Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Юридический адрес ООО 2019. штраф до 700 тыс. рублей при смене адреса юрлица. Пошаговая инструкция.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Смена юридического адреса | Заполнение формы Р13014 | Новые правила
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
Заполнение тела письма о смене реквизитов
Далее следует информационный раздел.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Приказ о смене печати организации
Для того чтобы организация могла поменять печать, одно из первый действий, которые необходимо совершить, – создать соответствующий приказ.
Почему чаще всего меняется печать
Прежде чем ответить на вопрос, вынесенный в подзаголовок, скажем о том, что с 2016 года обязательное применение печатей и штампов в текущей деятельности компаний отменено. Таким образом, на сегодняшний день, печать должны иметь только государственные ведомства и некоторые структуры и организации, ими аккредитованные, все остальные используют штемпельные изделия на сугубо добровольной основе.
Если руководство предприятия принимает решение о применении печати, оно должно поставить в известность об этом надзорные органы, банковское учреждение, в котором обслуживается, и контрагентов. За получением штемпельного изделия представители компании должны обратиться в специализированную производственную фирму.
Печать выдается на длительный срок, вплоть до того момента, пока фирма не прекратит свою существование или в ней не произойдут какие-либо преобразования, требующие замены клише, а это могут быть самые разные обстоятельства. Наиболее частые: порча, повреждение или преждевременный износ штемпельного изделия, смена наименования или реквизитов (организационно-правового статуса, местонахождения и т.п.) юридического лица, утрата штампа.
Порядок смены печати
Для того чтобы поменять печать, нужно следовать определенной процедуре.
Первым делом необходимо созвать учредителей общества и на общем собрании принять соответствующее решение. Затем на основе этого решения выпустить соответствующий приказ.
После этого назначенный ответственным за смену штемпельного изделия человек должен отправиться в налоговую инспекцию и передать туда пакет документов. В нем должны присутствовать: свидетельство о регистрации предприятия, копия Устава, заверенное нотариально решение о смене печати, подписанное всеми участниками ООО, а также заявление в свободной форме, где должна быть указана причина, по которой возникла надобность по замене штемпельного изделия.
Что делать со старой печатью
Печать, утратившую свою силу, надо уничтожить. При этом факт утилизации должен быть задокументирован в специальном акте. Такие строгости необходимы для того, чтобы в дальнейшем никто не мог воспользоваться старым штампом с целью различных злоупотреблений.
По какой форме писать приказ
Любые распорядительные акты, формирующиеся в недрах коммерческих организаций, можно делать в свободном виде – унифицированные формуляры для них не предусмотрены. Единственное, что нужно учесть: чтобы по своему содержанию, структуре и подаче они отвечали нормам деловой документации. Кроме того, если в организации есть свой разработанный шаблон документа, утвержденный в локальных бумагах, то все последующие приказы следует писать по его образцу. Все вышесказанное касается и приказа о смене печати.
Как оформить
Оформление документа также может быть произвольным: рукописным или печатным. Оба варианта вполне приемлемы, правда, электронный приказ нужно будет обязательно распечатать. Для распечатки подойдет и простой лист бумаги, и бланк с нанесенными на него реквизитами организации и логотипом.
Приказ пишется в одном оригинальном экземпляре. Если нужны копии (к примеру, для отправки в структурные подразделения компании), готовый бланк надо отксерокопировать и заверить надлежащим образом.
Кто должен поставить подписи
Приказы всегда пишутся от имени главного лица предприятия – директора или человека, временно исполняющего его обязанности, значит, первая подпись, которая должна в них стоять – его. Кроме руководителя в любом распоряжении должны расписаться и все прочие указанные в нем работники, в том числе те, на кого возложен контроль за его исполнением.
Учет и фирмы обязательно фиксируется в ЕГРЮЛ и сообщается всем заинтересованным инстанциям, причем эта процедура имеет строго ограниченные сроки. Как и кого организация должна уведомить о смене юридического адреса?Регистрация нового юридического адреса в налоговой
При смене юрадреса не всегда происходит физическое перемещение общества, главные события происходят на бумаге:
- Для начала решение об изменении «прописки» должно быть принято участниками ООО и зафиксировано документально. Единственный учредитель составляет письменное Решение, если несколько совладельцев – собираются и голосуют по этому вопросу, после чего оформляют Протокол.
- Юридический адрес указывают в уставных документах общества, поэтому при его смене приходится переписывать и Устав. К общему собранию участников необходимо подготовить новую редакцию или лист с изменениями.
- К моменту оформления документов ООО должно иметь на руках правоустанавливающие документы на новое помещение, а если это аренда – подписать договор или получить у арендодателя гарантийное письмо.
- Перечисленные документы вместе с нотариально заверенным заявлением р13001 необходимо подать регистратору.
Все действия, связанные с регистрацией в ЕГРЮЛ, организациями производятся через территориальные отделения ФНС. В какой срок нужно уведомить налоговую о смене юридического адреса – всего в 3 дня с момента принятия решения, иначе — штраф 5000 руб. Через неделю документы зарегистрированы, и их можно забирать.
