Бизнес создается для прибыли, размер которой зависит от кучи факторов: от качества сервиса до клиентской базы. Любой из этапов может сказаться на эффективности, может возникнуть стагнация. В итоге чтобы исправить положение, приходится искать пути оптимизации бизнес-процессов.
Что такое бизнес-процесс и его оптимизация в компании
Любые действия, совершаемые в рамках бизнеса, являются бизнес-процессом. И цель их совершения заключается в решении какой-то задачи. Чтобы задача решалась быстрее и с меньшим расходов ресурсов, компания прибегает к оптимизации процессов. Это позволяет повысить рентабельность.
Любая модернизация связана с затратами. И речь сейчас не только про деньги. Большие расходы приходятся на все ресурсы — в том числе и человеческие. Поэтому часто пытаться улучшить работу компании — не стоит, это довольно расточительное занятие. Но в каждой компании есть моменты, не совершенствовать которые нельзя.
Основные методы оптимизации бизнес-процессов
Каждый из предложенных методов может применяться по отдельности, но мы рекомендуем использовать их в комплексе — так эффективность возрастает в разы.
Курс обучения «Оптимизация производства» — 7 этапов для оптимизации бизнес-процессов
Воплощать их в жизнь лучше в приведенном ниже порядке:
- Ранжирование бизнес-процессов. Проводится с целью выявить ключевые из них. Опираться стоит на два момента — получаемой от их оптимизации выгоды и сложности этого процесса.
- SWOT-анализ — помогает выявить сильные и слабые стороны процессов. С его помощью вы определите угрозы, которые могут возникнуть, а также скрытые возможности бизнес-процессов.
- Бенчмаркинг. Здесь выполняется сравнение внутренних процессов вашей и конкурентной компании. Главное, чтобы в свободном доступе было достаточно информации. Метод помогает найти нетривиальные пути развития компании и избежать стандартных ошибок.
- Выявление причины проблем, которые снижают эффективность бизнеса. В этом помогут данные, полученные в ходе выполнения пунктов 2 и 3.
- Мозговой штурм и повторное ранжирование процессов. При этом перепроверка выполняется с учетом данных, полученных в ходе всестороннего анализа. Поэтому крайне важно выполнять все пункты последовательно — это упрощает задачу. Итогом прохождения этого этапа становится готовая стратегия оптимизации бизнес-процессов.
- Анализ логики процесса, всех этапов и связей. Важно исключить все, что не несет пользы и отнимает ресурсы. Также можно подготовить список по автоматизации отдельных элементов.
Какие еще есть методы оптимизации бизнес-процессов
- Работа с фрагментарностью процесса. Стоит наладить хорошую коммуникацию между всеми исполнителями и прочно связать ручное и автоматизированное.
- Автоматизация бизнес-процессов. После того, как слабые места бизнеса определены, можно приступать к их устранению. Автоматизация помогает разгрузить сотрудников и выполнять рутинные операции без их участия.
- Оптимизация процессов с ориентацией на KPI. Главные показатели помогают вовремя увидеть ошибки и сбои в рабочем процессе. Контролировать их выполнение нужно регулярно. Идеально, если это происходит в автоматическом режиме. Возможно, эту ступень оптимизации как раз и следует связать с автоматизацией.
BPM Часть 5. Оптимизация бизнес-процессов по принципам Бережливого Производства
Как провести подготовку к оптимизации бизнес-процессов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определение целей. Если вы не понимаете, зачем вам оптимизация, значит, она вам и не нужна. Делая что-то бесцельно, вы не только не повысите эффективность бизнеса, но и сломаете то, что изначально неплохо работало. Чтобы определить цели, которые вы хотите достичь, нужно ответить себе на вопрос «Зачем это делать? К чему должен прийти бизнес по итогу?». Поиск ответов можно организовать в рамках мозгового штурма.
- Шаг 2. Сегментация процессов. Каждый процесс делится на части, каждая из которых и изменяется во время оптимизации. К таким частям относятся объект и субъект, имеющеся ресурсы и т.д. Важно определить каждый из элементов.
- Шаг 3. Деление процессов на группы. Здесь должен сработать принцип конвейера. Чаще всего в компаниях встречается ошибка, когда сложный процесс выполняет один специалист. Нужно делегировать задачи, вверяя их выполнение разным людям. Каждый должен заниматься своим делом, только в таком случае работа компании будет эффективной.
Простой пример оптимизации бизнес-процессов
Владельцы бизнеса редко понимают, зачем нужна оптимизация. Они вроде бы и слышали, что полезно ее проводить, но каких результатов при этом хотят добиться — не знают. При этом им не нужна строгая отчетность и цифры. Они хотят реальные доступные решения, которые можно внедрить прямо сейчас.
Для таких людей приведем простой пример того, насколько полезной может быть оптимизация бизнес-процессов.
