Для наших правовых реалий вопрос о том, кто такой корпоративный секретарь (КС), актуален, поскольку этот институт имеет западную традицию существования — в основном это США, страны ЕС. Это понятие наиболее полно раскрыто в англосаксонской правовой системе, где КС играет важную роль в корпоративном управлении компаниями, выполняя ряд функциональных обязанностей. Корпоративный секретарь — это главный администратор компании, обеспечивающий осуществление консультативных, исполнительных функций на высшем уровне, статус КС во многом приближен к должности директора компании, хотя и находится ниже по своему иерархическому положению в штате фирмы. Российское законодательство не дает трактовки правового положения КС, ограничиваясь только общими упоминаниями (например, в одобренном Правительством РФ Кодексе корпоративного управления). До 2002 года термин «корпоративный секретарь» вообще не упоминался в каких бы то ни было нормативно-правовых актах Российской Федерации, поэтому этот институт считают относительно новым и не до конца разработанным.
Курс обучения «Секретарь-референт» — 10 советов от профессиональных секретарей
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ КОРПОРАТИВНОГО СЕКРЕТАРЯ
- координирует деятельность управленческих институций предприятия, обеспечивает поддержание ими контакта между собой;
- организовывает подготовку, проведение общего собрания акционеров, формирование повестки дня, ведение протокола, реализацию, а также контроль выполнения принятых участниками резолюций;
- следит за соблюдением установленных процедурных правил, требований, предписаний;
- выполняет функцию планирования, составления кратко- и долгосрочных программ деятельности;
- осуществляет оперативное руководство сотрудниками аппарата и соответствующими подразделениями;
- контролирует следование формальным процедурам (оповещение, голосование, оформление письменных решений, доведение их до сведения заинтересованных лиц и так далее);
- организует хранение печати, уставных документов;
- выполняет другие функциональные обязанности, которые прямо или опосредованно связаны с задачами, возложенными на КС;
- обеспечивает взаимодействие с контролирующими субъектами, регулирующими органами.
Среди основных полномочий КС — информационное направление его деятельности, поскольку правильное и своевременное уведомление акционеров, топ-менеджмента организации непосредственно сказывается на качестве, эффективности, законности принимаемых органами управления решений и актов.
Корпоративный секретарь отвечает за:
- прием, регистрацию, отправку, отработку входящей/исходящей корреспонденции;
- протокольную часть;
- рассылку решений всем заинтересованным субъектам (как частным лицам, так и государственным органам, учреждениям, организациям);
- осуществление контроля за соблюдением установленных требований делопроизводства, документооборота на предприятии;
- составление писем, справок, заключений;
- постоянное поддержание связи с инвесторами;
- раскрытие публичной информации об обществе, публикацию предусмотренной законодательством отчетности;
- строгое соблюдение конфиденциальности данных и коммерческой тайны;
- своевременное выявление возможных нарушений, извещение о выявленных фактах уполномоченных лиц, компетентных органов.
Следовательно, ответ на вопрос о том, кто такой корпоративный секретарь, напрямую связан с выполняемыми им функциональными обязанностями, через которые раскрываются особенности статуса этого лица в компании.
Как построить карьеру секретаря, личного помощника, бизнес ассистента, помощника блогера.
ТРЕБОВАНИЯ, ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
На практике установлено, что корпоративный секретарь, обязанности которого очень широки, должен соответствовать определенным квалификационным требованиям, поскольку в противном случае не сможет надлежащим образом выполнять все поставленные перед ним задачи.
Законодательно перечень обязательных условий для занятия должности КС не регламентирован. Тем не менее, в деловой практике этот вопрос достаточно хорошо проработан, поэтому обычно к кандидатам на позицию корпоративного секретаря предъявляются строгие требования, которые можно условно разбить на несколько групп:
- Образовательные — наличие высшего образования по одной из профильных специальностей: право, экономика, менеджмент. Зачастую одним из обязательных условий для занятия должности КС оказывается знание одного либо нескольких иностранных языков.
- Профессиональные — знание основ корпоративного законодательства, менеджмента, бухгалтерского учета, опыт в области информационных технологий и коммуникаций, высокий уровень делового этикета.
