Вам поставлена задача увеличить скорость бизнес процесса заявка расчет опи поставка деньги

Операционный директор – специалист, который разбирается во всех процессах бизнеса, вникает и отвечает буквально за всё. Иногда операционного директора «растят» из кого-то в самой компании, и в этом есть смысл — он погружен в тему и знает всё от А до Я.

Однако чаще на эту должность подбирают человека с рынка: это готовые компетенции, опыт и “шишки”, которые он уже “набил” до вас. Чтобы на собеседовании отличить сильного операционного директора от посредственного — рекомендуем воспользоваться нашими вопросами.

Какие вопросы стоит задавать на собеседовании операционного директора?

За 8 лет работы мы собеседовали немало операционных директоров для наших клиентов. Вопросы разбиты на 2 блока – общие и специализированные.

Общие вопросы для собеседования на должность операционного директора

1. Что вы делаете после того, как совещание закончилось? (Ответ: протокол встречи, было-стало, оценка эффекта от приведенных изменений. Четкое протоколирование и строгое отслеживание договоренностей)
2. Как вы готовитесь к совещанием? (Ответ: Проверяю исполнение пунктов предыдущего совещания, готовлю агенду с новыми вопросами)
3. Сколько тикетов в день создавали и с какой степенью детализации? Приведите примеры.
4. Что такое канбан? Своими словами.
5. Работали ли вы по SCRUM?
6. Что вы знаете о большом управлении проектами? Какие есть проблемы в длительных проектах?
7. Какие проблемы были на ваших проектах? Что вы делали для их купирования?
8. Зачем нужен устав проектов? (Ответ: чтобы было точное понимание целей у всех участников и исполнителей на каждом уровне)
9. Использовалось ли вами формальное или неформальное управление рисками? Приведите примеры.
10. Вы понимаете, что к указанному сроку проект не будет закончен. Ваши действия? (Ответ: поднять тревогу, отрезание функционала, добавление людей, обсуждение с заказчиком)
11. Приведите пример того, как высокий руководитель (не из числа ваших подчиненных) относился к вашим решениям с уважением.
12. Чем вы управляете? Как вы управляете?
13. Как быстро росла компания, в которой вы были на позиции операционного директора (или аналогичной) более 2-х лет? Можно без имен и названий, но с объемами и цифрами.
14. Как вы развиваете топов?
15. Какую инновацию вы предложили бизнесу?

Скачать 59 вопросов для отбора операционного директора

Выше мы написали только 15 вопросов из имеющихся у нас 59. Мы собрали лучшие вопросы с уже проведенных собеседований операционных директоров и — с удовольствием пришлем их вам на почту

Эффективно о бизнесе. Описание бизнес-процессов vol.1

Подберите операционного директора с помощью UP business

Если вы устали искать сотрудника или хотите посоветоваться, как и кого лучше найти на должность операционного директора, то оставьте заявку, мы проконсультируем по задаче и поможем. Мы не раз подбирали операционного директора — знаем, как решить задачу качественнее и быстрее.

12.05.21/ Бизнес-процессы для начинающих

Подберите операционного директора через конкурсные собеседования с предварительным анкетированием и тестированием.

Вопросы на собеседовании операционного директора в производственной сфере

1. Был ли у вас опыт модернизации и внедрение ERP и CRM-систем за последние 2 года?
2. Вам поставлена задача: увеличить скорость бизнес-процесса заявка — расчет — ОПИ — поставка — деньги. Какие первые 5 вопросов вы бы задали директору производства?
3. Какие были среднегодовые показатели роста выручки за последние 3 года на производстве, которым вы управляли?
4. Какие среднегодовые показатели снижения себестоимости (сырье / логистика / производственные затраты / отсрочка / трудовые затраты) были за последние 3 года на производстве, которым вы управляли?
5. Приведите пример того, как вы добились снижения трудовых затрат на производстве: снижение ФОТ на единицу продукции или увеличение выручки на 1 сотрудника за последние 3 года.
6. Поставили роботизированные линии. Договорились, что нам их поставляют и запускают, при этом чертежи на оснастку нам передают, и мы их делаем самостоятельно (так дешевле для нас). Роботов привезли и запустили — они работают, но серийного выпуска стабильного не было: в чертежах оснастки были ошибки. Нам пришлось самостоятельно дорабатывать чертежи и менять оснастку. Поменяли, линия заработала, но не в большой серии, эффективность и качество ниже заявленных. Простой — 1 месяц. Позвали еще раз интеграторов — должны прилететь на неделе и перенастроить программу ЧПУ. Интеграторы выставили счет за работу. Что бы вы сделали в этой ситуации? Что сделаете на будущее, чтобы эта ситуация не повторилась?
7. У крупного клиента проходят ОПИ по новой номенклатуре нашего завода. Клиент настаивает на том, чтобы мы прислали не 500 образцов продукции для испытаний, а 50000 образцов. Все испытания проводим при обязательном нашем участии. Этот клиент является для нас новым и потенциально может давать дополнительно 5% оборота компании в год. Стоимость 49500 дополнительных образцов ~2’000’000 ₽. Что будете делать?
8. Произвели продукцию, отгрузили ее, от покупателя пришла рекламация по несоответствию номенклатуры и количеству. Стоимость каждого из 2-х контейнеров 2’000’000 ₽, из них доставка каждого контейнера 200’000 ₽, срок доставки 30 дней. Ваши действия?
9. Проходили испытания на руднике. Анкера показали меньшую нагрузку, чем продукция конкурентов. Начали в забое проверять геометрию — оказалось, что геометрия не соответствует, а анкера запустили на старой линии (для чего-то), объективно по нагрузкам испытания не прошли. Вы уже на месте. Ваши действия?

