УСН обязательные документы кадров

Законодательством РФ какой-либо общий перечень документов кадрового делопроизводства в явном виде не предусмотрен. В каждой компании он различается в зависимости от специфики работы, формы организации, числа сотрудников и множества прочих факторов. Тем не менее есть обязательные кадровые документы, которые кадровая служба работодателя ведёт в любом случае.

Обязательными их, в первую очередь, делает трудовое законодательство РФ. Оно регулирует правовое взаимодействие работников и работодателей, охраняет их права и, соответственно, предусматривает многочисленные проверки бизнеса со стороны контролирующих ведомств и надзорных органов. В данной статье мы приведем перечень обязательных документов и расскажем о специфике работы с ними в системе электронного документооборота.

Особенности классификации

Классификация кадровых документов может быть различной. Например, по формальному признаку — унификации — всю документацию можно разделить на две больших группы. Первая группа состоит из документов, формы которых определены приказами Минтруда, постановлениями Госкомстата или Правительства РФ. Их также называют первичными. Список и вид документов второй группы определяется непосредственно организацией работодателя.

Вебинар:«Годовой отчет: бухучет, налог на прибыль, УСН, ПСН, кадры»

Для кадровика, использующего систему КЭДО, более удобны в работе документы первой группы. Для них характерна жесткая структура внесения и представления данных, основанная на заранее известных шаблонах. В этом состоит отличие от документов «свободной» формы. К сожалению, выделить всю обязательную документацию из общей массы по формальному признаку не удастся. Есть документы, не содержащиеся среди альбомов унифицированных форм, и часть из них должна непременно дублироваться в бумажном варианте.

Классификацию можно дополнить перечнем кадровых документов, которые при проверке любой организации обязательно потребуют контролирующие органы.

Следует отметить, что в данной статье мы будем ориентироваться на организации малого, среднего и крупного бизнеса. Все требования, предъявляемые к кадровому делопроизводству, будут включать в себя требования для микропредприятий, ведущих делопроизводство в сокращенном объеме на основании положений Федерального закона РФ № 348-ФЗ от 03.07.2016 года.

На текущий год всё больше организаций переходят к электронному делопроизводству, выбирая для себя подходящую систему ЭДО. Работу кадровика проиллюстрируем возможностями ELMA365 КЭДО — одной из самых функциональных и гибких систем на рынке.

Перечень обязательных кадровых документов

Годовой отчет бухучет, налог на прибыль, УСН, кадры, ККТ

Исходя из ранее рассмотренных критериев классификации, документы, которые необходимо вести специалисту кадрового делопроизводства организации, выглядят так:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• трудовая книжка;
• личная карточка сотрудника;
• положение о персональных данных;
• согласия сотрудников на обработку персональных данных;
• приказы;
• заявления;
• штатное расписание;
• табель учёта рабочего времени;
• график отпусков;
• положение об охране труда и журналы охраны труда;
• правила внутреннего распорядка;
• положение об оплате труда, положение о премировании;
• положение о коммерческой тайне.

Начнем обзор с трудового договора. Этот основополагающий документ регулирует трудовые отношения сотрудника и работодателя внутри организации. ТК РФ обязывает работодателя при приёме сотрудника на работу оформить трудовой договор. Сделать это необходимо в течение трех дней с момента трудоустройства данного сотрудника.

С помощью ELMA365 КЭДО процесс приема на работу организован так. Сотрудник отдела кадров организации отправляет новому работнику приглашение на портал КЭДО. Работник лично вносит свои данные и загружает требуемые для трудоустройства документы. Далее по установленным шаблонам система автоматически формирует пакет документов и направляет сотруднику на подпись.

Подписываются документы с помощью электронной подписи, которая также формируется в системе. В ELMA365 КЭДО предусмотрена возможность оформлять доп. соглашения к трудовым договорам.

Альтернативой трудовому договору является договор гражданско-правого характера. В этом случае взаимодействие между работодателем и работником регулируется Гражданским кодексом РФ, а не Трудовым. Стоит также учитывать, что такой договор подходит для выполнения работ с конкретным результатом и не является полноценной заменой трудового договора.

Для будущих сотрудников организации и других приглашенных пользователей доступен внешний портал КЭДО. Это изолированная страница внутри системы. Зарегистрированным пользователям портал предоставляет доступ к нескольким сервисам КЭДО. О них речь пойдет далее.

Следующим важным документом в кадровом делопроизводстве является трудовая книжка работника. Ведение трудовых книжек является обязанностью работодателя. Это ключевой документ, доказывающий трудовой стаж, карьерный путь, факт награждения сотрудника в компании.

