Современному бизнесу необходим набор операций, позволяющих создать конечный продукт. Определенная последовательность таких наборов операций, собственно, и есть бизнес-процесс. Под этим термином понимается некий ряд определенных задач, которые поддаются измерению.
Выполняются они персоналом и системами, главная цель которых — достижение заблаговременно запланированного результата. Условно его можно представить как: некое действие (иногда его называют функцией), поступление ресурсов (обрабатываются на основе определенных правил каким-либо механизмом), создание продукта потребителям.
Бизнес-процесс характеризуется рядом неотъемлемых составляющих:
- Наличие внутренних и внешних пользователей
- Действуют внутри организации, между ее подразделениями и другими компаниями
- В основе лежит способ выполнения работ, характерный для организации
Бизнес-процессы имеют три неотъемлемых элемента:
- место (где проистекают процессы)
- объект (процессы — результат действия с объектами, они могут быть физическими и информационными)
- задачи (основная цель производимой работы — воздействие на объекты)
Планирование командировок, расчет суммы заказа от потенциального клиентапокупателя, составление сметы, согласование документов и договоров, открытие нового счета, выполнение производственного заказа, услуги, транспортировка товара — все это примеры бизнес-процессов.
Об основных, сервисных и управленческих процессах | Naked BPM
Внедрение бизнес-процессов — технологическое решение, позволяющее обеспечить строгий, жесткий контроль за выполняемыми действиями, повысить управляемость и скорость выполнения.
Начало компьютерной эры позволило производить попытки для улучшения бизнес-процессов. Изначально внимание было сконцентрировано планированию ресурсов организаций. Управление бизнес-процессами начали применяться в таких областях как производство, логистика, закупки, бухучет, далее это коснулось автоматизацию продаж и маркетинг.
В дальнейшем стала внедряться автоматизация управления отношений с поставщиками и клиентами. Сейчас можно увидеть активное внедрение управления бизнес-процессами (ВРМ) и компьютерных систем, которые позволяют автоматизировать управление всеми (или частью, основной) бизнес-процессами компании.
ВРМ вводят в те отрасли, где можно значительно повысить эффективность. Какие-то процессы могут включать в себя несколько подразделений организации, а какие-то возникают в качестве результата взаимодействия компании с поставщиками, партнерами по бизнесу, клиентами.
Бизнес-процессы необходимы для увеличения производительности (начиная от найма персонала до обработки заказа на покупку). BPM автоматизирует и упорядочивает бизнес-процессы, способствуют реструктуризации, управлению и контролю производственных процессов для достижения продуктивного и эффективного выполнения работы.
Для эффективного использования ВРМ предприятиям следует сконцентрироваться на итогах процессов и проведению производственных потоков с учетом запланированных результатов самого процесса. Задачи, выполняемые людьми и компьютерами не должны различаться. ВРМ распознает взаимодействие между объектами, задачами и местом и приводит их соответствуя технологическому процессу.
Влияние миссии на бизнес-процессы компании | Naked BPM
Бизнес-процессы и использование ВРМ-систем
Бизнес-процесс представляет собой определенное количество шагов деятельности, которые направлены на создание некоторой услуги или продукта. Это означает, что в результате должна появиться продукция, услуга или информация, которая востребована потребителем.
В каждой компании этот процесс включает в себя определенные работы, которые выполняются в соответствии с заданными требованиями. Специфика конкретных мероприятий и задач, а также ожидаемый результат зависят от направления деятельности каждой отдельной организации. Бизнес-процессы можно разделить на управляющие, операционные и поддерживающие.
Важность бизнес-процесса для успешного ведения дел в некоторой области заключается в том, что он позволяют организовать деятельность компании так, чтобы она производила товары или предоставляла услуги, максимально востребованные современными потребителями. При этом выполняется только полезная деятельность, а лишняя активность сводится к минимуму или полностью исключается. Правильное планирование и реализация процесса дают возможность снизить себестоимость производства и улучшить распространение товара.