Сотрудник не успевает выполнять свою работу, ежедневно задерживается в офисе допоздна, торопится и, естественно, ошибается. На него приходят постоянные жалобы от коллег и клиентов, которые получают составленные им документам.
Естественно, руководство начинает тщательнее смотреть за работой сотрудника, чтобы понять, почему так происходит. Во время контроля делаются определенные выводы.
Документы составляются в несколько этапов:
- Проверка содержимого и заверение.
- Распечатка и заполнение.
- Подписание.
- Вложение документа в специальную папку.
Все это требует около 50 минут. В день специалист вынужден подготовить до 15 таких документов для разных клиентов.
В результате оказалось, что:
- Проверка документов выполнялась по памяти, информация проверялась несколько раз. Это тратило много времени. Не все документы были в наличии, поэтому приходилось их доделывать на ходу — это тоже расход времени.
- На всех бумагах ставится подпись, имя и дата. Листов в одном документе может быть до 20. Экземпляра два. Много строк для заполнения вручную. Именно там в основном и выявляли ошибки. Особенно эти ошибки делались клиентом, который зачастую не понимает, что писать в графах и задает уточняющие вопросы, тем самым отвлекая сотрудника от задач и занимая много времени.
- Подписи документов в кабинете у директора, ожидание, пока он освободится и т.д. — все это тоже время.
Вот элементарные пробелы, которые повлияли на эффективность работы специалиста. И задача знающего руководителя оптимизировать бизнес-процесс таким образом, чтобы они заполнились.
ТОП-5 ошибок оптимизации бизнес-процессов
- Проблема с постановкой задачи. Важно понимать, зачем нужна оптимизация. У каждого шага должно быть логичное обоснование. Лучше прописать это в стиле: я делаю это, чтобы получить вот это в такой-то срок. Описание процессов не поможет — здесь лучше говорить проще, понятнее и подробнее — так станет ясно, что нужно улучшить и к чему это приведет.
- Несоответствие процессов и усилий. Не нужно обращать внимание на процессы, которые идут вразрез с основной целью компании. Концентрируйтесь на главном, работайте только над тем, что приносит выгоду и помогает компании продвинуться вперед, совершить рывок.
- Пробелы в описании процессов. Процессы можно описывать с помощью профильного ПО. Но покупать дорогие системы не всегда нужно. Выбор продуктов стоит основывать на возможностях и потребностях компании. Некоторые компании могут обойтись и вовсе без ПО, другим подойдут примитивные программы. В конечно счете смысл — не в этом, а в том, насколько эффективно будет сделана работа.
- Подбор способов автоматизации без проведения подготовительного анализа. Он должен быть всесторонним и подробным, отражающим полную картину процессов компании.
- Вмешательство в отделы, которым не требовалась доработка. Эта ошибка вытекает из предыдущей.
Вариантов оптимизации бизнес-процессов много. Однако успех строится не на этом. Гораздо важнее понять цели этого действия и найти грамотных исполнителей.
дата: 16.10.2021 19:35:20 просмотров: 304
рейтинг:
Источник: www.lobanov-logist.ru
Инструментарий оптимизации процессов
Изменение ситуации на мировых рынках заставляет многие компании оптимизировать свой бизнес. Сокращение инвестиционных программ, оптимизация продуктовых линеек, сокращение затрат — все это стало первоочередной задачей для большинства топ-менеджеров. Но для принятия правильных решений нужна достоверная информация, а она обычно отсутствует.
Управление бизнесом, а тем более его оптимизация без применения информационных технологий уже невозможно. Информационные системы (ERP, CRM, BPM и т.д.) хранят и обрабатывают огромное количество данных. Именно поэтому на их основе можно проанализировать фактические бизнес-процессы, выявляя существующие проблемы. Информационные системы часто становятся инструментарием оптимизации процессов.
И если раньше для оптимизации деятельности использовали модели бизнес-процессов, регламенты и должностные инструкции, то теперь на основании данных, хранящихся в информационных системах, можно восстановить бизнес-процесс и провести его полноценный анализ. Механизм оптимизации деятельности заключается в выделении объекта управления — бизнес-процесса и организации непрерывного цикла его совершенствования. Поэтому необходимо обеспечивать полный цикл управления, который состоит из следующих этапов:
проектирование бизнес-процесса — формируется целевое состояние бизнес-процесса;
автоматизация бизнес-процесса — бизнес-процесс реализуется с помощью ИТ-решения;
контроль и анализ бизнес-процесса (контроллинг бизнес-процесса) — осуществляется оперативный контроль и анализ показателей бизнес-процесса;
совершенствование бизнес-процесса — на основании результатов анализа планируются мероприятия по его изменению.
