Главное достоинство ТК «Полный бак» – возможность контроля топливных расходов, совершаемых сотрудниками организации. Все транзакции отражаются в личном кабинете в режиме онлайн. Там же можно оперативно заблокировать карточку, изменить лимиты по ней или ограничить доступ со стороны третьих лиц. Расскажем, как получить топливную карту «Полный бак», чтобы воспользоваться всеми ее преимуществами, и нужно ли ее активировать.
Оформление заявки на получение карты
Карта в данном случае выступает в качестве технического средства, с помощью которого происходит учет отпускаемых на АЗС нефтепродуктов. ТК выполнены из пластика, содержат микропроцессор или магнитную полосу, работают по пин-коду.
Обзор топливных карт | Экономия и контроль расхода топлива в транспортной компании
Такую карту нельзя рассматривать как платежное средство, поскольку с ее помощью нельзя получить наличные денежные средства. Пользоваться картой для получения топлива можно только на АЗС, входящих в перечень тех, с которыми работает ООО «АЗС Технология». Водитель, которому выдана ТК, может заправиться топливом в рамках лимита, установленного через личный кабинет, доступ к которому имеет только лицо, подписавшее договор (ИП или руководитель юрлица). Лимит может быть установлен в рублях или в литрах, суточный и месячный.
Система работает по предоплате – клиент пополняет лицевой счет, по своему усмотрению распределяя средства между разными ТК. По усмотрению ООО «АЗС Технология», клиент также можно получить отсрочку на внесение платежа на срок до 30 дней.
Существует несколько способов, как заказать ТК.
Компания работает только с ИП и юридическими лицами.
Чтобы оформить топливную карту «Полный бак» онлайн и получить персональное предложение уже через 15 минут после оформления заявки, заполните форму на странице https://ftcard.ru/zakazat-karty/.
Здесь нужно указать:
- ваше имя,
- контактный телефон,
- адрес электронной почты,
- желаемое количество топливных карт,
- название компании или ФИО индивидуального предпринимателя.
Нажмите «Получить предложение», и оно поступит на указанный адрес электронной почты в самый короткий срок.
По телефону менеджеры готовы обсудить условия договора, после заключения которого ТК будут бесплатно доставлены в ваш офис.
Заключение договора на получение топливных карт
Оформить топливную карту «Полный бак» можно бесплатно, за доставку также не нужно платить.
Процесс заключения договора занимает не более 15 минут. В нем необходимо указать:
- номера стационарно установленных телефонов организации,
- адрес электронной почты,
- реквизиты (наименование и организационно-правовая форма юрлица, фактический и юридический адрес, ОГРН, ИНН/КПП, реквизиты банка, ФИО и подпись руководителя).
Помимо внесения данных в текст договора, потребуется приложить к нему ряд документов, список которых отличается для ИП и для юрлиц.
Как работает топливная карта | Какую топливную карту выбрать | Топливная карта
Для ИП: в договоре указывается ФИО, номер и серия паспорта, дата его выдачи, адрес проживания, номер телефона, банковские реквизиты, данные о постановке на учет в качестве ИП. Документы, которые потребуются:
- свежая (полученная не ранее 1 месяца) выписка из ЕГРИП (заверенная копия или оригинал),
- копия ОГРН,
- копия паспорта ИП,
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговой службе,
- карточка, на которой есть оттиск печати (при наличии) и подпись ИП.
Что касается юридического лица, то в договоре указываются как данные организации (полное наименование, как указано в учредительных документах, юридический и фактический адрес, телефон, факс и т.п.), так и данные руководителя (данные паспорта, адрес электронной почты, телефон, адрес проживания). Заполнять договор должен руководитель компании или ее официальный представитель, на которого оформлена доверенность.
Документы, которые нужно приложить к договору юрлицу:
- выписка из ЕРГЮЛ (оригинал или заверенная копия, при этом срок получения выписки не должен превышать 1 месяц),
- документ, подтверждающий полномочия руководителя,
- оригинал доверенности (если оформлением занимается не руководитель, а его доверенное лицо) и копия документа, удостоверяющего личность доверенного лица,
- карточка клиента (на ней указываются юридический и фактический адрес, контактные данные, ставится оттиски печати организации, указывается образец подписи юрлица).
а также заверенные копии:
- свидетельства ОГРН,
- устава организации,
- свидетельства о постановке на налоговый учет.