Так как бизнес-процессы могут включать в себя множество различных элементов и быть достаточно сложными, их управление можно эффективно производить с помощью специальных программ, которые называются ВРМ-системами. Их использование позволяет автоматизировать бизнес-процессы, что значительно упрощает выполнение.
Специальные компьютерные программы, как правило, рассчитаны на некоторое количество шагов, которые четко фиксируются. Стоит сразу учитывать, что даже незначительные изменения процесса раньше ( и во многих системах по сей день)требовали перепрограммирования, которое может занять много времени. Последние новинки в BPM системах впрочем позволяют снизить роль программистов, обеспечивая ввод и изменения данных процессов в визуальном режиме, именно руководителями и бизнес пользователями, на ходу и гибко изменяя и оптимизируя их.
Стандартная ВРМ-система включает в себя традиционный набор элементов – проектирование, выполнение и мониторинг. Проектирование предполагает подробную разработку схемы бизнес-процесса. За выполнение отвечает BPM Engine, так называемый «двигатель» системы, он начинает процессы, следит за их изменениями, сохраняет реквизиты и выполняет установленные правила.
При мониторинге производится контроль бизнес-процесса, информация о котором отображается с помощью статистики или графического изображения. ВРМ-системы, как правило, рассчитаны на предоставление некоторого количества отчетов, которые содержат параметры процессов. С помощью этих данных можно определить их эффективность.
Применение ВРМ-систем позволяет добиться многих преимуществ при планировании и реализации бизнес-процессов. Они дают возможность увеличить скорость выполнения процессов, повысить их качество и организовать управление с учетом показателей, что заметно облегчает анализ и усовершенствование того или иного бизнес-процесса. Кроме того, моделирование и перестройка позволяют компании быть более гибкой. Все эти моменты делают ВРМ-системы очень популярными среди большинства крупных организаций.
Пример BPM системы — BPM система ELMA, среди продуктов, которые мы используем для внедрения у клиентов, которым требуется ПО подобного типа.
Источник: crm74.ru
О BPM-системах. Отличительные особенности и три главных области применения
Уже не первый год среди российских компаний актуальна тема электронного документооборота – так клиенты обычно называют все, что касается электронного взаимодействия. Все говорят, но не у всех получается реализовать это на должном уровне.
И это несмотря на то, что есть целый класс систем (BPM), которые позволяют быстро запустить электронные формы взаимодействия и так же быстро начать получать от этого выгоду. Одним из главных препятствий на пути к светлому будущему является недопонимание возможностей BPM-систем. В данной статье я попробую внести свой вклад в освещение этого вопроса.
Что такое BPM-система?
Чтобы не было путаницы на уровне терминологии, определимся, что под аббревиатурой BPM мы будем понимать Business process management.
BPM-система — это система управления бизнес-процессами, которая позволяет формализовать цепочку действий, выполняемых определенными сотрудниками, в виде последовательного алгоритма, где каждый элемент — задача в рабочем календаре конкретного сотрудника.
Например, при приеме нового сотрудника у специалиста по кадрам на рабочем столе появится задача «подготовить необходимые документы», у ИТ-специалиста — «обеспечить рабочее место и настроить почту», у офис-менеджера – «познакомить сотрудника с коллективом и показать офис», а у непосредственного руководителя – «разработать программу адаптации сотрудника».
Зачем использовать BPM-системы?
Наличие BPM-системы помогает добиться двух главных результатов:
- исключить потери информации в процессах. Например, при использовании BPM ни одно обращение клиента не потеряется из-за болезни или ухода менеджера по продажам.
- получить информацию для анализа и оптимизации процесса. Когда процесс не автоматизирован, мы имеем представление о его результатах, но не знаем, как он протекал и где были задержки. BPM-система дает точные данные для анализа: сколько сделано, в какие сроки и кто тормозит процесс. На основе этой информации можно принимать конкретные действия для улучшения работы.
Какие процессы стоит автоматизировать с помощью BPM-системы?
В любой средней компании сотни и даже тысячи различных бизнес-процессов. Автоматизировать все — напрасная трата времени. Лучше сосредоточиться на тех, которые помогут получить реальный эффект.
