Учитывается ли гсм в расходах при УСН

Нормирование расходов на ГСМ

Налоговый кодекс РФ не содержит каких-либо требований, указывающих на необходимость производить нормирование топлива при использовании автотранспорта. Представлено только одно непременное условие: на все израсходованное топливо должны быть представлены путевые листы, подтверждающие целевое использование денег. Вид путевых листов есть разработанная законодательно, но никто не мешает использовать свою при условии, что в ней есть все графы установленные Приказом Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 года.

Ныне действующая редакция НК РФ не включает никакие положения, в соответствии с которыми предприятия были бы обязаны вводить нормирование ГСМ при работе на «упрощенке». Налогоплательщик имеет право самостоятельно ввести нормирование, но делать это не обязан. В качестве ссылки следует использовать нормативные документы:

— письмо Минфина №03-03-06/1/2875 от 27.01.2014;

— письмо Минфина №03-03-06/01/20097 от 03.06.2013.

Приоритет в решении вопроса о вводе нормирования ГСМ отдан организациям и предпринимателям. Им дано право устанавливать нормы расхода, исходя из собственных данных о расходе и информации, обозначенной в ПТС. В виде дополнительного источника информации можно применять нормы расхода ГСМ, обозначенные в Распоряжении Минтранса РФ №АМ-23-р от 14.03.2008. Но на данный документ обязаны обращать внимание лишь компании, у которых автоперевозки являются приоритетным видом деятельности. Для остальных данный документ – только для ознакомления.

Списание ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Какие документы необходимы для организации учета ГСМ для предприятий, работающих на УСН?

Перечень документов будет зависеть от типа автомобиля и его принадлежности:

И для первого, и для второго случая необходимо подтвердить документально затраты на ГСМ. Это могут быть накладные, платежные поручения при оплате по безналичному расчету, товарные и кассовые чеки, оформленные должным образом. Главное: предприятие или ИП должно доказать, что расходы были совершены фактически. Если все документы, подтверждающие траты на руках, то их можно включать в книгу учета доходов и расходов.

Особо стоит остановиться на затратах на ремонт или ТО транспорта. Для решения этого вопроса нужно обратить пристальное внимание на ст. 254 НК РФ в части пункта 1 подпункта 6. И данная статья говорит о том, что при наличии документов, подтверждающих оплату услуг, данные расходы могут быть приняты к зачету.

Если автомобиль приходилось ремонтировать, есть документы, подтверждающие этот факт, то ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 3 разрешает принимать данные расходы к зачету.

Стоит рассмотреть еще одну ситуацию использования транспорта: аренду машины, принадлежащей сотруднику компании. В этом случае можно пользоваться всеми теми же правилами, что и для собственного транспорта компании с несколькими ограничениями:

— должен быть официально заключен договор аренды машины;

— в договоре аренды должен содержаться пункт, в соответствии с которым все расходы по ремонту, обслуживанию, обеспечению ГСМ ложатся на арендатора.

Как на основании путевых листов списать расходы на ГСМ в 1С БП 8.3 ?

Если договор является возмездным, то арендная плата также может быть принята арендатором к зачету на основании ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 5. Но данное положение не касается ИП в части использования личного транспорта в предпринимательских целях.

Остался еще один вариант использования транспорта компаниями: сотрудник по служебным надобностям ездит на личной машине. Если договора аренды нет, то и принять ГСМ к зачету компания не может. Ей дано право включать в КУДИР только расходы в пределах законодательно указанной нормы на компенсацию сотруднику расходов на амортизацию, бензин и прочее. Основанием для данного действия будет ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 12:

— при использовании в служебных целях личного автомобиля с объемом двигателя, не превышающим 2 тыс. куб. см, сотрудник может рассчитывать на компенсацию в размере 1200 рублей ежемесячно;

— если объем двигателя превышает 2 тыс. куб. см, то размер компенсации составляет 1500 рублей ежемесячно.

Основанием для определения размера компенсации можно считать Постановление Правительства России №92 от 08.02.2002 года.

Если расходы в действительности превышают означенную сумму, то организация вправе их оплачивать в соответствии с внутренними нормативными актами. Но налоговая инспекция при проверке укажет, что расходы приняты к зачету неправомерно. В КУДИР должны быть обозначены только 1200 или 1500 рублей. Помимо этого, стоит, что данная компенсация обозначена за полный рабочий месяц.

Если личная машина использовалась не все дни в рабочих целях, то компенсацию нужно соответствующим образом уменьшить. Основание – письмо Минфина №03-03-01-02/140 от 16.05.2005 года.

Все записи в КУДИР в обязательном порядке подтверждаются соответствующими документами, из которых нужно особо выделить путевой лист.

