У кого хранятся трудовые книжки ИП

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

Нужно ли хранить трудовые книжки?

Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документообороте).

ЧИТАЙТЕ ЕЩЕ ПО ТЕМЕ:

1. Книга учета движения трудовых книжек как заполнять
2. Как удалить запись в трудовой книжке
3. Как перейти на электронные трудовые книжки
4. Когда отменят трудовые книжки
5. Что такое трудовая книжка
6. Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
7. Как заполнить трудовую книжку
8. Как оформить дубликат трудовой книжки образец
9. Кто подписывает трудовую книжку

Где хранятся данные трудовые книжки?

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Трудовые книжки: новые правила в 2023 году

В каком порядке хранятся трудовые книжки?

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Можно ли хранить трудовую книжку дома?

Постановление правительства РФ от 06.05.2008 № 359 утратило силу, но оно в пункте 16 определяло, где должна находиться трудовая книжка работника в организации, как и других бланков строгой отчетности: в сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях, исключающих их порчу и хищение.

ЭТО ИНТЕРЕСНО: Что входит в адрес проживания?

Как долго хранится трудовая книжка?

хранятся 75 лет, а завершенные после — 50 лет. Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (см. раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003

Сколько трудовых книжек может быть?

Трудовое законодательство не предусматривает наличия у работника двух трудовых книжек одновременно. Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Записи в трудовую книжку делает основной работодатель, если работник проработал у него более 5 дней (ст. 66 ТК РФ).

Где должна храниться трудовая книжка Украина 2020?

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия, учреждения, организации как бланки строгой отчетности, а при увольнении рабочего или служащего выдаются ему на руки.

Где хранятся невостребованные трудовые книжки?

342 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения” (утв. Росархивом 6.10.2000) невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации (и, соответственно, у индивидуального предпринимателя) до востребования, не менее 50 лет.

Где хранятся трудовые книжки Украина?

п. 7.2 Инструкции определено, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним являются документами строгого учета и хранятся в бухгалтерии предприятия, учреждения, организации. Поскольку трудовые книжки относятся к документам строгого учета, хранить их следует в сейфе.

Кто имеет право работать с трудовыми книжками?

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

ЭТО ИНТЕРЕСНО: Что относится к материальным объектам?

Как ведется учет трудовых книжек в организации?

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. … Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Какая трудовая книжка считается испорченной?

Общие правила записи в трудовых книжках

Общие правила таковы: На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.

Сколько хранить невостребованную трудовую книжку?

Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 50 лет, если документ закончен делопроизводством после , или 75 лет, если до этой даты (ст.

Можно ли держать трудовую книжку на руках?

Выдать на руки трудовую книжку допустимо лишь в двух случаях: … для предоставления оригинала документа в ПФР при назначении пенсии – потребуется заявление на выдачу трудовой книжки, причем работник обязан передать трудовую книжку работодателю, после ее возвращения фондом, в трехдневный срок (ст. 62 ТК РФ).

В каком сейфе должны храниться трудовые книжки?

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

Источник: onixhome.ru

У кого хранятся трудовые книжки ип

• Вопрос — ответ 2020! Страница 5
• Как индивидуальный предприниматель должен хранить трудовые книжки работников?

Как индивидуальный предприниматель должен хранить трудовые книжки работников?

Индивидуальный предприниматель должен хранить трудовые книжки работников в местах, позволяющих обеспечить их сохранность, в том числе в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях по месту жительства или по месту осуществления деятельности.
Индивидуальный предприниматель в общем случае обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного ИП является для работника основной (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила N 255)).
Указанные Правила предусматривают правила хранения организациями бланков трудовых книжек. Так, бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил N 225).
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Однако данное Положение не распространяется на индивидуального предпринимателя.
При этом ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил N 225-ФЗ).
Индивидуальный предприниматель при хранении трудовых книжек работников может руководствоваться вышеуказанным порядком хранения бланков.
Государственная регистрация индивидуального предпринимателя осуществляется по месту его жительства (п. 3 ст. 8 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).
При этом нормативно не установлено, должны ли трудовые книжки храниться по месту регистрации организации или индивидуального предпринимателя.
Таким образом, представляется, что трудовые книжки работников индивидуальный предприниматель может хранить как по месту регистрации, то есть дома, так и по месту осуществления деятельности. Однако в любом случае индивидуальный предприниматель как работодатель обязан обеспечить их сохранность и установленный законом документооборот, в частности выдачу в день увольнения работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Обратите внимание! Несоблюдение Правил ведения и хранения трудовых книжек является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Следует также иметь в виду, что в 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронные трудовые книжки). Если работник отказался от ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя, то при трудоустройстве к индивидуальному предпринимателю трудовая книжка может не представляться (абз. 3 ч. 1 ст. 65, ст.

66.1 ТК РФ, п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, Информация Минкомсвязи России «Электронная трудовая доступна теперь на Едином портале госуслуг»).

Подготовлено на основе материала
И.А. Васильева,
советника государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.

Источник: instrukciy.ru

Правила ведения трудовых книжек

Листая трудовую книжку (ТК), можно проследить профессиональный путь от новичка-стажера до специалиста или руководителя крупного предприятия. Этот документ имеет особый статус в организации, за которым на уровне закона закреплен особый порядок ведения и учета.

Назначение трудовой книжки

Трудовая книжка содержит в себе необходимую информацию, которую требуется своевременно дополнять, если были изменения:

1. Фамилия, имя, отчество. При их изменении, в том числе в связи с браком или разводом, вносится соответствующие корректировки.
2. Год рождения.
3. Образование и квалификация (специализация). При получении дополнительного образования вносятся новые сведения.
4. Воинская служба.
5. Курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки.
6. Записи о награждениях и поощрении, в том числе государственными знаками отличия.

