферы деятельности возникает необходимость в новых процессах. Появляются новые задачи, сферы контроля, цели. Руководство сталкивается с проблемой, что эти новые рабочие процессы некому решать. Нет ответственных за планирование, работа не структурирована.
Регламент не только вносит порядок в уже действующие рабочие процессы, но и позволяет быстро и эффективно внедрить новые задачи в бизнес без ущерба для текущей работы.
Когда компании не нужен регламент?
Компания может существовать без создания регламента, если у неё мало заказов, и они зависят от сезонности. Регламент не понадобиться и маленьким компаниям, в которых работа сотрудников не взаимосвязана.
Что Вы получите, внедрив в свой бизнес регламент:
- Налаженную работу всех бизнес-процессов
- Повышение эффективности работы команды и всей компании
- Структурированную работу
- Оптимизацию трудозатрат
Инструменты управления процессом:
Для контроля процессов в бизнесе используется контрольная таблица, которая включает:
Информацию о структуре бизнес-процесса
Какие циклы процесса уже окончены, какие были получены результаты
В какой срок сотрудники выполняют регламент. Есть ли нарушения, кто выполняет в срок, а кто справляется раньше.
Циклы, которые происходят в настоящем.
Таблица позволяет спланировать будущие бизнес-процессы.
Наверху — названия подразделений (ОР — отдел развития, ЭС — экономическая служба), под ними — краткое описание операций, под ними номер контрольной точки и срок в днях. далее для кажрого цикла процесса — плановые сроки (рассчитываются автоматически, когда вводится дата начала, выделены голубым), и фактические сроки — вносятся тем, кто ведёт таблицу (в данном случае — либо контролёр, либо ОР), опоздание выделяется красным.
Урок 2. Базовые понятия
Базовые понятия регламентации и бизнес-процессов
В приведённых ниже статьях Вы можете ознакомиться с материалами о регламентации:
Начните с основных понятий и терминов. Мы собрали всю необходимую информацию в статье «Терминология в работе с бизнес-процессами».
В работе с бизнес-процессами используются графические модели – нотации. Подробнее о нотациях в системе бизнес-процессов узнайте в статье «Моделирование бизнес-процессов».
Регламентация – это не только создание схем, они не позволяют применить регламент на практике. Схемами сложно описать правила составления документов, сроки выполнения работ и инструкции. Главное в процессе регламентации – сам регламент. В статье «Пример структуры регламента» Вы сможете узнать, как составить регламент.
Чтобы эффективность работы при введении регламента повысилась, он должен выполняться. Мы подготовили статью «Методы контроля соблюдения регламента», где собрали всю необходимую информацию.
Урок 3.
Процесс регламентации
Основные этапы регламентации. Документация.
Создание и введение регламента – это трудоёмкий процесс, который требует контроля и систематизма.