Практика реализации проектов по оптимизации бизнеса показывает, что без анализа детальной информации по процессу его «тонкую» настройку осуществить невозможно. Фактически для оптимизации процесса необходимо анализировать его параметры — телеметрию, ведь серьезный процесс имеет большое количество так называемых экземпляров, у каждого из них свои особенности выполнения. Эти нюансы достаточно сложно учесть при моделировании бизнеса, что приводит к необходимости применять специализированные инструменты для анализа процессов. Такими инструментами являются информационные системы класса Process Intelligence, представляющие собой платформу Business Intelligence (BI) с расширенными средствами анализа бизнес-процессов. Следует отметить, что при общем спаде экономики этот инструментарий используют многие компании, накоплен опыт его применения для различных процессов. Он используется именно для организации контроллинга бизнес-процесса, в рамках которого можно выделить следующие основные этапы:
определение показателей результативности и «точек контроля» в бизнес-процессах;
мониторинг процессных показателей;
анализ результатов мониторинга процесса;
сравнение фактических и плановых показателей и нахождение причин отклонений.
Инструментарий оптимизации процессов — актуальные задачи
Все более важным становится контроллинг бизнес-процессов, выходящих за границы отдельной информационной системы или даже за границы отдельной компании. В первую очередь компаниям интересна оптимизация логистических процессов.
Закупки и продажи стали первыми кандидатами на анализ, ведь их оптимизация может дать быстрый результат с точки зрения повышения оборота и сокращения затрат. Процесс продаж — головная боль многих компаний. Качество планирования в нем часто является неудовлетворительным, планы продаж не выполняются, число оперативных изменений в планы растет.
Все это приводит к сквозному негативному эффекту в бизнес-процессах производства и транспортировки, тем самым расшатывая систему управления компании. При ошибках в планировании продаж, превышающих 30%, объем затрат может резко увеличиться, что способно привести компанию к краху. С помощью инструмента Process Intelligence можно оценить качество планирования продаж, число изменений в планах, правильность выполнения операций планирования и др. При этом одним из главных критериев оптимизации является среднее время продажи, которое должно быть сокращено до минимума, а также стоимость средней партии, которая должна быть увеличена. Восстанавливая процесс продаж, можно обнаружить множество узких мест и наметить планы оптимизации процесса в кратчайшие сроки.
Актуально применять инструментарий Process Intelligence для анализа закупочных процессов. Изменения надежности поставщиков, цен на рынке, условий договоров — серьезные поводы не просто «перетряхнуть» поставщиков, но и оптимизировать закупки и выстроить процедуры на качественно ином уровне. И опять для этого необходим детальный анализ бизнес-процесса.
Как долго проходят заявки на закупку? Сколько нарушений допускает поставщик при взаимодействии? Сколько времени уходит на согласование договора? Как влияет длительность процесса закупок на объем запасов на складах? Ответы на эти вопросы можно получить лишь на основании подробного изучения данных в информационных системах и анализа фактического бизнес-процесса.
Инструментарий Process Intelligence используется для процессов технического обслуживания и ремонта оборудования на сложных технологических производствах, подключения в телекоммуникациях, присоединения в энергетических компаниях, обслуживания в банках и т.д. Накоплен опыт анализа бизнес-процессов в нефтяной отрасли. На практике бизнес-процессы претерпевают изменения. Скажем, сначала заявка на поставку продуктов заполняется, затем через некоторое время изменяется.
Изменения затягивают длительность процесса, а следовательно, повышают затраты. Логика восстановленных процессов неизбежно отличается от утвержденных в компании регламентов. Вплоть до того что в некоторых случаях сначала производится отгрузка, а заявка на нее делается позднее. Разумеется, в такой ситуации сложно планировать.
Поэтому качество планирования — еще одна типовая проблема в большинстве компаний. Иногда число оперативных изменений в планах настолько велико, что заставляет задуматься о необходимости планирования как такового. С точки зрения организационной эффективности наиболее распространены неравномерная загрузка исполнителей и их некачественная работа, что становится «сюрпризом» для руководителей.
Инструментарий оптимизации процессов — проблемы информатизации
Поскольку анализ проводится на основе данных в существующих информационных системах, применение инструментария Process Intelligence позволяет выделить типовые проблемы. Например, низкое качество данных, отсутствие кросс-системных справочников, информационные разрывы между подразделениями. Эти проблемы выявляются в ходе анализа процесса, что дает возможность провести быструю оптимизацию ИТ-поддержки сразу после инсталляции инструментария Process Intelligence. Существенное ограничение для внедрения контроллинга бизнес-процессов — это степень автоматизации бизнес-процессов, ведь источниками информации для системы контроллинга служат используемые на предприятии информационные системы.
Если большинство бизнес-процессов в компании осуществляется в ручном режиме без использования информационных систем, то внедрение системы контроллинга не добавит эффективности.
Справка Ключевые преимущества внедрения контроллинга бизнес-процессов на базе инструментария Process Intelligence:
Источник: koptelov.info