Переезд действующего исполнительного органа компании на новое место – довольно частое явление. Подобное событие налагает на руководителя обязанность внести информацию о новом адресе в ЕГРЮЛ и известить партнеров по бизнесу о произошедших изменениях. Как происходит процедура извещения и кто должен быть извещен, расскажем в этой статье, а также представим образец письма о смене юридического адреса
Образец письма о смене юрадреса
Проверено экспертом
Рекомендации по теме
- Как поменять юридический адрес ООО
- Как выбрать юридический адрес для регистрации ООО
Кого нужно известить о смене реквизитов
Нужно уведомить налоговый орган (иначе собственно смена адреса не произойдет), нужно уведомить и бизнес-партнеров, контрагентов по договорам, чтобы получать на верный адрес юридически значимые сообщения (например, те же подписанные оригиналы договоров).
Уведомление ФНС о смене адреса
Первоочередная задача руководителя при смене юридического адреса – оповестить налоговый орган, в котором зарегистрирована компания, о произошедших изменениях. Решение об изменении реквизитов принимает общее собрание участников, о чем составляется соответствующий Протокол. Далее надо проинформировать налоговую инспекцию.
Смена юридического адреса: основания для изменения юрадреса, на что обратить внимание
Если юрлицо переезжает в одном населенном пункте, то сразу подается заявление Р13014 о смене адреса — и сведения в ЕГРЮЛ изменяют. Однако если юрлицо меняет населенный пункт сначала необходимо подать заявление Р13014, заполненное особым образом — как уведомление о смене адреса — в налоговую по старому адресу. Затем подается вновь заявление Р13014, но заполненное уже как заявление о регистрации по новому адресу — в налоговую по новому адресу. Мы подробно объяснили, как заполнять заявление Р13014 в обоих случаях.
Возникает вопрос: а нужно ли в таком случае вносить изменения в Устав? Ответ неоднозначный. В Учредительных документах юридического лица может быть указано только наименование города, поселка или МО, где создается компания, в другом случае информация дается в развернутом виде с указанием улицы, номера строения, корпуса и прочих реквизитов.
В первом случае изменять Устав не требуется, если адрес меняется в пределах указанного населенного пункта, во втором – информацию в Уставе придется обновить.
В налоговую инспекцию подается только заявление, если не требуется внесения изменений в Устав, в противном случае собирается пакет документов. На это дается 3 рабочих дня.
Уведомление контрагентов о смене адреса
Не только проверяющий орган должен получить информацию о внесенных изменениях. Заинтересованными пользователями такой информации являются:
- банки;
- поставщики и подрядчики;
- покупатели и заказчики.
Банковский договор, заключаемый между юридическим лицом и кредитным учреждением, обычно содержит пункт о том, что компания обязана известить банковское учреждение о смене адреса. Это вызвано обязанностью соблюдать Закон «О противодействии отмыванию доходов».
Смена юридического адреса ИП или фирмы в Грузии
Поставщики и подрядчики должны быть в курсе изменений для правильности заполнения реквизитов в документах на поставку товаров и услуг. Иначе могут возникнуть затруднения с включением расходов по неправильно заполненным документам в уменьшение базы по прибыли или с вычетом по НДС.
Покупатели и заказчики должны ознакомиться с изменениями для проверки документов, которые выставила компания-поставщик, иначе для них станет неожиданностью указание другого адреса в бухгалтерской документации.
Для исполнения обязанности по ознакомлению контрагентов юридическое лицо, сменившее реквизиты, направляет уведомление о смене юридического адреса.
Что написать в письме о смене адреса
Чтобы проинформировать поставщиков, банковское учреждение и клиентов, нужно составить и отправить письмо, в котором следует указать:
- наименование документа;
- дату и место составления;
- новые реквизиты компании;
- номер и дату договора между сторонами (если имеется).
Приведенное письмо может быть адресовано руководителю или в бухгалтерию компании-партнера.
Как разослать письмо
Можно отправить «Почтой России» заказное письмо с уведомлением, воспользоваться услугами курьера или электронной почтой.
Последний вариант предусматривает, что письмо дополнительно будет отправлено «Почтой России» с живой печатью и подписью, если между партнерами не заключен договор об электронном документообороте. В кредитное учреждение может быть отправлено электронное уведомление, если подключена система «Банк-Клиент».
