Процесс перевозки груза от отправителя к получателю неизбежно сопровождают расчетные и сопроводительные документы. Одним из них является транспортная накладная, особенности заполнения которой мы и рассмотрим в данной статье. Вы узнаете, чем она отличается от других накладных и когда составляется, кто обязан ее заполнять и как правильно оформить этот документ.
Что это за документ?
Транспортная накладная относится к первичной документации и ее предназначением является учет движения товарно-материальных ценностей при перевозке от продавца к покупателю.
Транспортная накладная — это документ, фиксирующий факт перевозки груза и заключения договора перевозки, также он является основанием для снятия с учета грузоотправителя товарно-материальных ценностей и оформления их прихода у грузополучателя.
Отсутствие накладной является свидетельством ненадлежащего оформления договора перевозки. В транспортной накладной есть все существенные условия договора перевозки груза, по сути она представляет собой письменную форму этого договора.
Товарно-Транспортная накладная и Транспортная накладная. Бухгалтерский и налоговый учет.
Для чего нужен и когда составляется?
Оформление транспортной накладной необходимо в двух случаях:
- когда груз перевозится посредством автотранспортной компании;
- при осуществлении процесса перевозки товарно-материальных ценностей самим грузоотправителем.
Важно: в случае, когда покупатель собирается забрать груз самовывозом, транспортную накладную оформлять не требуется.
Какую форму используют?
Предусмотрена унифицированная форма бланка транспортной накладной, представленная в Приложении №4 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г.
Накладная подлежит заполнению по унифицированной форме в случаях, когда грузоотправитель отправляет товары принимающей стороне посредством автомобильного транспорта по договору перевозки. В процессе принятия заявки перевозчик согласовывает с грузоотправителем условия перевозки груза и заполняет важные пункты:
- «Условия перевозки».
- «Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению».
- «Перевозчик».
- «Транспортное средство».
- «Прочие условия».
- «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы».
- «Дата составления, подписи сторон».
Именно правильным заполнением данных из этих пунктов перевозчик обеспечивает себе выгодные условия и минимизирует риски возникновения негативных претензий в будущем.
Правила заполнения
Кто должен составлять?
Следуя общему правилу, перевозчик заполняет документ данными, касающимися его деятельности по пунктам, перечисленным выше, а обязанность заполнения остальных граф лежит на грузоотправителе.
Пункт 6 Правил перевозки груза предусматривает возможность оформления накладной полностью перевозчиком, при условии указания такого факта в договоре и наличия у перевозчика всех необходимых сведений для перевозки грузов.
ТТН | Как заполнить ТТН? | Что такое ТТН | Кто заполняет ТТН
Сколько требуется экземпляров?
Согласно общему правилу, составляется три экземпляра, но, принимая во внимание сложившуюся практику обычаев делового оборота, лучше составить четыре экземпляра транспортной накладной:
- первый остается у грузоотправителя и фиксирует факт передачи груза перевозчику;
- второй передается перевозчику в качестве доказательства исполнения договора перевозки и учета часов работы транспорта вместе с путевым листом;
- третий с отметкой грузополучателя направляется заказчику перевозки для оплаты вместе со счетом (в случае, если заказчик и грузополучатель являются разными лицами);
- четвертый полагается грузополучателю и служит основанием приемки и постановки на учет товара.
В ситуациях, когда груз требуется перевезти партиями на различных видах транспортных средств, то на каждое из них составляется отдельная транспортная накладная (п.10 Правил перевозки).
Какие данные нужно указать?
- В пункте «Экземпляр» указывается номер экземпляра документа соответственно.
- «Заказ (заявка)» — ставится дата и регистрационный номер бумаги.
- В сведениях о грузоотправителе, получателе, перевозчике указывается полное фирменное наименование, адрес компании, ФИО и телефон ответственного за перевозку лица.
- «Наименование груза» содержит отгрузочное наименование, количество грузовых мест и код груза, его массу, размеры, объем, а также вид тары и способ упаковки.
- «Сопроводительные документы на груз» — указывают номер и дату товарной накладной и счет-фактуры по количеству экземпляров.
