Практически во всех крупных компаниях есть сотрудники, которые занимаются описанием бизнес-процессов, утверждают и разрабатывают нормативные документы на их базе. Но далеко не каждый регламент на практике используется предприятием. Руководители зарубежных фирм создают множество процедур и методик стандартизации, которые периодически проходят актуализацию в соответствии с установленным в стране законом.
Замечание 1
В бизнес-процессах наибольшую значимость представляют приложения — формы рабочей документации, которые способны систематизировать и упорядочить взаимодействия разноплановых служб при внедрении сквозных элементов.
Такая система деятельности функционирует уже более десяти лет, однако на сегодняшний день перестает устраивать руководство компаний, которое поставило цель реального увеличения эффективности и результативности выполняемых в организации проектов.
Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!
Лекция «Унификация и стандартизация в проектировании. Единая модульная система»
Для решения данной задачи необходимо использовать системный подход к регламентации и описанию в структуре системы стандартизации бизнес-процессов компании (ССБП).
Особенности системы стандартизации бизнес-процессов
Определение 1
Система стандартизации бизнес-процессов — это комплекс процессов, способов, ресурсов и инструментов, обеспечивающий качественную разработку, ввод в действие, анализ исполнения, поддержание в актуальном состоянии, модернизацию, оценку реальной эффективности бизнеса и своевременное обновление нормативно-методических документов предприятия.
Эксперты выделяют несколько основных целей разработки и поддержания ССБП в организации:
- детализированное описание бизнес-процессов, создание и практическое применение регламентирующих проектов, предоставляющих высокую эффективность выполняемых бизнес-процессов (кратко — «регламенты функционируют»);
- уменьшение потерь и увеличение результативности бизнеса в целом;
- формирование культуры работы по стандартам.
«Стандартизация бизнеса»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
Философской базой ССБП выступает парадигма стабилизации и постоянная модернизация процессов, что в результате обеспечивает устранение недостатков и значительное улучшение условий для работы.
Замечание 2
На сегодняшний день наиболее целесообразно рассматривать такие аспекты данной системы, как методы, ресурсы, инструменты и саму структуру.
Структура системы стандартизации бизнеса
Рисунок 1. Структура системы стандартизации бизнес-процессов. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Структура рассматриваемой ССБП состоит из нескольких этапов, которых необходимо придерживаться в процессе создания и реализации стандартизации бизнеса.
Первая категория процессов — это управление концепцией, которое включает два аспекта. Во-первых, это тщательное планирование, анализ и контроль деятельности по регламентации бизнес-процессов определенной компании. Во-вторых, это становление самой системы стандартов на основе рассмотрения ее рентабельности соответствия ключевым целям бизнеса фирмы.
Вторая категория под названием «Оптимизация бизнес-процессов» считается важнейшей в системе, но далеко не единственной. Результатами внедрения этих процессов являются качественные и количественный методик бизнес-процессов, инициированные планы оптимизации разработанных методов, вовлеченный в организационную работу персонал компании.
Ряд иных категорий процессов по стандартизации бизнеса предназначен для создания регламентов на принятых моделей и эффективного внедрения их с целью обеспечить выполнение бизнес-этапов в полном соответствии с установленными на предприятии требованиями. Владельцев бизнеса интересует исключительно практический результат, значение указанных факторов в системе стандартизации достаточно высокое.
Часто процессы из этих категорий плохо функционируют или вообще отсутствуют, что предопределяет в итоге низкую эффективность концепции стандартизации в целом. Вероятно, саму структуру процессов ССБП возможно выстроить по-другому, однако для многих предприятий рассматриваемый вариант разработки правил вполне приемлем.
Такая система стандартов была сформирована на основе:
- согласованного методического подхода к процессному управлению;
- мониторинг лучших практик передовых отечественных компаний;
- рассмотрение практики некоторых зарубежных компаний, приемов самоуправления (например, TPS), взглядов признанных авторитетов в сфере менеджмента.
Систематизация и анализ полученных результатов проектов регламентации бизнес-процессов, выполненных под руководством, могут улучшить эффективность труда и повысить коэффициент результативности в целом. Для собственников организаций важно оценить реальное состояние системы стандартизации бизнес-процессов и понять, какие ее элементы не работают (функционируют неэффективно). Образно говоря, необходимо найти те шестеренки механизма, которые сломались или выпали.
Основная проблема системы стандартизации бизнеса
Если предприятие достаточно крупное и существует на рынке уже не один десяток лет, то для нее стандартизация и сертификация бизнес-процессов — это действительно работающий на практике и полезный инструмент, который поддерживает реализацию стратегии компании на системной комплексной основе.