Все расходы на ГСМ могут быть приняты организацией к зачету только при условии наличия путевых листов, подтверждающих, что автотранспорт действительно передвигался за пределами территории предприятия по определенному маршруту. Для каждой машины путевой лист выписывается индивидуально на срок, не превышающий один календарный месяц.

Предприятия, занимающиеся автоперевозками в качестве основного вида деятельности, обязаны использовать унифицированную форму, утвержденную Росстатом РФ. Остальным предоставлено право, как использовать унифицированную форму, так и собственную при условии наличия всех необходимых граф.

Не менее важны для подтверждения целевых расходов на ГСМ и первичные документы. К ним относятся: товарные и кассовые чеки, платежные поручения, подтверждающие оплату по безналичному расчету. Если оплата производилась с корпоративной карты через терминал, то прикладывается соответствующая выписка. Вид документов зависит от формы оплаты, типа АЗС и иных факторов.

Если ГСМ закупается в организации не централизованно, а приобретается через подотчетных лиц по мере надобности, то обязательным документом является авансовый отчет, заполненный водителем и утвержденный должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия. К авансовому отчету в обязательном порядке подшиваются все документы, подтверждающие расходы.

Для того, чтобы избежать лишних вопросов при проверке о наличии или отсутствии нормирования ГСМ на предприятии, лучше заранее заготовить приказ за подписью руководителя, в котором в произвольной форме будет указано, производит ли предприятие нормирование ГСМ или принимает к зачету все фактически понесенные расходы.

В конце данной статьи нужно еще раз указать наиболее важные моменты:

1. предприятие вправе самостоятельно решать, нормировать ли расходы на ГСМ или списывать в полном объеме. Исключение – компании, занимающиеся автомобильными перевозками;

2. если предприятие приняло решение нормировать расходы на ГСМ, то для пересмотра норм в течение года должны быть веские основания. Такое изменение лучше закрепить приказом за подписью соответствующего должностного лица;

3. расходы на ГСМ можно нормировать в зависимости от периода года: лето, зима;

4. если по вине водителя обозначен явный перерасход ГСМ, то из заработной платы можно удержать не более одного среднемесячного заработка. Сделать это можно только на основании решения созданной комиссии, и если с момента, как перерасход выявлен. Если прошло больше месяца, или сумма ущерба превышает размер среднемесячного заработка, то удержание возможно только по решению суда.

Документальное оформление расходов на ГСМ

На основании ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

О правилах заполнения путевого листа можно прочесть в Письме Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51. В нем также отмечается, что нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца.

При этом форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно исходя из удобства учета, должна содержать следующие обязательные реквизиты любого первичного документа согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

— наименование и номер путевого листа;

— сведения о сроке его действия;

— сведения о владельце транспортного средства;

— марка и государственный номер транспортного средства;

— фамилия, имя и отчество водителя.

Кроме того, форма путевого листа должна быть утверждена в учетной политике

Наряду с этим отмечаем, что путевые листы нужно хранить в организации не менее пяти лет.

Нормирование затрат на ГСМ

НК РФ не предусмотрено нормирование затрат на ГСМ.

При этом согласно последним разъяснениям Минфина России при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письмо Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097).

Обращаем Ваше внимание на то, что методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», действовавшие с 2008 г. изменены Распоряжением Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р (вступили в силу 14.07.2015).

Таким образом, стоимость бензина, масел и т.п. можно учитывать в полном объеме или в пределах норм. Выбранный вариант следует закрепить в учетной политике.

Таким образом, возможны следующие варианта учета списания расходов на ГСМ:

Списание расходов на ГСМ по фактическому потреблению

Поскольку нормирование не предусмотрено, то можно установить порядок списания расходов на ГСМ по фактическому потреблению, то есть принимать все затраты на основании чеков АЗС, приложенных к путевым листам и авансовым отчетам водителя. Однако обосновать такие затраты практически невозможно, поскольку в чеке указываются только марка топлива и время заправки, без наименования марки, а тем более номера автомобиля.

Это прямой путь к завышению топливных расходов.

Нормирование расходов на ГСМ

В этом случае осуществляется нормирование расхода на ГСМ для каждого конкретного автомобиля и утверждается методика расчета нормативов в учетной политике.

Как правило, норма определяется на основании технической документации производителя. Это достаточно удобный метод, простой в расчетах, и документально обоснованный.

Нормирование расходов на ГСМ согласно Методическим рекомендациям

В этом случае используются Нормы и порядок, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письмо Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57).

С учетом вышеизложенного можно сделать вывод о том, что использование официально установленных Методических рекомендаций — достаточно удобный и безопасный способ учета, позволяющий снизить риски отказа налоговых органов принять топливные расходы.

На балансе Организации, применяющей УСН с объектом «доходы минус расходы», числится легковой автомобиль.