ВАЖНО! Внесение всех данных возможно только по оригиналу подтверждающих документов и в точном виде, как указано в них.

Правила ведения трудовых книжек прописаны в постановлениях Министерства труда и в Трудовом кодексе. Хотя трудовая принадлежит сотруднику, большую часть времени она находится на ответственном хранении в организации и выдается после увольнения.

На основании внесенной информации происходит расчет пенсии, а общий стаж влияет на получение различных пособий. Не стоит заводить каждый раз новую при трудоустройстве, это может иметь неприятные последствия:

• Неверный расчет пособий, зависящих от стажа, например, оплата больничного листа.
• Ошибки в определении страхового стажа для назначения пенсии.

Работодатель оформляет новую трудовую с письменного заявления служащего, если ее на руках нет.

Ответственное лицо по ведению и хранению трудовых книжек

Ответственный за ведение и учет ТК назначается приказом. Только он имеет право вносить всю информацию в книжку, выдавать ее или делать ксерокопии с заверением. Им может быть как непосредственно директор организации, так и один из специалистов по кадровой работе или представитель бухгалтерии.

Если штат компании большой, ведение трудовых книжек можно возложить на нескольких работников. Для этого каждого из них необходимо вписать в приказ.

Приказ является обязательным документом, так как закрепляет ответственность за определенным человеком или группой людей. В случае спорных ситуаций по внесению данных или при чрезвычайных обстоятельствах именно эти люди будут отвечать за допущенные ошибки.

Образец приказа о назначении

Приказ составляется в стандартной форме. В нем указывается поименный список с должностями ответственных лиц и прописывается, кто осуществляет контроль. Визирует документ обычно директор компании.

Образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки доступен для скачивания по ссылке.

Правила ведения трудовых книжек

Заполнение книжки должно быть аккуратным и соответствовать инструкции по ведению трудовых книжек:

1. Информация вносится разборчивым почерком.
2. Каждая запись нумеруется последовательно.
3. Помарки и ошибки крайне нежелательны. Все дополнения и исправления делаются по определенной схеме.
4. Вносить данные следует ручкой синего или черного цвета.
5. Оттиски печатей должны быть разборчивыми и не закрывать внесенную информацию.
6. Каждая запись вносится на следующей пустой строчке после предыдущей информации.
7. Нельзя сокращать слова и писать их на другом языке.

Титульный лист

Первая страница представляет собой информацию о сотруднике. Сюда вписывается фамилия, имя и отчество человека по паспорту. Дата рождения вносится арабскими цифрами, при этом месяц можно писать словом или обозначать цифрой. Сведения об образовании вписываются по диплому. Если его нет, строчку оставляют пустой.

Датой заполнения лучше указывать первый рабочий день.

Сведения о работе

Сведения о работе делаются при наличии подписанного приказа. Вся информация о должности, дате начала и номера приказа должны ему полностью соответствовать.

Данные о приеме на работу начинаются с полного юридического названия компании. Ее можно прописать от руки или поставить штамп. В дальнейшем название организации вписывать не нужно.

Если у работника имеются переводы — повышения в должности или назначения в другой отдел, это также отражается в трудовой на основании соответствующих приказов.

Сведения об увольнении

Основание прекращения работы указывается по приказу с указанием соответствующей статьи по Трудовому кодексу.

ВНИМАНИЕ! Штамп организации ставится только под записью об увольнении, в других строчках его быть не должно.

Вкладыш

Вкладыш в трудовую книжку не является самостоятельным, а скрепляется с трудовой как ее продолжение, когда свободные страницы для сведений о работе закончились.

Вкладыш имеет аналогичный титульный лист и страницы для внесения периода работы основного места. Заполнение листов происходит аналогично ведению трудовой книжки, порядковый номер продолжается с основной части трудовой.

Правила хранения трудовых книжек

Закон устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек, за нарушение которых возможны штрафы от надзорных органов. Порядок учета и хранения должен быть следующим:

1. Заводится специальная книга, отображающая перемещение и учет трудовых книжек и вкладышей к ним. Может быть как купленная книга, так изготовленная самостоятельно. Важно, чтобы она имела соответствующее название, необходимые графы и пронумерованные листы. Книга обязательно прошивается. В неё в хронологическом порядке вписывается каждая поступающая трудовая, ее серия и номер. Указывается должность работника, подразделение и дата приступления к обязанностям. При увольнении сотрудника вносится дата выдачи трудовой и ее владелец ставит подпись, подтверждая факт получения.
2. Чистые трудовые книжки и вкладыши хранятся как бланки строгой отчетности и выдаются по заявлению. Хранить их лучше в сейфе либо в специальном ящике закрытом от посторонних.
3. Если бланки находятся на балансе в бухгалтерии, дополнительно заводится книга учета, в которой прописывается количество пустых бланков и использованных.

СОВЕТ! Чтобы легче было искать строчку нужной трудовой в книге учета, на самой книжке можно указать номер строки в журнале.

Хранение документов требует хорошей организации и порядка, это связано со спецификой работы с ними и облегчает поиск нужного бланка.

Сроки хранения

Хранятся трудовые на протяжении всего периода трудоустройства в данной фирме. В день увольнения документ должен быть возвращен владельцу. В случаях, когда работник не имеет возможности получить свою трудовую в срок увольнения, работодатель хранит ее до востребования. При этом нужно предварительно направить письменное сообщение бывшему сотруднику о необходимости ее забрать. В случае смерти работника документ может быть передан близким родственникам либо оставлен на хранение в личном деле в архиве.

Владимир Сысоев/ автор статьи

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Источник: o-kadrah.ru