Получить 37 вопросов для операционного директора на производстве

Бизнес-процессы на списках. Создание бизнес-процесса «Заявка на курьера» в корпоративном портале 1С-Битрикс.

Рассмотрим процесс создания простого и удобного бизнес-процесса «Заявка на курьера».

Краткая постановка задачи:

1. Бизнес-процесс реализуем на списках, для удобного поиска и фильтрации по заявкам.
2. Контакт и компанию выбираем из CRM, адрес и телефон получаем автоматически (если он есть).

Итак, начинаем с создания списка, содержащего поля: Не забудем в административной части (Контент — Инфоблоки — Типы инфоблоков — Списки — Заявка на курьера — Свойства) присвоить каждому полю англоязычный понятный код — это нам поможет при работе с бизнес-процессом: Важный момент: часть полей будет заполняться автоматически в рамках бизнес-процесса, поэтому имеет смысл предупредить об этом пользователя. Мы решили просто поставить «значение по умолчанию»: Список готов, но необходимо еще настроить права доступа к списку, иначе работа нашего бизнес-процесса будет под угрозой.

Параметров бизнес-процесса у нас не будет, поэтому заполняем название и назначаем права доступа на бизнес-процесс:

Первым делом определим автора БП. Для этого нам нужна будет переменная «Автор БП», в которую с помощью действия «Изменение переменных» мы записываем код определения — . По логике нашего процесса хотелось бы, что бы бизнес-процесс шел по разному пути в зависимости от типа получателя.

Предусмотрены 3 типа получателей: 1) На адрес в компанию (это может быть а/я или просто информационное письмо в компанию); 2) На адрес в компанию контактному лицу (Маше Ивановой в ООО «111!»;); 3) На адрес контактного лица (Маше Ивановой, нашему глав. бух. домой). С помощью блока «Запрос доп. информации» просим пользователя выбрать «Тип получателя» из списка.

И не забываем отправить пользователю информационное сообщение о том, что мы ждем его реакции в рамках нашего БП. Далее стандартное для любого процесса действие статуса, не будем останавливаться на этом очень подробно — ограничимся изображением, по нему все должно быть понятно.

В зависимости от выбранного на предыдущем шаге «Типа получателя» отправляем пользователя по определенной ветке процесса.

На представленном кусочке блок-схемы были использованы действия: 1) Условие; 2) Запрос CRM контакта и компании (доступен для скачивания с маркеплейс); 3) Получение адреса и телефона из CRM для контакта и компании ( доступно для скачивания с маркеплейс ); * Ай ди компании в данном случае получаем из действия «Запрос CRM контакта и компании»; 4) Изменение документа; Записываем результаты работы активити в поля документа.

5) Изменение переменных. Создаем переменную БП, которая будет содержать печатный вид получателя. Например, для получателя «контактное лицо в компании» переменная будет содержать значение: «Название компании, Имя контакт». Первый этап создания процесса на этом можно считать завершенным.

Пользуясь действием «Установить текст статуса» обновляем статуса нашего процесса. Заявка, готова, отправляем ее на проверку офис-менеджеру. Используем действия «Запрос доп. инф.» и «Сообщение соц. сети».

Итак, в описании задания передаем офис-менеджеру всю информацию по заявке, которую заполнил пользователь.

В дополнительных полях, которые должен будет заполнить офис-менеджер, мы создаем переменные: 1) Адрес доставки (значение по умолчанию будет равно значению, которое выдает нам активити «Получение адреса и телефона из CRM для контакта и компании»;). 2) Контактный телефон (заполняем аналогично адресу доставки).