Напомним, что с 2022 года, согласно Федеральному закону РФ № 439-ФЗ, работникам, впервые устраивающимся на работу, предоставляют электронные трудовые книжки (ЭТК). За формирование трудовых книжек отвечает Пенсионный Фонд России. Эта работа ведется на основании данных, предоставленных работодателем.

Для подачи кадровой службой компании данных в ПФР используется утвержденная форма СЗВ-ТД. Переход на ЭТК не отменяет ведение бумажных трудовых книжек, оформленных до 2022 года. Также вне зависимости от формы (ЭТК или бумажной) работодатель должен вести книгу учёта движения трудовых книжек.

Данные о работниках хранятся также в личных карточках сотрудников. Для их ведения предусмотрена форма Т-2. Сообщить об изменении персональных данных (например, изменился состав семьи, контактный номер телефона или данные о воинском учёте) сотрудник может через портал ELMA365 КЭДО. Согласно законодательству РФ, перед обработкой личной информации сотрудника кадровик должен ознакомить его с положением о персональных данных и получить письменное согласие на их обработку.

Следующая большая группа кадровых документов, с которой обязательно столкнется кадровик при ведении делопроизводства, — заявления и приказы организации. Для них в ELMA365 КЭДО разработаны удобные шаблоны. Сотрудник сам заполняет необходимые поля через портал КЭДО, после чего заявления ставятся на учет и отправляются руководителю.

После согласования составляется приказ, который подписывается двумя сторонами, регистрируется и ставится на учёт. Помимо общепринятых приказов (о приёме на работу, о переводе, об увольнении, об отпуске и др.) и заявлений (на предоставление материальной помощи, на предоставление отпуска, на пособие и др.) в ELMA365 КЭДО можно добавить свои формы и шаблоны, использующиеся в компании. Поэтому полезным будет проанализировать внутренние документы и решить, какие приказы и заявления полезно вести электронно. Напомним, что по Федеральному закону РФ №377-ФЗ приказ об увольнении работника должен в обязательном порядке иметь бумажный дубликат.

Переходим к обязательным документам в сфере охраны труда. При приеме на работу, периодически во время трудовой деятельности, при возникновении внеплановых случаев работодатель в обязательном порядке проводит инструктажи по охране труда. Ознакомление с инструкциями по охране труда сопровождается обязательной отметкой в специальном журнале.

Знакомить работников с инструкциями и вести журналы должен инженер по охране труда (если такая должность предусмотрена в компании) или сотрудник отдела кадров. Инструкции могут храниться в электронном виде. А для журнала, согласно уже известному нам Федеральному закону РФ №377-ФЗ, обязателен электронный дубликат.

Для расчёта заработной платы в компании действует штатное расписание. С этой же целью ведется табель учёта рабочего времени. В ELMA365 КЭДО осуществлена двусторонняя интеграция с широко распространенной среди компаний РФ системой 1С:ЗУП.

Трудовая деятельность неизбежно перемежается отпусками. Составлять график отпусков, а также приказы на предоставление или перенос отпуска — также является обязательной деятельностью кадровика. ELMA365 КЭДО поможет спланировать график на год, учитывая выходные и праздничные дни, проверит отпуск на соответствие ТК РФ и оповестит сотрудника за несколько дней до запланированной даты.

С помощью ELMA365 КЭДО можно всем сотрудникам присвоить разного рода категории. С их помощью система определит, чей отпуск нельзя прерывать, а кто из работников имеет внеочередной отгул или дополнительные дни отдыха. Обо всех нюансах ELMA365 КЭДО оповестит сотрудника отдела кадров, учтет все особенности у разных категорий работников при составлении и коррекции графика отпусков.

Установленная форма отсутствует у некоторых обязательных документов. Это положения об оплате труда и премировании в структурных подразделениях, о прохождении сотрудниками аттестации, правила внутреннего распорядка, положение о коммерческой тайне и коллективный договор.

Остальные документы

Выше мы перечислили обязательные документы, которые составляют основу кадрового делопроизводства. Остальные не имеют общепринятой формы. В основном туда относятся бланки заявлений (кроме упомянутых ранее), вспомогательные положения и инструкции. То есть всё то, что дополняет кадровую работу конкретной компании. ELMA365 КЭДО позволяет добавить в систему, обработать такие документы и сопутствующие им бизнес-процессы с использованием Low-code платформы.

В заключение

Как известно, в кадровом деле нет ничего лишнего. Любой документ, который сегодня не требуется, может оказаться нужным спустя много лет. При чем срочно и в самый неподходящий момент. И здесь отметим, что срок хранения некоторых документов составляет 75 лет.