Если обязанность информировать ИФНС о смене юридического лица установлена законодательно, то при партнерских отношениях с банками и контрагентами это условие прописывается в тексте договора. Даже если этот пункт опустили, юридическое лицо заинтересовано в информировании деловых партнеров для своевременного получения корреспонденции и правильного отражения информации в бухгалтерской документации.
Источник: zakonbiznesa.ru
Письмо-уведомление о смене юридического адреса: образец написания
Есть вопросы? Проконсультируйтесь у юриста (бесплатно, круглосуточно, без выходных):
8 (499) 938-45-81 — Москва и Московская обл.
8 (812) 425-61-42 — Санкт-Петербург и Лен. обл.
Каждому предприятию присваивается юридический адрес, который прописан при регистрации компании и внесен в государственный реестр. Но в некоторых ситуациях возникает необходимость его смены. Причины могут самыми разнообразными. При этом обязательно следует предупредить деловых партнеров об этом факте. В статье рассмотрены основные особенности и правила заполнения письма контрагентам о смене юридического адреса, образец его написания.
Основания для написания уведомления
В процессе смены адреса местонахождения организации эти изменения должны быть зафиксированы в учредительной документации. В обязательном порядке они должны быть зарегистрированы в госучреждениях. Внесенные корректировки становятся юридически значимыми только после их государственной регистрации.
Уведомление должно быть направлено банковскому учреждению, обслуживающему предприятие, а также партнерам, с которыми взаимодействует компания. Помимо этого изменения следует отразить в заключенных контрактах и трудовых книжках работников. В договорах с контрагентами обычно бывает прописано, как и в какой срок следует отправлять извещение о произошедших переменах.
С образцом уведомления контрагентов о смене юридического адреса можно ознакомиться в интернете на различных ресурсах.
Какие документы сдавать в ИФНС: подготовка и подача
После того, как руководство организации определилось с новым адресом, назначается общее собрание участников (если участник только один, то фиксируется его решение). В результате совещания подписывается протокол о смене юрадреса, где нужно отразить:
- название и место нахождения предприятия;
- тип общего собрания (очередное или внеочередное);
- дата и место совещания;
- кто принимал участие;
- обсуждаемая тема (вопрос о смене адреса и занесении изменений в учредительные документы);
- согласие участвующих лиц со сменой адреса и утверждением нового места регистрации, а также с новой редакцией устава, изменениями к нему и смене штампа компании.
Важно: Протокол должен быть подписан председателем и секретарем совещания (участниками собрания).
Перечень документов
После того, как оформлено решение, в течение 3-х рабочих дней в ИФНС необходимо подать пакет документации, включающий:
- решение единственного участника или документ по итогам общего собрания;
- заявка на бланке № Р13001, утвержденной Приказом ФНС РФ от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25. Нужно заполнить только листы А, Б и М. Бумагу необходимо подписать руководителем организации и заверить нотариально. Нотариусу следует представить свежую выписку из ЕГРЮЛ, свидетельство о постановке на учет, устав и документ о назначении руководителя предприятия. В зависимости от нотариальной конторы этот список может меняться. Поэтому следует заранее его уточнить;
- новые учредительные документы или изменения к ним (в двух экземплярах);
- чек об уплате госпошлины и платежное поручение со штампом банка. Согласно подп.3 п.1 ст.333.33 НК РФ стоимость процедуры смены адреса в госорганах составляет 800 руб.;
- документацию с подтверждением нового адреса. Например, копия свидетельства о владении, договор купли-продажи и арендный контакт и др.
Этот комплект документов подается в налоговую инспекцию непосредственно заявителем или его представителем. Можно подать их лично или по почте в форме ценного письма. Инспектор, принимающий бумаги, составляет расписку с перечнем полученных документов. Она подтверждает факт их подачи.
После того, как налоговые органы зафиксируют в базе данных производимые изменения и выдадут соответствующий документ, процедуру смены адреса можно считать завершенной. Теперь следует оповестить об этом партнеров предприятия.
Кому отправлять уведомление
Такое извещение применяется для сообщения партнерам, клиентам, заказчикам, кредиторам и заинтересованным госструктурам о произошедших изменениях.
Важно знать: В настоящее время письменное уведомление об изменении банковских реквизитов в налоговую инспекцию не направляется – эта обязанность отошла к кредитно-финансовым организациям.
Относительно прочих контрагентов организации, письмо им следует направить в обязательном порядке, так как изменения юридического адреса влияют на оформление контрактов между взаимодействующими сторонами. Важно сделать это вовремя во избежание недоразумений (отправление важной документации на старый адрес, перевод средств по неактуальным банковским реквизитам).
