Уведомление о смене реквизитов ИП для контрагентов

Составление информационного письма и его образец. Уведомление о смене реквизитов

Закон 10 февраля 2017

Письмо об изменении реквизитов – это один из наиболее важных документов деловой переписки любого предприятия.

Оно несет в себе информацию, без которой невозможно дальнейшее нормальное осуществление производственной или иной деятельности компании. Чтобы правильно составить такое письмо, надо иметь перед собой его примерный образец.

Уведомление о смене реквизитов должно содержать в себе информацию, необходимую для взаимодействия между партнерами.

Вид документа

Реквизиты – это перечень данных, получаемых любым предприятием (или организацией) при регистрации, с помощью которых его можно легко идентифицировать. Они бывают общие и банковские. Эти сведения, как правило, используются при составлении договоров и проведении платежей.

Порой некоторые данные в силу объективных причин приходится менять. Руководство предприятия должно обязательно сообщить об этом своим контрагентам и кредиторам. Для оформления подобной корреспонденции существует определенный образец.

Уведомление об изменении реквизитов организации в 1С:Бухгалтерии 8

Уведомление о смене реквизитов представляет собой письмо, в котором должна быть отражена следующая необходимая информация:

• наименование организации-адресата;
• Ф.И.О. и должность ответственного лица, которому оно направлено;
• реквизиты предприятия (старые и новые);
• текст обращения с указанием причин данных изменений;
• дата, с которой планируется ввести изменение реквизитов;
• подпись руководителя предприятия и дата составления письма.

Если компании ранее не приходилось заниматься подобными делами, то она может позаимствовать у своих партнеров примерный образец. «Уведомление о смене реквизитов» должно быть отправлено заранее, чтобы адресат успел отреагировать на него соответствующим образом. Передать такое письмо можно разными способами:

• вручить лично;
• отправить по почте;
• передать телефонограммой.

Чтобы информация была максимально полной и понятной для партнеров, лучше использовать для составления таких писем ориентировочный образец. Уведомление о смене реквизитов должно содержать в себе только достоверные данные. В противном случае в работе предприятия могут возникнуть серьезные проблемы.

Правила составления

Обычно письмо-уведомление о смене реквизитов в первую очередь направляется всем контрагентам и кредиторам. Для его составления нет какой-то специальной унифицированной формы.

Как правило, текст такого документа составляется произвольно в зависимости от задач, которые ставит перед собой отправитель. Для оформления такого письма используются обычные правила составления деловых бумаг.

Оно может быть написано:

• на листе формата А4;
• на фирменном бланке компании.

Последний вариант свидетельствует об официальном характере корреспонденции, поэтому является предпочтительным. Вся информация в письме излагается последовательно. Это облегчает ее восприятие.

Как и любая другая деловая бумага, это письмо должно состоять из нескольких частей:

1. «Шапка». В ней содержится полная информация о том, кому предназначено данное послание.
2. Наименование документа, которое четко гласит о его целевой направленности.
3. Информационная часть.

При составлении такого письма необходимо обязательно упомянуть, как отразятся происходящие изменения на дальнейшем сотрудничестве между контрагентами. Это является своего рода мерой предосторожности, которая поможет в дальнейшем избежать возможных разногласий и нежелательных последствий.

Письмо поставщику о исправлении реквизитов документа

Составление письма об уточнении назначения платежа происходит тогда, когда сотрудники организаций обнаруживают ошибку или неточность в уже исполненном платежном поручении.

doc Когда и какие возникают ошибки Ошибки в платежках между контрагентами допускают составители платежных поручений, т.е. работники бухгалтерских отделов.

При этом неверные данные могут быть в самых разных пунктах документа: например, неправильно указывается номер договора, по которому происходит перечисление денежных средств, ошибочно пишется цель платежа или, бывает, выделяется НДС там, где его выделать не нужно и т.д.

Письмо об уточнении назначения платежа

Для того чтобы оперативно поставить покупателя в известность, можно дополнительно отправить ему копию в электронном виде. Однако действительной будет считаться та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

Письмо о смене реквизитов компании. виды и правила составления документа

Правда, текст лучше составлять в такой последовательности:

1. Причина внесения изменений с указанием номера, даты и названия документа, на основании которого это делается.
2. Конкретная дата, с которой будут внесены изменения.
3. Информация о новых реквизитах.
4. Дополнительные сведения о последующих действиях. Здесь надо отметить, сохраняют ли силу все заключенные ранее договоренности.

