Работникам Крайнего Севера из-за сложных климатических условий предоставляется льгота: оплата проезда в отпуск за счет работодателя. Расскажем, кто имеет право на такую компенсацию и при каких условиях, как бухгалтеру ее рассчитать и выплатить, в том числе если место отдыха — зарубежное государство.
Что вы узнаете
- Кому оплачивается проезд к месту отпуска и обратно
- Когда предоставляется компенсация
- Как оформить компенсацию сотруднику
- Как оштрафуют, если не предоставлять компенсацию сотрудникам
- Частые вопросы
Кому оплачивается проезд к месту отпуска и обратно
Законодательная база
- Статья 325 ТК РФ — про право северных работников на компенсацию проезда в отпуск и обратно.
- Постановление Правительства РФ от 16.11.2021 № 1946 — список районов Крайнего Севера и местностей, которые к ним приравнены.
- Постановление Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 — порядок компенсации проезда госработникам, на который могут ориентироваться коммерческие организации.
На кого распространяется льгота
Право на компенсацию проезда в отпуск и обратно возникает, если сотрудник работает и проживает на территории Крайнего Севера или в местности, которая приравнена к такому району. При этом сам работодатель расположен в такой местности. Этот нюанс актуален для компаний, у которых есть дистанционные сотрудники, которые живут и работают на Севере. Предоставлять им компенсацию или нет — решение работодателя.
Вахтовикам, которые бывают на северных территориях наездами, компенсация расходов проезда в отпуск не положена.
Будьте внимательны: не всегда весь субъект РФ полностью признается территорией Крайнего Севера или приравненной к ней. Такой статус могут иметь лишь отдельные районы региона. При этом есть субъекты РФ, которые значатся в двух списках: и в перечне «Районы Крайнего Севера», и в перечне «Местности, приравненные к районам Крайнего Севера».
В каждом перечне — свой список районов/округов. То есть какие-то районы одного субъекта РФ относятся к Крайнему Северу, а другие — приравнены к нему. Поэтому нужно смотреть оба списка, чтобы понять возможности конкретного региона. Например, это относится к Республикам Карелия, Коми, Тыва, к Красноярскому и Хабаровскому краям, Архангельской, Иркутской и Сахалинской областям.
Обзор субъектов РФ, для которых актуальна выплата «северной» компенсации для проезда в отпуск
- Все острова Северного Ледовитого океана и его морей, а также острова Берингова и Охотского морей
- Республика Саха (Якутия)
- Камчатский край
- Ненецкий
- Чукотский
- Ямало-Ненецкий
- Ханты-Мансийский автономный округ — Югра
- Красноярский
- Хабаровский
- Забайкальский
- Пермский
- Приморский
Кто обязан компенсировать проезд
Компенсацию работникам Севера за проезд в отпуск должны платить работодатели:
- коммерческие фирмы,
- госучреждения.
В чем разница для госучреждений и коммерческих организаций
Для коммерческих организаций не разработано отдельных законодательных актов, которые бы регламентировали порядок «северной» компенсации.
Минтруд считает, что такие организации могут руководствоваться правилами, которые установлены для государственных организаций. Для этого необходимо разработать локальный нормативный акт, например, Положение об отпусках. Либо прописать порядок в коллективном или трудовом договоре.
Работодатель не вправе устанавливать положения, которые:
- Влекут полный отказ от возмещения дорожных расходов.
- Предусматривают компенсацию в сниженном размере.
- Вводят выплаты реже, чем раз в 2 года.
- Предусматривают компенсацию проезда только по территории района Крайнего Севера.
Обязанность компенсировать стоимость проезда для неработающих членов семьи работника (мужа, жены, маленького ребенка) установлена Трудовым кодексом РФ только для работодателей — федеральных государственных органов и учреждений, государственных внебюджетных фондов РФ.
Когда предоставляется компенсация
Получить компенсацию расходов работник может тогда, когда получает право на оплачиваемый отпуск. Это происходит в первый год работы в организации. Периодичность выплаты — раз в 2 года. То есть затем проезд возмещают на 3, 5 году работы и т.д.
