Ситуация 1. На предприятии выстроены все бизнес-процессы, есть инструменты по автоматизированному учету, вроде всё движется и работает, но чего-то не хватает. Отделам приходится идти на компромисс, чтобы уложить разнородную информацию в единый отчет или напротив получать максимум полезного из одного источника.
Так например, у одного из наших клиентов регламентированный учет осуществлялся в отдельных базах, при этом методология ведения учета между базами и организациями отличалась. Это негативно сказывалось на составлении внутренней отчетности, которая собиралась из разных баз и затем обрабатывалась в больших тяжелых таблицах Excel. Сроки представления отчетности затягивались, данные могли быть отражены в последующих периодах, искажая реальную ситуацию.
Было решено не просто объединить ведение учета в одной информационной базе по всем организациям (порядка 40 юридических лиц), но и внедрить единую учетную политику для отражения данных о всех хозяйственных операциях.
Ситуация 2. Построению бизнес-процессов компании не уделяется должного внимания, надо успевать получать прибыль от деятельности предприятия – порядки будем наводить потом. Но чем дальше, тем всё дороже выходит получение этой самой прибыли – нет единого подхода, каждый отдел сам по себе, каждый сам за себя. На сбор отчетности уходит гораздо больше сил и ресурсов, чем могло бы.
СКОЛЬКО НА САМОМ ДЕЛЕ СТОИТ ВНЕДРЕНИЕ 1С
Для примера: проект в компании, где каждое подразделение вело свой отдельный оперативный учет в отдельных программных приложениях. В итоге отдел продаж мог продать то, что ещё не было выпущено и не было запланировано в производство. А департамент закупок, в виду отсутствия объединенной информации не своевременно закупал сырье для производства. Как результат: срыв сроков поставок клиентам, отрицательная репутация компании и потерянная прибыль.
Внедрение 1С позволило объединить все службы, предоставляя общую картину от заказа клиента и размещения заказа в производство с последующим планированием закупок сырья и материалов. Кроме того, система позволила наладить контроль сроков хранения закупаемого сырья с учетом сроков доставки от поставщика.
В определенный момент развития компании управляющий (и хорошо, что именно он) или кто-то из ТОП-менеджеров приходит к выводу, что надо вносить изменения: в процессы, в ресурсы, в автоматизацию компании. По части последнего появляется необходимость идти в ногу со временем и внедрить систему, которая обеспечит не только ведение учета, но и построение аналитических отчетов на основе данных, для оперативного мониторинга ситуации в компании. Для этого требуется или внедрить новый продукт из линейки 1С, или модернизировать уже имеющийся.
Начало изменений
После осознания необходимых изменений у их инициатора появляются вопросы:
- С чего начать проект по автоматизации процессов и внедрению 1С?
- К чему приготовиться, к кому из партнеров фирмы «1С» обратиться, чтобы реализовать задуманное?
Дорожная карта проекта внедрения 1С // Выпуск 1
Самое основное и важное здесь – честно ответить на вопрос, зачем вообще вам необходимо внедрение 1С? Без ответа на этот вопрос и его точного понимания нельзя приступать к проекту. Ответы вроде таких: «Чтобы казначейство работало», «Чтобы отгрузки проводились», «Чтобы доставка работала как часы» не подходят. В них нет четкого понимания того, что вы как заказчик проекта планируете получить в итоге.
Общая цель внедрения должна иметь четкую ориентацию на практический результат для бизнеса, например «Хочу, чтобы главный мастер каждый день видел план производства на день и отслеживал в программе каждый этап прохождения продукции по всем участкам».
Важный момент
После правильной постановки целей, инициатор проекта должен понять следующее: чтобы внедрение проходило гладко, вовремя, в срок и с наименьшими затратами, не стоит ожидать, что даже самый опытный консультант 1С сам выведает у вас необходимую информацию, и уже тем более не надейтесь, что он сам за вас решит, как выстроить все процессы (он то конечно выстроит, но только с вашими ожиданиями это может не иметь ничего общего). Только когда заказчик системы на равных принимает участие в процессе автоматизации, результат оправдывает его ожидания.
Ещё один важный момент
Идеальной системы для всех не существует!