Копии документов можно передавать по факсу или электронной почте при одновременной отправке оригиналов курьерской службой, почтой или нарочными.
Срок действия договора составляет минимум 1 год (как правило, он действует до 31 декабря года, следующего за текущим). Если за 15 дней до указанной в договоре даты истечения его срока действия ни одна из сторон не заявит о своем желании расторгнуть его, оформив соответствующую заявку в письменном виде, то договор будет считаться продленным еще на один год. В любое время его можно расторгнуть, отправив письменную заявку за 30 дней до желаемой даты.
Подписав договор, клиент также оформляет заявку на приобретение карт, в которой указывается вид нефтепродуктов и суточный лимит для каждой карточки, а также ФИО водителя, за которым она будет закреплена – или номер автомобиля.
В течение двух дней с момента получения заявки по указанному в ней электронному адресу будет направлен счет на оплату. В течение 3 дней с момента поступления денег на расчетный счет будет осуществлена отправка карт по адресу, указанному клиентом. Для их получения понадобится доверенность и паспорт принимающего лица, который должен поставить свою подпись в Акте приема-передачи.
В дальнейшем вы самостоятельно определяете периодичность внесения и сумму предварительной оплаты на лицевой счет.
Мобильное приложение топливной карты «Полный бак» есть, но виртуальную топливную карту «Полный бак» здесь выпустить не получится.
Надо ли активировать топливную карту «Полный бак»
Сразу после передачи клиенту ТК считаются активированными и готовыми к использованию – не нужно предпринимать дополнительных действий, чтобы зарегистрировать их в системе.
Каждой карточке присваивается свой пин-код, без использования которого невозможно получить топливо на АЗС. Если ввести код трижды неверно, произойдет блокировка, снять которую можно будет только путем оформления письменной заявки.
Источник: toplivnaia-karta.ru
Топливная карта для юридических лиц — какая самая безопасная?
Безопасность поставщика топлива для транспорта Вашей компании также важна, как и предрейсовые медицинские осмотры водителей. Мало ли что может случиться в дороге. С этой целью следует определиться с критериями безопасности выбора поставщика «горючки». Какая топливная карта для юридических лиц самая надёжная? Давайте разберёмся.
Безопасность значит отсутствие рисков и непредвиденных ситуаций. А значит, неприятных моментов по внезапному опустошению бензобака и подрыва логистических цепочек. Именно с этой точки зрения мы и рассмотрим критерии выбора топливных карт.
Как выбрать самую безопасную топливную карту для юридических лиц
Исходя из всего сказанного выше, самые главные критерии выбора топливных карт собираются вокруг цены, сети автозаправочных станций, возможности блокировки и условий обслуживания клиентов.
- Сеть автозаправочных станций. Если только Ваши водители не заправляются в одном определённом месте, следует определиться с географическим фактором. Или поступить еще проще, выбрав надёжную процессионговую компанию: http://www.ruspetrol.ru/
- Стоимость самих топливных карт. Впрочем, это может и не быть определяющим фактором. Некоторые компании, бывает, делают обслуживание бесплатным, но предлагают завышенные цены. В итоге разницы мало.
Посмотрите
Источник: pgc-expert.ru
Учет топливных карт в бухгалтерском учете
Топливная карта – это практичный инструмент для покупки горюче-смазочных материалов в организациях, где активно эксплуатируется автотранспорт. Как работать с такими картами? Кому их можно выдавать? Как отобразить бухгалтеру прием и отпуск топливных карт? Разбираемся с нюансами бухучета карт для топлива в нашем обзоре.
Вам помогут документы и бланки:
- Зачем нужна топливная карта
- Нюансы топливных карт
- Топливные карты поступили: как учесть
- Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть
- Как проводить топливо, купленное по заправочным картам
- Итоги
Зачем нужна топливная карта
Топливную карту также называют заправочной картой и бензиновой картой.
Топливная карта для юридических лиц — это метод расчета за ГСМ на АЗС. Топливные карты для физических лиц аналогично могут применяться, однако в нашем обзоре мы остановимся на особенностях работы с топливными картами для ИП и юрлиц.
Рассмотрим, как работает топливная карта. Организация или ИП заключает договор на топливные карты с выпускающей их компанией. Это может быть поставщик топлива или посредник. По одному договору допускается получение нескольких карт.