Тем самым мы предоставляем офис-менеджеру возможность поправить или изменить адрес и телефон, если он по каким-то причинам неправильный 3) Выбранная служба доставки — тип поля Список, значения списка задаем в зависимости от изначальных требований. Снова используем действия сохранения данных в поля списка и обновление статуса бизнес-процесса. Последним действием хотелось бы записать информацию об отправке в истории контакта/компании в CRM. Для этого ставим условие определения получателя (в зависимости от этого будет писать сообщение в истории компании или в историю контакта) и активити записи в историю CRM ( активити доступно для скачивая с маркетплейс ). Все, на этом создания нашего прототипа бизнес-процесса завершено. Задача была очень интересной и ее можно развивать очень долго, главное определить цели и задачи, которые именно вы хотели бы решить автоматизацией этого процесса.

Поделиться

Ссылка скопирована в буфер обмена

• Поделиться в Контакте
• Поделиться в Телеграм
• Скопировать ссылку

Источник: www.mcart.ru

Вам поставлена задача увеличить скорость бизнес процесса заявка расчет опи поставка деньги

Согласно исследованию IDC, у 80% компаний есть план цифровой трансформации с понятными задачами и целями, и для 75% из них основной приоритет — это повышение эффективности и автоматизация бизнес-процессов. А эксперты KMDA отмечают, что российский бизнес осознал преимущества цифровой трансформации и определяет цифровизацию бизнес-процессов как основной вектор движения.

Изучение бизнес-процессов — задача первостепенная, но труднореализуемая без применения технологий. Дело в том, что получить максимально полную и достоверную информации вручную невозможно по ряду причин:

• большие временные и финансовые затраты;
• высокий процент недостоверной информации;
• невозможность проверить качество источника данных;
• высокий риск получения некорректных данных при большом количестве используемых систем.

Здесь и вступает в дело процессная аналитика (process mining) — технология, способная по «цифровым следам» из журналов событий информационных систем детально визуализировать фактическое протекание процесса.

Слева — регламентированное «идеальное» состояние. То, каким должен быть процесс. Справа — реальная ситуация.

RB рекомендует лучших поставщиков цифровых решений для вашего бизнеса — по ссылке

Пример: мы провели пилотный проект в крупной финансовой структуре. Для анализа и оцифровки был выбран процесс «брокерское обслуживание», который, согласно регламенту, исполнялся за три дня. Процесс состоял из регламентированных этапов:

• получение пакета документов от клиента;
• заполнение заявки сотрудниками фронт-офиса;
• отправление заявки на проверку;
• обработка заявки бэк-офисом;
• принятие решения.

После того как мы проанализировали процесс при помощи нашей системы Proceset, мы получили следующую картину:

• 5% заявок не закрывались за три дня;
• порядка 16% принятых заявок возвращались, поскольку содержали неполный пакет документов; из-за ошибок первой линии приходилось перезванивать клиентам и просить привезти недостающие бумаги;
• заявки многократно «зависали» в статусе «черновик» на несколько часов, что не предусмотрено регламентом;
• специалисты допускали обработку данных только на следующий день после их внесения в базу, что тоже является нарушением.

Без тщательного исследования самого процесса и применения к нему инструментов процессной аналитики обнаружить эти «узкие места» было бы практически невозможно.

Технология, по сути, восстанавливает реальный процесс по данным, хранящимся в информационных системах компании.

• лишние зацикливания;
• пропуски шагов;
• излишние затраты времени;
• нетипичные нерегламентированные сценарии;
• отмены действий;
• переназначения исполнителей и т.д.

На изображении выше — реальная карта процесса, построенная системой process mining. Здесь наглядно видно, что присутствуют множественные согласования, изменения исполнителей и нетипичные шаги. Все это ведет к увеличению длительности процесса, его удорожанию и потере лояльности клиентов.

Преимущества процессной аналитики

• Принятие решений на основе точной информации

Поскольку технология использует логи, исключено влияние человеческого фактора на полученную информацию.

При устранении «узких мест» — например, путем роботизации повторяющихся операций, — компания может значительно сэкономить. Например, Eneco, крупная энергетическая компания из Нидерландов, сообщает о 15 млн евро, сэкономленных благодаря внедрению инструментов процессной аналитики.

Другой пример: когда мы подробно исследовали учет авансовых отчетов крупной телекоммуникационной компании, мы не только выявили случаи закрытия задач раньше проводки документа и большого количества транзакций, выполненных с ошибками, но и посоветовали роботизировать операцию прикрепления файлов. Действие мелкое и, казалось бы, несущественное, но оно позволит сэкономить до 75 млн рублей при условии, что ежедневно это выполняют 3 тысячи сотрудников.