12 мая 2015 г. на этом автомобиле водитель Организации был отправлен на служебное задание.

Под отчет водителю выданы деньги на покупку ГСМ в сумме 825 руб.

По окончании рабочего дня сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением кассового чека АЗС, из которого следует, что он приобрел 25 л бензина марки АИ-95 на общую сумму 825 руб.

Согласно учетной политике для целей бухучета Организация списывает материалы по средней стоимости, а путевые листы составляет на один месяц.

31 мая 2015 года водитель сдал в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:

— остаток топлива в баке при выезде на служебное задание — 2 л;

— остаток топлива в баке при возвращении на рабочее место — 7 л;

— пробег автомобиля во время поездки — 200 км.

Количество топлива, которое подлежит включению в затраты, составляет 20 л (2 л + 25 л — 7 л).

Средняя стоимость топлива с учетом остатка на начало месяца в сумме 66 руб. — 33 руб. .

В бухучете необходимо сделать следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50

— 825 руб. — выданы под отчет денежные средства на покупку топлива;

Дебет 10, субсчет «Топливо», Кредит 71

— 825 руб. — оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета);

Дебет 26 Кредит 10, субсчет «Топливо»,

— 660 руб. (20 л x 33 руб.) — списана стоимость израсходованного топлива.

В налоговом учете Организация списывает затраты на ГСМ в соответствии со следующими нормами, утвержденными локальным актом:

— базовая норма расхода топлива на 1 км — 0,089 л;

— поправочный коэффициент за использование кондиционера от базовой нормы затрат — 1,07;

— нормативный расход ГСМ рассчитывается как произведение базовой нормы расхода, пробега и поправочного коэффициента.

Итого нормативный расход топлива за май 2015 года составляет 19,046 л (0,089 л/км x 200 км x 1,07).

Предельная сумма расходов на ГСМ, которую можно учесть в затратах при «упрощенке», равна 628,52 руб. (33 руб. x 19,046 л).

Эту сумму следует записать в книгу учета доходов и расходов 31 мая.

Неучтенными для целей налогообложения остались 31,48 руб. (660 руб. — 628,52 руб.).

Интересные статьи:

Онлайн расчет УСН доходы минус расходы Калькулятор процентов онлайн. Как найти процент от числа Используя калькулятор процентов Вы сможете производить всевозможные…

Налог на прибыль УСН Особенности налогового учета при упрощенной системе налогообложения Налоговые ставки при УСН значительно ниже, чем на…

Расходы на благотворительность при УСН Оформляем документы при осуществлении расходов на благотворительность Благотворительность ближе всего по своей сути относится к…

Как рассчитать транспортные расходы Формула расчета ТЗР на остаток товара Большинство компаний при этом пользуются методикой, прописанной в статье…

Расходы при УСН 15 Мобильную связь можно принимать в расходы на УСН Предприниматель, применяющий УСН с объектом «доходы минус…

Источник: rebuko.ru

Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (спецрежим)

Либо стоимость бензина, масел и т.п. можно учитывать на основании пп.

5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в составе материальных расходов.

На основании п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

При этом в этом Письме ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/ отмечается, что для признания в целях налогообложения расходов по ГСМ необходимо выполнение одновременно двух условий: наличия оплаты указанных материалов (ГСМ) и фактического списания топлива служебному транспорту. На основании ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Такой вопрос может возникнуть у бухгалтера организации, ведущей учет в книге учета при УСН и использующей в деятельности автомобили. С одной стороны, для данной категории организаций в НК топливо как объект учета не предусмотрен, ведь книга — это налоговый регистр, а налог при УСН исчисляется от валового дохода без учета различных затрат, в том числе на приобретение топлива. Но, с другой стороны, контроль расхода топлива водителями требует ведения дополнительных ведомостей. Приведем некоторые формы таких дополнительных ведомостей.

Предварительно заметим, что при ведении бухгалтерского учета организации в целях учета горюче-смазочных материалов руководствуются главой 4 «Особенности бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов» Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133. Организации, ведущие учет в книге учета при УСН, выполнять данную Инструкцию не обязаны. Однако им и не запрещено ею пользоваться при постановке учета топлива на предприятии.

Расход топлива — под контроль

Как правило, автомобили заправляются на АЗС за наличный расчет (для чего работнику выдается аванс или возмещается сумма, потраченная им на заправку) либо по безналичному расчету на основании соответствующего договора с предприятием, реализующим нефтепродукты, согласно которому по окончании месяца покупателю предоставляется отчет о количестве и суммах топлива, отпущенных на АЗС. Для учета поступления топлива и его отпуска водителям можно использовать карточки учета расхода топлива, которые оформляются в произвольной форме на каждый автомобиль и заполняются на основании данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов. В дальнейшем на основании данных карточек составляется сводный отчет о приобретенном и использованном топливе по предприятию.

