Проблемы с людьми — это и неуправляемый персонал, и недостаток мотивации, и низкая компетентность, и «незаменимые» сотрудники, и саботаж, и неумение работать в команде, и многое другое.
Проблемы с процессами — это несвоевременное и/или недостаточно качественное выполнение работы, высокие издержки, высокий процент брака и/или клиентских претензий, недостаточный контроль над происходящим в компании либо необходимость тратить слишком много сил и времени на контроль и т.п.
Однако важно понимать одну вещь. И проблемы с деньгами, и проблемы с людьми являются результатом проблем с процессами.
Почему у компании мало продаж? Потому что не отлажены маркетинговые процессы, не выстроена воронка продаж, не выстроена система обучения торгового персонала и система мотивации продавцов.
Почему появляются «незаменимые» работники? Потому что не выстроены бизнес-процесы, не прописаны регламенты работы, не отстроена система быстрого поиска работников — и поэтому человек может завязать на себя какие-то важные виды работы и сделать себя незаменимым.
Федор Овчинников (Додо Пицца) на АМОКОНФ – Как преодолевать трудности в бизнесе
Почему в компании высокие издержки? Потому что не прописаны инструкции о том, как делать работу максимально эффективно, нет контроля за затратами, не выстроены процессы постоянной оптимизации производства.
Поэтому, если хотите решить проблемы Вашего бизнеса с деньгами и с работниками — надо научиться решать проблемы с процессами.
P.S. Хотите, чтобы Ваш бизнес работал чётко, стабильно и без сбоев, как дорогие швейцарские часы? Хотите узнать, как сделать, чтобы бизнес требовал вдвое меньше Вашего времени и приносил вдвое больше денег ? Приезжайте на мой VIP-тренинг «Бизнес под пальмой» – в феврале 2015 на берегу тёплого моря. Скидки до конца ноября
Источник: alex-levitas.livejournal.com
10 типичных проблем в компании и способы их решения
На работе полный бардак: документы теряются, договора составляются неправильно, клиентам забывают перезвонить. Это негативно сказывается не только на прибыльности, но и портит имидж компании. Расскажем, как навести порядок, и решить типичные проблемы бизнеса.
1. Руководитель не может уйти в отпуск
Генеральный директор, менеджер или руководитель структурного подразделения не могут уйти в отпуск даже на несколько дней — это первый признак того, что в компании плохо организованы бизнес-процессы. Причин может быть несколько: желание руководителя постоянно контролировать подчиненных, низкий уровень дисциплины в коллективы (без начальника никто не работает), отсутствие мотивации, неорганизованность рабочих процессов. В зависимости от причины решения могут быть разными, но в каждом из них присутствует необходимость правильно распределять рабочую нагрузку и делегировать полномочия. Делать это удобно в программах-менеджерах, использование которых позволит точно знать, за что отвечает и чем занимается каждый сотрудник.
2. Постоянные форс-мажоры
Форс-мажоры, авралы, дедлайны иногда возникают даже в успешном и налаженном бизнесе. Часто виновниками таких ситуаций становятся партнеры, поставщики и все те, на кого повлиять невозможно. Но если форс-мажоры случаются постоянно или их причиной становятся ваши сотрудники, то пора менять бизнес-процессы. На помощь придет планирование и SWOT-анализ — стратегия для выявления слабых и сильных сторон компании, а также определение текущих рисков, потенциальных угроз. Наличие плана позволит заранее продумать алгоритм действий при возникновении непредвиденных ситуаций и встретить кризис во всеоружии.
3. Сотрудники пропускают встречи
Не прийти на деловую встречу или не перезвонить клиенту — фатальные ошибки в бизнесе и «убийцы» репутации компании. Можно много денег тратить на рекламу, в целях привлечь новых клиентов, но они не станут постоянными, если пропускать встречи и созвоны. Напоминания в телефонах, стикеры, записи в блокноте не работают.
А вот программы CRM имеют функцию, которая заранее присылает оповещение о предстоящей встрече. Еще один плюс программы: если сотрудник, который должен провести деловую встречу, уйдет на больничный или в отпуск, то информация о мероприятии не затеряется в его блокноте, а будет находиться в общей базе. На встречу с клиентом пойдет другой сотрудник и это не станет для него неожиданностью.
