ТТН на УСН нужна ли

С 1 сентября заработал обмен электронными транспортными документами для автомобильных грузоперевозок. Расскажем, что появилось нового в нормативке, как подключиться к электронному документообороту и для кого он обязателен.

В этой статье:

• Нормативная база
• Можно ли не оформлять электронные транспортные накладные
• Система электронных перевозочных документов
• Как подключиться к ГИС ЭПД
• Состав электронной транспортной накладной
• Как обмениваться файлами
• Исправление ошибок в ЭТрН
• Электронные транспортные накладные — это удобно

Нормативная база

Электронная транспортная накладная (сокращенно ЭТрН) — документ, предназначенный для оформления перевозки грузов. Она подтверждает факт заключения договора на транспортные услуги и расходы на доставку товаров, а также фиксирует условия перевозки (п. 7, п. 10 Постановления Правительства от 21.12.2020 № 2200). Это аналог бумажной ТН и имеет такую же юридическую силу.

Зачем нужна ТТН?

Для обмена данными между участниками перевозок и для доступа к этим данным госорганов создана Государственная информационная система (ГИС).

Электронный документооборот вводился в России поэтапно. Напомним хронологию событий и регулирующую нормативку:

Вступили в силу:

• нормы Федерального закона от 02.07.2021 № 336-ФЗ, закрепившие правовые основы оборота электронных перевозочных документов в Уставе автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ);
• изменения в Правила перевозки грузов автомобильным транспортом, внесенные Постановлением Правительства № 2116. В новых Правилах прописали возможность использования электронной транспортной накладной

Вступили в силу форматы электронных документов:

• ЭТрН;
• сопроводительной ведомости;
• заказ-наряда.

Вступили в силу:

• Правила обмена электронными перевозочными документами (Постановление Правительства от 21.05.2022 № 931);
• Правила представления информации в ГИС электронных перевозочных документов (Постановление Правительства от 03.03.2022 № 281);
• Приказ Минтранспорта от 10.02.2022 № 40, утвердивший порядок ведения реестра операторов информсистем электронных перевозчиков.

Теперь ЭТрН должны быть исключительно в XML-формате, утвержденном ФНС. Информационное взаимодействие с ГИС происходит через операторов ЭДО. Минтранспорт — ответственный за ведение реестра операторов

Дальнейшие планы по внедрению ЭТрН определены Концепцией развития ЭДО (Решение президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, протокол от 25.12.2020 № 34). Согласно Концепции к концу 2024 года будет оформляться 70 % транспортных и товарных накладных.

Можно ли не оформлять электронные транспортные накладные

Применение ЭТрН с 1 сентября 2022 года добровольное: вы можете сами решить, по-прежнему оформлять документы на бумаге или перейти на электронный формат (Письмо Минтранспорта от 14.07.2022 № Д14/59-ПГ). Но в будущем, скорее всего, он будет обязателен.

УСН. Как заполнить ручные ТТН

Сейчас переход на ЭТрН может быть удобен и выгоден компаниям:

• оказывающим логистические, экспедиторские, транспортные услуги;
• крупным грузоотправителям и грузополучателям;
• организациям, активно применяющим ЭДО.

Электронная накладная не нужна совсем в двух случаях:

• груз доставляет сам продавец, при этом доставка включена в стоимость товара;
• покупатель везет товар своим транспортом.

Но электронная ТН (или бумажная) обязательна, если:

• товар везет транспортная организация, причем не имеет значения, кто заказчик перевозки: продавец или покупатель;
• товар доставляет продавец, при этом стоимость доставки выделена в договоре отдельно.

То есть основания для применения (неприменения) ЭТрН такие же, как и для бумажной накладной.

Система электронных перевозочных документов

Чтобы участники перевозки обменивались данными, а госорганы — оперативно получали сведения, создана Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Использовать данные этой системы могут: Правительство, Минтранс, ФНС, ФСБ, МВД, Ространснадзор, Ростехнадзор, Россельхознадзор, Роспотребнадзор, ФТС, Минздрав, Росстат и другие ведомства.