Какие условия должны быть соблюдены
Коммерческая организация самостоятельно определяет условия выплаты. Можно ориентироваться на правила для бюджетников:
- Компенсацию выплачивают на основании документов, которые подтверждают выезд гражданина за пределы региона.
- 30 кг — норма возмещения для провоза багажа.
На какой вид транспорта распространяется компенсация
Коммерческие организации вправе самостоятельно определить вид транспорта для компенсации. Можно ориентироваться на правила для бюджетников: госработник вправе воспользоваться любыми видами транспорта (за исключением такси), в том числе личным.
Например, в поезде сотрудник может ехать в купейном вагоне. В самолете — лететь эконом-классом. Если категория проезда выше, например, бизнес-класс в самолете, сотрудник берет справку у перевозчика о стоимости проезда эконом-классом.
Как оформить компенсацию сотруднику
Коммерческие организации самостоятельно устанавливают порядок «северной» выплаты. Для государственных организаций правила выплаты определены на федеральном уровне. Можно ориентироваться на них. Далее мы привели регламент, который прописан для бюджетников. Коммерческая фирма может предусмотреть свои сроки.
Какие документы нужны и в какой срок
За 2 недели до начала отпуска работник обязан предоставить письменное заявление в произвольной форме.
Если не хотите сами готовить шаблоны документов или искать подходящие в интернете, можно подключить СБИС КЭДО. С таким сервисом у вас всегда будут актуальные шаблоны документов для оформления отпусков. Сервис СБИС КЭДО могут использовать как коммерческие, так и государственные организации.
За 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск нужно выплатить компенсацию. Сумма компенсации определяется исходя из примерной стоимости проезда, которую работник указал в заявлении.
В течение 3 рабочих дней с даты выхода отпускника на работу бухгалтер делает окончательный расчет суммы. Для этого сотрудник обязан представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются проездные и перевозочные документы в подлинниках:
- билеты;
- багажные квитанции;
- другие транспортные документы;
- справки транспортных организаций;
- чеки автозаправочных станций;
- иные документы, которые подтверждают фактические расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа.
Работодатель может предусмотреть перечень необходимых документов в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. В документах должна быть информация о пассажире, багаже, итоговой стоимости перевозки. Документы могут быть в бумажном или электронном виде.
Какими документами работнику подтвердить проезд
| Поездка по России | Проездные билеты |
| Поездка по нескольким местам | Проездные билеты только к одному из этих мест и обратно оттуда (по выбору работника). То есть оплатить работодатель обязан поездку только к одному месту отдыха и обратно |
| Выезд за границу | Перевозочные документы, копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля о месте пересечения государственной границы РФ |
| Поездка на личном авто | Чеки автозаправочных станций |
Оформлять отпуска в СБИС КЭДО
Как компенсировать проезд к отпуску за пределами РФ
Работодатель должен компенсировать работнику проезд только в пределах России. Если сотрудник уехал в другую страну, есть тонкости.
Что делать, если работник едет отдыхать за границу
Если работник едет поездом за границу, возмещайте стоимость проезда до той железнодорожной станции, которая ближе всего к месту пересечения границы РФ.
Если летит отдыхать за границу, нужна информация о стоимости перелета отдельно по участкам маршрута. Бюджетники в таком случае направляют запрос о стоимости проезда перевозчику. Коммерческой компании безопасно также придерживаться этого варианта. Пока ждете, когда работник предоставит справку от авиакомпании, можете сами предварительно рассчитать стоимость перелета по России, используя ортодромическую таблицу расчета расстояний.
Никто не запрещает компенсировать и перелет по зарубежной территории. Правда, нужно понимать, что от НДФЛ и страховых взносов освобождена стоимость проезда (включая стоимость провоза багажа) только от места отправления до пункта пропуска через государственную границу Российской Федерации.
Сотрудник ООО «Лопата» из г. Сургута планирует отпуск на Кипре. Сотрудник летит по маршруту Сургут — Ларнака транзитом через Москву.