При смене юрадреса может измениться и подразделение ФНС, обслуживающее компанию. Уточнить этот факт можно на сайте госуслуг.
Кем составляется извещение
Как правило, оформление подобных уведомлений поручается юридическому консультанту или секретарю организации. Также эта обязанность может быть возложена на руководствующих лиц и работников подразделений, которые напрямую взаимодействуют с партнерами.
Рекомендация.Вне зависимости от того, кто составляет письмо, главное, чтобы сотрудник понимал порядок составления деловой корреспонденции.
Образец уведомления об изменении юридического адреса приведен далее.
Порядок написания
У письма-извещения нет строгого унифицированного бланка, который необходимо использовать в обязательном порядке. Уведомление может быть написано в произвольной форме в соответствии с потребностями и целями отправителя. Но все-таки следует соблюдать некоторые нормы и правила, которые перечислены далее.
- В самом начале извещения следует прописать название компаний отправителя и получателя. При этом нужно указать не только наименование организации-адресата, но и должность конкретного работника.
- Прописывая информационный раздел письма, необходимо четко сформулировать сообщение о смене реквизитов, привести новые и изложить связанные с произошедшими изменениями просьбы.
- В целом уведомление нужно писать вежливым, но не слишком официальным языком, придерживаясь делового стиля. Ошибки в правописании недопустимы.
- Письмо может быть оформлено от руки или машинописным текстом. Независимо от выбранного варианта руководитель (или доверенное лицо) предприятия-отправителя должен поставить свою рукописную подпись. Проставление штампа – необязательное действие. С 2016 юрлица вправе не ставить печать на бумажных документах.
- Уведомление может быть написано: на обычном листе формате А4 или на фирменном бланке предприятия. Последний способ более предпочтителен, так как он укрепляет имидж компании и говорит о деловом характере послания.
- Извещение должны быть составлено в стольких экземплярах, сколько необходимо для уведомления всех заинтересованных лиц. Все отправленные послания регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. Это действие необходимо, чтобы избежать дальнейших разногласий из-за неполучения письма и иметь доказательство его отправки.
Ниже представлен образец письма-уведомления о смене юридического адреса.
Сообщение контрагентам о смене юрадреса и банковских реквизитов является общепринятой процедурой. Она может быть указана в контракте, заключенном между взаимодействующими сторонами. Неисполнении обязанностей, прописанных в договоре, влечет определенные последствия для нарушителя.
Не нашли ответа? Остались вопросы?
Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-29-83 — Регионы России
8 (499) 938-45-81 — Москва и Московская обл.
8 (812) 425-61-42 — Санкт-Петербург и Лен. обл.
Источник: yuridicheskijadres.ru
Уведомление о смене юр. адреса − 4-м адресатам
С момента выдачи на руки отмеченной госрегистратором новой редакции устава и листа о выполнении записи о внесении соответствующих поправок в Единый Госреестр юр. лиц у компании официально появляется новое место для ведения бизнеса (или размещения своего исполнительного органа). Но, на этом процедура, связанная с изменением юридического адреса еще не заканчивается. Завершающий этап – уведомление о смене юридического адреса ряда госслужб и учреждений.
В соответствии с Постановлением Правительства России от 22.12.11 г. за № 1092 регистрирующий орган (а именно — территориальная ИФНС, в которую подавались документы), направит сообщение об изменении юридического адреса в необходимые государственные внебюджетные фонды и в статистику. Но иногда возникают такие ситуации, что юр. лицу приходится самому доставлять такие уведомления, чтобы сократить время ожидания официального оповещения.
Кому послать письмо о смене юридического адреса
В Госкомстат
При изменении юридического адреса плательщика налогов обязанности Федеральной Налоговой Службы Российской Федерации заканчиваются уведомлением всех внебюджетных фондов и отделения Росстата. Все иное является непосредственной заботой самой компании. Поскольку компании необходимо переоформить банковскую карточку, нужно получить новые коды из Госкомитета статистики и направить в финучреждение письмо о смене юридического адреса.
Для осуществления этой цели единолично делать визит, узнавать дни и часы приема, а также стоять в длинных очередях — нет надобности. К тому же данная необходимость была отменена изданием соответствующего приказа Росстата о том, что юр. лица могут получить все сведения на госпортале ведомства.
