Обычно прием на работу, перемещение по должности и, наконец, прекращение правоотношений работника и работодателя фиксируются записями в ТК. Несмотря на то, что с января 2020 года сотрудники имеют право на использование как бумажных, так и электронных трудовых книжек, стандартный документ пока никто не отменил.
В этой статье поговорим о том, кто имеет право на заполнение трудовой книжки, должен ли в нем расписываться увольняемый сотрудник, обязательна ли печать и что делать, если сотрудник выразил желание получить сведения о своей рабочей деятельности в электронном формате.
Кто может подписывать этот документ?
Вопросы, касающиеся ведения и заполнения трудовых книжек, регламентируются Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года.
Когда выдается трудовая книжка без увольнения — Елена Пономарева
В случае увольнения работника в его трудовую книжку вносится соответствующая запись, указывающая на:
- причину расторжения рабочих правоотношений сторон;
- дату этого события;
- реквизиты приказа, который лег в основу увольнения.
Вносить записи в трудовую книжку имеют право:
- руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель (ИП);
- руководитель кадрового подразделения компании;
- специально назначенное лицо, уполномоченное на заполнение трудовых книжек, например, на период отсутствия кадрового работника.
Для того, чтобы передать полномочия по заполнению трудовых книжек определенному сотруднику, руководитель предприятия издает соответствующий приказ.
Если внесение записей в трудовые книжки является основной работой начальника отдела кадров, то на период его отсутствия (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.) обязанность по ведению и заполнению трудовых книжек должна быть возложена на другого работника. Делается это путем издания соответствующего приказа, в котором должны содержаться следующие сведения:
- Ф. И. О., должность лица, которому временно вменяется исполнение обязанностей по ведению трудовых книжек;
- промежуток времени, в течение которого сотрудник должен исполнять данные обязанности;
- информация о доплате за выполнение дополнительного объема работ.
- Скачать бланк приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек
- Скачать образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек
После заполнения всех граф трудовой книжки (порядковый номер, правовое основание прекращения трудового договора, реквизиты приказа, дата увольнения) специалист, уполномоченный на ведение книжек, или ИП должен подписать документ и тем самым подтвердить достоверность внесенных сведений. При этом подпись уполномоченного сотрудника или ИП должна включать в себя:
Как сделать запись в трудовую книжку о переводе — Елена А. Пономарева
- наименование занимаемой должности;
- непосредственно подпись;
- расшифровку подписи, т. е. фамилию, имя и отчество без сокращений.
Образец записи в трудовой книжке при увольнении:
Должен ли увольняемый сотрудник ставить подпись?
Должен ли расписываться в документе сотрудник при его расчете с работы, разобрано ниже. Трудовая книжка по общему правилу выдается увольняемому сотруднику в последний день его нахождения на рабочем месте (статья 84.1 ТК РФ).
Если в этот день сотрудник находится на своем рабочем месте, то он должен поставить свою подпись в выдаваемой книжке.
Работник не ставит свою роспись в трудовой книжке только в строго оговоренных случаях (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003):
- в последний рабочий день увольняемый сотрудник на рабочем месте не присутствует;
- сотрудник выразил отказ от получения трудовой книжки на руки (в этом случае работодатель направляет трудовую книжку посредством почтовой связи).
Помимо непосредственно подписи увольняющемуся лицу необходимо расшифровать ее, указав свою фамилию, имя и отчество.
Образец подписи работника в трудовой книжке при увольнении:
Ставится ли печать?
Некоторое время назад достоверность вносимых в трудовую книжку записей об увольнении должна была подтверждаться не только подписью ответственного лица, но и печатью компании.
В настоящее время не каждая организация обязана иметь собственную печать, следовательно, при ее отсутствии для заверения внесенной в ТК информации достаточно подписи руководителя или начальника отдела кадров и подписи самого работника.
Какая нужна?
Вносимые в ТК записи о расторжении трудовых договоров заверяются основной печатью фирмы, т. е., печатью, в которой указаны сведения о компании (название, организационно-правовая форма, ИНН).
Если в книжке проставлена иная печать, необходимо обратиться к работодателю для исправления допущенной ошибки.
Где и как это делается?