Линейка продуктов 1С достаточно широка и позволяет удовлетворить потребности в автоматизации многих процессов компании. Но нет той самой идеальной и универсальной системы, которая закроет абсолютно ВСЕ аспекты и нюансы вашего бизнеса, а также удовлетворит всех пользователей системы. Необходимо понимать, что, несмотря на то, что любая конфигурация 1С уже содержит в себе функциональные возможности, выстроенные на опыте многих компаний, сама она не сможет предугадать, что, например, у вас в производстве присутствует сезонность выпуска готовой продукции и летом, например, производится продукция с другими техническими параметрами. Система сама не сможет предугадать, что вы через год откроете новое направление в бизнесе и быть готовой к тому, что нагрузка вырастет в 2,5 раза.
Состав проектной команды
После получения всех достоверных ответов на вопрос «Зачем», требуется определиться с составом проектной команды со стороны Заказчика.
Да, с этой стороны тоже существуют проектные команды – чаще всего в них входят люди, являющиеся бизнес-экспертами своего направления: руководители подразделений, отделов, направлений бизнеса. При этом в состав команды должны входить как и те, кто напрямую связан с автоматизируемым процессом, так и те, кто косвенно к нему причастны. Например, при автоматизации склада важно привлечь не только бизнес-экспертов по складскому учету, но и также специалистов регламентированного и финансового учета, т.к. кроме товародвижения, важна и стоимостная составляющая учета товаров на предприятии.
Определившись с составом команды, оптимальным решением будет провести встречу, на которой должны быть озвучены цели автоматизации, а также все проблемы, которые повлекли необходимость внедрения новой системы. Важно замотивировать каждого из участников внутренней команды. Практика показывает, что позитивно влияет на итоговый результат личный финансовый интерес вовлеченных экспертов. Встречу лучше всего проводить в формате «мозгового штурма».
Если в ходе обсуждения возникают конфликтные ситуации между представителями разных подразделений (например, в вопросах приоритетности автоматизации того или иного блока), к нему можно привлечь аналитиков со стороны компании-внедренца или внешнего специалиста по консалтингу. Итогом «мозгового штурма» должен быть описанный анализ требований к информационной системе, в котором будут сгруппированы проблемы по ключевым причинам, которые сопоставлены с решением ИТ-проекта (предполагаемого программного продукта фирмы 1С), который и решает озвученные проблемы.
Далее исполнитель анализирует требования заказчика, задает дополнительные вопросы, проводит отдельные интервью с бизнес-экспертами, дополняет их. В результате оформляется документ «дизайн системы» (его же называют «дорожная карта проекта» или «техническое задание»). Это главный документ, который утверждается и согласуется сторонами.
Также важно, чтобы куратором проекта был наиболее активный представитель компании, который достаточно лояльно относится к изменениям и имеет определенную степень влияния на других задействованных лиц Выбор такого специалиста является практичным: успешность реализации проекта с ним наиболее вероятна, и, как следствие, на фоне таких успехов у других участников не будет сомнений в успешной реализации проекта в целом.
Пара слов о подрядчике
Определившись с составом проектной команды, её куратора и/или руководителя проекта, можно приступать к выбору подрядчика.
Следует понимать, что при реализации проекта риски несут обе стороны: и заказчик (рискует деньгами), и исполнитель (рискует ресурсами, временем и как следствие – тоже деньгами). Поэтому обеим сторонам важно быть уверенным, что программный продукт, выбранный для автоматизации бизнес-процессов, отвечает всем требованиям заказчика.
Не стоит стесняться и опасаться чего-либо. Важно направить предполагаемому исполнителю полный перечень требований к будущей системе. Опытный внедренец сможет на примере уже реализованных проектов рассказать, как решались или могут быть решены аналогичные вашим задачи автоматизации.
При выборе программного обеспечения необходимо обращать внимание не только и не столько на стоимость самого продукта и лицензий к нему (конечно же, это тоже не маловажно), но и на то, как будут реализованы поставленные задачи. Кроме того, необходимо помнить, что чем больше модификаций вы планируете вносить в типовую конфигурацию, тем более уникальным становится программный продукт, что не всегда является его плюсом, потому что его поддержка и обновление в последствии ставит заказчика в зависимость от компании-внедренца и, как следствие, продукт становится всё дороже и дороже.