Сообщать подобные сведения нужно за несколько дней до их наступления.

Необходимо учесть, что на доставку такого письма уйдет определенное время. Кроме того, партнеру тоже нужно будет внести у себя соответствующие изменения.

Ваш аккаунт создан!

Для каждой организации существует определенная совокупность сведений под названием «реквизиты», без которых она не может совершать какие-либо операции. Они должны содержаться в любом письме, договоре, платежном поручении и ином документе для признания его действительности.

Важно В случае изменения подобных данных компания обязана направить своим контрагентам соответствующее письмо о смене реквизитов. Обязательная информация Реквизиты – это данные, которые получает каждое предприятие при его регистрации. Они указываются в Учредительных документах и являются обязательным условием для совершения различного рода операций.

Такую справочную информацию должны содержать в себе все документы, составленные данной организацией.

В случае каких-то корректировок она тут же должна направить своим партнерам письмо о смене реквизитов.

Письмо о смене реквизитов организации: образец, структура

Письмо о смене реквизитов организации, образец которого мы представим в статье составляется в обязательном порядке, если у компании меняются банковские реквизиты либо же любые другие важные данные. Отправляется подобное уведомление партнерам только после того как процесс смены данных произошел и его результаты отображены в учредительных документах.

• 1 Адресаты письма
• 2 Важные особенности составления
• 3 Вывод

Адресаты письма

Понять, как составить письмо о смене реквизитов организации по образцу не сложно, но прежде следует разобраться, кому оно должно быть адресовано. В первую очередь – это клиенты, заказчики, деловые партнеры, кредиторы. Кроме того, обязательно следует уведомить о факте изменений госструктуры и контролирующие органы.

Важно! На данный момент за передачу данных относительно смены реквизитов организации в налоговую службу отвечают банки, поэтому сам предприниматель это делать не должен.

Так как данные касающиеся реквизитов используются в договорах, сообщить их контрагентам просто необходимо.

В первую очередь в этом заинтересовано само предприятие, так как не уведомив заранее, организация рискует получить неприятные задержки и проволочки. Так документы могут отправляться на старый адрес, а платежи на прежние реквизиты счета.

В последнем случае, проблем не избежать, ведь придется ждать, пока средства из банка вернут назад, а это может затянуться на месяцы.

Составляет такое обращение уполномоченный на это сотрудник – это может быть секретарь или юрисконсультант. Как вариант сотрудники, непосредственно контактирующие с деловыми партнерами. Если компания очень небольшая, то этим часто занимается сам руководитель. Независимо от того кто именно формирует уведомление, важно чтобы оно было создано по всем правилам деловой корреспонденции.

Важные особенности составления

Законом не урегулированы требования к составлению такого вида письма, конечно, оно должно вписываться в нормы делового стиля. Желательно составлять его на фирменном бланке организации. Основное задание – это донести к адресату произошедшие изменения в реквизитах. Но все же определенные правила составления есть, среди них:

1. В самом начале указать данные получателя, если обращаетесь к конкретному человеку и знаете его должность, то это обязательно должно быть отображено в письме.
2. Дата составления и название контрагента, согласно официальным документам.
3. Следующий пункт собственно информация, которая будет меняться, желательно указать причины изменений. Если есть просьбы связанные с изменением реквизитов, то указать это в данной части.
4. Если нужно дополнительное соглашение, то дату его пересылки контрагенту.
5. Подпись, должность и расшифровка ФИО того, кто составляет письмо.

Вывод

Составить подобное информационное письмо не составит труда, главное подавать информацию вежливо, достоверно и в полном объеме. Это исключит непонятки в процессе работы.

Источник: businessizakon.ru

Меняем Расчетный счет ИП и ООО: как правильно сменить

В данной статье подробно описана инструкция и информация, как сменить расчетный счет для ИП и организации (ООО) правильно, как уведомить контрагентов о смене реквизитов, и как подключить зарплатный проект. Указаны причины смены счета для бизнеса и зарплатного проекта.