При внесении в трудовую книжку сведений о прекращении правоотношений с работником данная запись должна быть заверена печатью компании-работодателя. При проставлении в ТК печати важно помнить о следующих нюансах:
- печать должна быть расположена странице таким образом, чтобы подписи руководителя компании (специалиста отдела кадров), самого сотрудника, номер и дата приказа об увольнении, правовое основание расторжения трудового договора, оставались читабельными, т. е. не перекрывались печатью;
- штамп должен немного перекрывать наименование должности сотрудника, с которым расторгли правоотношения, а его большая часть при этом должна располагаться на пустых строках ниже записи;
- оттиск должен быть четким и легко читаемым.
Образец печати в трудовой при увольнении:
Что выдают при отказе сотрудника от бумажного документа?
С января 2020 года работник имеет право отказаться от использования бумажной трудовой книжки, перейдя на ее цифровой аналог.
В таком случае при прекращении трудовых правоотношений он вправе потребовать от работодателя выдать ему сведения о трудовой деятельности:
- на бумажном носителе, содержащем соответствующим образом заверенную информацию;
- в электронном виде, такие сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя (если у него таковая имеется).
Заявление сотрудника о предоставлении ему сведений о работе передается руководству предприятия в письменном виде или направляется на корпоративный адрес электронной почты.
Если сотрудник отказался от ведения трудовой книжки, в ней самой будет соответствующая запись, оформленная так же, как и запись об увольнении. В записи будет сказано, что работник выбрал порядок учета сведений о трудовой деятельности в порядке ст. 66.1 ТК РФ.
Запись о прекращении с работником служебных правоотношений может быть внесена в трудовую книжку сотрудником кадровой службы компании, непосредственно руководителем фирмы или другим лицом, на которого обязанность по ведению трудовых книжек возложена соответствующим приказом работодателя.
Внесенная информация заверяется подписями, как лица, ее внесшего, так и самого работника, а также заверяется печатью предприятия (при ее наличии). В случае если работник отказался от бумажной трудовой, при увольнении ему выдается документ со сведениями о трудовой деятельности — в бумажном или электронном виде.
Источник: otrude.com
Трудовая книжка — правила выдачи, ведения и учета
Трудовая книжка — основной документ, отражающий сведения о трудовой деятельности и стаже работника. Рассмотрим утверждённые правила использования трудовых книжек.
Регламент использования трудовых книжек: общие положения
Трудовая книжка является персональным и официальным документом, включающим в себя информацию о трудоустройстве гражданина.
Работодатель обязан вести трудовую книжку сотрудника, проработавшего в его компании или ИП более пяти дней. При этом работа для гражданина у этого работодателя является основной.
Если работодатель — физическое лицо и не является индивидуальным предпринимателем, он не вправе вносить записи в трудовые книжки работников и оформлять их.
В трудовую книжку вносятся данные:
- о работнике;
- о характере выполняемой работы;
- о переводе на иную постоянную работу;
- об увольнении;
- об основании прекращения трудового договора;
- о награждениях за успехи в трудовой деятельности.
Важно: информация о взысканиях не вносится в трудовую книжку. Исключение — когда в качестве дисциплинарного взыскания используется увольнение.
Заполняется трудовая книжка только на русском языке. Но если территория республики есть в составе РФ и установила свой государственный язык, трудовая книжка в этой республике может заполняться на этом языке.
Во время работы трудовая книжка хранится на предприятии. Но при необходимости работник может обратиться с письменным заявлением к работодателю, а последний в трёхдневный срок обязуется выдать либо копию книжки, либо заверенную копию выписки из неё.
Ведение трудовых книжек
Если сотрудник принимается на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в срок, не превышающий 7 дней с момента трудоустройства.
При оформлении книжки в неё вносятся сведения:
- ФИО, дата рождения работника — на основании документа, удостоверяющего личность.
- специальность, профессия, образование, наличие специальных знаний, квалификация — на основании документов о завершении образования.
Запись в трудовую книжку (вне зависимости от её характера) вносится только при наличии соответствующего распоряжения или приказа руководителя.
Не допускается сокращать слова при внесении записей, которые имеют свой порядковый номер в пределах раздела.
Работодатель обязан уведомлять сотрудника о любой новой записи в трудовой книжке. После ознакомления работник подтверждает, что его проинформировали, подписью в личной карточке.
При увольнении работника в книжку вносится запись о расторжении трудового договора со ссылкой на пункт статей Трудового кодекса (основание увольнения).
Информация о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника. Для этого необходимо представить основному работодателю документ, подтверждающий факт работы по совместительству.