При выборе компании-внедренца важно учитывать, насколько его сотрудники обладают знаниями методологии в соответствующих областях, смогут ли они написать регламенты или инструкции доступным для пользователя языком, а также организовать качественное обучение пользователей. Не стоит стесняться просить отзывы тех компаний, где силами внедренца уже осуществлялись подобные проекты 1С. Настоящий профессионал не будет преувеличивать свои достижения, т.к. дорожит репутацией. Можно провести интервью непосредственно с участниками проектной команды.
Также хотелось бы обратить внимание на то, что любой проект имеет свою уникальность — не существует двух абсолютно одинаковых проектов по той простой причине, что каждая компания является уникальной в своём роде. Даже ведение бухгалтерского и налогового учета, который ограничивается рамками действующего законодательства, производится в каждой компании по-своему.
Про важность планирования при внедрении 1С
Планирование – одна из ключевых составляющих успешного проекта, поэтому опытный внедренец обязательно представит вам план-график проекта, в котором распишет максимально подробно все его этапы. При ознакомлении с планом-графиком акцентируйте своё внимание на том, каким образом будет контролироваться выполнение каждого этапа, и какой результат ожидается от его прохождения. Ведь цель вашего проекта не только и не столько внедрить программу 1С, а решить конкретные задачи, результатом которых является оптимизация бизнеса компании и облегчение (а не усложнение) работы пользователей. Таким документом является «План управления проектом», в котором описывается и то, каким документом будет фиксироваться прохождение этапа и какие работы будут на нем выполнены. Поэтому если внедренец пренебрегает планом работ, бегите от него, качественного результата ждать не придётся.
Про определение рисков
Ещё одним важным моментом договоренностей между исполнителем и заказчиком является определение рисков проекта. Ведь всегда может возникнуть ситуация «что-то пошло не по плану», к которой максимально необходимо быть готовым. Риски необходимо зафиксировать, проанализировать и просчитать, тогда при возникновении форс-мажорных обстоятельств обе стороны будут иметь на руках готовый план действий. Риски обязательно должны быть отражены в проектной документации, где и исполнитель, и заказчик объективно перечисляют все кризисные моменты, которые возникали у них на реализации других проектов (и это не обязательно касалось автоматизации учета). Такие договоренности по рискам существенно снижают проблемность реализации проекта и гарантируют соблюдение сроков его реализации.
Аппетит приходи во время еды (про доп. требования)
Одним из наиболее влияющих на сроки проекта моментов является появление дополнительных требований в процессе выполнения проекта.
Аппетит приходит во время еды и в стремлении заказчика улучшить проект могут возникать дополнительные «хотелки». Не стоит забывать, что такие улучшения могут существенно отвлечь исполнителя от реализации основных задач, как следствие, отодвинуть срок завершения проекта на неопределенную дату. Поэтому каждое дополнительное требование влечет за собой необходимость проведения анализа на предмет его критичности к запуску программного обеспечения в рабочем состоянии. Заказчику следует определиться: что важнее – получить хороший результат в предусмотренные сроки и согласованный бюджет или получить превосходный результат с неопределенными затратами в необозримом будущем? Насколько будет решена бизнес-задача без этих дополнительных требований?
Если дополнительные требований по улучшению не существенны и важен хороший результат в оговоренные сроки, то стоит отложить реализацию дополнительных требований и выполнить их в качестве доработок уже после сдачи основного функционала.
Главные действующие лица
Как бы то ни было, основной составляющей любого проекта являются люди. В случае реализации ИТ-проекта – это те самые пользователи, которые и будут выполнять реализованный в ходе проекта функционал системы: вносить данные по инструкциям, исполнять регламенты и прочее. Поэтому в ходе реализации проектов не стоит пренебрегать людским ресурсом, который в конечном итоге и выполняет основную работу в компании. Также стоит учесть и тот факт, что в большинстве своём пользователи системы – это консервативные люди, привыкшие делать определенный набор действий, ведь и при нём в принципе всё работает.
