Внедрение информационной системы приводит к изменению организационной структуры предприятия.
Во — первых, устанавливается или уточняется место ИТ — подразделения в организационной структуре управления.
Во — вторых, может изменяться состав подразделений предприятия. При этом могут добавляться подразделения в связи с внедрением новых задач, решаемых информационной системой. К числу таких задач относятся организация взаимоотношений с клиентами на базе модуля CRM, задачи логистики на базе модуля LIS (Logistic Information System) и т.д.
Внедрение ИС сопровождается переходом от традиционного функционального к процессному подходу в управлении предприятия с соответствующими изменения в организационной структуре управления.
Отдельные подразделения предприятия могут объединяться в связи с использованием общей информационной базы ИС, что приводит к сокращению числа подразделений.
Информационные связи между подразделениями претерпевают существенные изменения поскольку информационные потоки между подразделениями замыкаются на вычислительный центр.
Формирование бизнес-процессов и его влияние на будущее
Очевидно, что должно быть соответствие между заложенными в ИС возможностями и организационной структурой предприятия.
В случае расхождения заложенного в ИС бизнес — процесса с принятыми на предприятии возникает дилемма – или адаптировать ИС под требования предприятия, или привести в соответствие систему управления предприятием, в том числе ее организационную структуру с возможностями обработки информации в среде ИС.
Обычно внедрение ИС сопровождается реинжинирингом бизнес — процессов предприятия с целью повышения эффективности производственно – хозяйственной деятельности на основе возможностей ИС.
Под реинжинирингом бизнес-процессов (от англ. business process reengineering) принято понимать фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения максимального эффекта производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности, оформленное соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами.
Влияние информационной системы на организационную структуру управления предприятием проявляется в:
· возрастании статуса информационных служб предприятия,
· повышении спроса на информацию отделами предприятия,
· повышении контроля деятельности подразделений предприятия,
· уменьшении количества административного персонала,
· большей децентрализации деятельности,
· уменьшении использования услуг внешних исполнителей в части обработки информации.
Источник: studopedia.su
Влияние бизнес – процессов в организации на информационную систему.
Информационные потребности организации и их оценка на основе матрицы МакФарлана.
Выделяется 4 класса фирм, на которые ИТ будет иметь различное влияние: стратегический класс, оборотни, фабричный класс, класс поддержки.
Кратко и системно об описании бизнес-процессов
Стратегический вклад развития систем
Стратегический
вклад существующих операционных систем
Класс поддержки (промышленность)
SUPPORT SYSTEMS
(розничная продажа)
TURNAROUND SYSTEMS
Производственные системы
(маркетинг, дистрибьюция)
FACTOTY SYSTEMS
Стратегические системы
(финансовые службы)
STRATEGIC SYSTEMS
Рисунок 4 – матрица информационных систем МакФарлана
Стратегический класс. Сюда попадают фирмы, настоящее и будущее которых зависит от использования ИТ для ежедневной деятельности: банки, страховые компании и т.д. Фирмы этой категории должны придерживаться стратегии центрального планирования или первенства ввиду высокой корреляции между успешным использованием ИТ и успехом фирмы на рынке.
Оборотни. Эти фирмы не сильно зависят от ИТ, но могут в будущем планировать ее широкое применение, чтобы “подстелить соломку” своему конкурентному преимуществу. Такие фирмы должны придерживаться стратегии центрального планирования, первенства и свободного рынка.
Производственные системы. Это те фирмы, в которых хотя и может существовать зависимость повседневных операций от ИТ, но которые работают в отраслях, где ИС не может стать источником конкурентного преимущества. Здесь рекомендуется стратегия монополии и скудности ресурсов потребности в развитии системы нет (примером является современная сталелитейная промышленность, где планирование и выполнение отдельных операций компьютеризованны).
Класс поддержки. Такие фирмы обычно используют ИТ для поддержки, например, системы пароля (простые системы обработки данных; ИТ-системы имеют второстепенной значение). Им рекомендуется стратегия скудности ресурсов, хотя возможны случаи применения монополии и свободного рынка.
Таким образом, разработка стратегического плана ИС состоит из 3 шагов:
1. Постановка целей. Здесь необходимо также провести численные оценки результатов.
2. Проведение внутреннего и внешнего анализа. Здесь рассматривается внешняя среда, оценка технологии, стратегического плана, проводится SWOT-анализ (сильные стороны, слабые стороны, возможности, угрозы).
3. Выделение стратегических инициатив. Это те действия, которые впоследствии при операционном планировании станут проектами.
Модели электронного бизнеса: виртуальный магазин, виртуальное сообщество и другие. Проблемы и перспективы.
Модель виртуального сообщества. В данном случае среда складывается из общего вклада и покупателей, и партнеров. Потенциал этой модели заложен в привязанности пользователя (в отличие от моделей, в основе которых лежит высокий трафик) к определенному сайту. Пользователи обычно тратят много времени на подобные сайты, которые доставляют им большое удовольствие.