Представлен список документов для открытия нового расчетного счета для ИП и организации.

Итак, изучите все пошагово.

Как правильно сменить Расчетный счет ИП и ООО

Смена расчетного счета состоит из нескольких этапов:

Этап №1 — Подбор и открытие нового расчетного счета в другом банке.

Для открытия нового счета понадобится пакет документов. Подготовьте его заранее, что бы не задерживать процедуру открытия счета и получения новых реквизитов.

Например, для ИП он небольшой:

• Ксерокопия и оригинал свидетельства ИНН/ОГРН;
• Ксерокопия и оригинал паспорта;
• Ксерокопия и оригинал выписка из ЕГРИП.

Для организации (ООО) понадобится весь пакет учредительных документов:

• Устав;
• Свидетельства ИНН/ОГРН;
• Приказ или Решение собрания учредителей о назначении на должность директора, либо о продлении полномочий;
• Список бенефициарных владельцев. В списке необходимо указать ФИО и все паспортные данные каждого бенефициарного владельца. Также, необходимо указать гражданство и адрес регистрации. Если в числе бенефициарных владельцев присутствует юридическое лицо, необходимо указать: полное наименование организации, ИНН, дату и место регистрации.
• Паспорт директора и учредителей.

Нередко паспорта учредителей Банк запрашивает для уточнения полной картины организации и проверки личной кредитной истории учредителей.

Например, если компания собирается подавать заявку на кредит или на кредитные продукты, такие как: овердрафт, кредитные линии, лизинг и прочие.

Также, новый Банк вправе запросить копию паспорта бухгалтера, чтоб выдать электронно-цифровую подпись для отправки платежей и оплаты налогов в личном кабинете открытого расчетного счета.

Скан документов необходимо предоставить в Банк. Некоторые Банки требуют документы ксерокопий на бумажных носителях.

Поэтому, лучше всего подготовить документы и в электронном, и в распечатанном виде.

Этап №2 — Получение новых реквизитов.

Смена расчетного счета влечет за собой и смену реквизитов. Реквизиты в новом Банке Вам могут предоставить как в электронном виде, так и на бумажном носителе с подписью менеджера и печатью Банка.

При смене реквизитов необходимо:

• Написать уведомление или письмо о смене расчетного счета партнерам по бизнесу и клиентам, чтобы не было ошибок при отправке и получении денежных средств. Образец уведомления о смене расчетного счета выглядит следующим образом:
• Если есть сайт, визитки компании, всевозможные рекламные брошюры, где указаны старые реквизиты – их тоже нужно обновить.

• Образец письма
• Бланк письма (пустой)

Итак, у бизнеса изменен расчетный счет. Сообщать в налоговую инспекцию и в другие бюджетные учреждения о смене реквизитов счета не нужно – это сделает Банк.

Этап №3 — Действия со старым расчетным счетом.

Старый счет не рекомендуется закрывать сразу. Лучше всего подождать некоторое время.

Рекомендация — 3 календарных месяца.

Чтобы все клиенты и контрагенты успели внести все изменения в документации и бухгалтерию. На практике встречаются случаи при изменении расчетных счетов, когда партнеры переводят денежные средства по старым реквизитам. Это несет за собой массу проблем: нужно писать заявление в Банк, отзывать платежное поручение.

За этим придется ехать в офис Банка, что весьма неудобно – затрачивается время директора или уполномоченного лица. Конечно, нужно также учитывать: на счет отправителя денежные средства зачислятся не в день обращения. Возврат нужно ожидать до 4 дней, а то и дольше.

Кроме того, не исключено, что партнеру-отправителю придется заплатить комиссионное вознаграждение Банку за операцию возврата. И что самое неприятное в такой ситуации – это кассовый разрыв. Лучше и вовсе не допускать этого.

При закрытии старого расчетного счета необходимо:

• Перевести весь остаток денежных средств на новый счет или вывести на карту директора;
• Написать заявление в Банк о закрытии счета;
• Получить уведомление о закрытом расчетном счете.