4. Клиенты не могут связаться с компанией
- нет ответственного сотрудника за ответы на сайте компании;
- клиент звонит на личные номера работников;
- электронные письма пересылаются несколько раз;
- клиент пишет в соцсетях или мессенджерах и т. д.
Возможность связаться с компанией разными способами — это отлично, но при этом запросы часто теряются в потоке информации. Проблему решит многофункциональная программа CRM, в которой предусмотрено несколько способов связи с клиентом: телефонный звонок, смс-сообщение, электронное письмо, связь через мессенджер или соцсети. Связь с клиентами через ПО поможет избежать ситуации, когда одному и тому же клиенту звонили несколько раз. В программе фиксируются все звонки и сообщения.
5. В компании отсутствует общая клиентская база
Каждый менеджер работает со своей базой клиентов и не знает контрагентов других сотрудников. Такой способ организации бизнес-процессов может быть удобен в текущий момент, но стоит сотруднику уйти в отпуск, заболеть или уехать в командировку, как связь с его клиентами теряется. Если такой сотрудник увольняется, то забирает с собой «своих» клиентов.
Чтобы смена сотрудника не стала фатальной для компании нужна единая база контрагентов. Excel-файл здесь не подойдет, а вот система CRM отлично справится с задачей. Программа содержит не только информацию о клиентах, но и статус сделок с ними, способы связи, историю взаимодействия. Даже если ключевой менеджер решит покинуть компанию, информация о его клиентской базе останется.
6. В компании нет постоянных клиентов
Наличие постоянных клиентов — важный критерий успешности бизнеса. Он показывает, что клиент остался доволен не только продуктом, но и уровнем сервиса. Отсутствие постоянных покупателей и заказчиков — тревожный звоночек, сигнализирующий о том, что система работы с клиентами организована неправильно. Бывает итак, что покупатель остался доволен сотрудничеством, но потерял контакты фирмы и не может вернуться или поделиться ими со знакомыми.
Внедрение программы для ведения бизнеса (CRM) поможет наладить связь со старыми клиентами. Система напомнит о сроке истечения контракта, важных и знаменательных датах. Сотрудникам не нужно запоминать множество информации о покупателях, войдя в систему, они сразу увидят когда, что и как приобрел клиент и каким образом с ним взаимодействовать в дальнейшем.
Рассчитать стоимость
7. Много времени тратится на выяснение статуса задач
Выяснить статус определенной задачи можно разными способами: написать письмо, позвонить сотруднику или вызвать его для разговора в кабинет. Способы могут быть удобными для небольших организаций, в штате которых до 5 человек. В более крупных компаниях менеджеры и руководители тратят до 20% рабочего времени на выяснение статуса текущих задач.
Узнать статус задачи, а также план по ее выполнению можно за несколько секунд, если использовать CRM-систему. Для этого нужно просто кликнуть на нужную задачу. Это значительно экономит время и дисциплинирует сотрудников: ведь они знают, что начальство в курсе того, как идут дела.
8. Учет и документооборот ведутся вручную
Это самый опасный, но и самый банальный вид беспорядка в компаниях, который съедает множество ресурсов и рабочее время. Сотрудники не только занимаются тем, что может легко выполнить машина, но и делают это одновременно, дублируя друг друга. В результате создается множество повторяющихся, ненужных документов, которые постоянно теряются.
Это одна из причин постоянно возникающих форс-мажоров и дедлайнов. Внедрение системы CRM поможет раз и навсегда решить проблемы бумажного документооборота. Даже если основные документы будут по-прежнему вестись на бумаге (контракты, приказы по персоналу, штатное расписание), то информация о них содержится в системе, а значит, едина и доступна всем заинтересованным пользователям. Например, бухгалтер может быстро посмотреть приказ об отпуске сотрудника для начисления отпускных, а не искать его в бумажном виде, идти или звонить в отдел кадров.