Иногда пользователи участвуют в разработке содержания или инвестируют средства в разработку содержания. Постоянным пользователям предоставляется возможность получения информации, включая рекламную, а также доступ к разного рода и специализированным порталам. Модель сообщества может также предоставлять право подписки, на средства от которой оплачиваются основные услуги. Прибыль идет из взносов и рекламы. Виртуальные сообщества сосредоточены на важности коммуникации между членами сообщества и часто являются средством для привлечения клиентов на другие модели (электронный молл, совместные платформы, рынок третьей стороны и т. д.).
К явным преимуществам электронных магазинов относится повышение спроса на продукцию, низкая стоимость выхода на глобальный рынок, снижение затрат на продвижение и торговлю. В число преимуществ для покупателя следует включить, как правило, более низкие цены на продукцию по сравнению с традиционными магазинами, более широкий выбор, полный набор информации, удобство выбора товара, покупки и доставки, включая круглосуточное обслуживание. Маркетинговая стратегия подобной модели нацелена прежде всего на повторное привлечение покупателей,- на перевод их в категорию клиентов.
Модель подписки. Пользователи платят за доступ к информации, в том числе коммерческой. Обычно сайты таких моделей отличаются высоким качеством содержания. Очень часто используют смешанную модель, при которой часть информации является общедоступной (для привлечения пользователей), а часть предоставляется только подписчикам.
Источник: studfile.net
Влияние информационных систем на организацию
Можно выделить экономические и поведенческие аспекты влияния информационных систем на организацию. Кроме того, внедрение новых сетевых информационных технологий может принципиально изменить организацию.
Экономические теории. С точки зрения экономики информация и технология ИС может рассматриваться как фактор производства, взаимодействующий с другими факторами (земля, труд, капитал). Если стоимость ИС падает, это отражается на трудовых ресурсах, которые имеют историческую тенденцию к росту, и наоборот. Отсюда следует, что информационная технология позволяет сократить число менеджеров среднего звена и клерков, автоматизируя их функции.
Информационные технологии также помогают Фирмам контролировать свои размеры, поскольку они могут снизить стоимость транзакций — сделок по приобретению товаров на рынке, которые фирма не может производить самостоятельно. Согласно теории операционных издержек, фирмы и частные лица стараются минимизировать операционные издержки, так же как и производственные затраты. Использование рынков обходится дорого, поскольку сюда входят расходы по поиску и связи с поставщиками, контроль выполнения контрактов, страхование, получение информации об аналогичных продуктах и т.д. Как правило, компании пытаются сократить операционные издержки, увеличивая свой размер, повышая число сотрудников, а также приобретая фирмы — поставщики и дистрибьюторов (вертикальная интеграция вдоль цепочки ценности).
Информационные технологии, особенно сетевые, могут помочь Фирмам сократить расходы на проведение торговых операций, позволяя использовать внутренние источники, вместо того, чтобы обращаться к внешним партнерам. Снижение стоимости транзакций позволяет уменьшать размеры фирмы (количество сотрудников), поскольку закупать товары и услуги на рынке гораздо проще, чем производить их самостоятельно. Размер фирмы может оставаться постоянным или уменьшаться даже в том случае, если доходы ее растут.
Информационные технологии также могут приводить к сокращению управленческих расходов внутри компании. Согласно агентской теории, фирма рассматривается как связанная группа контрактов между отдельными личностями, имеющими свои интересы, а не как отдельных объект, максимизирующий собственную прибыль. Принципал (владелец) предприятия нанимает агентов (работников) для выполнения определенной работы. Однако агенты нуждаются в контроле и управлении ими, поскольку обычно собственные интересы для них важнее интересов владельца. При увеличении размеров фирмы и расширении масштабов ее деятельности расходы на управление агентами также возрастают.
Информационные технологии позволяют добиться сокращения агентских расходов благодаря снижению затрат на получение и анализ информации, давая возможность менеджерам контролировать большее число работников.
Поведенческие теории базируются на социологии, психологии и политологии. Они свидетельствуют о том, что ИС автоматически трансформируют организации, хотя одновременно могут служить и инструментом, сознательно используемым руководством для достижения поставленных целей.
Информационные технологии могут изменить иерархию принятия решений в организации путем снижения расходов на добычу и распространение информации. ИТ обеспечивает передачу информации от всех подразделений непосредственно высшему руководству, устраняя потребность в менеджерах среднего звена и клерках, их обслуживающих. И наоборот, необходимая информация может передаваться исполнителям, могущим самостоятельно принимать решения в своей сфере компетенции (формирование структуры типа «мяч-колокол»).
В постиндустриальных обществах властные структуры все больше зависят от знаний и уровня информированности, а не от уровня занимаемой ими позиции. Следовательно, организации постепенно выравниваются (становятся более плоскими), поскольку профессионалы могут сами принимать необходимые решения на локальном уровне: процесс принятия решений становится более децентрализованным с распространением информации и знаний внутри организации.