Организация принимает топливные карты на учет в бухгалтерии (как это сделать, мы опишем ниже) и выдает сотрудникам. Как правило, это водители, но заправочную карту может получить любой сотрудник, который по своим рабочим обязанностям перемещается на авто и заправляет его бензином. Это может быть директор, менеджер, курьер и так далее. Иными словами, оформить топливную карту могут не только транспортные организации, но и любые другие, где используется транспорт для предпринимательских целей.
Сотрудники расплачиваются на заправках не наличными деньгами, не корпоративными картами, а топливными. Таким образом, можно пользоваться топливной картой как любой другой банковской картой — в качестве средства платежа.
В конце месяца (или с иной периодичностью) организация — эмитент топливных карт представляет отчет по потраченным средствам, а также полный пакет закрывающих документов, который включает в себя и счета-фактуры.
Нюансы топливных карт
Особенности применения топливных карт зависят от условий договора с организацией — эмитентом топливной карты. Приведем примеры дополнительных опций при использовании топливных карт помимо оплаты топлива на заправках, в зависимости от условия конкретного договора:
В чем заключаются преимущества топливной карты:
Организация — эмитент бензиновых карт предоставляет доступ в личный кабинет, где можно следить и управлять топливными картами: менять лимиты по расходам на каждую карту, получать подробную информацию в режиме реального времени по расходам (на какой заправке, в каком количестве и на какое топливо были произведены расходы), получать счета на внесение авансовых платежей.
Топливные карты поступили: как учесть
Итак, мы расписали все преимущества топливных карт для юридических лиц. Как оформить такую карту и как вести учет топливных карт в организации?
Для начала выбираем подходящего нам по условиям эмитента топливных карт и заключаем с ним договор.
Получаем топливные карты в необходимом количестве. Карта может предоставляться как бесплатно, так и за плату.
Прием топливных карт от организации-эмитента происходит по акту приема-передачи топливных карт.
Учет топливных карт в бухгалтерском учете зависит от того, выделена ли отдельной строкой цена топливной карты в документах передачи их в организацию или нет.
Допустим, эмитент топливных карт передал по акту десять карт на заправку с выделенной ценой 120 рублей за штуку (в том числе 20% НДС — 20 рублей). Счет-фактура входит в пакет предоставленных документов.
Топливные карты могут использоваться более 12 месяцев, их стоимость менее 40 000 рублей. Учитываем их на счете 10 «Материалы». Делаем следующие проводки:
Теперь допустим, что стоимостная оценка бензиновых карт при передаче не произведена. Этот факт не отменяет необходимости вести бухучет топливных карт. Если их стоимость не указана, то будем вести учет топливных карт на забалансовом счете, например 012, в условной оценке по 1 рублю за 1 штуку. В этом случае при поступлении карт делается проводка:
Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть
Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.
Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.
Передача карт на топливо оформляется таким образом:
После отнесения затрат на топливные карты в расходы их учет в бухгалтерии не прекращается. Учет карт на бензин ведут на счете 012, который находится за балансом.
Если карты достались бесплатно и никаких проводок, отраженных в балансе, не делалось, то при передаче заправочных карт сотрудникам также не нужно не делать никаких дополнительных проводок.
В итоге в обоих случаях после передачи топливных карт есть забалансовый счет 012, на котором отражены заправочные карты, закрепленные за организацией.
Учет по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью обычных операций:
- оприходование карт для заправки — функционал «Поступление»;
- отпуск карт для заправки — функционал «Требования-накладные».
Как проводить топливо, купленное по заправочным картам
Учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ при оплате наличкой, так как применение топливных карт — это лишь способ оплаты бензина.
Учет топлива по топливным картам ведется через проводки:
Для списания ГСМ по топливным картам наличия и использования этих карт недостаточно. Напоминаем, что оплата ГСМ по топливным картам — это лишь подтверждение факта оплаты ГСМ. Для того чтобы принять в расходы затраты на ГСМ, необходимо подтверждение использования ГСМ в предпринимательской деятельности, то есть для получения дохода. Таким подтверждением могут служить путевые листы.
Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.
Нюансы отражения ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете ищите в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и получите алгоритм действий по учету ГСМ со ссылками на разъясняющие письма и нормативную базу.
Итоги
Источник: nalog-nalog.ru