- «Указания грузоотправителя» — прописываются параметры для ТС для перевозки (с тентом, с рефрижератором и т.д.).
- «Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению» — дата, ФИО и должность лица, принявшего заказ, а также его подпись и печать организации. Без заполнения этой графы накладная будет считаться недействительной.
- Для информации по транспортному средству стандартно указываются тип и марка авто, регистрационные знаки, грузоподъемность и вместимость.
- Скачать бесплатно бланк транспортной накладной (Приложение 4) для Excel
- Скачать образец заполнения транспортной накладной (Приложение 4)
Подписание
Подтверждением заключения договора перевозки является отметка перевозчика в накладной о принятии груза к транспортировке и ТН без этой подписи будет недействительна.
Подписи водителя обязательны в пунктах №6 и №7 — прием и сдача грузов соответственно.
В пункте 9 «Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению», а также в п. 16 и 17 расшифровка подписи не подразумевается, т.к. в этих графах также указывается и ФИО.
Необходимость печатей
Законодательством о бухучете установлен необходимый состав информации в первичном учетном документе, которого достаточно для корректного отражения операции в бухгалтерском учете, и печать в этот перечень не входит.
Таким образом, отсутствие оттиска печати какой-либо из сторон не будет являться основанием для признания документа недействительным. Важно, чтобы документ содержал подписи.
Тем не менее, форма Приложения 4 содержит места для проставления печатей. Для отправителя это пункты №6 – прием груза и №16 – дата составления и подписи сторон.
Со стороны перевозчика – самый важный п. 9, а также п.16. Грузополучатель ставит печать в п. 7 указанной формы.
Происходит ли регистрация в журналах учета?
Корректно составленные и оформленные документы первичного учета служат как доказательная база в разрешении различных споров, которые могут возникнуть между сторонами сделки. Правильно составленные информационные журналы помогают руководству компании в своевременных и оперативных управленческих действиях.
Нормативная база не содержит прямого требования к фиксации накладной, и реестры учета документов (журналы) оформляются на каждом предприятии с учетом специфики его хозяйственной деятельности.
Утвержденные сроки хранения
Чем отличается от других накладных?
От ТТН
Подтверждением того, что договор перевозки заключен, является транспортная накладная. С помощью нее также можно подтвердить размер расходов покупателя на доставку товаров.
Фактически аналогичные функции выполняет и товаро-транспортная накладная, состоящая из двух разделов – транспортного и товарного. В содержании транспортной накладной присутствует только один раздел, это и является основным отличием этих документов.
Кроме того, транспортная накладная содержит больше информации, касающейся деталей перевозки: требуемые параметры автомобиля, состояние пломб, тары и фактическое состояние груза. В ТТН эти сведения отсутствуют, однако она содержит информацию о стоимости перевозимого груза и общая сумма, причитающаяся продавцу, что позволяет взять на баланс товарно-материальные ценности.
Если перевозку товара осуществляет сторонняя организация, без транспортной накладной не обойтись, поскольку при отсутствии этого документа перевозчик не примет груз к перевозке.
ТТН понадобится оформлять, если покупатель забирает товар самовывозом, либо продавец не выделяет отдельно в договоре стоимость доставки груза.
Таким образом, с точки зрения организации и контроля процесса перевозки, в транспортной накладной содержится больше сведений, позволяющих надлежащим образом осуществить передачу груза. Одновременно составлять оба этих документа на одну и ту же партию груза не требуется.
От товарной
Товарную накладную (по форме ТОРГ-12) и транспортную нельзя отождествлять друг с другом, это не взаимозаменяемые документы (и аббревиатуру ТН отождествляют именно с товарной накладной).
В процессе перевозки товара обе эти накладные являются сопроводительными документами, однако товарная накладная оформляется при любой купле-продаже товара, а транспортная – только в сделках, когда требуется транспортировка груза перевозчиком.
Транспортная накладная не содержит информацию о факте продажи материальных ценностей, в то время как товарная накладная является доказательством перехода права на товар новому владельцу.
В форме ТОРГ-12 указываются условия сделки, цена товара и величина НДС, а также общая стоимость товара, в транспортной накладной эти сведения не указываются.