Внесение изменений и исправлений
Если в трудовой книжке были обнаружены неправильные или неточные записи, их исправление производится по тому месту работы, где ранее вносилась соответствующая запись. Работодатель на новом месте работы имеет право исправлять ошибки только на основании документа от прежнего руководителя, неправильно заполнившего книжку.
В тех разделах трудовой книжки, куда вносятся сведения о награждениях и работе, не допускается зачёркивать неточные/неправильные записи. Исправление производится только после признания первоначальных записей недействительными, а затем вносится новая, правильная запись.
Если гражданин потерял трудовую книжку или испортил её, он обязан сразу заявить об этом факте работодателю и получить дубликат (выдаёт работодатель в 15-дневный срок).
Где взять трудовую книжку?
Если вы устраиваетесь на своё первое место работы, значит, трудовой книжки у вас пока нет. Способов получить трудовую книжку существует три.
- Документ оформляет работодатель при трудоустройстве. Именно этот способ закреплён законодательно и является законным.
- Документ получает выпускник высшего учебного заведения вместе с дипломом. Далеко не все вузы практикуют подобное: выдавать трудовые они не обязаны.
- Приобрести документ в магазинах канцтоваров. Это довольно частый способ завести трудовую. Но он является не совсем законным: к покупке «чистой» трудовой прибегают недобросовестные работники, в старых книжках которых содержатся записи об увольнении «по статье». Работодатель принимать такую книжку не имеет права.
Чем грозит работа без трудовой книжки?
Ситуация в нашей стране такова, что очень многие люди соглашаются работать неофициально, следовательно, и без трудовой книжки. Чем чреват такой подход?
Работа без официального трудоустройства попросту незаконна. Не имея на руках трудового договора, вы не имеете и никаких прав как работника. Так, например.
1. Работодатель не оплатит ваш больничный, а, возможно, и не станет дожидаться выздоровления — просто «сократит». А в случае производственной травмы (например, перелом руки — официант, ДТП с травмами — курьер) вы временно станете нетрудоспособным, при этом не получая никакой компенсации.
2. Отсутствие финансовой поддержки во время беременности и декретного отпуска. Если вы планируете стать мамой, вас могут либо безжалостно уволить, либо оставить без средств к существованию на период, пока вы будете нетрудоспособны.
Таким образом, при возникновении каких-либо спорных ситуаций, связанных с начислением зарплаты, обязанностями на предприятии, вы останетесь совершенно беззащитными и не сможете защитить свои права даже в суде, потому что сами нарушали закон.
Какое влияние оказывает наличие трудовой книжки на трудоустройство?
Ищете новую работу, а трудовая книжка у вас уже имеется? Значит, работодатель непременно захочет взглянуть на имеющиеся записи в ней при собеседовании.
Если в вашей трудовой есть отметки о длительном периоде работы на предприятии в должности, аналогичной той, на которую вы претендуете сейчас, это просто отлично. Опыт работы работодатель оценит, а у вас будет преимущество перед прочими соискателями-новичками.
В принципе, большой плюс, — любой опыт работы. Он указывает на то, что человек уже работал, находился в коллективе, привык к полноценному рабочему дню. Исключение: когда в трудовой книжке множество записей, указывающих на то, что соискатель меняет работу чуть ли не каждые полгода. Это может насторожить работодателя.
И уж совсем плохо, если в трудовой книжке в качестве оснований для увольнения с предыдущих мест работы указаны «плохие статьи». Например, за несоответствие должности, халатное отношение к обязанностям или вовсе за что-то незаконное (кражу на предприятии и т. д.). Шанс получить работу в таком случае весьма низкий.
не забывайте о друзьях:
Поделиться
что за документ трудовая книжка, где взять трудовую книжку, каковы правила хранения трудовых книжек и как вести их учет, как правильно внести запись в трудовой книжке об увольнении или о приеме на работу, как сделать копию трудовой книжки и как получить дубликат
Источник: rdfo.ru
Как правильно заполнять трудовую книжку
Трудовая книжка в коммерческом процессе каждой фирмы или ИП, который является работодателем — вещь неотъемлемая, прописанная на законодательном уровне. Каждому сотруднику, проработавшему хотя бы пять дней такую книжку нужно оформлять. И не имеет значения, по какому принципу идёт наём сотрудника — будь он штатным, будь он временным или сезонным, всё равно нужна будет трудовая.
Не попадают под эти правила лишь те, кто устраивается по гражданско-правовому договору.