9. У руководителя нет точных данных по KPI сделок и сотрудников
Командная работа — это прекрасно, но знать KPI каждого сотрудника необходимо для начисления премий и бонусов. Понять, кто из сотрудников привел больше клиентов, продал товаров или закрыл сделок без системы учета невозможно. Отсутствие такой системы рано или поздно становится причиной конфликтов: Иванов продал в три раза больше Петрова, а зарплату получил такую же.
Хороший руководитель обязан знать KPI сотрудников и сделок в компании, но при этом не тратить много времени на контроль. Сделать это поможет CRM. Система содержит информацию о работе сотрудников, открытых и завершенных сделках. При наличии жалоб от клиентов можно быстро разобраться в проблеме, а не выяснять, кто из менеджеров совершил ошибку, рискуя наказать непричастного.
10. У менеджера и собственника компании разное понимание «порядка»
Одни руководители каждый шаг сотрудников оформляют приказами и «служебками», строго регламентируют бизнес-операции и создают инструкции на все случаи жизни. Другие считают такой подход бюрократией и полностью его отвергают. В первом случае существует риск погрязнуть в бумагах, во втором — руководитель не может предъявить собственнику компании никаких результатов работы.
CRM легко решает и эту проблему. Система позволяет формировать отчеты под любые запросы: по датам, типу сделок, сотрудникам, контрагентам, товарам. Руководитель в любую минуту может предоставить собственнику актуальную информацию о делах в компании, подкрепленную реальными цифрами. А при необходимости дополнить ее бумажными документами.
Узнайте больше
Посмотрите видео о том, как MegaCRM наводит порядок в бизнесе
Отраслевые решения
Еще не видели наши отраслевые решения? Самое время разобраться, какое решение CRM для бизнеса подходит именно вам.
Источник: megacrm.ru
XIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2021
КЛАССИФИКАЦИЯ СИТУАЦИЙ И ПРОБЛЕМ, ВОЗНИКАЮЩИХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
Чинишвили В.В. 1
1 Новороссийский филиал Финуниверситета
Работа в формате PDF
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке «Файлы работы» в формате PDF
Каждая организация в своей деятельности встречается с множеством проблем. Это связано с изменчивостью, как во внутренней, так и во внешней среде. Наш век характеризуется ускорением этих изменений, поэтому, чтобы организация была конкурентоспособной, ей важно успевать за темпом общего развития и справляться с проблемами как можно эффективнее. В этом помогает тщательный анализ видов ситуаций и проблем, с которыми может столкнуться организация во время своего цикла жизнедеятельности.
Существует множество классификаций проблем и ситуаций, возникающих в организации. Это объясняется тем, что сами проблемные ситуации многообразны и изменчивы. Их описывают различными способами, с многообразных точек зрения, каждый предлагает методы их разрешения [5]. Также многообразие классификаций можно связать с тем, что проблемы уникальны для каждого предприятия.
Базовая классификация разделяет проблемы по нескольким критериям:
1. Степень важности. Чем важнее проблема, тем больше усилий будет затрачено на ее устранение и тем более четкими и организованными в подготовке к принятию решения должны быть действия.
2. Степень срочность решения проблемы. Срочная проблема решается, как правило, в условиях большей неопределенности, чем проблема, которая не нуждается в быстром решении.
3. Характер принятия решений: индивидуальный, коллективный. Индивидуальный способ характеризуется взятием на себя полной ответственности за принятое решение одним человеком. Он должен обладать определенными компетенциями, навыками и опытом, чтобы эффективно управлять организацией в условиях решения проблемы. Коллективный способ эффективен при решении крупных проблем, когда требуется рассмотрение ситуации с нескольких точек зрения.
4. Кратность принятия решений: однократное, многократное. Если решение принимается однократно, то, скорее всего, оно рассчитано на длительный период и имеет за собой большие последствия. Действия по решению проблем, проявляющиеся многократно могут быть периодическими и непериодическими. В первом случае, это запланированные действия, которые помогают предотвращать появление проблем. Во втором случае, непериодические действия возникают непосредственно при появлении проблем [2].