В настоящее время форма карточки учета топлива автомобилем законодательством не установлена. Можно самостоятельно разработать такую карточку, а можно использовать форму из приложения 3 к Инструкции о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденной постановлением Минфина от 15.05.2002 № 74, в ред. от 10.12.2008 № 186 (утратило силу с 27 января 2011 года).

Прежде чем привести примеры заполнения карточек учета расхода топлива, отметим, что расчет списания топлива по норме и фактически, а также экономии и перерасхода топлива может быть предусмотрен в форме путевого листа. Кстати, путевой лист вообще не является первичным учетным документом, поскольку не указан в перечне первичных документов, утвержденном постановлением Минфина от 24.03.2011 № 360, и в нем отсутствует один из необходимых для таких документов показателей, предусмотренный пунктом 2 статьи 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее — Закон о бухучете), — оценка хозяйственной операции в стоимостных показателях.

Путевой лист является транспортным документом (статьи 35 и 40 Закона от 14.08.2007 № 278-З «Об автомо­бильном транспорте и автомобильных перевозках»; далее — Закон № 278-З). Однако в путевые листы допускается вносить дополнительные реквизиты (пункт 4 Инструкции о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утвержденной постановлением Минтранса от 29.03.2012 № 25, и пункт 2 Инструкции о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минтранса от 26.11.2010 № 138). Поэтому организации вправе дополнить утвержденные Минтрансом формы путевых листов необходимыми строками и графами. А те организации, которые осуществляют внутриреспубликанские автомобильные перевозки для собственных нужд и на которые не распространяется в соответствии со статьей 2 Закона № 278-З его действие и которые поэтому вправе путевые листы не использовать, могут разработать и утвердить свои формы путевых листов, предусмотрев в них необходимые строки и графы. Они также могут придать таким путевым листам статус первичных учетных документов, предусмотрев в них и стоимостные показатели.

ПРИМЕР

ЧУП осуществляет перевозку грузов для организаций розничной торговли на автомобилях-фургонах Ford Transit 2,4Di и Volkswagen Transporter 2,4D.

Согласно Нормам расхода топлива на механические транспортные средства, суда, машины, механизмы и оборудование (приложение 1 к постановлению Минтранса от 06.01.2012 № 3 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь») линейная норма расхода топлива на Ford Transit составляет 8,7 л на 100 км, а на Volkswagen Transporter — 8,9 л на 100 км.

Предприятие не учитывает при расчете израсходованного топлива расход топлива на тонно-километры и не применяет повышающие и понижающие коэффициенты, предусмотренные Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса от 31.12.2008 № 141.

Отметим, что если бы на предприятии такие коэффициенты применялись, то можно было бы добавить в формы карточек учета расхода топлива и сводной ведомости учета расхода топлива соответствующие графы (например, при использовании повышенной на 10 % нормы расхода топлива в городах с численностью от 300 тыс. до 1 млн человек — графы с пробегом по таким городам, а также графы с суммой израсходованного топлива по повышенной норме).

Марка автомобиля Ford Государственный номер КЕ 35-94-Гаражный номер Transit 7

Карточка № 17 учета расхода дизельного топлива автомобилем (наименование топлива) за апрель 2020 г.

Марка автомобиля Государственный номер МЕ 01-84-Гаражный номер Volkswagen Transporter 7

Карточка № 18 учета расхода дизельного топлива автомобилем (наименование топлива) за апрель 2020 г.

Сводная ведомость учета топлива по всем автомобилям

за апрель 2020 г.

Оформляем результаты замера остатков топлива в баках

Замер остатков топлива в баках автомобилей является важным мероприятием по контролю за расходом топлива водителями. Как правило, на предприятии ежемесячно по состоянию на последний день месяца по каждому транспортному средству, используемому в течение месяца, производится замер остатка топлива в топливном баке и сверка остатка с данными путевых листов.

Результаты замера топлива оформляются актом замера наличия топлива в баках произвольной формы, но с обязательными реквизитами, установленными для первичных учетных документов пунктом 2 статьи 10 Закона о бухучете. Отметим, что ссылка на данный Закон, который регулирует, в частности, требования к составлению и представлению бухгалтерской отчетности, вполне правомерны. Ведь согласно части второй пункта 2 статьи 291 НК организации, ведущие учет в книге учета при УСН, должны составлять первичные учетные документы по правилам, установленным для организаций, ведущих бухгалтерский учет. Напомним, что такими обязательными реквизитами являются:

Форма акта и порядок его заполнения утверждаются приказом руководителя организации.

Приведем пример оформления акта снятия остатков топлива и порядка его заполнения:

Источник: cz-kch.ru