Благодаря детальному изучению процесса становится возможным устранять ошибки на ранних стадиях — это позволит предотвратить репутационные риски и повысить удовлетворенность клиентов.

Применение инструментов процессной аналитики позволит организовать постоянный контроль ключевых показателей. Станет возможно оперативно вносить необходимые изменения в каждый этап процесса и отслеживать, как это повлияло на остальные моменты.

Профильное ПО последовательно восстановит все детали процесса и сформирует карту. Наглядное представление позволит обнаружить все «бутылочные горлышки», которые приводят к увеличению операционных расходов, сокращению выручки и репутационным потерям. В определенных случаях возможно не только увидеть, но и просчитать стоимостную оценку всех уязвимостей.

Согласно исследованию Яна Клаеса, преподавателя Гентского университета, 60,6% компаний, работающих с процессной аналитикой, называют основным преимуществом именно анализ на основе фактических данных.

Мировая практика

На данный момент мировой центр развития process mining — Европа. Основатель и главный идеолог процессной аналитики — нидерландский ученый Вил ван дер Аалст, профессор кафедры математических и компьютерных наук Технического университета Эйндховена. Основные вендоры также географически располагаются в Европе: Италия, Нидерланды, Германия, Финляндия, Словакия и др.

Наибольшим успехом процессная аналитика пользуется в сфере услуг, особенно у банковского и страхового секторов, а также телекоммуникационных компаний.

Piraeus Bank, один из крупнейших греческих банков, попытался автоматизировать процессы без их предварительного исследования. Итогом стали многочисленные жалобы клиентов и филиалов на снижение качества обслуживания. Проведенный анализ показал, что основная проблема крылась в отсутствии стандартизации процесса потребительского кредитования.

Благодаря использованию process mining банк не только ускорил процесс подачи заявки на кредит в семь раз, но и в несколько раз сократил время принятия окончательного решения по ней.

Активно используют технологию и в промышленности. Крупная химическая компания AkzoNobel анонсировала внедрение средств процессной аналитики для стабилизации собственных процессов и повышения эффективности. Другой пример — металлургическое предприятие Ruukki, которое при помощи process mining смогло повысить скорость и качество обслуживания клиентов.

Кроме того, все больше применяют процессную аналитику в медицине, логистике, государственном секторе. По мнению Gartner, движущая сила внедрения подобных IT-решений — коллаборации вендоров с крупными производителями ПО, такими как SAP или Oracle. По мнению экспертов, к концу 2020 года объем мирового рынка будет варьироваться в районе $480–640 млн.

В России первыми технологию оценили системные интеграторы, в числе которых Navicon, «Техносерв» и «Рамакс». Большинство известных кейсов — в телекоммуникациях и банковской сфере. Но число внедрений относительно небольшое — можно сказать, что мы только в начале пути.

Решение создать собственное ПО подобного класса нашей компании далось непросто: мы много общались с текущими клиентами, узнавали их заинтересованность в продукте, изучали зарубежный опыт и исследования. Система Proceset официально зарегистрирована в реестре российского ПО, мы ведем активную работу по популяризации самой технологии и проводим как пилотные проекты, так и полноценные внедрения.

Как подготовиться к внедрению

• Первое, что вы должны определить перед внедрением IT-решения класса process mining — это процесс, который хотите исследовать. Наибольшую ценность принесет оптимизация процесса. Есть две рекомендации: обратите внимание на процессы, которые связаны с взаимодействием с клиентом, и выбирайте наиболее сложные и стратегически важные. Например, открытие расчетного счета, рассмотрение заявки на кредит, котировка сделки на инкассацию и т.п.
• Подберите подходящее решение. Изучите все возможности системы и особенно обратите внимание на наличие встроенных ETL-инструментов (ETL — процесс переноса данных из одной ИС или программы в другую).
• Соберите команду для внедрения и оценки результатов. Process mining не скажет вам, что именно нужно сделать, чтобы показатели взлетели. Инструменты дадут только основу, а решение остается за вами. Специалисты по внедрению системы не всегда смогут объяснить тонкости «узких мест» корректно — нужен взгляд в контексте, который дадут только собственные сотрудники. В команде тех, кто будет внедрять систему, обязательно должны быть эксперт процесса, менеджер проекта и администратор информационных систем, из которых будут выгружены логи.
• Приготовьтесь ждать. Process mining — это не «здесь и сейчас». Средний срок внедрения — 3 месяца.

«Волшебной таблетки» для повышения эффективности не существует. Это надо принять. Но процессная аналитика, выступая элементом цифровой трансформации, позволяет сделать большой шаг в сторону будущего.

Dig(IT)al. Цифровой гайд для тех, кто устал делать по-старому.

Источник: rb.ru