Отличия есть также и в количестве экземпляров – требуется 2 для ТОРГ-12 и 3-4 для транспортной накладной.
Согласно действующему законодательству, все сделки по совершению операций, связанных с переходом права на товар от одного собственника к другому, должны оформляться соответствующими документами. При перевозке груза транспортной компанией обязательной сопроводительной бумагой является ТН.
Правильное оформление документации на товар позволит избежать негативных проявлений налоговой и административной ответственности для предприятия.
Источник: pravovoy-standart.ru
Правила оформления транспортной накладной
Транспортировка груза любым транспортным средством по умолчанию предполагает передачу определённых документов вместе с перевозимым товаром. Когда кроме отправителя и получателя в передаче собственности участвуют третьи лица, взаимоотношения сторон необходимо узаконить посредством договора, который будет официально свидетельствовать о факте сделки между ними, при этом в пакете документации, сопровождающей груз, должны содержаться также иные сведения. Некоторые бумаги характеризуют объект перевозки, другие – сам процесс перемещения и могут оформляться перед отправкой или во время пути следования в зависимости от их предназначения.
В список документов, которые могут использоваться для транспортировки грузов автотранспортом, включена транспортная накладная. Она заполняется по форме грузоотправителем (если в договоре не указано иное) и передаётся перевозчику, который может проверить содержащиеся сведения на соответствие действительности, после чего бумага сопровождает объект перемещения на протяжении всего маршрута и вручается в пункте назначения получателю вместе с товаром. Транспортная накладная подтверждает законность перевозки и удостоверяет факт наличия договора с поставщиком услуг по грузоперевозкам, отражает содержащиеся в нём данные, касающиеся груза, обязанностей сторон, нюансов перевозки, расходов и пр.
Транспортная накладная образец бланк
Транспортная накладная относится к категории первичных учетных документов, которые служат для подтверждения совершенных хозяйственных операций.
Рассмотрим некоторые особенности заполнения этого документа.
Требования к составлению
Транспортная накладная должна составляться грузоотправителем отдельно на каждого грузополучателя и на каждую перевозку.
Отсутствие записи в какой-либо графе транспортной накладной в обязательном порядке подтверждается проставлением прочерка.
Если других условий перевозки груза не предусмотрено договором, грузоотправитель подготавливает четыре оригинальных экземпляра документа.
Эти экземпляры:
- один остается у отправителя – ему он необходим в качестве основания для списания ТМЦ;
- другие три экземпляра передаются водителю;
- затем второй экземпляр водитель сдает грузополучателю, который использует его для оприходования ТМЦ;
- остальные два экземпляра заверяются подписями грузополучателя и сдаются транспортной организации;
- один оригинал документа перевозчик направляет грузоотправителю вместе со счетом за грузоперевозку, а второй оставляет у себя для учета транспортной работы.
По тем категориям грузов, которые не подлежат складскому учету, достаточно трех оригинальных экземпляров транспортной накладной: два из них передаются владельцу транспорта, осуществляющему перевозку, а третий остается у грузоотправителя.
Для перевозчика транспортная накладная является основанием для выплаты зарплаты водителю. Поэтому ее оформление необходимо на каждом отдельном рейсе. Оно не зависит от однородности транспортируемого груза – после каждой загрузки водитель получает накладную, а после разгрузки сдает ее в бухгалтерию.
Особенности заполнения
Транспортная накладная состоит из двух разделов:
- товарного – заполняется грузоотправителем и служит основанием для списания товара у грузоотправителя и его оприходования у грузополучателя;
- транспортного – заполняется отправителем груза и перевозчиком, необходим для расчетов за услуги по перевозке грузов.
Документ подписывается отправителем и перевозчиком. Если отправителем является физическое лицо, его заверяют только печатью перевозчика, а если груз отправляется организацией или ИП, то транспортная накладная также должна быть заверена печатью грузоотправителя.
Все сделанные в транспортной накладной исправления обязательно заверяются подписями и печатями, как перевозчика, так и грузоотправителя, иначе они будут считаться недействительными.
Ниже расположен типовой бланк и образец транспортной накладной вариант которого можно скачать бесплатно.
Источник: uristhome.ru