Для этого достаточно зайти на официальный веб-портал Федерального комитета статистики http://www.gks.ru и самостоятельно распечатать новое уведомление. Для этого потребуется ввести в специальное поле для заказа информационных услуг основной Государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер плательщика налогов (ИНН) или же код Общероссийского Кодификатора предприятий и организаций (ОКПО).
Метод получения «живой» документации с кодами по «старинке», как и раньше, доступен. Нужно представить в орган Госкомстата копии решения об изменении юридического адреса, свежего листа с записью из Госреестра, а также нового свидетельства из ФНС.
В Пенсионный и внебюджетные фонды
В Российской Федерации действует принцип так называемого «единого окна», целью функционирования которого является значительное упрощение процедуры взаимодействия субъектов хозяйственной деятельности с федеральными учреждениями и фондами. Основой принципа такого взаимодействия является автоматическое уведомление необходимых учреждений о внесении изменений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Однако, к большому сожалению предпринимателей, на практике сотрудники налогового ведомства в силу большой загруженности, или же с иных объективных или субъективных причин, особо не спешат своевременно уведомлять своих коллег из смежных федеральных учреждений о произошедших изменениях. А, кроме того, иногда направляемое ими в госфонды письмо об изменении юридического адреса налогоплательщика может содержать ошибки.
Начиная с 5 мая 2014 года отечественные плательщики налогов не несут прямой обязанности по уведомлению Пенсионного Фонда РФ, Соцстраха и иных внебюджетных фондов о смене своего юридического адреса. Эту процедуру должна выполнить та ИФНС, которая зарегистрировала за компанией новый юр. адрес. Однако это не дает повода пускать такую серьезную процедуру на самотек.
Все-таки намного лучше будет созвониться со всеми фондами и полностью удостовериться, дошли ли до них обновленные сведения. И в случае, когда такое налоговое уведомление «затерялось», что, довольно часто случается на практике, это возникшее недоразумение можно быстро исправить, написав заявление в свободной форме, образец которого можно скачать, перейдя по ссылке, приложив к нему заверенные копии документов с новым юр. адресом.
Также проблемы могут возникнуть в случае, когда из-за изменения местонахождения компании, меняется терринспекция ИФНС и, соответственно, отделение ПФР. Если постановка на новый налоговый и пенсионный учет не была произведена автоматически, то руководителю компании или же его доверенному лицу все же потребуется вмешаться в процесс.
В банк
Получив обновленные коды Росстата, нужно смело отправляться в банковскую организацию, в которой имеется расчетный счет. Если текущие счета открыты в нескольких банках – потребуется совершить такой визит в каждый из них.
Местонахождение компании является обязательным реквизитом в банковском деле клиента, и совершенно неважно, брала ли компания денег взаймы, или просто открыла в этом бане расчетный счет. В любом из приведенных выше случаев необходимо будет переоформить карточку с образцами печати и подписей уполномоченных на совершение финансовых операций лиц.
В какой конкретно форме необходимо будет предоставлять уведомление банку об изменении юридического адреса, эту информацию лучше уточнить непосредственно в самом финучреждении. Как правило, каждый банк единолично разрабатывает собственные формуляры для заполнения, а также устанавливает свои требования к документальным доказательствам.
В любом случае, точно необходимо будет представить банковской организации решение о смене адреса собственников юр. лица, копию листа записи из Единого госреестра юр. лиц и дополнительно могут попросить представить новый устав в копии.
Контрагентам
В нормах российского законодательства нет обязанности по уведомлению своих бизнес-партнеров о внесенных в Госреестры изменений. Как правило, такие нормы делового этикета прописывают в заключительных положениях хозяйственных договоров. По этой причине каждый предприниматель сам решает, кому сообщать о смене своего местоположения, а кого проигнорировать. Но это только в том случае, если в заключенном договоре не предусмотрено обязательство об извещении своего контрагента о своем переезде.
При наличии такого требования необходимо будет отправить письменное извещение, причем в рамках оговоренного в хозяйственном договоре срока, иначе – можно «нарваться» на немалые штрафы. Для передачи такого извещения партнерам оптимальным вариантом будет воспользоваться почтовыми услугами, направив ценное письмо с описью вложения, либо доставить такое сообщение лично и передать под роспись.
Руководитель компании «Мегаполис Групп» . Имеет два высших образования: Московский институт мировой экономики и международных отношений; Институт экономики, управления и права.
Источник: xn—-8sbi5axhnc7g.xn--p1ai