Участники перевозок — грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, фрахтователь, фрахтовщик — должны работать в ГИС ЭПД не напрямую, а через операторов ЭДО.

Оператор ЭДО должен быть включен в реестр Минтранса — сейчас в нем несколько компаний, в том числе Контур. Требования к операторам установлены п. 4 ст. 18.1 Устава автотранспорта и Приказом Минтранса от 10.02.2022 № 40.

Сервис Логистика — обменивайтесь с партнерами перевозочными документами онлайн без ошибок и потерь.

Как подключиться к ГИС ЭПД

Чтобы начать работу в единой информсистеме электронных перевозочных документов:

Шаг 1. Выберите оператора ЭДО из реестра Минтранса и заключите с ним договор. Контур уже получил статус оператора ИС ЭПД.

Сертификаты КЭП можно получить в аккредитованных удостоверяющих центрах до конца 2022 года, к примеру, в УЦ Контура.

Шаг 3. Подключитесь к ГИС ЭПД — в этом поможет ваш оператор.

Шаг 4. Заключите с контрагентами соглашение об обмене электронными документами.

Шаг 5. Приобретите для сотрудников технические средства — смартфоны, планшеты. Обеспечьте их мобильным интернетом.

Через ГИС ЭПД участники перевозки обмениваются XML-файлами, у каждого из них свое предназначение.

Состав электронной транспортной накладной

Перечень файлов, из которых состоит ЭТрН, приведен в п. 3 ПП № 931, а этапы и схема обмена файлами — в Приложении 2 к ПП № 931.

Обязательными являются файлы обмена 1–4.

Файлы 5 и 6 формируются, если перевозчик и грузоотправитель договорились документировать изменения финансового состояния в результате исполнения договора перевозки. В этом случае ЭТрН может выполнять функции первичного документа, т. к. в ней будут все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Файлы 7 и 8 являются опциональными, то есть формируются при необходимости (подп. «а» ст. 13, подп. «а» ст. 15 Приложения 1 к ПП № 931).

Бесплатно отчитывайтесь через Контур.Экстерн по акции «Тест-Драйв». Только актуальные формы, автоматическая проверка по контрольным соотношениям, и отправка отчётности онлайн.

Как обмениваться файлами

Порядок взаимодействия участников перевозки, операторов ЭДО и ГИС подробно описан в п. 5-25 Приложения 1 к ПП № 931. Кратко он выглядит так:

— Грузоотправитель создает исходный файл обмена 1, подписывает его УКЭП и отправляет оператору ЭДО, с которым он заключил договор. При этом документу будет присвоен уникальный номер — идентификатор.

— Оператор ЭДО проверит, соответствует ли полученный файл установленному XML-формату, а также удостоверится, что идентификатор уникален, а КЭП действительна.
Если обнаружатся ошибки, оператор сообщит о них грузоотправителю, который должен сформировать и отправить новый корректный документ. А если ошибок нет, оператор направит его в ГИС ЭПД.

— ГИС ЭПД сверит сведения из поступившего файла с данными, полученными от других участников документооборота. После того как файл появится в госинформсистеме, он станет доступным всем участникам перевозки.

— Водитель с планшета либо со смартфона подтверждает приемку груза через СМС, пароль и т.д.

— Ответственный сотрудник перевозчика, получив сведения от водителя, подписывает файл обмена 2 своей УКЭП.

— Грузополучатель принимает груз и подписывает УКЭП файл обмена 3.

— Перевозчик передает груз, подписывает файл 4 и завершает документооборот.

На каждом этапе ГИС ЭПД фиксирует подписание электронной накладной участниками перевозки.