Уведомление понадобится на случай, если по техническим или ряду других причин счет останется открытым и будет копиться задолженность по обслуживанию, можно предоставить уведомление для снятия всех материальных обязательств с ООО или ИП перед Банком.

Причины смены Расчетного счета ИП и ООО

Смена расчетного счета организации, ИП может быть обусловлена следующими причинами:

1. Дорогая ежемесячная или годовая абонентская плата по счету;
2. Высокие комиссии или маленькие лимиты при переводах средств контрагентам, на личную карту директора, или снятии наличных в банкомате;
3. Низкий сервис обслуживания.

Например, долгая обработка платежей, длительное ожидание ответа от оператора на горячей линии Банка. Некомпетентные менеджеры и прочие сотрудники.

Так же, в некоторых случаях веской причиной для открытия нового счета для бизнеса может быть условием партнера или контрагента, чтоб составить договор о поставке товара или об оказании услуг.

Что делать с заработной платой?

Выплату заработной платы сотрудникам можно оставить на старом счете, если он не закрыт. Но для ведения бухгалтерской деятельности конечно проще иметь расчетный счет и зарплатный проект в одном банке.

Рекомендация: для начала осуществить переход на новый расчетный счет и уже затем заключить новый ЗП.

Какие могут быть причины смены зарплатного проекта:

• Маленький, недостаточный для бизнеса, без комиссионный лимит на перевод заработной платы;
• Дорогое обслуживание дебетовой карты;
• Высокие комиссии при снятии или пополнении карты;
• Нет возможности снятия наличных в банкоматах стороннего Банка;
• Маленький/отсутствует кешбэк.

Для открытия нового зарплатного проекта:

• Напишите заявление в Банк о заключении договора на выдачу заработной платы;
• Предоставьте копии паспортов сотрудников;
• Назначьте время встречи сотрудникам в отделении Банка с уполномоченным менеджером для получения карт.

При смене зарплатного проекта, необходимо учитывать сроки проведения платежей в новом Банке, что бы не нарушать обязательства перед коллективом.

Источник: proscheta.ru

Уведомление контрагентов о смене банковских реквизитов

Измениться могут не только банковские реквизиты компании. Но еще организационно-правовая форма, наименование, юридический адрес, КПП и т.д. Эти данные, кроме адреса, нужны для перечисления денежных средств. Если в платежке они указаны неверно, банк откажется зачислять деньги на счет получателя. А юридический адрес нужен партнеру для исполнения договорных обязательств.

Обновленные сведения понадобятся контрагенту и для оформления первичных документов.

Письмо об изменении реквизитов составляется в произвольной форме, обычно на фирменном бланке. Можно составить и на простом листе, главное указать новые данные и дату, с которой они действуют.

Кого нужно уведомить о смене реквизитов

Организации и ИП до 2014 года уведомляли о смене счета ИФНС и страховые фонды. Но с 3 мая 2014 года эта обязанность возложена на банки. Организации остается только отправить письмо о смене или добавлении расчетного счета своим контрагентам. Если этого не сделать, то заказчики и покупатели будут направлять платежи на старый счет, в результате чего деньги могут потеряться.

Рассмотрим, кого надо поставить в известность при смене реквизитов счета:

• покупателей, заказчиков;
• поставщиков;
• партнеров по бизнесу;
• другие организации, с которыми осуществляются расчеты в безналичной форме.

Обычно в договоре между контрагентами прописывается обязанность уведомлять участников сделки о смене реквизитов. За нарушение данного условия могут грозить даже штрафные санкции. Например, если своевременно не сообщить лизинговой компании о новом расчетном счете в другом банке, то клиенту придется заплатить неустойку.

Образец письма о смене реквизитов организации

Любое юрлицо, независимо от того, сколько у него владельцев и кто они — граждане или другие фирмы, контролируется различными госорганами, в которых оно регистрируется в обязательном порядке. Регистрация юрлица необходима, например, для того, чтобы:

• собирать с фирмы налоговые платежи, которые она обязана вносить в соответствии с законодательством;
• предотвращать операции по финансированию противоправной деятельности с помощью фирмы;
• обеспечивать соблюдение валютного и международного законодательства фирмами, ведущими внешнеэкономическую деятельность;
• контролировать законность сделок от имени фирмы, которые подпадают под особое внимание государства, в том числе операций с недвижимостью, сделок на крупные суммы и т.д.

