Уведомление о смене адреса ИП образец для контрагентов

Файлы для скачивания:

Смена реквизитов

Под реквизитами понимают все сведения о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, обособляющие его от других субъектов рынка. У каждого предприятия они уникальны. К реквизитам относят:

• ИНН, ОГРН;
• юридический адрес;
• реквизиты банковских счетов.

Эта информация необходима контрагентам для продолжения гражданско-правовых отношений с фирмой (осуществление обязательств по договорам). По указанным реквизитам направляются письма, переводятся денежные средства, подаются исковые заявления.

Письмо-уведомление

Обязательным пунктом любого гражданско-правового договора является обязанность лица уведомить об изменении реквизитов. Лучше всего будет сделать это заблаговременно, чтобы избежать возможных проблем. Вторая сторона может по ошибке перевести деньги не той организации, отправить письмо по устаревшему адресу.

Какие сложности при смене юридического адреса? Оптимизируем налоги. Лайфхаки предпринимателей.

В тексте письма необходимо напомнить контрагенту о заключённом с ним договоре, сослаться на конкретный его пункт, обязывающий информировать о смене реквизитов, указать причину изменения и самое главное – прописать актуальную информацию.

Как отправить письмо

Всего существует четыре традиционных способа отправки корреспонденции:

• посредством почтового отправления;
• через электронную почту;
• лично в руки представителю организации-контрагента;
• через факс.

Выбор всегда остаётся за отправителем. В данном случае не рекомендуется пользоваться услугами почты, так как письма имеют свойство теряться. Также почта далеко не всегда оперативно может доставлять документы по назначению. В ситуации со сменой реквизитов оперативность может сыграть решающую роль.

Кто составляет официальную бумагу

Вся деловая документация предприятия, в том числе и корреспонденция, пишется и отправляется от имени её руководителя, однако фактическим составлением официальной бумаги, как правило, занимается другой человек. Директор в устной форме поручает задачу кому-то из своих подчинённых: заместителю, секретарю, документоведу. Выбранный сотрудник должен быть грамотным, обладать общим представлением о работе с документацией, корреспонденцией. Этих навыков будет вполне достаточно для качественного выполнения поставленной задачи.

Начальник должен получить на подпись уже итоговый вариант письма, проверить его на отсутствие ошибок. Крайне важно заверить документ «живым» автографом директора. Так контрагент будет уверен, что официальная бумага не отправлена мошенниками с корыстным умыслом.

Деловые бумаги

Составляя любое письмо, необходимо придерживаться правил делового этикета. Таким образом компания выражает своё уважение ко всем своим контрагентам. Речь идёт о следующих моментах:

Как просто СМЕНИТЬ ЮРИДИЧЕСКИЙ АДРЕС дистанционно ? Без посещения ФНС . Смена адреса ООО в 2023

• соблюдение делового, строгого стиля языка;
• нейтральный тон документа;
• избежание жаргонизмов, бытовых речевых оборотов и ругательств;
• ссылки на законодательство, если имеет место. В частности, актуально при реорганизации юридического лица в любой форме.

Форма документа

Органы власти не предъявляют к корреспонденции никаких строгих требований. Все документы из этой группы принято писать без использования общеобязательных бланков в свободной форме. Главное – это соблюдение предписаний, озвученных в предыдущем абзаце. Однако существует ещё несколько правил, предъявляемых к официальным бумагам в свободной форме, а именно:

• обозначение реквизитов (дата, место);
• указание, кто является получателем и отправителем;
• подписание ответственным лицом;
• расшифровка оставленного в письме автографа (фамилия и инициалы).

Письма принято писать на фирменных бланках компании. Так документ будет иметь более презентабельный вид, а составитель сможет сэкономить время на обозначении реквизитов предприятия. Если используется чистый лист бумаги формата А4, сведения о фирме придётся указывать вручную. Отметим, что при заблаговременном уведомлении, в письме прописывают актуальные реквизиты, а не новые.

Исполнить текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в печатном виде при помощи компьютера и соответствующего ПО. Это решение принимает ответственное за составление документа лицо. Закон уравнивает указанные выше способы с точки зрения их юридической силы. Как правило, выбор зависит от выбранного компанией способа отправки.

Рассказываем, как составить письмо «на пальцах»

Первый шаг – обозначение, кому и от кого направляется письмо. В правом верхнем углу листа бумаги отмечаем ФИО руководителя компании-контрагента, её полное наименование со ссылкой на организационно-правовую форму (ОАО, ПАО). В этом же блоке прописываем те же сведения, но уже об отправителе, правильно выбирая падежи.

Второй шаг – основная часть. Здесь ссылаемся на причину изменения реквизитов, указываем дату изменений, прописываем новые, актуальные сведения. Если имеет место, оставляем ссылки на нормы законодательства, пункты заключённого договора.

Примерный образец

Уведомляем Вас, что в связи с переездом в новый офис наши реквизиты будет изменены. В частности, речь идёт о юридической адресе ООО «Вершки-Корешки». С 01.10.2024 г. нашим юридическим адресом станет г. Курган, ул. Володина, д. 43. Просим направлять все письма и прочие документы именно по этому адресу.