Исправление ошибок в ЭТрН

Любой участник перевозки может вносить исправления в подписанную накладную, однако имеются некоторые ограничения (п. 10 ПП № 931). Нельзя изменить по своей инициативе:

• сведения грузоотправителя о передаче груза при приемке его перевозчиком;
• замечания перевозчика при приемке груза;
• сведения о приемке груза грузополучателем от перевозчика;
• замечания перевозчика о выдаче груза.

ГИС ЭПД находит все несоответствия при обработке файлов обмена. Если они будут выявлены, оператор ЭДО направит уведомление. Новые скорректированные файлы необходимо отправить не позже 5 дней с даты получения сообщения об ошибке (п. 9 ПП № 931).

Электронные транспортные накладные — это удобно

ЭТрН выполняет такие же функции, что и бумажная накладная, при этом электронный документ удобнее и безопасней:

• ЭТрН невозможно потерять или не передать контрагенту;
• многоступенчатая система проверки, что минимизирует налоговые риски;
• легко отслеживать перемещение груза, оперативно узнавать об изменении адреса доставки и о проблемах при приемке;
• быстрый обмен данными — это быстрые взаиморасчеты;
• не нужно тратиться на бумагу и хранить кипы документов.

Конечно, все это возможно, только если к ГИС ЭПД подключились все участники перевозки: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если хотя бы один из них это не сделал, формировать ЭТрН не получится.

Получайте новости от наших экспертов дважды в месяц и будьте в курсе последних изменений

Источник: www.kontur-extern.ru

Электронная транспортная накладная: что это и как перейти

С течением времени цифровизация экономики проходит всё глубже и затрагивает всё больше аспектов деятельности хозяйствующих субъектов. Постепенно электронные документы вымещают бумажные носители. Данный процесс объективно необходим для систематизации государственного контроля и оптимизации бизнес-процессов.

Представьте, затраты на составление и пересылку 1 (одной) транспортной накладной могут составлять порядка 400-700 рублей. На рынке числится более 50 тыс. автоперевозчиков, а составляют они около 3 млрд. перевозочных документов в год (порядка 40 тыс. тонн бумаги!). Суммарные затраты достигают до 1,2 трлн. рублей в год. Поэтому неудивительно, что цифровизация коснулась и сопроводительных документов для организации грузоперевозки.

01. Для чего потребовалась электронная транспортная накладная (ЭТрН)

С 1 по 30 октября 2020 года Минтранс России провел эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронного путевого листа (ЭПЛ) на автомобильном транспорте при перевозке пассажиров и грузов. «Существующий механизм оформления транспортной накладной и путевого листа «на бумаге» требует от всех участников рынка перевозок существенных временных и финансовых затрат. Перевод же их в цифру обеспечит качественно новый уровень документооборота, что для бизнеса означает сокращение затрат, а для государства – прозрачность контроля. Проводимый Минтрансом совместно с ведущими участниками рынка эксперимент призван наглядно доказать работоспособность информационной системы и надежность цифровой платформы», – отметил заместитель министра транспорта Алексей Семёнов.

Эксперимент проводил ФБУ «Росавтотранс». Для реализации электронного взаимодействия были проработаны различные сценарии оформления перевозки. Пилотной зоной эксперимента не случайно выбраны территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края. Достаточная протяженность дорожной сети, логистическая насыщенность и перевозочная активность в этих регионах позволили максимально полно протестировать процедуры электронного документооборота.

Участники эксперимента оценили результаты.