Так почему происходит отторжение автоматизируемых процессов большинством пользователей? Почему внедрение программного продукта может оказаться под угрозой из-за пользователей? А по той простой причине, что сотрудники компании выводятся из комфортно-привычной им среды, когда они уже научились дополнительно, например, пользоваться Excel, в который выгружают данные из имеющейся информационной базы и дополняют её недостающими данными.
Поэтому со стороны руководства заказчика оптимальным решением будет донести до конечных пользователей внедряемой системы, что в ближайшее время будут происходить существенные (или не очень) изменения, и что они неизбежны. Что эти изменения направлены не только для решения проблем бизнеса в целом, но и не могут отрицательно сказаться на них самих, ведь одним из страхов пользователей при автоматизации каких-либо процессов является тот момент, что после автоматизации произойдет сокращение штата сотрудников. Поэтому как ещё одна основная рекомендация для заказчика: издать распоряжение, в котором определить не только порядок реализации проекта со стороны сотрудников компании, но и также описать условия как поощрения, так и дисциплинарных взысканий за неисполнение или нарушения. Это поможет не только положительно принять изменения, но быстрее адаптироваться к наступающим изменениями. Разработка системы мотивации– тоже зона ответственности заказчика, потому что ни одна компания франчайзи не сможет управлять и мотивировать ваш персонал на 100%, т.к. попросту не знает их так хорошо, как вы.
Внедрение программного обеспечения на базе продуктов фирмы 1С – это не просто приобретение коробки с программой, но и существенная работа перед самим её запуском. И от того, как будет осуществлена эта работа, зависит результат проекта, его качество, сроки, бюджет и, в конечном итоге, общее состояние компании и её бизнес-процессы.
Удачи во внедрении! А если возникнут вопросы – смело обращайтесь!
Поделиться: Вконтакте
Спасибо за заявку! Мы перезвоним вам в ближайшее время. Подписывайтесь на нас в соцсетях
- О компании
- Контакты
- Блог
- Проекты
- Карьера в ФТО
- Вакансии
- Прайс лист 1С
- ISO 9001:2015
- Карта сайта
- Наши услуги
- Внедрение решений на 1С
- Поддержка пользователей 1С
- Ускорение производительности 1С
- Системы для бизнес-анализа (BI)
- Комплексное обслуживание 1С
- Доработка конфигураций 1С
- Переход с 1С:УПП на 1С:ERP
- Переход на новый 1C:ЗУП 3.1
Источник: fto.com.ru
План внедрения 1С, основные этапы и методика
Консультации от квалифицированных специалистов 1С, удаленно по РФ. Моментальная реакция на заявку. 1-я бесплатно!
Внедрение программ 1С на крупном предприятии, даже если речь идет о развертывании типового тиражного решения, это сложный многоэтапный процесс, незнание особенностей которого, а также отсутствие у исполнителей практического опыта может привести к провалу работ.
Уменьшить риски, а часто сроки и бюджет, поможет осознание того, что любое внедрение программного продукта – это уникальный проект, требующий комплексного подхода к оценке работ и верного выбора технологии внедрения на самом раннем этапе.
Как внедрить 1С
Для полноценного внедрения прикладного решения 1С или проектного внедрения с доработками типового функционала необходимо выполнить несколько шагов.
- Определение требований: определите, что нужно от системы 1С, какие функции необходимы для работы вашей организации, какие отчеты нужны, какие данные необходимо собирать.
- Подготовка к внедрению: подготовьте компьютерную сеть, защиту данных, установите дополнительное оборудование, если необходимо.
- Установка и настройка программы: с помощью специалистов установите программу на компьютер, настройте систему, чтобы она максимально соответствовала требованиям вашей организации.
- Обучение персонала: проведите обучение сотрудников, чтобы они умели правильно использовать систему и выполнять работу в ней.
- Тестирование и наладка: проведите тестирование системы, чтобы убедиться в ее правильной работе, настройте систему, чтобы она максимально соответствовала требованиям вашей организации.
- Внедрение и ввод в опытно-промышленную эксплуатация: запустите 1С в работу и начните использовать ее в вашей организации.
- Поддержка и обслуживание: поддерживайте систему в работоспособном состоянии, обеспечивайте ее обновление и обслуживание, чтобы она могла успешно функционировать в вашей организации.