Четвёртый шаг – подписание и отправка. Как только все упомянутые выше моменты найдут своё закрепление на бумаге, можно переходить к подписанию. В письме должен появиться всего один автограф, принадлежащий директору компании или главному бухгалтеру. Это должно быть лицо с представительскими функциями.

Напоминаем, что подпись подлежит обязательной расшифровке (фамилия и инициалы). Сразу после подписания официальную бумагу можно отправлять выбранным способом.

Скачать документы:

• Бланк письма о смене реквизитов
• Образец письма о смене реквизитов

Источник: bazanpa.ru

Письмо о смене реквизитов

Письмо о смене реквизитов пишется контрагентам при изменении названия хозяйствующего субъекта, фактического или юридического адресов, реквизитов в банке, руководителя и прочее. Такое обращение считается официальным деловым документом и часто используется в документообороте деловых партнеров.

Документы для скачивания

Пустой бланк письма о смене реквизитов

Образец заполнения письма о смене реквизитов

Кому пишется письмо

Посредством такого послания о произошедших преобразованиях информируются партнеры, клиенты, заказчики, кредиторы, государственные и контролирующие органы. Отправлять такое оповещение в ФНС не нужно, так как банки обязаны оповестить фискалов о смене банковских реквизитов клиента.

Остальных контрагентов хозяйствующий субъект безусловно оповещает обо всех своих изменениях. Такое условие всегда фиксируется в договорах, которые подписывают стороны при заключении сделки. Чтобы избежать проблем с отправкой документации по недействующему адресу либо перечислению денег на старый счет, рекомендуется известить контрагента как можно раньше о смене реквизитов (заблаговременно либо сразу после изменений).

Кто пишет письмо

Написанием письма может заниматься секретарь, юрист, работники отделов, взаимодействующих с контрагентами либо сам руководитель. Главным условием при составлении документа является знание правил делового документооборота.

Требования по оформлению

Для написания письма можно воспользоваться фирменным бланком хозяйствующего субъекта либо обычным листом формата А4. Более предпочтительным считается первый вариант, так как это сделает документ официально значимым и солидным.

Унифицированной формы для такого письма не разработано, поэтому оно пишется в свободном стиле с соблюдением некоторых нормативов:

• в верхней части листа следует указать сведения об отправителе и получателе корреспонденции. В последнем случае пишется название юрлица, должность, ФИО сотрудника либо руководителя, которому адресовано послание;
• в информационном блоке письма адресат извещается об изменении реквизитов. Здесь указываются новые данные хозяйствующего субъекта, и излагается просьба об их использовании при дальнейшем сотрудничестве.

При написании письма рекомендуется придерживаться делового стиля и вежливости по отношению к адресату. Необходимо следовать правилам русского языка, не допускать грамматических, лексических и пунктуационных ошибок.

Допускается рукописный и напечатанный на ПК текст. Но в каждом случае обращение подписывается руководителем либо иным уполномоченным сотрудником. Можно не заверять документ печатью, так как закон позволяет не использовать ее в своей работе предпринимателям и юрлицам.

Каждому контрагенту направляется заверенный надлежащим образом дубликат письма. Причем всю исходящую корреспонденцию необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале учета. Это делается на случай, если в дальнейшем возникнут сложности с контрагентом. Так отправитель сможет доказать, что письмо было выслано.

Рекомендации по написанию письма

В шапке документа необходимо указать следующее:

• верхнем левом углу отражается информация об авторе письма (название без сокращений в соответствии с учредительной документацией, адрес и телефонный номер);
• в другом углу обозначаются сведения об адресате (название, должность и ФИО лица, которому отправляется послание);
• ниже указывается дата формирования письма и его номер в соответствии с правилами внутреннего документооборота;
• далее в средней части листа фиксируется название документа «Письмо о смене реквизитов».

В теле письма обозначается такая информация:

• вначале получатель корреспонденции оповещается о смене определенных реквизитов компании-отправителя (здесь указываются новые реквизиты и дата, с которой они станут актуальными);
• далее отправитель излагает просьбу, которая касается обновления правил документооборота в связи со своими переменами;
• завершается документ подписью руководителя либо иного лица с расшифровкой и должностью.

Как отправляется письмо

Реквизиты считаются неотъемлемой частью официальных документов, поэтому извещение об их замене следует пересылать настоящим письмом. А если его отправить с уведомлением о получении, то у компании будут доказательства того, что адресат оповещен о произошедших изменениях надлежащим образом.

Чтобы ускорить процесс оповещения, заверенное письмо сначала можно направить контрагенту по электронной почте либо факсом. А затем оригинал письма высылается через Почту России.

1. Письмо о смене реквизитов
2. Документы для скачивания
3. Кому пишется письмо
4. Кто пишет письмо
5. Требования по оформлению
6. Рекомендации по написанию письма
7. Как отправляется письмо

Источник: xn--j1aie.xn--p1ai