- Личные — дисциплинированность, собранность, многозадачность, мышление на перспективу, отличные коммуникативные способности, дипломатические навыки, организованность.
Еще один важный момент — обеспечение объективности, непредвзятости, отсутствие личной заинтересованности в результатах деятельности компании. Мировая практика сложилась таким образом, что на должность КС не могут претендовать лица, являющиеся акционерами управляемой фирмы, входящие в состав каких-либо органов управления основного предприятия либо аффилированных субъектов.
Корпоративный секретарь — это управленец высокого уровня, который в любом случае должен оставаться наемным работником, а не участником АО, преследующим собственную выгоду.
КС несет двоякую ответственность за результаты работы: в случае совершения каких-либо проступков к нему могут применяться не только меры дисциплинарного взыскания как к наемному служащему, но также и специфические санкции гражданско-правового характера, связанные со спецификой правового положения. Обычно особенности привлечения КС к ответственности прописываются в контракте, должностной инструкции, других документах. При этом секретарь в равной мере ответственен как перед акционерами предприятия, так и перед членами совета директоров, иного органа управления обществом.
Значение должности КС в акционерном обществе (равно как и предприятиях другой организационно-правовой формы) трудно переоценить, поскольку он выступает одновременно как высший администратор и как защитник прав участников (инвесторов), обеспечивающий в пределах своих полномочий соблюдение требований законодательства, регламента, внутренних положений. Таким образом, функции корпоративного секретаря можно обобщенно свести к обеспечению законности, эффективности, целесообразности, прозрачности деятельности АО, других видов хозяйственных обществ.
Получить более детальную информацию и прикладную помощь в вопросах, связанных с организацией работы корпоративного секретаря, можно в BDO Unicon Outsourcing, заполнив заявку.
Поделиться:
Подпишитесь на наши материалы
Корпоративный секретарь: кто это и как им стать
Это не обычный администратор, а мастер корпоративной организации. От него зависит работа совета директоров.
27.05.2021 10:00 14121
Корпоративный секретарь координирует работу совета директоров в акционерном обществе и обеспечивает взаимодействие между акционерами. Задача этого специалиста — повысить эффективность управления, увеличить инвестиционную привлекательность, добиться роста капитализации. Он должен обладать незапятнанной репутацией, чтобы ему доверяли акционеры. Устраиваясь на эту должность, стоит проверить, будет ли у вас достаточно независимости, полномочий и ресурсов, чтобы выполнять свои функции.
Как устроена профессия
История корпоративных секретарей начинается с 1891 года — тогда в Великобритании был организован Институт секретарей, которые были должны представлять интересы компаний. Дело в особенностях управления обществами с диверсифицированной собственностью, когда акции компании продаются на фондовой бирже. В таких бизнесах менеджмент контролируется советом директоров.
Но председатель и члены совета директоров сменяют друг друга, а корпоративный секретарь работает в компании постоянно. В крупных организациях он же одновременно является главным юристом общества и в иерархии стоит после председателя совета директоров и гендиректора — так принято в классической модели корпоративных секретарей. В России специфика иная.
Как рассказывает доктор экономических наук ИГП РАН Алла Лалетина в статье «Институт корпоративного секретаря: правовое регулирование, практика, перспективы развития», фактически правовой обязанности нанимать секретаря у российских компаний нет, в законе № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» упоминание об этой профессии отсутствует. Поэтому во многих обществах, особенно небольших, функции корпоративного секретаря выполняет руководитель юридической службы или один из членов совета директоров. Есть и другая практика — когда человека нанимают на должность корпоративного секретаря, а в результате он совмещает с основными обязанностями и дополнительные, в частности, заместителя гендиректора или начальника отдела по работе с акционерами. Классическую модель корпоративного секретаря в структуре должностей обычно можно встретить в средних и больших акционерных обществах.
Требования к образованию и опыту работы
В России для корпоративных секретарей есть квалификационные характеристики, утвержденные Минздравсоцразвития в 2007 году. Согласно им, у специалиста должно быть высшее юридическое или экономическое образование, а также специальная подготовка по корпоративному управлению. Еще нужен опыт работы по специальности не менее пяти лет, в том числе в должности руководителя.Смотрите также: Корпоративное управление. Модели и регулирование.