В результате создания юрлица и его регистрации ему присваиваются определенные номера и коды.

Чтобы контактировать с контрагентами, контролирующими структурами, собственными подразделениями и другими заинтересованными лицами, фирма имеет официальный номер телефона и, как правило, адрес электронной почты, а зачастую и официальный сайт.

Подготовкой письма о смене реквизитов банка занимаются сотрудники, которые отвечают в компании за отправку юридически значимой корреспонденции. Обычно такие документы оформляет юридический отдел. Но такие обязанности могут доверить и делопроизводителям компании и т. п. Чтобы ничего не упустить, можно использовать образец, как написать письмо о смене банковских реквизитов.

Назовите адресата сообщения. Пишут не только наименование контрагента, но и ответственное лицо, перечисляют имя и должность. Обычно уведомление адресуют главе организации-контрагента. Но может быть и иное лицо, которому следует направить письмо. Такое лицо контрагент указывает в договоре или сообщает о нем специально.

1. Отметьте дату и место составления документа.
2. Укажите наименование своей организации.
3. Сообщите, в чем состоят изменения и на основании какого документа их вносят. Поскольку данное письмо — об изменении банковских реквизитов, необходимо точно указать новые реквизиты. Поясните, что получатель письма должен сделать в связи с изменениями. Также укажите дату, с которой прежние реквизиты перестанут действовать.
4. Отметьте дату подписания письма, укажите ответственное лицо, от имени которого отправляют письмо. В документе должна быть его подпись. Например, в образце уведомления о смене банковских реквизитов организации указали генерального директора компании-отправителя.

Предлагаем ознакомиться: Срок проведения камеральной налоговой проверки

Уведомление контрагентов о смене банковских реквизитов — обязанность компании, экземпляр документа понадобится направить каждому контрагенту.

Образец письма о смене реквизитов банка

Каждая организация вправе выбирать банк для открытия расчетного счета. Компания может не только сменить банк. В любой момент она может открыть дополнительный расчетный счет и даже не один, а несколько.

О смене банковских реквизитов необходимо известить контрагентов. Если плательщик укажет в платежном поручении старые реквизиты, банк не зачислит денежные средства на ваш расчетный счет. В результате деньги «зависнут» на некоторое время, а затем вернутся плательщику. И только после этого вы сможете, наконец, получить оплату.

Еще более сложная ситуация возникнет, если у вашего банка аннулируют лицензию. Поступившие деньги будут зачислены на ваш счет, но получить их вы не сможете. Возможно, денежные средства не удастся получить даже в судебном порядке. Поэтому особенно важно очень быстро оповестить всех контрагентов в случае отзыва лицензии у банка.

Письмо о смене банковских реквизитов составляется в производной форме. Достаточно соблюсти обычные правила оформления делового письма. Часто уведомление составляют на бланке организации или даже на простом листе. В тексте укажите необходимую информацию:

• Кому письмо адресовано,
• Кем оно составлено,
• Исходящий номер и дату составления,
• Текст с новыми платежными реквизитами,
• Дату, с которой следует перечислять деньги на новый счет.

Документ составляется по факту изменения реквизитов или заранее (если они известны, к примеру, счет уже открыт, то заблаговременно). В договоре могут содержаться определенные требования о порядке направления документов контрагенту. К примеру, только почтовым уведомлением о вручении или, в том числе, по электронной почте, факсу. Первый вариант, разумеется, наиболее приемлем.

При составлении договора за неуведомление о смене реквизитов может быть предусмотрена неустойка или даже расторжение договора. Направляется сообщение на все известные адреса, в т.ч. из выписки ЕГРЮЛ, полученные при переписке, на сайте контрагента.

Уведомление о смене реквизитов вместе с доказательствами его вручения может запрашиваться судом в случае споров по исполнению договоров и иных обязательств.

Основные реквизиты юрлица

Каждая официально зарегистрированная фирма числится, как минимум, под следующими реквизитами.