Все работы с программными решениями 1С помогут выполнить многопрофильные специалисты WiseAdvice-IT. Мы предлагаем линейку технологий внедрения 1С на выбор, исходя из индивидуальных возможностей и потребностей управления предприятием в каждом случае.
Выбор технологии внедрения
Исследования аналитического агентства Stendish Group в области проектного управления и факторов, влияющих на успех или провал проектов внедрения программного обеспечения, показывают, что самым важным из них является размер проекта. Если компания ведет крупный проект, это означает, что ни одна другая мера не позволит столь радикально улучшить положение дел, как разделение крупного проекта на отдельные подпроекты, несущие самостоятельные результаты.
Приглашаем на
бесплатный вебинар!
06 июня в 11:00 мск
Исследования также показывают сильное влияние технологий реализации IT проекта на их успешность. Как видно на рисунке 2, применение гибких технологий (agile) значительно влияет на результативность проекта.
Учитывая вышесказанное, перед началом работ важно определиться с используемой технологией. Поскольку речь в статье идет в первую очередь о внедрении продуктов компании 1С, в качестве методической основы внедрения желательно использовать одну из рекомендуемых фирмой 1С технологий (1С:Профкейс):
- 1С:Технология Стандартного Внедрения (1С:ТСВ)
- 1С:Технология Быстрого Результата (1С:ТБР)
- 1С:Технология Корпоративного внедрения (1С:ТКВ)
Каждый подход обладает своими преимуществами и ограничениями. На рисунке №3 в графическом виде показана зависимость рекомендуемой технологии от масштаба компании, объема работ и ряда других ограничений области.
Как следует из рисунка №3, общая рекомендация заключается в том, что при невозможности декомпозировать крупный и сложный проект до подпроектов, стоит использовать 1С:ТКВ, а если есть возможность разбить работу на несколько проектов, то имеет смысл использовать 1С:ТБР или 1С:ТСВ.
Ниже дано сравнение предлагаемых технологий внедрения в табличном виде.
Для крупных проектов, особенно при наличии сильной внутренней команды, рекомендуется использовать комбинацию нескольких технологий, например, также производить разработки 1С по Agile и Scrum, что позволит снизить уровень формализма, при этом выполнить поставленные задачи, оптимизируя сроки и ресурсы проекта.
Внедряем 1С с 2003 года
Внедрение продуктов 1С «под ключ». Соответствует международному стандарту ISO 9001-2015. Оценка бюджета проекта бесплатно!
от 30 000 руб.
Автоматизация на базе 1С:ERP
Сокращение операционных и административных расходов – 16%, рост прибыли – 13%, сокращение трудозатрат в различных подразделениях – 26%
от 5 млн руб.
Подход к организации процесса работ
Помимо верного выбора технологии, успешность крупного проекта, например, по разработке и внедрению автоматизированной системы 1С:ERP, также значительно зависит от состава проектной команды и подхода к организации работ. В практике реализации IT проектов, широко применяются следующие способы комплектации проектной команды:
- Выполнение проектных работ силами внутренней службы ИТ;
- Выполнение проектных работ силами подрядчика (подрядчиков);
- Смешанный подход, при котором работы или функции распределяются между внутренними исполнителями и подрядной организаций.
Сравнительный анализ указанных подходов приведен в таблице ниже.
В зависимости от сложности решаемых задач и доступности ресурсов собственной ИТ-службы, рекомендуется использовать все три подхода, по следующим приоритетам:
- Выполнение проектных работ силами штатного ИТ-подразделения;
- Привлечение подрядчика для решения отдельных задач, как правило, такие задачи требуют узкой специализации или продиктованы недостаточностью собственных ресурсов;
- Передача подрядчику проектных работ «под ключ», оставляя за собой функции контроля.
Планирование проектных работ
Методика внедрения будет существенно отличаться в зависимости от выбранной технологии реализации и подхода к реализации проекта.
Например, 1С:Технология быстрого результата (ТБР), основанная на гибких подходах к разработке, не требует выполнения предварительного планирования проекта в целом. Достаточно формализовать объем работ на первый короткий этап (длиной, как правило, несколько недель), понять, какой требуется конечный результат, и можно приступить к работам.