• «Мы выбрали сервис обмена Synerdocs, — рассказали в ГК «CRAFTER», транспортной компании, принявшей участие в эксперименте. — Взаимодействие было выстроено по такой схеме: грузоотправитель формирует в сервисе обмена электронный документ, он отправляется перевозчику и грузополучателю, а после того как проставлены электронные подписи, передается в единую систему»;
• «Мы планируем, что в дальнейшем после полной реализации проекта данные внесенных в реестр транспортных средств будут автоматически считываться камерами фото- и видеофиксации, которые установлены на дорогах, и передаваться в систему. Остановке для проверки документов будут подлежать только те машины, данные которых отсутствуют в системе», — отметил заместитель министра транспорта Алексей Семенов;
• «Для логистики в целом и логистов ритейл-рынка проведение эксперимента – возможность серьезного сокращения издержек и повышения маржинальности бизнеса, рост рентабельности и сокращение цены денег по дебиторской задолженности. В июне 2020г. было проведено предварительное тестирование информационного взаимодействия прототипа ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» и коммерческих платформ, в т.ч. системы FMS Lorus и платформ EDI. В рамках этого тестирования нам удалось продемонстрировать успешное взаимодействие участников, осуществить обмен данными электронной транспортной накладной. А также впервые осуществить обмен юридически значимыми цифровыми документами и верификацию транспортной перевозки на прототипе государственной информационной системы ФГУП ЗИТ», – заявил Рустем Искаков, директор по инновациям из компании Lorus SCM;
• «Мы в E-COM первыми запустили ЭТрН в крупнейших федеральных сетях, наше решение единственное охватывает внешний и внутренний контур грузоперевозок. И в рамках эксперимента около 40% транзакций пройдет через решение E-COM.Logistics. Что касается повсеместного внедрения ЭТрН, то это позволит не только ускорить грузоперевозки в целом, но и сократить издержки компаний на документооборот в 4 раза», – прокомментировал Алексей Аксенов, директор E-COM.

Есть и проблемы. В эксперименте участвовали только непосредственные перевозчики, в то время как значительная доля перевозок осуществляется с привлечением экспедиторских компаний. Схемы взаимодействия с ними не отработаны, есть нерешенные вопросы. Например, что делать при повреждении мобильного устройства водителя, как автоматизировать процесс изменения данных о водителях (транспортных средствах), как подписать документы квалифицированной электронной подписью (УКЭП) перевозчика в момент получения груза до начала движения рейса ночью и т.д.

Всё же эксперимент в конечном итоге был оценен как успешный. Участники эксперимента отметили повышение скорости решения бюрократических вопросов.

С 01.01.2022 в Устав автомобильного транспорта были внесены положения об электронных перевозочных документах. Их приравняли к бумажным документам. Бумажные перевозочные документы не ликвидировали, их также можно будет использовать по соглашению сторон договора. В электронном виде можно оформлять и подписывать УКЭП транспортные накладные, заказ-наряды и сопроводительные ведомости.

Итак, с 2022 года мы получили нововведения в законодательстве и новую электронную форму. Пока еще на добровольных началах.

• безопасность и налоговая прозрачность: перемещение грузов можно будет отследить на всех этапах маршрута;
• скорость и снижение затрат: обмен электронными документами быстрее и дешевле бумажных;
• убрать потери документов на почте.

С 01.03.2022 транспортную накладную можно составлять в электронном виде. Электронные перевозочные документы необходимо будет направлять в специальную информационную систему, предварительно заключив договор с ее оператором. Он обязательно должен быть включен в реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Полномочия по ведению реестра и информационной системы закреплены за Министерством транспорта РФ. Таким образом, государство сможет отслеживать все перевозочные документы.

С 1.09.2022 г. вступили в силу Правила представления информации в ГИС электронных перевозочных документов. С этой же даты действуют Правила обмена электронными перевозочными документами.

02. Чем регулируется ЭТрН

Транспортная накладная (ТрН) — это первичный учетный документ установленной формы, который обязателен при заключении договора на перевозку грузов автомобильным транспортом (ст. 785 ГК РФ, ст. 8 Устава автомобильного транспорта, п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Транспортная накладная подтверждает:

03. Чем отличаются ЭТрН и товарно-транспортная накладная (ТТН)

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это первичный учетный документ, изначально предназначавшийся для учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78).

Сегодня необходимости в ней нет, для расчетов за перевозку грузов используют единый документ — транспортную накладную. Однако, это все еще рабочий документ.