1. Полное название.
2. Сокращенное название.
3. Код ОГРН (основной номер госрегистрации).
4. Юрадрес (а также, как правило, почтовый и фактический адрес), который включает сведения о:

• почтовом индексе;
• городе;
• районе;
• сельском округе;
• улице;
• доме;
• корпусе;
• номере офиса.

Пример уведомления о смене реквизитов

Такой бланк нужен в ситуации, когда у фирмы меняется номер банковского счета, открытого за границей, а также, если фирма переходит на обслуживание в другой зарубежный банк.

Российское законодательство не устанавливает строгих регламентированных форм для письма о смене расчетного счета организации. Фактически этот документ представляет собой обычное информационное письмо, составленное в строгом деловом стиле.

Уведомление начинается с указания данных отправителя и адресата. Желательно обозначить не только наименование составителя письма, но и конкретную должность, а также Ф.И.О. руководителя.

Предлагаем ознакомиться: Неправильно начислили налог на имущество физлиц: что делать

Информационная часть документа содержит не только новые реквизиты, но и возможные просьбы, связанные с произошедшими изменениями.

Письмо подписывается директором или другим лицом, имеющим соответствующие полномочия. Необходимо проставить дату составления и исходящий номер.

Допускается оформить уведомление о новом расчетном счете как на фирменном бланке, так и на простом листе А4. Первый вариант предпочтительней, так как позволяет придать документу более официальный вид, и на него быстрее обратят внимание.

Совет. Обязательно регистрируйте в журнале все уведомления о смене счета в журнале исходящих отправлений. Это позволит в случае разногласий с контрагентом всегда иметь информацию о подтверждении отправки соответствующего уведомления.

При подготовке письма о новом расчетном счете нужно придерживаться норм деловой переписки. Составить уведомление можно в печатном виде или написать его от руки.

Приведем рекомендации по оформлению таких уведомлений:

• При указании адресата надо написать не только название организации, но и хотя бы должность лица, которому направляется сообщение.
• Использовать фирменный бланк для уведомления необязательно. Но он придает письму некоторую солидность.
• Описывать причины смены счета совершенно необязательно. Получателю уведомления они не играют роли.
• Письмо должно быть подписано руководителем организации-отправителя или ИП. Печать ставить в данном случае необязательно.

Общество с ограниченной ответственностью «Премьера»

ОГРН 19684769169 ИНН 61849849346

юр. адрес: 396650, Россия, Воронежская область, г. Россошь,

ул. Интернациональная, 29

от 18 мая 2017 г.

Настоящим уведомляем Вас о том, что исполнение денежных обязательств по договору транспортной экспедиции № 49-82/2017 от 10 января 2017 г., заключенного между ООО «Премьера» и ООО «БизнесТран», просим выполнять с даты получения настоящего уведомления по следующим реквизитам: расчетный счет 409735468468460365464 в банке ПАО «ЮТП12», к/с 301468461604979296 БИК 6496846.

О получении уведомления просим проинформировать по электронной почте: “адрес почты”. Настоящее уведомление направлено в соответствии с п. 9.4. вышеуказанного договора и не требует заключения дополнительного соглашения между Сторонами.

Поступившие денежные средства на предыдущий расчетный счет 545496849469864 являться надлежащей оплатой по договору не будет, что повлечет начисление неустойки и возможное расторжение договора.

Генеральный директор А.А. Галевская

Со 02 мая 2014 г. юридические лица и индивидуальные предприниматели больше не обязаны уведомлять налоговые органы об открытии счетов в банках. В то же время в целях осуществления валютного контроля обязанность уведомить об открытии счета в банке, находящемся за пределами РФ, осталась. Причем делать это должны и предприниматели, и организации, и физические лица. В таких случаях российским резидентам понадобится специальная форма уведомления (можно найти на официальном сайте ФНС), форма по КНД 1120107.

Реквизиты компании всегда включаются в текст договора. Поэтому при их смене всех контрагентов по действующим договорам необходимо уведомить. Письмо составляется в свободной форме, заверяется подписью директора и печатью организации. Почему это важно? Потому что если контрагент произведет оплату по старым реквизитам, он считается выполнившим свою обязанность.

Даже если лицензия у банка уже отозвана.