Всё, от трудовых книжек до заявлений на материальную помощь и приказов о поощрении, должно быть поставлено на учёт, систематизировано, надежно сохранено. С помощью систем электронного документооборота, таких как ELMA365 КЭДО, работа сотрудников кадровой службы может быть существенно упрощена. Высокая степень автоматизации, интеграция с различными сторонними продуктами и гибкость в настройке облегчает работу как с формализованными, так и не имеющими постоянной формы документами.

Источник: kedo365.ru

Правила документооборота при упрощенной системе налогообложения (стр. 1 из 2)

УСН применяют в основном фирмы с небольшим штатом. Сотрудники здесь обычно совмещают несколько обязанностей, и делопроизводство чаще всего выпадает на долю бухгалтера. Этим и вызван интерес нашего журнала к данной теме.

Часто администрация маленькой фирмы, работающей на «упрощенке», — только директор и бухгалтер, и вполне естественно, что организация документооборота здесь поручается бухгалтеру. Но в любом случае кто как не бухгалтер кровно заинтересован, чтобы с документами был полный порядок: ведь именно ему приходится постоянно с ними работать!

Что это за документы? Сначала о бухгалтерском учете. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны быть документально подтверждены, для чего оформляются так называемые первичные учетные документы. Причем «упрощенцев» это тоже касается: даже если бухгалтерский учет они ведут не в полном объеме, от такой обязанности их никто не освобождал.

Теперь про налоговый учет. Здесь то же самое. В ст. 248 НК РФ сказано, что доходы определяются на основании первичных документов. Статья 248 НК РФ классифицирует доходы, учитываемые при уплате налога на прибыль, но очевидно, что ее положения распространяются и на доходы при УСН.

Расходы же при упрощенном режиме принимаются только в том случае, если они соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, а одним из них как раз является наличие соответствующих документов.

Примечание. См. п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

Поэтому если у бухгалтера вовремя окажутся необходимые документы, к тому же они будут правильно оформлены, то проблем с учетом будет, конечно, меньше.

Рассмотрим основные документы, которые понадобятся практически всем фирмам.

Документы по кадрам, как и по оплате труда, должны быть абсолютно у всех организаций и индивидуальных предпринимателей. Большинство таких документов имеет длительный срок хранения (75 лет или постоянный), поэтому к ним необходимо относиться особенно внимательно.

Какие же из них являются обязательными? Обратимся к нашему законодательству.

На заметку. Создание собственных форм документов

В унифицированные формы (кроме кассовых) допускается вносить реквизиты, которые в организациях посчитают нужными, сопроводив это приказом или распоряжением. А вот удалять уже имеющиеся нельзя. Эти правила — из Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Первый документ кадрового учета, который рассматривается в Трудовом кодексе, — это трудовой договор. Однако хотя документ и назван необходимым, он носит, скорее, рекомендательный характер. Согласно ст. 67 трудовой договор, даже заполненный неверно (что равносильно тому, как если бы он отсутствовал), считается заключенным.

Обязательным условием приема на работу является лишь то, что человек приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. То есть вроде бы трудовой договор можно и не оформлять. Но с другой стороны, наличие такого документа обеспечивает признание большинства расходов на оплату труда.

Опыт показывает, что многие вопросы, например распорядок или должностные обязанности, лучше обозначить в трудовом договоре. И чтобы избежать возможных недоразумений, советуем составить его по всем правилам.

Итак, что нужно указать в трудовом договоре? Обязательными реквизитами будут, разумеется, фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя. Главные разделы следующие:

— дата начала работы;

— наименование должности (специальности, профессии);

— права и обязанности работника;

— права и обязанности работодателя;

— характеристика условий труда, компенсации и льготы;

— режим труда и отдыха (если он отличается от общих правил, установленных в организации);

— виды социального страхования.

Примечание. См. ст. 57 ТК РФ.

В трудовом договоре часто содержатся пункты об испытательном сроке, отработке после обучения, о неразглашении тайны и т.д. Срок, на который человек принимается временно, должен быть зафиксирован, иначе договор считается бессрочным. Работодатель может вписать и другие, важные на его взгляд, условия.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже (ст. 66 ТК РФ). Если работник трудился на фирме более пяти дней, работодатель обязан зафиксировать это в трудовой книжке. Как вносить записи, можно узнать из Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Трудовую книжку заводят на первом рабочем месте, и в ней уже отражается вся последующая смена работы, но только работы основной. Если же человек хочет, чтобы у него был отмечен любой стаж, нужно обратиться по месту основной работы, и там, просмотрев документы о совместительстве, ему, возможно, внесут соответствующую запись.