Противоположная 1С ТБР, Технология корпоративного внедрения (ТКВ) требует тщательного подхода к проектированию проекта в целом, поэтому первым практическим этапом работ при таком подходе имеет смысл всегда ставить обследование. Объем работ по этому этапу можно существенно сократить, если заказчик заранее подготовит четкое описание области автоматизации и формализует требуемый результат. Для этих целей лучше всего использовать модели AS-IS – TO-BE. Следующие этапы внедрения 1С напрямую зависят от результатов обследования и могут отличаться в зависимости от конкретного проекта.
Таким образом, план внедрения 1С напрямую зависит от решений принятых проектной командой на начальном этапе работ, исходя из задач и ограничений конкретного проекта.
Источник: wiseadvice-it.ru
Внедрение 1С – что это и для чего нужно?
Под внедрением 1С подразумевается комплекс процессов, предназначенных для эффективного запуска продуктов компании на предприятии. Благодаря профессиональному подходу грамотно организовывается система управленческого, финансового, производственного и бухгалтерского учета, целиком отражающая специфику работы определенного экономического субъекта.
Основные этапы внедрения
Процесс внедрения куда сложнее, чем может показаться на первый взгляд. От того, насколько качественно создано и настроено программное обеспечение, во многом зависит функциональность всех составных элементов IT-системы.
Существуют определенные последовательные этапы, в соответствии с которыми осуществляется комплексное внедрение 1С:
- изучаются особенности бизнеса;
- составляется перечень требований;
- подбирается оптимальное коммерческое предложение;
- рассчитываются сроки и стоимость услуги;
- заключается договор;
- специалисты занимаются проектированием и реализацией;
- программное обеспечение вводится в эксплуатацию и тестируется;
- в дальнейшем выполняется обслуживание программ.
На заметку! Для внедрения любого программного продукта 1С требуется изначальное знакомство с бизнес-процессами определенной организации, а также оценка возможностей и состояния ее IT-ресурсов, учетных систем. Благодаря этому можно подобрать самую оптимальную верификацию метода автоматизации.
Запросы бизнеса и функции программного обеспечения
Еще один важный момент в данном вопросе – это требования заказчика, его ожидания от автоматизированной системы учета. Разработчик 1С предлагает решения для компаний, специализирующихся на различных сферах деятельности, а именно:
- сельское хозяйство;
- гостиничный бизнес;
- строительство;
- ресторанный бизнес;
- торговля;
- общепит и т. д.
Все эти направления требуют обособленного кадрового учета, набора программ, расчета зарплаты, дополнительных функций и сервисов.
Основные этапы внедрения 1С
Собрав все необходимые сведения, исполнитель предлагает оптимальные, по его мнению, методы внедрения. После выбора подходящего варианта стороны оценивают стоимость и сроки работы. Расходы на разработку и установку должны быть тщательно рассчитаны, иначе будет риск финансово необоснованных решений. Далее согласовываются работы и подписывается договор.
Проектирование и реализация
Проектирование является очень важным этапом внедрения 1С. Этот этап включает в себя:
- формирование принципов работы автоматизируемых участков;
- составление ТЗ;
- распределение задач между специалистами;
- непосредственно внедрение технологий;
- предварительное тестирование программного обеспечения.
Финальные испытания
Когда ПО вводится в эксплуатацию, осуществляется его установка на оборудовании заказчика и тестирование в максимально приближенных к реальным условиях. Для повышения потенциала в данный этап может включаться обучение персонала работе с продуктом.
Обслуживание программного обеспечения
Если потребуется, исполнитель продолжит заниматься обслуживанием программ 1С после того, как все работы и испытания завершатся. Благодаря этому система будет работать безотказно и слаженно. В частности, перечень услуг по обслуживанию 1С включает в себя:
- обновление баз данных;
- административные функции;
- различные настройки;
- восстановление работоспособности, если случится сбой в работе;
- улучшение конфигурации и прочее.
Свидетельством корректности всех этапов внедрения станет повышенная экономическая эффективность: в среднем, на 7-28% уже спустя 306 месяцев. Также отметим, что для достижения максимально эффективных результатов нужно подобрать надежного поставщика услуг.
Источник: f1comp.ru