- Высшее юридическое образование, желательно полученное в ведущих вузах.
- Опыт работы в крупных холдингах на должности юриста или временно замещающего должность корпоративного секретаря.
- Сильные организаторские способности, опыт работы с топ-менеджерами, прохождение соответствующих тренингов.
- Глубокие знания ГК РФ, законов об АО и ООО.
- Владение навыками делового письма, грамотная устная и письменная речь. Английский язык — не ниже upper intermediate.
Еще важно знать, как работают структуры, регламентирующие деятельность обществ, понимать порядок эмиссии и обращения ценных бумаг.
В чем должен разбираться корпоративный секретарь
Знаний, которые можно получить в высшем учебном заведении, для работы корпоративным секретарем недостаточно. Нужно обращаться к дополнительным источникам структурированной информации, например, к курсам повышения квалификации и профессиональным тренингам. Вот примеры того, в чем нужно разбираться:
- Новеллы корпоративного законодательства РФ. Особенности практики сопровождения корпоративных процедур и сделок. Особенности перехода к новой системе организационно-правовых форм юридических лиц, приведение наименований и уставов в соответствие с ГК РФ.
- Правовое сопровождение создания корпорации. Понимание, когда можно использовать типовые уставы, когда нужно разрабатывать дополнения. Особенности перехода АО из публичного в непубличное и наоборот.
- Категории имущества, которое можно использовать в качестве вклада в уставной капитал.
- Актуальные особенности регистрации эмиссии акций. Особенности реорганизация и ликвидации.
- Регулирование прав и обязанностей акционеров, нюансы использования корпоративных договоров и учредительных документов.
- Порядок признания недействительными решений органов управления общества, с учетом условий договора. Детали порядка разрешения сложных ситуаций в управлении обществом. Основания и порядок прекращения прав на акции и доли. Возможности исключения участника из ООО.
- Особенности и правоприменительная практика законодательства об акционерных обществах, нюансы применения постановлений Президиума ВАС РФ по крупным сделкам, в том числе постановление №28 об оспаривании крупных сделок.
- Правовое сопровождение совершения крупных сделок. Нюансы и последствия нарушений в таких сделках. Сделки с заинтересованностью, порядок их одобрения, последствия несоблюдения требований законодательства к такой сделке.
- Правовое обеспечение корпоративного управления, работы общего собрания. Порядок организации, порядок формирования повестки и выборного процесса, нюансы подготовки бюллетеней для голосования. Порядок предоставления акционерам информации к общему собранию.
- Особенности организации и обеспечение работы общего собрания, последствия отсутствия кворума, нюансы порядка голосования и удостоверения результатов, порядок оформления протоколов и хранения документов.
- Возможности оспаривания результатов голосования, результатов общего собрания. Проблемы оспаривания и удостоверения решений с точки зрения нормативных документов.
- Нюансы работы с советом директоров, обеспечение их правовой деятельности. Формирование совета директоров, проблемные вопросы.
- Факторы повышения эффективности работы совета директоров. Институт независимых директоров, правовые основы его регулирования.
От корпоративного юриста как от главного юриста общества требуют глубокого понимания корпоративного и трудового законодательства, их проблем. Специалист должен понимать, как решается проблема множественности директоров в обществе. Знать способы распределения полномочий, порядок заключения договоров, отражение множественности в ЕГРЮЛ.
Еще придется разобраться в порядке раскрытия информации, в оптимальных решениях по его реализации. Нужно понимать ключевые требования к раскрытию информации, последствия ошибок. Отслеживать новации в законодательстве о раскрытии информации о вознаграждении членов органов управления эмитента и сведений о структуре и компетенции органов контроля за его финансово-хозяйственной деятельностью.
«Книжная полка РШУ» — подкаст о классике мировой бизнес-литературы.
Слушайте обзоры книг от наших экспертов.
Пригодится глубокое знание лучших практик корпоративного управления, основных теорий, концепций и моделей управления, например, теории фирмы, агентской и менеджерской теорий.