Замечание 3
Ключевая проблема этой концепции заключается в отсутствии коллективного единого взгляда на ее построение, как результат — «белые пятна» и раздробленные обратные связи (потерянные шестеренки) по наиболее значимым процессам, влияющим на возможность практического применения и реализацию регламентирующих документов.
В общем виде, рассматриваемую ситуацию возможно представить в виде процедуры, которую руководитель выполняет в соответствии с установленным регламентом. При отсутствии таких процессов, разрабатывающих необходимую взаимосвязь в случае отклонений выполняемой работы от требований нормативного документа, у владельца фирмы не возникает стимулов для дальнейшего изменения существующего поведения.
Единственный и правильный выход из сложившейся ситуации — это принятие и реализация топ-менеджментом стратегии разработки системы стандартизации бизнеса на основе глубокого понимания значимости выполняемых процессов руководителями всех уровней. Идея достаточно проста — вся регламентная документация компании должна формироваться на базе процессного взгляда на осуществляемую деятельность.
Источник: spravochnick.ru
Моделирование бизнес-процессов
Тренинг Стандартизация бизнес-процессовдля руководителей и специалистов
Цель тренинга
Работа по стандартам – это качественный результат, полученный в нужный срок, возможность выявлять и устранять потери, платформа для развития бизнеса. Но довольно часто мы слышим: «У нас регламенты не работают». Как создать эффективно работающую систему стандартизации бизнес-процессов, обеспечить работу по стандартам и сократить потери? Ответы на эти вопросы дает новый 2-дневный тренинг Владимира Репина.
Автор и ведущий тренинга – Владимир Репин, тренер, консультант по управлению, к.т.н, Исполнительный директор и партнер ООО «BPM Консалтинг Групп», автор лучших книг по бизнес-процессам на русском языке. Провел 257 семинаров и тренингов. Обучил 2611 человек, автор 4 книг по бизнес-процессам.
Программа тренинга
1. Проблемы стандартизации бизнес-процессов
Основы процессного управления. Нужна ли регламентация процессов для эффективного бизнеса? Почему «не работают» регламенты. «За» и «против» регламентации.
2. Мировой и отечественный опыт стандартизации процессов
Стандартизация бизнес-процессов на Западе. Подход западных консультантов. Стандартизованная работа на «Тойоте». Уровень регламентации процессов в российских компаниях. А что у Вас?
3. Система стандартизации. Технические аспекты
Диагностика системы стандартизации. Как провести анализ качества регламента? Построение системы стандартизации бизнес-процессов с использованием современных технологий и инструментов. Структура, формы и методы разработки стандартов по бизнес-процессам. Примеры успешных компаний.
4. Система стандартизации. Организационные аспекты
Философская основа системы стандартизации – сокращение потерь. Эффект для бизнеса в кризис. Как организовать работу так, чтобы регламентация обеспечила эффект для бизнеса. Примеры успешных компаний.
5. Новая стратегия
Формулирование новой стратегии компании по созданию культуры работы по стандартам. План внедрения системы стандартизации бизнес-процессов в Вашей компании.
В рамках тренинга предусмотрено:
1. выполнение индивидуальных заданий (практика, контрольные вопросы);
2. выполнение заданий в нано- и микро-группах;
3. деловая игра «За» и «Против» регламентации бизнес-процессов»;
4. групповая работа «Оценка качества регламента»;
5. групповая работа «Разработка и валидация регламента сборки»;
6. групповая работа «Разработка процесса внедрения регламента».
Каждому участнику предоставляется:
1. рабочая тетрадь;
2. материалы в курсу (в формате pdf);
3. дополнительные материалы и примеры (на DVD);
4. сертификат о прохождении тренинга.
Стандартизация финансовых бизнес-процессов
Стандартизация финансовых бизнес-процессов является важным инструментом повышения прозрачности и управляемости бизнеса в целом. Она охватывает различные стороны деятельности предприятия: взаимодействие между отделами, порядок отражения хозяйственных операций в учете, применение единообразного документального оформления операций.
Стандартизация финансовых бизнес-процессов подразумевает наличие единой учетной системы и единых принципов организации документооборота, унификацию плана счетов, карт проводок, нормативно-справочной информации.
Внедрение проекта обеспечит создание единого шаблона финансовых бизнес-процессов, позволяющего унифицировать процессы, протекающие как в головной компании, так и в зависимых организациях, и достичь существенной экономической эффективности.
В каких ситуациях нужен проект?
Компания ведет активную политику в области слияний и поглощений. Необходимость унификации учетных процессов возникает на вновь приобретенных предприятиях.
Отсутствие прозрачности в процессах (деятельности) предприятий холдинга. Использование различных форм документов при оформлении одинаковых учетных операций на разных предприятиях компании.