Все это относится только к организациям. Индивидуальные предприниматели не заводят работникам трудовых книжек, а в имеющихся ничего не записывают. Документом, подтверждающим работу у физического лица, является только трудовой договор.

Примечание. Такое указание дано в ст. 309 ТК РФ.

Прочие кадровые документы

Кроме трудовых договоров и трудовых книжек оформляются и другие документы. Прежде всего к ним относятся приказы по личному составу. Принимая человека на работу, заполняют форму N Т-1 или N Т-1а, увольняя — форму N Т-8 или N Т-8а. Приказы издаются, когда сотрудников переводят на другую должность, предоставляют им отпуск и поощрение, направляют в командировку.

Помимо этого все работодатели должны составлять график отпусков по форме N Т-7 (ст. 123 ТК РФ). Формы по учету труда утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

При приеме, увольнении, уходе в отпуск и любых кадровых перемещениях сотрудники должны подавать заявления (в произвольной форме), которые будут храниться на фирме.

Обязательный документ кадрового учета — личная карточка работника (форма N Т-2). В нее заносятся всевозможные сведения: дата и место рождения, образование, знание иностранного языка, состав семьи, отпуска, перемещения по работе и пр.

Среди унифицированных форм есть штатное расписание (N Т-3). Оно представляет собой перечень должностей с указанием штатных единиц и окладов (тарифных ставок), утверждаемый руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Этот документ не является обязательным, и его составляют по усмотрению администрации. Он очень удобен, когда требуется определить сумму расходов на оплату труда.

Пример 1. ООО «Снег» недавно зарегистрировано. Применяемый режим — УСН. Штат фирмы составляет пять человек: директор, главный бухгалтер, оператор, выписывающий накладные, и два менеджера по продажам (один работает по совместительству). Кадровый учет поручен главному бухгалтеру. Какие документы по кадрам ему потребуется обеспечить?

1. Все работники должны написать заявления о приеме на работу.

2. На весь штат, кроме директора, нужно составить приказ о приеме на работу. Директора назначают учредители, и это фиксируется в протоколе их совета.

3. Не позже пяти дней после издания приказов и протокола следует внести записи в трудовые книжки всех работников, за исключением совместителя.

4. Рекомендуем заключить с работниками трудовые договоры.

5. На всех работников нужно заполнить личные карточки.

6. Штатное расписание составлять необязательно. Можно подождать, пока штат фирмы не увеличится.

7. Остальные документы (например, график отпусков) нужно будет оформлять в процессе работы.

Документы по заработной плате

Все документы, связанные с денежными расчетами, должны заполняться с особой тщательностью. Документы по оплате труда очень важны тем, что, во-первых, подтверждают расходы (их существенную часть у многих «упрощенцев» составляют как раз выплаты по зарплате), а во-вторых, остаются на длительном хранении. Сроки хранения указаны в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.

Табель учета рабочего времени

Чтобы рассчитать зарплату, необходимо знать, сколько времени отработал каждый сотрудник. Такие сведения записывают в табель учета рабочего времени (форма N Т-13).

За табель, как правило, отвечает начальник подразделения. В конце месяца документ сдается в бухгалтерию. Если его заполняет сам бухгалтер, он может использовать объединенную форму N Т-12 — табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Правда, она довольно громоздкая.

Примечание. Формы по заработной плате утверждены тем же Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Ведомость для начисления заработной платы

В расчетной ведомости (форма N Т-51) бухгалтер указывает количество отработанных дней (часов), начисленную зарплату, удержания и сумму, которая работнику причитается.

Источник: smekni.com

Какие документы нужно вести при упрощенной системе налогообложения?

Если работники есть, то к ним прибавляются формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчет страховых взносов, сведения о среднесписочной численности, СЗВ-М, СЗВ-стаж и 4-ФСС. Отчетные, первичные и кассовые документы на УСН легко и быстро оформляются в интернет-бухгалтерии «Моё дело».

Какие документы ведет ИП при УСН?

Особенности ведения бухгалтерского учета у ИП на УСН с работниками и без работников

• Книга учета доходов и расходов – основной документ учитывающий поступления и направление расходования средств ИП. …
• Приходные и расходные кассовые ордера (КО-1 и КО-2) – ими оформляются кассовые операции.

ЧИТАЙТЕ ЕЩЕ ПО ТЕМЕ:

1. Как подать декларацию о продаже квартиры
2. Усн 6 или 15 что выбрать
3. Что такое усн для ооо
4. Когда сдается налоговая декларация по усн
5. Усн когда сдавать отчетность
6. Сколько налог на прибыль
7. Справка 2 ндфл что это
8. 4 ндфл кто сдает
9. Как уменьшить усн 6

Какие документы нужно вести ИП по вмененке?