Должностные обязанности корпоративного секретаря
Ключевая обязанность, обычно прописанная во всех вакансиях корпоративного секретаря — организация общего собрания общества. Это означает: предоставление документов общества его акционерам, обеспечение ведения протоколов собрания, сопровождение выставления задач и контроль их исполнения, организация процесса собрания, голосования и подсчета бюллетеней. Нужно заниматься подготовкой решений совета директоров и других органов управления обществом, а также контролировать их исполнение.
Кроме того, нужно заниматься публичным раскрытием информации о деятельности общества, предоставлять документы акционерам по их запросам, взаимодействовать с органами регулирования и профессиональными участниками рынка ценных бумаг.
Еще нужно организовывать выполнение корпоративных процедур, предотвращать конфликты в обществе, разрабатывать предложения по повышению эффективности управления обществом. И консультировать должностных лиц и акционеров, а также членов совета директоров по вопросам корпоративного права и управления.
В числе обязанностей секретаря указывают разработку учредительных и внутренних документов общества, документов, связанных с процедурами реорганизации и ликвидации общества, ее аффилированных лиц, документов по приобретению или отчуждению акций или долей в уставных капиталах юридических лиц.
Наконец, сопровождать процедуру эмиссии ценных бумаг общества и ее аффилированных лиц.
Где учиться на корпоративного секретаря и как повысить квалификацию
Кроме высшего юридического и экономического образования, корпоративному секретарю нужно повышать квалификацию на курсах и тренингах. Приглашаем на курс «Корпоративный секретарь» от Русской Школы Управления. В программу вошли все ключевые аспекты работы корпоративного секретаря: от организации созыва и проведения общего собрания акционеров до применения правовых средств повышения эффективности деятельности членов органов управления.
Курс ведут практики, которые ознакомят слушателей с проблемными вопросами определения компетенции совета директоров в свете нового законодательства, с системой управления рисками в ПАО, с правилами и последствиями приобретения крупных пакетов акций. Участники обучения освоят способы ограничения прав членов органов управления. В программе предусмотрен разбор кейсов и примеров из судебной практики.
Курс «Корпоративный секретарь» →
Подпишитесь
на полезные статьи
Источник: uprav.ru
Не только «Леночка, принеси нам кофе»: что должен уметь хороший секретарь
Теоретически хороший секретарь может сделать карьеру. На практике это редкий случай, потому что действительно хорошего секретаря руководитель ценит ‒ настолько, что в другой отдел просто не отпустит.
Кому подходит профессия секретаря, какие у этой работы плюсы и минусы, на какую зарплату рассчитывать ‒ рассказываем.
Что должен уметь секретарь
Профессия секретаря вызывает много вопросов ‒ давай разбираться.
«Секретарь» или «секретарша»
Корректный вариант ‒ секретарь. Секретарша ‒ разговорное слово, и хотя филологи утверждают, что оно лишено оттенка неуважения, секретари на такое обращение обижаются.
Мужчинам вход воспрещён
Изначально профессия секретаря была мужской. Но в ХХ веке всё изменилось ‒ теперь секретарями работают почти исключительно женщины. В требованиях к соискателю пол, конечно, не указывают, но по умолчанию вакансия рассчитана на женщин.
Молодая и красивая
Секретарь, администратор на ресепшн компании, ассистент руководителя ‒ все эти должности подразумевают «презентабельную» внешность.
Секретарь ‒ профессия для начинающих специалистов, требования к опыту минимальные, а вот к внешности ‒ увы, довольно строгие. По секретарю клиенты и партнёры судят о всей компании ‒ поэтому внешний вид здесь имеет значение.
Главное ‒ вовремя подать кофе
Подавать напитки посетителям, конечно, приходится, но основная работа секретаря заключается совсем в другом:
- Составлять расписание для начальника
- Вести протоколы совещаний и деловых встреч
- Организовывать командировки сотрудников и руководителя
- Общаться с посетителями
- Принимать и отправлять корреспонденцию
- Принимать телефонные звонки
Вот примеры описания обязанностей из реальных вакансий.