Внедрение и/или унификация корпоративных информационных систем на предприятиях холдинга.
Внедрение систем качества.
Какие задачи решает проект?
- Приведение разнообразных финансовых процессов к единому стандарту, к единообразию отражения в учете.
- Разработка технических заданий на реализацию унифицированных отчетов в учетной системе.
- Разработка процедуры мониторинга внедрения стандартных бизнес-процессов.
- Разработка процедуры управления изменениями стандартных финансовых бизнес-процессов.
Какие результаты будут достигнуты?
- Разработанный комплект моделей по стандартизированным бизнес-процессам компании.
- Разработанный комплект регламентирующих документов по стандартизированным процессам (регламенты и инструкции установленного образца).
- Оптимизация процесса принятия решений за счет обеспечения своевременного доступа к надежным, унифицированным данным во всей компании.
- Объективная оценка действующих технологий, стандартов и методов работы компании.
- Повышение эффективности деятельности компании за счет существенного увеличения управляемости и прозрачности организации.
Что может быть объектом стандартизации
К объектам стандартизации обычно относят:
1. Рабочее время.
2. Рабочие мероприятия:
- совещания;
- график мероприятий на ближайшие 6 месяцев;
- документы;
- процессы.
Стандартизацияделает работу руководителя «прозрачной» (т.е. понятно, кто за что отвечает) и «управляемой» (дает гарантии выполнения стратегических целей и задач).
Стандарты руководителя необходимы для:
- повышения эффективности и результативности;
- стратегического планирования кадровых ресурсов;
- повышения доверия и профессионализма в управленческой команде.
Пример эффективного использования стандартизации
Время на составление отчета
Предположим у Вас в подчинении находятся два сотрудника, которым необходимо выполнить один и тот же отчет, но с разными реквизитами.
- При составлении отчета первым сотрудником было затрачено 15 минут и в отчете отсутствовали ошибки.
- При составлении отчета вторым сотрудником было допущено 2 ошибки, а время на создание отчета было затрачено 47 минут.
Таким образом, возникает вопрос: Почему второй сотрудник затрачивает на 75% больше времени?
Каким образом стандартизировать процессы компании?
СОП шаг за шагом описывает наиболее эффективный способ выполнения задачи или процесса.
Весь персонал, выполняющий задачу или процесс, обучается по СОПу и соответствующим образом выполняет процесс .
Чего ожидать от внедрения СОПов?
- Использование при обучении новых сотрудников, чтобы они могли сразу работать наиболее эффективным способом.
- Коллективная работа наиболее эффективным способом и без потерь.
- Улучшение отчетности за счет стандартизации методов работы.
- Люди будут стараться улучшить применяемый метод и могут найти дальнейшие улучшения.
Требования к оформлению стандартов
- Стандарт должен быть лаконичный.
- Стандарт должен быть доступен всем и написан понятным языком.
- Подкрепляйте стандарт визуальным указанием на инструмент или рабочее место.
Какие процессы компании необходимо стандартизировать в первую очередь?
Для операций/процессов, которые:
- очень редко происходят;
- знают как выполнять только один/два сотрудника;
- очень часто происходят.
Памятки могут быть:
- для внутренних клиентов (для получения справок, для оформления командировочных, для получения необходимой информации и др.);
- для сотрудников подразделения (как выполнять конкретную операцию)
Подход к написанию и совершенствованию стандартов
Разработку стандартов необходимо доверять ответственным сотрудникам, которые непосредственно занимаются данными процессами. Только тогда можно будет добиться эффективного внедрения инструментов бережливого производства на ваше предприятие/компанию. Если сотрудник причастен к формированию стандарта он пропускает его через себя и у него возникает чувство собственности применяемое к данному стандарту, а отсюда он будет и совершенствовать данный СОП и бороться за его обновление.
Источник: business-notepad.ru
Стандаризация процессов и процедур в компании
Для чего необходима стандартизация процессов и процедур в компании?
Стандартизация процессов и процедур является одним из инструментов бережливого производства, поскольку является неотъемлемой основой для непрерывного совершенствования. Внедрение стандартизированных процессов и процедур является одним из важнейших условий устойчивой эффективности бизнеса в целом. Самый значительный вклад в стандартизацию процессов и процедур вносят те, кто выполняет работу и знает ее во все подробностях. Стандартизации необходимо подвергать все процессы компании: будь то производственные процедуры, выполняемые ежедневно рабочими, или управленческие (бизнес процессы) процессы компании.