Предпринимателю на ЕНВД вести книгу учета доходов и расходов не нужно, так как Налоговым кодексом РФ данная обязанность не предусмотрена (гл. 26.3 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 20.02.2015 № 03-11-11/8433). Весь необходимый учет предприниматель ведет путем заполнения декларации по ЕНВД по итогам каждого квартала.

Что должен вести ИП на упрощенке?

ИП на УСН должны вести учет полученных доходов и произведенных расходов для формирования налоговой базы по налогу при УСН. Кроме этого, если для ведения деятельности планируется привлекать наемный персонал, то предприниматель также должен вести кадровый учет своих работников.

Какие документы должен вести ИП на УСН без работников?

Для того, чтобы подробно вести бух учет у ИП на УСН в 2021 году понадобятся следующие виды документации: КУДиР.
…
Включает в себя:

• Трудовые договора;
• Штатное расписание, которое составляется по форме за № Т-3;
• Приказы о приеме и увольнении;
• Положения о работе с личными данными, премированиях и штрафах.

ЭТО ИНТЕРЕСНО: Вы спрашивали: Что будет за избиение несовершеннолетнего несовершеннолетним?

Нужно ли вести бухучет при УСН ИП?

Обязанность ведения бухгалтерского учета регулируется Ст. 6 402-ФЗ. Согласно ч. … Это означает, что ИП на традиционной системе налогообложения, УСН, ЕНВД, ЕСХН или те, кто приобрел патент, не обязаны вести бухгалтерский учет, а также сдавать бухгалтерскую отчетность.

Какие отчеты сдает ИП на УСН 6 без работников?

Предприниматели на УСН без сотрудников в 2020 и 2021 году не должны отчитываться в ПФР и ФСС. То есть, ИП освобождены от сдачи СЗВ-М, РСВ и 4-ФСС. Отчеты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ по сотрудникам также не представляются.

Какие журналы нужно вести ИП?

Здравствуйте, какие журналы должен вести ИП? : журнал дезинфекций и учет атисептиков, журнал учета номеров заказ-наряда, журнал по технике безопасности, журнал учета пломб.

Какую отчетность нужно сдавать ИП на Усн?

ИП на УСН с наемными работниками сдают в налоговую инспекцию отчеты РСВ, 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, где отражают сведения о выплаченных работникам суммам, а также по удержанному и перечисленному подоходному налогу. В случае с НДФЛ работодатель является не налогоплательщиком, а налоговым агентом.

Как сдавать отчетность ИП УСН?

Если у индивидуального предпринимателя на УСН есть хотя бы один сотрудник, он должен сдавать отчетность со следующей периодичностью:

1. Ежегодно: налоговая декларация по УСН; 2-НДФЛ (справка о доходах физического лица); …
2. Ежеквартально: Расчет 6-НДФЛ; 4-ФСС; …
3. Ежемесячно: Форма СЗВ-М.

Какие налоги должен платить ИП на упрощенке?

Три налога для ИП на упрощенке

Получается, что отпадают НДФЛ, налог на имущество и НДС. Эти 3 вида налога для ИП заменяются единым налогом по УСН. Впрочем, есть оговорки. К примеру, НДФЛ нужно уплатить с доходов в виде дивидендов.

ЭТО ИНТЕРЕСНО: Какие документы работодателям нести в фсс чтобы получить возмещение по пособиям в 2020 году?

Какие отчеты должен сдавать ИП на осно?

Отчетность ИП на ОСНО с работниками

• Декларация по НДС (раз в квартал);
• Декларация 3-НДФЛ (раз в год);
• Декларация 4-НДФЛ (в начале деятельности либо в месячный срок с момента 50% увеличения или уменьшения дохода);
• Сведения о среднесписочной численности (раз в год);
• Расчет 6-НДФЛ (раз в квартал);

Как ИП на УСН платит налоги?

Отчетность при УСН подается в налоговую инспекцию по адресу проживания ИП раз в год. Срок сдачи декларации — до 30 апреля следующего года. Налог платится авансами поквартально до 25 числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

Какую отчетность должен сдавать ИП если он на патенте?

Налоговый учет предпринимателей на патентной системе налогообложения заключается в учете доходов от реализации. Для этого по каждому полученному патенту нужно вести книгу учета доходов. Это следует из пункта 1 статьи 346.53 Налогового кодекса РФ.

Источник: onixhome.ru