Еще одну классификацию проблем представил Герберт Александер Саймон, американский учёный в области социальных, политических и экономических наук, один из разработчиков гипотезы Ньюэлла — Саймона, работал в основном над фундаментальными исследованиями организационного поведения и процессов принятия решений [4]. Он выделял три типа проблем, которые могут возникнуть в организации:
Структурированные проблемы – количественно сформированы, в которых все зависимости могут быть выражены в цифрах и символах, а в итоге есть возможность сделать численную оценку. Например, при экстенсивном типе воспроизводства проблему увеличения объема производства можно решить только при увеличении массы ресурсов, используемых для этого. Связь между проблемой и ее решением точно определена показателями объема, которые нужно рассчитать и привести в действие.
Слабоструктурированные проблемы – проблемы, при решении которых неизвестных и неформализуемых факторов намного больше, чем известных, то есть преобладает неопределенность. Примерам таких проблем можно назвать экономическую оценку воздействия деятельности предприятия на окружающую среду.
Неструктурированные проблемы – это те проблемы, которые максимально неопределенны. Чаще всего их решение влияет на долгосрочную перспективу, что и связано с невозможностью предугадать все последствия. Например, составление прогноза развития отрасли, в которой работает организация или определение результатов вложений в рискованный проект, все это является неструктурированными проблемами и ситуациями. При их решении используют методы, основанные на опыте и интуиции экспертов [3].
Классификация, представленная Саймоном, помогает проанализировать сложную ситуацию, а также выбрать наиболее эффективный способ для разрешения проблем.
Другая классификация позволяет определить степень индивидуальности проблемы. Насколько особенной она является или же для нее уже давно разработаны четкие указания? Ее предложил Питер Фердинанд Друкер – американский учёный австрийского происхождения, теоретик менеджмента, рассматривающий менеджмент не как точную науку, а как особую философию [1] . Он выделял четыре типа проблем:
Общие проблемы, которые характерны и для организации, и для отрасли в целом. К такой проблеме можно отнести зависимость объема урожая, который получит организация, выращивающая пшеницу, от погодных условий.
Общие проблемы, которые характерны только для организации, но нетипичны для всей отрасли. К примеру, нахождение недостатков в совершенно новом методе обработки сырья, предложенном работником определенной компании. Никто в отрасли не мог столкнуться с такой проблемой, так как данная методика еще не применялась.
Уникальные проблемы, некие исключительные случаи, как для отрасли, так и для организации. Например, ситуация, когда предприятие по выращиванию пшеницы теряет весь урожай из-за засухи. Эта проблема уникальна и редка как для сельскохозяйственной отрасли, так и для любой организации, работающей в ней.
Проблемы, с первого взгляда кажущиеся уникальными, но по своей сути являющиеся лишь первым признаком более крупной проблемы [6].
Проблемы, относящиеся ко всем типам, кроме уникальных, преодолеваются с помощью общих решений, стандартных правил и методов. Главной задачей руководителя становится правильное приспособление определенного принципа к ситуации.
Уникальные проблемы требуют уникальных решений. Их решение строго индивидуально. Разработка определенных правил и методов практически невозможна в таких случаях. Однако действительно уникальные проблемы появляются нечасто. Большинство проблем можно устранить с помощью стандартных схем.
Итак, проблемы в деятельности организаций будут возникать всегда, поэтому, чем больше изучена эта тема, тем проще будет с ними справляться. Сложную ситуацию важно проанализировать, определить, к какому типу она относится, и разработать пути выхода. Для этого управляющий должен быть гибким, опытным, разносторонним и стойким. Все эти качества помогут преодолеть проблемный момент с наименьшими потерями.
Бородина А.В. Менеджмент и управление бизнесом как философия: общее в особенном (Питер Друкер, Коносуке Мацусита, Мэри Кэй Эш)/ А.В.Бородина – АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ: ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА материалы IV Международной научно-практической заочной конференции. Тверской государственный университет. — 2017г. стр. 27-35. (Электронный доступ – https://www.elibrary.ru/item.asp?id=28850110 )
Материалы сайта Info management – Классификация проблем и решений/ URL : http :// infomanagement . ru / referat /111/3 (Дата посещения 06.12.2020).
Источник: scienceforum.ru