Банковские идентификаторы фирмы

При регистрации юрлица в госорганах, в том числе в налоговой инспекции и в фондах, ему вменяются фиксированные уникальные коды, в том числе:

1. Код ИНН (номер для идентификации налогоплательщика).
2. Код КПП (кодировка причины постановки на налоговый учет).
3. Номер регистрации в Пенсионном фонде.
4. Номер регистрации в фонде соцстраха.

Предлагаем ознакомиться: Уведомление о продлении договора аренды образец

По факту открытия банковского счета, необходимого для проведения безналичных расчетов, фирма указывает в качестве платежных реквизитов:

• название кредитной организации;
• БИК банка;
• номер банковского счета для безналичного поступления средств и расходных операций;
• номер корсчета в кредитной организации.

Уведомление о смене банковских реквизитов относится к юридически значимым сообщениям. В отношении этого документа действуют правила ст. 165.1 ГК РФ. Письмо об изменении банковских реквизитов направляют на адрес места нахождения исполнительного органа контрагента. При отправке необходимо сохранить доказательства того, что компания отослала уведомление.

Если в компании ведут регистрацию исходящей корреспонденции, письмо нужно зарегистрировать в журнале.

Информационное письмо о смене банковских реквизитов направляют:

• бизнес-партнерам компании,
• клиентам,
• поставщикам,
• заказчикам,
• иным контрагентам компании.

Компания в обязательном порядке извещает контрагентов о смене реквизитов. В частности, эту информацию нужно направить в госорганы, для которых она необходима. Однако налоговую об изменениях извещает банк, а не сама компания.

42 полезных документа для юриста компании

Если компания своевременно не известит об изменении банковских реквизитов, она не сможет выиграть в суде спор об оплате, которую контрагент перевел на недействующий счет. Например, если контрагент выплатил в срок положенную сумму, но перечислил ее в соответствии с прежними реквизитами, компания не вправе требовать неустойку или иные штрафы за просрочку исполнения. Поскольку она не уведомила надлежащим образом о том, что средства следует направлять на новый счет, обязательство должника считают исполненным.

Как отправить письмо

Чтобы после изменения реквизитов у фирмы не было проблем в работе с контрагентами, уведомление о смене реквизитов необходимо направить им в кратчайшие сроки после того, как произошло изменение. В противном случае возможны просрочки с платежами и проблемы с исполнением договоров.

Направить документ в бумажной форме в адрес контрагента фирма может:

• курьером – например, если обе организации находятся в одном городе;
• почтой России, если фирма готова сэкономить на отправке;
• альтернативными почтовыми службами, если важнее всего скорость доставки уведомления о смене реквизитов.

Отправить уведомление контрагентам нужно как можно быстрее, желательно сделать это еще до закрытия старого расчетного счета. Лучше всего письмо вручить лично или отправить по почте. Стоит позаботиться об отметке о вручении на втором экземпляре документа при передаче его непосредственно секретарю или в канцелярию делового партнера.

Ускорить процесс обмена информацией позволяет одновременная отправка документа по электронной и обычной почте или дублирование его по факсу. Современные технологии позволяют организациям также обмениваться документами в электронном виде через специализированные сервисы. В последнем случае отправлять оригиналы не потребуется.

Большинству контрагентов достаточно отправить уведомление о смене счета по электронной почте или факсу. Но если речь идет о крупной компании или государственном заказчике, то без отправки бумажного оригинала обойтись не получится. В последнем случае лучше направлять сообщение заказным письмом с уведомлением о вручении.

Как составить письмо о смене реквизитов

Единая типовая форма письма об изменении реквизитов законодательно не определена, поэтому его составляют в произвольной форме и, как правило, на фирменном бланке юрлица. Рекомендуется, чтобы в документе имелась следующая информация.

1. Наименование юрлица.
2. Наименование контрагента, которому адресовано письмо об изменении реквизитов.
3. Должность, фамилия и инициалы ответственного лица контрагента, которому адресуется документ.
4. Дата и место составления уведомления о смене реквизитов.
5. Основная часть документа, содержащая сообщение о том, какой именно реквизит фирмы изменился.
6. Подпись с расшифровкой руководителя фирмы – отправителя документа.

Источник: bank-k.ru