Основная цель внедрения стандартизации процессов и процедур — это устранение потерь. Каким образом этого можно достичь? Например, вы хотите усовершенствовать рабочий процесс на производстве. Что именно вы будете улучшать, если процесс не стандартизирован и где вы закрепите ваши изменения или улучшения процесса?
Становится очевидно, что стандартизация процесса позволяет добиться стабильности или устойчивости процесса и избавиться от хаоса. То есть, если один работник вводит улучшения в процесс и не стандартизирует их, то эти улучшения будут существовать до тех пор, пока работает именно этот работник. А когда на процесс придет другой человек, то он не будет использовать эти улучшения, поскольку просто о них не узнает. Но если каждые улучшения процесса закладывать в основу и стандартизировать, то можно смело говорить о том, что организация стала самообучающейся.
Типы стандартизации
Стандартизированная работа в компании — основной инструмент, регламентирующий методы работы.
- Стандарты качества, охраны труда и экологической безопасности.
Как известно, стандарты качества определяют ожидания потребителя. Например, требования к внешнему виду продукта или рабочим характеристикам: общий внешний вид, цвет, допустимые или недопустимые дефекты и несоответствия, допуски по размерам и другим характеристикам, ограничения размеров, количество дефектов и т.д. Стандарты качества обычно включаются в матрицу производственного обучения, где описывается, какие критерии качества необходимо отслеживать, как часто и каковы критерии оценки “хорошо/плохо”.
Стандарты по охране труда и экологической безопасности в основном подчинены федеральным законам. Назначение этих стандартов — обеспечение должного уровня безопасности труда и экологической безопасности. Тем не менее, менеджеры могут вносить дополнительные требования в такие стандарты, если существует риск потенциально опасных моментов на производстве.
- Спецификации или стандартные технические требования
Спецификации содержат техническую информацию по надлежащему функционированию оборудования и определенные требования к технологическому процессу, обеспечивающему такие требования. Спецификации, как правило, не входят в документацию на стандартизированную работу. Стандарты по работе оператора описывают технические условия лишь в том случае, если они не отражены в других документах. Параметры работы оборудования используются для разработки методов его проверки. Проверка состояния оборудования проводится по определенному графику для обеспечения стабильности рабочего процесса.
Стандартные процедуры определяют параметры работы. Например, это могут быть правила работы канбан, нормы незавершенного производства (НЗП), требования по соблюдению принципов 5S, правила обращения с материалами и готовой продукцией и т.д. Стандартные процедуры рекомендуется размещать с помощью визуальных средств ( в виде плакатов или графиков), следовательно размещать их в отдельные стандарты нет необходимости. В некоторых случаях, стандартные процедуры размещают в виде приложений в стандартах или рабочих инструкциях. При таком подходе легче отражать изменения в работе, например, меняя просто плакат с нормами НЗП при смене продуктовой линейки, а не внося изменения в целый стандарт.
Документация на стандартизированную работу
Перед тем как приступать к стандартизации процессов, необходимо добиться стабилизации этих процессов. Для обеспечения этой стабилизации должно выполняться три условия:
- Рабочие операции должны повторяться. Не должно существовать несколько вариаций условий работы, необходимо наличие четких и простых правил.
- Оборудование и технология должны быть стабильны, время простоев и ремонтов — минимальны. Если рабочий процесс постоянно прерывается, а работник отвлекается — стабильность отсутствует, следовательно стандартизация невозможна.
- Не должно быть значительных проблем с качеством. Продукт должен иметь минимум дефектов, а его основные характеристики должны быть однообразными, чтобы оператор не тратил лишнее время на исправление дефектов.
Стандартизация процессов и процедур предполагает использование трех основных документов:
Карта или ведомость стандартизированных работ. В самом простом смысле, в этом документе отражается последовательность выполняемых рабочих операций и время, затрачиваемое на их выполнение.
Таблица совмещения стандартизированных работ. Этот документ представляет собой по сути карту стандартизированных работ, но используется главным образом для анализа более сложных видов работ, которые осуществляются одновременно. Например, когда необходимо сочетать ручные и механические операции одновременно. Или когда два оператора одновременно работают над изготовлением одной детали.
Ведомость производительности процесса. В этом документе фиксируется мощность оборудования, используемого в процессе. Время, необходимое на обработку одного изделия (время цикла), следует учитывать, принимая во внимание запланированные простои при переналадке. Основная цель документа — определить, соответствуют ли мощности оборудования потребностям производства.
Стандартизированная работа это инструмент анализа, обеспечивающий базис для непрерывных улучшений. Это не инструкция оператора и не инструмент его обучения. Стандартизация процессов и процедур используется менеджерами для проверки надлежащего выполнения основных этапов работы, поэтому необходимо следить за своевременным обновлением актуальных материалов.
Источник: dzen.ru