ТТН обязательно должна быть составлена дополнительно к ТН при любой перевозке (покупателю или внутри компании со склада на склад) этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции любыми видами транспорта, так как ТТН является одним из сопроводительных документов, подтверждающих легальность производства и оборота этой продукции (ст. 10.2 № 171-ФЗ).

Это требование подкреплено ответственностью. Перевозка без ТТН этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции грозит конфискацией этой продукции и наложением штрафа (ст. 14.16 КоАП РФ):

• на должностных лиц — от 10 (десяти) тысяч руб. до 15 (пятнадцати) тысяч руб.;
• на юридических лиц — от 200 (двухсот) тысяч руб. до 300 (трехсот) тысяч руб.

В остальном составление ТТН не обязательно. Для передачи товаров используют накладную ТОРГ-12 или УПД, для расчетов за перевозку составляют ТрН. ТрН подтверждает транспортные расходы в налоговом учете при наличии договора на перевозку (Письма Минфина России от 28.08.2018 N 03-03-06/1/61110, от 02.11.2015 N 03-03-06/1/63124).

04. Кто и как оформляет электронную транспортную накладную

Транспортную накладную может оформлять:

1. Грузоотправитель (заказчиком перевозки);
2. Перевозчик, если это предусмотрено договором;
3. Покупатель;
4. Экспедитор.

При этом кто бы ни выписывал накладную, в её дальнейшем заполнении всё равно участвуют все участники перевозки. ТрН по общему правилу оформляет грузоотправитель. Перевозчик по согласованию с грузоотправителем (если предусмотрено договором или соглашением) может оформлять ТрН при перевозке грузов для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд.

1. сведения о грузоотправителе и грузополучателе — наименования или Ф.И.О., ИНН, адрес места нахождения, номера телефонов;
2. описание груза — его наименование, количество грузовых мест, вид тары и способ упаковки, вес и размеры;
3. указания грузоотправителя по особым условиям перевозки — маршрут, срок, ограничения скорости движения, особенности перевозки конкретного груза, уполномоченные лица;
4. сведения о приеме и выдаче груза — как передать груз перевозчику и как грузополучателю;
5. информация о перевозчике — например, ФИО, паспорт водителя или уполномоченного лица;
6. информация о транспортном средстве — тип, марка, грузоподъемность, вместимость, регистрационные номера;
7. стоимость перевозки груза с НДС.

Накладная выписывается в 3 (трех) экземплярах для каждого участника перевозки (грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя) в бумажном или электронном виде.

Если стороны правильно заполнили и подписали транспортную накладную, все существенные условия договора можно считать согласованными.

Вместе с тем само по себе отсутствие (неправильность, утрата) транспортной накладной не означает, что договор перевозки груза не заключен или недействителен. Наличие договорных отношений может подтверждаться и иными доказательствами.

Для подписания электронной транспортной накладной, в частности, необходимо использовать усиленную КЭП перевозчика.

Существенные условия ТрН, заменяющие договор

Предмет является существенным условием любого договора. Это касается и перевозки груза автомобильным транспортом. Если предмет и другие существенные условия не согласованы, есть риск признания договора незаключенным.

Существенными условиями договора перевозки груза автомобильным транспортом являются:

1. описание груза;
2. пункты отправления и назначения;
3. срок доставки груза. Если условие не согласовано, срок тогда определяется по п. 64 Правил — для городского сообщения 1 (одни) сутки;
4. сумма сделки, порядок расчетов;
5. обязанности сторон.

05. Как начать работать с электронной транспортной накладной

Уже можно начинать. Пока применение ЭТРН является добровольным. В течение года идет доработка законодательства, аккредитация операторов ЭДО, утверждение алгоритмов взаимодействия всех участников информационного обмена. К 2024 году планируется подготовить почву для закрепления обязанности по применению электронных перевозочных документов (ЭПД).

В любом случае, рано или поздно такой формат станет обязательным. И чем раньше бизнес начнет подстраиваться под новые реалии, тем проще будет принять на себя новые обязанности.