- Погруженность в задачи и проекты компании, содействие в их реализации;
- Организация, структурирование и систематизация всех рабочих процессов;
- Взаимодействие с руководителем, утверждение плана текущих задач;
- Постановка задач сотрудникам отделов, контроль выполнения задач в обозначенный срок;
- Выстраивание эффективного информационного обмена между сотрудниками;
- Организация документооборота и делопроизводства: создание регламентов, приказов;
- Аналитическая и информационная поддержка (подготовка отчётов, таблиц, служебных записок).
- Структурирование базы данных, ведение реестров;
- Работа с сайтами компании и рекламными площадками, размещение объектов недвижимости на различных порталах;
- Административная поддержка деятельности руководителя: организация встреч, совещаний, подготовка информационных материалов, выполнение поручений;
- Оперативный поиск и систематизация необходимой информации. Работа с большим объёмом данных;
- Своевременное выполнение задач.
- Приём документов и заявлений;
- Регистрация документов, учёт и передача документов руководителю;
- Составление писем, запросов и других документов по поручению руководства;
- Выполнение служебных поручений руководителя;
- Активное общение по телефону.
В чём плюсы и минусы профессии секретаря
В работе всегда есть и плюсы, и минусы ‒ главное, чтобы лично для тебя плюсов было больше.
Вот что в работе секретаря ‒ хорошо:
- Отличная стартовая позиция для карьеры
- Много полезных знакомств
- Минимальные требования к опыту
- Приобретение умения делового общения
- Развитие личных качеств: умения планировать, ответственности, коммуникабельности
А вот что может разочаровать:
- Рутинность работы
- Высокий уровень стресса
- Многозадачность
- Высокие требования к внешнему виду
Чтобы представить себе работу секретаря, попробуй ответить на вопрос с собеседования:
‒ Что будете делать, если одновременно нужно ответить на два телефонных звонка, направить контрагенту факс, отправить сообщение о звонке сотруднику, выдать гостям временный пропуск и сделать кофе генеральному директору?
Сколько платят секретарям в России
Зарплаты у секретарей не самые высокие ‒ но для первой работы неплохие.
По нашей статистике за март 2022 года, средняя зарплата в вакансиях сферы «Административный персонал» составила 34 676₽.
Средняя зарплата в вакансиях для секретарей ‒ 33 204₽. Секретарям-референтам готовы платить 40 100₽, пресс-секретарям ‒ 47 000₽, руководителям секретариата ‒ 86 600₽.
Секретарю-переводчику в среднем предлагают 49 300₽, секретарю-оператору 34 000₽, секретарю-делопроизводителю ‒ 36 100₽.
Как секретарю пройти собеседование
У секретарей свои лайфхаки ‒ как пройти собеседование. Собрали советы успешных соискательниц на должность секретаря и ассистента руководителя.
«Я люблю яркий макияж и необычные серьги. Но секретарь ‒ не тот человек, который должен привлекать слишком много внимания, поэтому на собеседование пришла в строгом деловом костюме и с нюдовым макияжем ‒ и не ошиблась. Эйчар потом сказала мне, что даже внешне я выгодно отличалась от других соискательниц», ‒ Ирина, 24 года, секретарь
«Думаю, что для секретаря очень важна правильная речь и красивый голос. Я давно подписана на паблики о культуре речи и всегда с интересом их читаю. На собеседовании старалась не употреблять слова-паразиты и вообще говорить максимально правильно», ‒ Екатерина, 22 года, секретарь
«Вы можете быть суперкандидатом ‒ но вас всё равно не примут на работу, если не «совпали» с руководителем. Человек подбирает ассистента «под себя», такого, чтобы понимал с полуслова и не раздражал. Поэтому не вините себя, если получили отказ: дело совсем не в вас», ‒ Алла, 21 год, персональный ассистент
«На собеседовании нужно честно отвечать на все вопросы, кроме одного: почему ушли с предыдущей работы. У меня были проблемы с руководителем, но так отвечать опасно: решат, что и с новым не сработаетесь. Я сказала, что хотела работать в более крупной компании. Собеседование прошло отлично», ‒ Ксения, 25 лет, секретарь-референт
Источник: gorodrabot.ru