Чаще всего утрата документов происходит в результате небрежного обращения с ними, в частности, при транспортировке во время переезда или из-за нарушения порядка и сроков хранения (установлены Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 129-ФЗ; подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Так, пунктом 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ установлено, что фирмы обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность в течение сроков, которые устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Вовсе немаловажно, что же именно послужило причиной пропажи бумаг, ведь именно от этого в большей степени зависит решение вопроса о привлечении к ответственности «проштрафившегося». На основании пункта 1 статьи 2.1 КоАП ответственность может наступить только в отношении виновного лица.
Таковым считается тот сотрудник, на которого возложена обязанность соблюдения правил и норм, за нарушение которых установлена ответственность. Как отмечают эксперты журнала «Практическая бухгалтерия», утрата документов повлечет наказание только в том случае, если она произошла по вине должностных лиц организации: руководителя или главного бухгалтера. Например, за нарушение порядка и сроков хранения документов этим сотрудникам может грозить штраф в размере от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП). Так кто же именно (руководитель или главбух) будет наказан за несоблюдение правил хранения документов?
Потеряли первичные документы. Налоговые последствия
В силу Закона № 129-ФЗ первым под подозрение попадает глава организации. Такой подход согласуется и с мнением Верховного Суда. Так, в пункте 24 постановления Пленума от 24 октября 2006 г. № 18 говорится о том, что, решая вопрос о привлечении должностных лиц к ответственности по статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях, следует руководствоваться положениями Закона № 129-ФЗ о распределении обязанностей руководителя и бухгалтера. За что же именно придется «нести ответ» каждому из этих лиц?
Итак, на руководителя фирмы возложена ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 1 ст. 6, п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). В свою очередь, главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухучета и своевременное представление полной и достоверной отчетности (п. 2 ст.
7 Закона № 129-ФЗ).
Естественно, вину должностного лица нужно еще доказать. Причем если данными сотрудниками действительно нарушены требования Закона № 129-ФЗ, избежать привлечения к ответственности довольно трудно, но возможно. Как уже говорилось выше, все будет зависеть от обстоятельств конкретного дела и от того, кем именно – руководителем или главным бухгалтером (а может, и вовсе рядовым сотрудником), утеряны документы.
А директор ни при чем
Совершенно логично, что во избежание наказания надо всего-навсего доказать свою непричастность к инциденту, а конкретнее, опровергнуть вину. Разберемся по порядку, как это можно сделать.
Что такое первичные документы? Ответы на вопросы
В силу требований статьи 17 Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязанность хранения первичных учетных документов возложена на организацию. Что касается ее руководителя, то он отвечает не за сохранность, а лишь за организацию хранения учетных документов и регистров бухгалтерского учета.
Выходит, что, в общем-то, это должностное лицо попросту не может быть виновным в потере бумаг. Хотя бы потому, что, будучи руководящим лицом, он объективно не принимает непосредственное участие в документообороте; в данном процессе заняты подчиненные ему сотрудники. Следовательно, в ситуации, когда бумаги утрачены работником, директор может быть освобожден от ответственности. Однако для этого ему нужно представить доказательства исполнения им обязанностей по должной организации сохранности документов (постановление ВС от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2, письмо УФНС по г. Москве от 15 марта 2006 г. № 09-24/20243).
В качестве доказательства своей невиновности руководитель может представить должностную инструкцию или распоряжение, на основании которых отдельному работнику было поручено отвечать за сохранность документов. Кроме того, к аргументам стоит приложить также и подтверждение обеспечения этого сотрудника всеми необходимыми средствами сохранности и объяснения работника с изложением причин утери документов.
Интересно, что в подобных случаях к персоналу могут быть применены только меры дисциплинарного взыскания, а вот ответственность по статье 15.11 КоАП к нему применяться не может, так как виновные работники не являются субъектами ответственности по данной норме.
Кстати говоря, ответственность может наступить и в отношении организации, например, по статье 120 Налогового кодекса: штраф составит от 5000 рублей (если нарушения совершены в течение одного налогового периода) или 15 000 рублей (в течение более одного налогового периода). Если же нарушения повлекли занижение налоговой базы, то фирме грозят санкции в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.
Лучшая защита – нападение
Снять с себя вину удастся и тогда, когда налоговым органом была нарушена процедура оформления процессуальных документов. Разумеется, для этого придется проверить правильность оформления протокола об административном нарушении, наличие извещения о его составлении, да и вообще представление в нем доказательств вины. Если протокол оформлен с существенными недостатками, то это сыграет на руку фирме в случае рассмотрения дела судом, вплоть до полного освобождения от ответственности.