Вы сможете заранее настроить и протестировать систему, учесть и исправить ошибки, настроить новые бизнес-процессы. Те, кто уже начал, сокращают затраты на документооборот и разгружают операторов. Не действуйте без плана.

1 этап. Отработайте свои бизнес-процессы

Здесь важно понимать, как у вас идет отгрузка и приемка товара, кто в это и в какой степени участвует. Отрисуйте схему процессов и рабочие сценарии.

2 этап. Согласуйте с контрагентами

Вы не сможете отправлять грузы через ЭТрН в одностороннем порядке, контрагенты должны быть солидарны. Нужно запускать, когда обе стороны готовы подписывать и отправлять документы в цифровом виде. Мотивация — сокращение затрат и обязательность в ближайшее время.

3 этап. Подключитесь к оператору ЭДО

Для обмена ЭТРН оператор ЭДО должен соответствовать определенным требованиям. При соответствии данным требованиям оператор включается в реестр операторов ЭДО, размещенный на сайте ФНС. Все операторы, включенные в реестр, подключены к государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Выбранный вами оператор предоставит необходимое ПО и заключит соглашение об электронном обороте перевозочных документов.

4 этап. Получите УКЭП для уполномоченных лиц

С 01.01.2022 г. электронную подпись для субъектов предпринимательства (индивидуальных предпринимателей и руководителей юридических лиц) можно получить только в налоговом органе. Выдача УКЭП на физических лиц/работников организации осуществляется в прежнем порядке в удостоверяющих центрах (Контур, Тензор, СБИС, Гарант, Астрал, любой крупный коммерческий банк). Водители могут подписывать ЭТРН простой электронной подписью, например, через мобильное приложение.

5 этап. Обеспечьте сотрудников техническими средствами

Для оперативного доступа уполномоченных сотрудников потребуются смартфоны или планшеты с подключением к сети Интернет.

6 этап. Начните обмениваться ЭТрН

После того, как вы убедитесь, что всё участники перевозки подключены к ЭДО, можно начинать обмен данными. Электронная транспортная накладная состоит из файлов обмена, каждый из которых предусмотрен для конкретного участника или конкретного случая:

• Грузоотправитель предоставляет в ГИС ЭПД свои сведения грузоотправитель (файл обмена с информацией об участниках перевозки, условиях договора, о поданном транспортном средстве и водителе, о грузе и сопроводительных документах);
• Перевозчик подтверждает факт приема груза к перевозке. Водитель, получив груз, фиксирует это, например, в мобильном приложении, ставит свою подпись и далее доставляет груз грузополучателю.
  При получении груза грузополучатель также передает сведения в ГИС ЭПД. Факт передачи груза фиксируется и перевозчиком в отдельном файле обмена;
• Перевозчик меняет адрес, водителя или транспортного средства;
• Перевозчик и Грузоотправитель сообщают финальную стоимость перевозки.

Вся информация, полученная ГИС ЭПД, относится к информации ограниченного доступа. Срок её хранения составит 5 лет. Обмен можно осуществлять через сервисы или привычную учетную программу.

06. Ответственность за отсутствие транспортной накладной

Отсутствующая транспортная накладная усложняет доказательство заключенного договора и факта перевозки. Транспортная накладная содержит все существенные условия договора перевозки груза и по сути представляет собой письменную форму этого договора.

Административная ответственность

Важно, чтобы перевозочные документы сопровождал груз в процессе перевозки. Перевозчик может быть привлечен к ответственности в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях за отсутствие накладной. Правилами дорожного движения установлена обязанность водителя иметь при себе и предъявлять по требованию документы, в том числе документы на перевозимый груз.

В случае отсутствия накладной на водителя возлагается штраф в размере 500 рублей (ст. 12.3 КоАП). Но можно отделаться и просто предупреждением.