А в том случае, если для человека это будет первое место занятости, и книжки у него не было, работодатель должен взять пустой бланк и заполнить его при сотруднике после семи дней его работы.
Но обо всём по порядку.
Законодательная база
Такой документ как трудовая имеет одну основную цель — отображать и подтверждать имеющийся у человека трудовой стаж. Поэтому она обязательная для каждого работающего человека.
Также во время назначения пенсии в пенсионном фонде её нужно предъявлять вместе с остальными документами.
Итак, какие законодательные акты и предписания регламентируют обращение работодателя с этим важным документом:
- ТК РФ.
- Постановление правительства РФ № 255 от 16.04.2003, где прописаны нормативы её ведения.
- Приказ Министерства труда № 69 от 10.10.2003, где содержится инструктаж.
Также каждому важно знать следующие моменты:
- Трудовая будет храниться (а работодатель соответственно обеспечивать хранение) весь период работы сотрудника — от поступления на должность, до увольнения.
- Ошибка в составлении записи об увольнении работника в трудовой книжке может стать причиной проблем при последующем устройстве на работу.
- Тот работодатель, кто принимает человека на должность впервые (если до этого книжки у работника не было) несёт ответственность за то, как в трудовой будет заполнена первая страница.
Кто заполняет трудовую книжку, ведёт и хранит
Обозначим главный тезис — вся ответственность за то, как будет храниться, вестись и заполняться трудовая книжка работника лежит на работодателе.
Другое дело, то, что личным приказом или поручением руководитель может назначить ответственного внутри своей фирмы. То дать конкретному работнику полномочия и делегировать свои обязанности.
Тот же сотрудник, назначенный руководителем и получит полномочия, получает право подписывать документ.
Получается ответственность лежит и на начальнике, и на назначенном им работнике.
Примечание: приказ о назначении ответственного лица также будет объектом внимания во время проверки со стороны государственных органов.
Правила по которым заполняется трудовая книжка
Первый шаг — оформление титульного листа. Какие указываются на титульной странице:
- Паспортные данные.
- Полученное образование.
- Специальность (образовательная информация берётся из документов, которые предоставляет работник при устройстве на должность).
- Дата заполнения.
- Подписи сторон.
- Печать фирмы.
Второй этап — иформация о приёме на должность.
Заполнение проводится одним цветом чернил, и не важно — синим, либо же чёрным (можно даже фиолетовым).
Все данные записываются в полноценном объёме. Сокращать нельзя.
Обязательным требованием считается заполнение страниц с информацией о фирме. Также нельзя забывать ставить число заполнения и номера записей.
Третий этап — сотрудник, несущий обязанности по заполнению, создаёт записи о достижениях принимаемого на должность. Речь идёт о званиях и наградах, которые должны быть подтверждены документально — приказом, дипломом, либо иной бумагой. Отмечается, за что присвоена заслуга, и кто производил награждение.
Важно! В трудовой книжке не содержатся данные денежных поощрениях.
Как заполнить страницу сведений о сотруднике в трудовой книжке. Пример.
- Записываем ФИО работника, его дату рождения. Все сведения, включая даты, записываются без сокращений. Основанием служит паспорт.
- Записываем данные об образовании сотрудника. Делается запись исключительно в случае предоставления человеком документов — диплома об образовании, аттестата или иной бумаги.
- Когда сотрудник предоставляет бумаги, подтверждающие незавершённый процесс образования, также можно сделать на их основе запись в трудовой.
- Когда речь идёт об информации о профессиональном опыте сотрудника, или его специальности, переписывайте полностью с тех документов, которые он предоставил, ничего не меняя. Даже если речь идёт о дополнительных курсах улучшения квалификационных навыков.
- После всех перечисленных шагов, нужно ознакомить работника с заполнением, чтобы он проверил записи на ошибки и поставил собственную подпись. Подпись сотрудника приравнивается к его согласию с данными трудовой. Последним шагом будет — поставить печать фирмы.
Как заполнить страницу сведений о работе в трудовой книжке. Пример.
В этом разделе ставится полное наименование фирмы, которая принимает на работу сотрудника. Если у фирмы есть сокращённое название, также записываем и его.
Далее ответственным работником прописывается факт принятия человека на работу. Необходимо указать также подразделение или отдел, в который поступает на должность новый сотрудник. И обязательно указываем его должность в полном наименовании.
После этого вносим данные о документе, который может подтвердить приём сотрудника на должность. Конкретно — дата и номер документа, название.