Кому еще нужно сообщить о смене юрадреса?
С момента внесения изменений в ЕГРЮЛ у юрлица официально — новый адрес. Завершающий этап процедуры смены «прописки» фирмы – доведение этой информации до сведения заинтересованных организаций.
Смена адреса и внебюджетные фонды
Принцип «одного окна», призванный упростить взаимодействие предпринимателей с государственными органами и фондами, предполагает автоматическое уведомление смежных служб о совершенных фирмой регистрационных действиях. Межведомственные коммуникации должны обеспечивать оперативный обмен данными по юрлицам. Однако на практике налоговики далеко не всегда своевременно оповещают своих коллег из внебюджетных фондов о произошедших изменениях.
Организации – налогоплательщики не обязаны напрямую связываться с ПФР и соцстрахом. Это должна сделать налоговая в пятидневный срок с даты изменения адреса юрлица. Но и на самотек этот процесс пускать не стоит: лучше дозвониться до фондов и удостовериться, что необходимая информация до них дошла. Если уведомления по дороге «потерялись», недоразумение можно быстро исправить, написав заявление в свободной форме, и окончательно закрыть этот вопрос.
Проблемы могут возникнуть, когда со сменой адреса приходится переводиться в другую инспекцию и новое отделение пенсионного фонда. Если постановка на учет «автоматом» не произошла, директору ООО ничего не остается, как вмешаться в процесс: получить уведомление о снятии с учета в одном ПФР и подать его вместе с заявлением в другое.
Новый адрес – новые статистические коды
При смене адреса налогоплательщика обязанности ФНС заканчиваются извещением фондов. Все остальное – забота самой организации. Поскольку фирме предстоит переоформление банковской карточки, необходимо озадачиться получением кодов статистики.
Для запроса письма лично посещать орган Госкомстата нет необходимости. Распечатать уведомление можно на сайте gks.ru, введя ОГРН, ИНН или ОКПО фирмы в специальную форму заказа информационных услуг.
Вариант с получением «живого» документа с кодами по-прежнему доступен. Для этого понадобится предоставить в отдел статистики решение о смене юрадреса, лист с новой записью в ЕГРЮЛ и свидетельство о внесении изменений в госреестр.
Внесение адреса в банковское досье
С новым информационным письмом из статистики можно отправляться в банк. Адрес – обязательный реквизит в банковском досье юрлица, не важно, является фирма заемщиком или клиентом на расчетном обслуживании. Во втором случае переоформлению подлежит карточка с образцами печати и подписей.
В какой форме составить уведомление об изменении адреса, лучше уточнить в самой кредитной организации. Банки обычно разрабатывают собственные бланки и требования к пакету документов. Точно понадобятся решение о «переезде» и обновленная запись в ЕГРЮЛ, но могут попросить и «свежий» Устав.
Чтобы не потеряли клиенты и партнеры
Смена официального местоположения фирмы не влечет за собой обязанности сообщать об этом всем клиентам и контрагентам. Обычные правила бизнес-этикета предписывают связаться хотя бы с самыми важными партнерами. Кого уведомить о смене юридического адреса, а кого – нет, организация решает самостоятельно. Но только в том случае, если в текущих договорах не содержится пункт об обязательном извещении второй стороны о произошедших изменениях.
При наличии такого требования отправлять уведомление придется, причем в письменной форме и в определенный срок, иначе можно попасть на штрафные санкции. Для передачи документа желательно воспользоваться почтовыми услугами: квитанция на ценное письмо с описью вложений будет лучшим подтверждением, что извещение отправлено в соответствии с условиями контракта.
Смена адреса АО
До сих пор речь шла о самой распространенной организационной форме бизнеса – ООО. Но юрлицо может существовать и в виде акционерного общества.
Смена юридического адреса у АО происходит по вышеприведенной схеме, за одним важным исключением. Предприятия с акционерным капиталом обязаны отчитываться о произошедших изменениях в федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР). «Переезд» фирмы – эмитента касается широкого круга лиц – акционеров, поэтому несоблюдение Приказа ФСФР №07-4/пз-н от 25.01.2007 года влечет административную ответственность с внушительным штрафом: от полумиллиона до 700000 руб. Такое наказание ждет АО, которое «забыло» уведомить ведомство по финансовым рынкам о смене адреса или сделало это позднее отведенного тридцатидневного срока.
Сообщение для ФСФР составляется на специальном бланке в электронном виде. Форма анкеты заполняется на сайте Центробанка, после чего сохраняется на съемном носителе информации (флэш-карте, CD). Письмо, содержащее электронный накопитель, копию Устава АО, протокола об изменении юрадреса, свидетельства о регистрации его в ЕГРЮЛ, направляется в территориальное отделение ЦБ РФ. Обязательно нужно составить опись в 2 экземплярах, один из которых, с отметками почты о приеме корреспонденции, хранится в обществе. Внесение изменений в информацию об эмитенте подтверждается ответным уведомлением от ФСФР.
Источник: dezhur.com