ИТ приводят к появлению адхократий и «целевых» структур, в которых специалисты временно объединяются в группы для выполнения конкретных заданий, а затем расформировываются, чтобы продолжить работу над другими проблемами. Многие организации могут существовать виде виртуальных организаций, деятельность которых не ограничивается их географическим расположением. Виртуальные организации используют компьютерные сети для связи между собой сотрудников, обмена активами и идеями. Они могут соединять фирму с поставщиками, клиентами и даже конкурентами, помогая создавать и распространять новые продукты и услуги, не обращая внимания на традиционные границы предприятия или его физическое месторасположение.
ИС могут рассматриваться как результат политической конкуренции между подгруппами внутри организации и борьбы за власть. Они неизбежно являются одним из ограничительных факторов организационной политики, поскольку они влияют на доступ к ключевому ресурсу — информации. ИС могут влиять на то, кто, когда и каким образом работает с информацией внутри организации.
Так как ИС обычно изменяют структуру организации, ее культуру и политику, а также методы работы, зачастую многие сотрудники сопротивляются их внедрению. Внедрение новых технологий неизбежно приводит к изменению всех элементов внутренней структуры организации (цели, капитал, структура, люди, технология).
Организация и информационные сети. Интернет-технологии оказывают все большее влияние на взаимосвязь фирм и их внешних партнеров и даже на организацию бизнес-процессов внутри предприятия. Интернет упрощает организацию доступа к данным, их хранение и распространение.
В сущности, использование Интернета позволяет резко снизить стоимость транзакций, а также расходы на контроль и управление сотрудниками на большинстве предприятий. Например, фирмы могут знакомить своих сотрудников со всеми необходимыми документами путем размещения последних на собственных корпоративных web-сайтах. Торговцы могут мгновенно получать необходимую информацию о ценах и продуктах, а руководство рассылает им инструкции по электронной почте.
Поставщики крупных розничных продавцов имеют доступ к их внутренним web-сайтам, что дает им возможность быть в курсе продаж товара и оперативно выполнять новые заказы.
Предприятия срочно перестраивают свои ключевые бизнес-процессы, внедряя Интернет-технологии и делая эти технологии ключевым компонентом своей информационной инфраструктуры.
Инфраструктура информационных систем. Информационные системы превратились в интегрированные, интерактивные «умные» инструменты. используемые во всех повседневных операциях и при принятии решений в крупных организациях.
Одним из направлений взаимного влияния организаций и информационной технологии, является принятие решений о технической и организационной конфигурации ИС. О расширении сферы использования информационных систем свидетельствуют изменения в информационной инфраструктуре. В 1950-х гг. организации зависели от компьютеров только при выполнении некоторых функций.
1960-е гг. принесли развитие крупных централизованных вычислительных машин. В конце 1970-х и в 1980-е гг. информационная инфраструктура усложнилась, в ней стали использоваться телекоммуникационные системы для распространения информации. Современная информационная инфраструктура создана таким образом, чтобы информация беспрепятственно распространялась внутри организации, также должна обеспечивать связь с клиентами, поставщиками и другими компьютерными системами и сетями. Каждая организация сама принимает решение о конфигурации своих информационных систем.
Также для организации важный аспект влияния информационных технологий другим способом — решение, кто будет разрабатывать, внедрять и обслуживать информационную инфраструктуру организации. Сюда входит и создание информационных служб.
Формальная организационная единица, ответственная за функционирование ИС, как правило, называется отделом (департаментом) информационных систем. Этот отдел занимается обслуживанием компьютерного оборудования, программного обеспечения, устройств хранения данных и сетей, составляющих информационную инфраструктуру фирмы.
Подразделение включает таких специалистов, как программисты, системные аналитики, руководители проектов и менеджеры информационных систем (рис. 7.2).
Рис. 7.2. Информационные службы
Программисты — это технические специалисты высокой квалификации, создающие программные продукты и инструкции по их использованию. Системные аналитики осуществляют основную связь между группой, работающей с информационными системами, и остальной частью организации. Их задача — перевод бизнес-проблем и требований на язык информационных систем (формализация предметной области).
Менеджеры И С являются лидерами коллективов программистов и аналитиков, занимают должности проектов и технических менеджеров, управляют системами телекоммуникаций и возглавляют группы разработки и обслуживания офисных систем. Они также управляют вычислительными работами и обработкой данных. В повседневной работе и долгосрочном планировании также принимают участие «внешние» специалисты, такие как поставщики оборудования, производители программного обеспечения и различные консультанты.
Во многих компаниях отдел ИС возглавляют директора информационных служб, отвечающие за развитие информационных технологий в рамках фирмы.
Конечные пользователи — это представители отделов, не входящих в группу ИС, для которых и предназначены различные программные приложения. Эти пользователи играют все более значительную роль в создании и развитии ИС.
Информационный отдел вносит все более заметные изменения в структуру организации. Его специалисты предлагают новые бизнес-стратегии и разрабатывает новые информационные продукты и услуги, а также координирует развитие технологии и содействует необходимой модернизации структуры компании.
Источник: economy-ru.com