В случае, если работник совмещает работу или должности, эту запись также можно внести в книгу, но не обязательно. И опять же, если вносите, должен иметься документ, это подтверждающий. Чтобы оформить всё верно — пишем порядковый номер записи, саму запись о том, что работник назначается совместителем. Потом прописываем название структуры, профессии и данные о квалификации.
Особенности заполнения трудовой книжки в разных ситуациях
Когда заполняется дубликат
Повторный экземпляр книжки заполняется тогда, когда документ либо потерян, либо пришёл в негодное состояние. Ещё один вариант — когда одна из записей признаётся не действительной. Это могут быть данные о зачислении на работу, увольнении, восстановлении и т.д.
Если вы оформляете дубликат трудовой книжки, нужно на титульном листе об этом сделать приписку. Ставится она в верхнем правом уголке.
Если первичный документ всё-таки будет найден, в него также вносится запись. Она будет гласить: «Взамен выдан дубликат». Также записывается серия с номером второй книжки.
Также в дубликат книжки вписывается непрерывный стаж сотрудника до конкретной организации в общем подсчёте — имеется ввиду общее количество лет, месяцев и дней. Но опять же требуются документы. Однако не требуется указывать ни фирмы, ни периоды занятости на их должностях.
Следующий шаг в этой главе — записать информацию о поощрениях, которые были отображены в первой книжке по местам прошлых занятостей.
После всего этого делается градация общего стажа на конкретные периоды с названиями компаний, на чьих должностях числился работник.
Копия трудовой книжки
Ксерокопируют стандартно те страницы трудовой книжки, где располагается информация. Качество снимаемых копий должно быть приемлемым — не меняйте масштаб и лучше не распечатывайте скан.
Заверка копий остаётся за кадровиками.
Помимо вышеперечисленного на самой копии нужно поставить порядковый номер страницы, надпись «работает по настоящее время», дату заверки и ФИО того сотрудника, который осуществлял заверение.
Внизу страницы копии ставится подпись «копия верна» и ФИО заверщика с личной подписью. Подобные записи должны быть на каждой откопированной странице.
Что касается «ипешников», то их статус как работодателя обязывает оформлять на себя печать. А как мы знаем, печать для ИП — вещь обязательная только в некоторых случаях. Заполнение трудовой книжки — как раз один из таких.
Что нужно предоставлять водителям, чтобы оформить трудовую книжку
- Паспорт
- СНИЛС
- Прошлую трудовую.
- Военный.
- Водительское удостоверение.
- Документы, подтверждающие образование.
Помимо вышеперечисленных документов, вам потребуется иметь на руках справку по медосмотру. Требуется она для того, чтобы можно было обозначить медицинские противопоказания к работе. Но в трудовой такие записи не делаются. По процессам заполнения всё делается также.
Как вносить изменения в трудовую книжку
Естественно, от ошибок никто не застрахован, особенно учитывая, что трудовая заполняется вручную.
В случае, когда ошибка выявляется при заполнении новой книжки (с нуля), то исправления не допускаются. Книжка просто уничтожается, а параллельно составляется акт о том, что документ уничтожается.
А вот в случае, если ошибка выявляется уже при последующих заполнениях, то единственный способ её исправить — обращение в суд. Это делается, чтобы было вынесено постановление, что книжка принадлежит именно данному человеку. Так делают, когда неточности находятся в записи ФИО или иных личных данных сотрудника. На основе этого постановления создаётся следующая запись в книжке.
Аннулировать запись
Если же неточность допускается в других данных, не относящихся к личным, можно запись зачеркнуть, сделать новую и подписать её на основе нужных бумаг.
НО! В информации о работе зачёркивать нельзя.
Если ошибка именно в этом разделе, то потребуется сделать запись о том, что предыдущая — ошибочна, и что её нужно считать недействительной. Далее уже делается нужная запись. Порядковый номер также обновляется.
Если же неверным признаётся информация об увольнении работника, то:
Можно создать новую отметку о приёме на работу, а после неё сделать запись о том, что та — недействительна.
Можно написать, что запись неверная, а сотрудник отдела кадров напишет новую причину увольнения. (То есть в зависимости от того, почему данные об увольнении работника должны быть признаны недействительными).
Возможно вас заинтересует следующий материал: «Среднесписочная численность ИП без наёмных работников», «Выплаты при сокращении работника 2017: пример расчёта».
Источник: businessmens.ru