В качестве существенных недостатков протокола ВАС признает отсутствие данных, которые прямо перечислены в пункте 2 статьи 28.2 Кодекса об административных правонарушениях. Например, отсутствие указания даты и места его составления, должности, фамилии и инициалов лица, составившего протокол, сведений о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилий, имен, адресов свидетелей и потерпевших и т. д. Изъяном протокола также считается отсутствие иных сведений в зависимости от их значимости для данного конкретного дела. В частности, когда не указана информация о том, владеет ли лицо, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, языком, на котором ведется производство по делу, а также данных о предоставлении переводчика при составлении протокола.
Очевидное – невероятное
Но даже если вина нарушителя очевидна, можно попытаться смягчить наказание, например, просить выносящих вердикт о снижении штрафа. Что для этого нужно предпринять? Прежде всего, можно указать на раскаяние в совершении правонарушения. Кроме того, значительного послабления наказания можно ожидать, если виновник постарался устранить вредные последствия противоправных действий, а также если имеет место его тяжелое материальное положение, либо если совершение административного нарушения было допущено в состоянии сильного душевного волнения, аффекта (ст. 4.2 КоАП).
Если же в утрате документов виновных лиц нет, то есть ЧП произошло в связи с форс-мажорными обстоятельствами (пожаром, хищением, стихийным бедствием), то меры ответственности применяться не должны (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 апреля 2005 г. по делу № А19-15661/04-40-Ф02-1659/05-С1). Однако наличие чрезвычайных обстоятельств надо еще доказать, для чего пригодятся справки из органов Государственного пожарного надзора о случившемся пожаре, из метеослужбы – о стихийном бедствии (наводнении, землетрясении), постановление милиции о возбуждении уголовного дела по факту хищения. Кроме того, вескими оправдательными бумагами послужат Положение о документообороте, архивном деле, где расписан порядок хранения документов. Нелишним будет и такой аргумент, как наличие сигнализации в помещениях офиса, решеток и так далее (разумеется, если таковые имелись на момент пропажи). Иначе говоря, фирме нужно представить убедительные доказательства того, что в организации были соблюдены все необходимые меры для избежания утраты документов.
Источник: bishelp.ru
Восстанавливать первичку необходимо
Окончание выездной налоговой проверки – это новый этап работы практически для всех организаций. Однако, не стоит «обрубать все концы» и документы, проверенные в ходе данного мероприятия не следует выбрасывать, уничтожать, терять и т.п.
Срок хранения первичных документов — 5 и 6 лет
Обязанность по хранению первичных документов и прочих данных бухгалтерского и налогового учета, согласно ст. 23 НК РФ, сохраняется за налогоплательщиком в течение 5 (пяти) лет, а плательщики страховых взносов обязаны в течение 6 (шести) лет обеспечивать сохранность документов. Сроки хранения первичных документов подробно.
Утерянные документы нужно восстанавливать
Если произошло форс-мажорное обстоятельство и документы безвозвратно утеряны (сгорели, затоплены, унесены ураганом и т.п.) – их следует восстановить, так как эти бумаги могут быть запрошены в ходе повторной выездной проверки, и при прочих мероприятиях налогового контроля (например, встречные проверки контрагентов и проч.). И хотя законодательно предусмотрен ст. 93 НК РФ, согласно которому налоговые инспекторы не вправе запрашивать у проверяемого лица документы, которые тот уже представлял ранее в процессе проведения камеральных или выездных проверок (за исключением возвращенных налоговиками подлинников, и случаев непреодолимой силы – в ходе которых налоговый орган утрачивает документы) – не стоит уклоняться от их предоставления. Так как у налоговой инспекции всегда найдутся основания для получения дополнительных документов и сведений, в том числе и представленных ранее.
Первичное представление копий документов в налоговый орган для проверки – это еще не повод не восстанавливать утерянную «первичку», так как в случае непредставления запрошенных документов компания заплатит штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ).
Еще на эту тему:
Фирммейкер, июль 2013 (следим за актуальностью)
Дина Ермакова
При использовании материала ссылка на статью обязательна
Ведём бухгалтерию — простую и сложную
Следим за законами, информируем понятным языком
Источник: firmmaker.ru