Налоговая ответственность

Отсутствие накладной опасно в большей степени невозможностью признания расходов на перевозку в целях налогообложения. Если налоговой инспекцией в ходе анализа полученной информации будет выявлено отсутствие на балансе поставщиков транспортных средств в совокупности с отсутствием товарных накладных, данный факт позволит налоговому органу сделать вывод о невозможности доставки товара, а следовательно, о нереальности хозяйственной операции. В отсутствие товарно-транспортной либо транспортной накладной доказать налоговой инспекции и суду реальность доставки товара от поставщика будет проблематично.

Фирммейкер, июнь 2022 (следим за актуальностью)
Елизавета Карпук
При использовании материала ссылка обязательна

Ведём бухучёт: простой и сложный

рассказываем своим языком

Источник: firmmaker.ru

Какая электронная транспортная накладная подтвердит расходы

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) дает возможность использовать электронный документ равнозначно оформленному на бумажном носителе. Это же относится и к транспортной накладной. При наличии ЭЦП она может применяться в качестве первичного документа, что подтверждается письмом ФНС от 03.04.2023 № ЕА-4-26/3976.

Компания Самитов Консалтинг расскажет, как правильно использовать накладную в компьютерном формате и как ее оформить.

Как использовать электронную накладную

Накладная, оформленная на компьютере, состоит из 8 обменных файлов. Обязательными считаются 4.

Помимо обязательных 4, 2 дополнительных используются, если стороны пришли к соглашению о применении бумаги в качестве первички. Еще 2 используются только в следующих ситуациях:

• смена адреса доставки;
• замена водителя;
• замена транспортного средства.

Эти правила установлены в постановлении Правительства от 21.05.2022 № 931.

Главное требование для использования компьютерного файла в качестве документа – наличие ЭЦП. Сертификат должен быть действительным. Особое внимание нужно уделить оформленной ранее первичке. Ключ должен быть действителен на момент ее оформления.

Чтобы подтвердить, что сертификат был действителен на момент проверки, используется временная метка. Налоговики часто обращают на это внимание.

Как работает электронная накладная

Схема работы с применением ЭЦП состоит из нескольких этапов:

• Создание документа в системе грузоотправителя и ее подписание при помощи действующего сертификата.
• Принятие груза водителем. Подтверждение производится с помощью мобильного устройства. Приемка подтверждается посредством простой ЭЦП.
• Принятие груза грузополучателем. Процесс аналогичен приему водителем.
• Подтверждение передачи груза от водителя получателем. Используется приложение на мобильном устройстве.
• Заверение первички компанией.

Каждая сторона в итоге имеет файл, подтверждающий реализацию процедуры.

Использование транспортных бумаг, оформленных в электронном формате – это удобный инструмент, упрощающий работу. Самитов Консалтинг рекомендует применять такие методы, чтобы сэкономить время и деньги. Но также необходимо проверять ЭЦП и другие механизмы, чтобы избежать противоречий и трудностей.

Генеральный директор «Самитов Консалтинг»
Самитов Марат
Если у тебя остались вопросы – пиши их в онлайн чат или наш WhatsApp

«Самитов Консалтинг»
Заказать звонок
Пн-вс: 09:00-18:00

Вся информация, размещённая на сайте, является интеллектуальной собственностью компании «Самитов Консалтинг» и не является публичной офертой.

Вся информация, размещённая на сайте, является интеллектуальной собственностью компании «Самитов Консалтинг» и не является публичной офертой.

Ваш телефон

Ваш телефон

Ваш телефон

Заказать звонок

Получить книгу бесплатно

Спасибо что дочитали до конца

Если у вас есть вопросы по аудиту и восстановлению вашей бухгалтерии
Оставьте вашу заявку и наши специалисты с вами свяжутся.

Но это еще не все.
В ПОДАРОК вы получите книгу «Марата Самитова» — Бусидо бизнеса,
которая поможет вам взглянуть на бюрократические процессы вашего дела новыми глазами.

Меню

Казань, ул. Спартаковская д. 2, офис 321-323.
Пн-вс: 09:00-18:00

Источник: samitov.ru