В Положении об отпусках в компании указано, что организация оплачивает расходы на весь перелет по России. Это значит, организация обязана оплатить перелет от Сургута до Москвы и часть перелета Москва — Ларнака.
Для предварительного расчета стоимости перелета по России компания использует таблицу «Значения ортодромических расстояний от международных аэропортов Российской Федерации до зарубежных аэропортов». С помощью этого документа можно узнать стоимость авиаперелета отдельно над Россией и отдельно над зарубежными странами. Во внимание берется ортодромия — кратчайший путь, используемый для авиаперелетов. И тут важен даже аэропорт вылета. Пусть в данном случае работник вылетает за границу из Шереметьево.
Бухгалтер определил расчетный коэффициент по формуле: ортодромия по РФ / общая ортодромия. Итого коэффициент составил 26,88% (636 км / 2366 км × 100%). Если стоимость билета Москва — Ларнака, например, равна 20 000 рублей, бухгалтер первоначально начислит за этот международный рейс 5 376 рублей (20 000 рублей × 26,88%). Когда работник предоставит справку от транспортной компании, при необходимости бухгалтер скорректирует начисления.
На стоимость билетов от Сургута до Москвы (и обратно) бухгалтер не будет начислять НДФЛ и страховые взносы. Стоимость перелета от Москвы за границу (и обратно) попадет под налогообложение.
Чтобы быстрее получать подтверждающие документы от работника, переходите на цифру. Трудовой кодекс РФ разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. СБИС КЭДО поможет не только обмениваться документами электронно, но и подготовить нужные локальные документы, заявления, приказы, график отпусков.
Источник: sbis.ru
Особенности налогообложения командировочных «излишеств»
Оплату такси во время командировок, а также питания в поездах, которое включено в стоимость билета при проезде в вагонах повышенной комфортности, сегодня трудно назвать излишествами. Но чтобы учесть такие расходы при налогообложении, нужно озаботиться подготовкой подтверждающих документов, которые примет налоговая инспекция. Рассказываем о том, как учитывается в целях обложения налогами и страховыми взносами возмещение названных расходов.
- Олег Мокроусов , эксперт ЭЖ
Опубликовано: «Новая бухгалтерия» №07 2017
Материал для подписчиков издания «Новая бухгалтерия». Для оформления подписки на электронную версию издания перейдите по ссылке.
Электронные версии изданий
ОПЕРАТИВНОСТЬ
Подписчик читает издание ПЕРВЫМ, сразу же после его подписания в печать.
АРХИВ ИЗДАНИЯ
Вместе с новыми номерами предоставляется доступ к архиву издания за прошлые годы (при подписке на периоды более 6 месяцев).
PDF номеров издания
Номера изданий доступны для скачивания в pdf-формате.
Источник: www.eg-online.ru
Принятие в расходы УСН перевозки сотрудников
Вопрос: УСН Доходы-расходы. Для перевозки сотрудников до места работы (отсутствует общественный транспорт) заключили Договор перевозки неопределенного круга лиц автомобильным транспортом по заказу (договор фрахтования). Можем ли данные услуги включить в расходы для расчета налогооблагаемой базы по налогу УСН в НУ? Ответ: Организация, применяющая УСН (доходы минус расходы) при заключении договора на перевозку сотрудников до места работы и обратно (если общественный транспорт отсутствует) вправе отнести данные выплаты на расходы, как расходы на оплату труда (п.6 статьи 346.16 НК РФ), при условии, если данное условие предусмотрено трудовым или коллективным договором. Обоснование: В соответствии с применением п. 26 статьи 270 НК РФ, Минфин России в Письме от 20.05.2011 г. № 03-03-06/4/49 указал, что организация вправе отнести на расходы затраты, связанные с перевозкой работников, если данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства и предусмотрены трудовыми и (или) коллективными договорами.
Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право Задать свой вопрос
- Бухгалтеру
- Юристу
- Руководителю
- Кадровику
- Купить КонсультантПлюс
- Бесплатный доступ
- Установка и обслуживание
- Сопровождение
- Обучение
- Атлант НАВИГАТОР
- Линия консультаций
- Семинары
Источник: atlant-pravo.ru