BPM-систему стоит использовать для автоматизации процессов, которые:
- имеют большое количество экземпляров (сессий). Этот показатель зависит от количества объектов, с которыми мы взаимодействуем (клиентов, сотрудников, договоров и т.д.). Например, если вы редко пользуетесь кредитными ресурсами и оформляете кредит в банке всего 2-3 раза в год, нет смысла автоматизировать этот процесс.
- связаны с учетными данными. Например, процессы, взаимодействия с клиентами всегда опираются на информацию об этом клиенте, о его контактных лицах, заказах и т.д. Это условие определяет отличие BPM-систем от традиционных систем электронного документооборота. Когда нужно автоматизировать процессы, при работе с которыми не требуется информация из учетной системы (например, процессы канцелярии), можно использовать СЭД вместо BPM.
Три области, где BPM-система будет полезна в первую очередь
На первом этапе запуска BPM-системы в работу лучше начать со следующих трех областей:
1. Управление продажами
Чтобы повысить уровень обслуживания, нужно использовать CRM, которая не просто фиксирует взаимодействия с клиентами, но и дает возможность формализовать их, а потом контролирует выполнение, формируя задачи.
Поэтому правильная CRM состоит из контейнера информации по взаимодействиям с клиентами (информации о договорах, истории общения, планов по развитию отношений) и набора процессов, реализованных через BPMS.
Процессы в области продаж полностью соответствуют условиям применения BPM,описанным выше. В каждой компании существует несколько видов процессов взаимодействия с клиентами: встречи, заказы, рекламации и т.д. Учитывая количество клиентов, получаем немаленькое число экземпляров процессов. Кроме того, при каждом взаимодействии нам требуется доступ к учетной системе, чтобы получать полную информацию о клиенте, о контактных лицах о взаиморасчетах, о предыдущих заказах и т.д.
2. Управление договорами
На первый взгляд эта область является наиболее родной для систем электронного документооборота. Однако работа с договорами не заканчивается после их согласования и подписания. Требуется зафиксировать, что договор согласован, ввести в систему его условия, а потом контролировать исполнение этих условий. Поэтому при работе с договорами необходим доступ к учетной системе.
Что касается первого условия применения BPM — большого количества экземпляров – тут все просто. Достаточно вспомнить, сколько сотен, а может, и тысяч договоров есть в вашей компании.
3. Управление персоналом
Для компании сотрудники важны не меньше, чем ее клиенты. Качество управления человеческими ресурсами во многом определяет эффективность бизнеса, и BPM может перевести эту область на новый уровень.
BPM-система позволяет существенно облегчить работу кадровых служб и навести порядок в вопросах взаимодействия с сотрудниками.
Кадровых процессов очень много: прием, увольнение, перемещение, административные, отпуска, больничные, запросы справок, подбор персонала, проведение аттестаций и т.д. Если все это помножить на численность сотрудников, то количество экземпляров процессов у средних компаний может достигать 5000 и более процессов в год. Только представьте, сколько времени и сил можно сэкономить, если поручить эту работу BPM-системе. При этом любые учетные данные из кадровых систем и систем расчета заработной платы будут доступны из самой задачи.
Остается только удивляться, почему при таком раскладе BPM-системы пока еще редко используют для решения задач в области кадров.
Особенности внедрения BPM-систем для среднего бизнеса
Одна из ключевых особенностей BPM-системы – возможность взаимодействия с учетными данными. Поэтому выбирая такую систему в первую очередь обращайте внимание на то, как ее можно будет интегрировать с вашей учетной системой. Крупные компании могут позволить себе не заморачиваться этим вопросом: выбрать любую систему и поддерживать сложные интеграционные швы. У среднего бизнеса обычно нет лишних ресурсов для такого подхода . Поэтому таким компаниям лучше выбирать решения, которые предполагают бесшовную интеграцию с учетной системой.
Когда я говорю о бесшовной интеграции, я имею в виду, что интеграции нет вообще. Например, решение «Константа: управление процессами» (подробнее о продукте)полностью встраивается в информационную базу на 1С и подойдет компаниям, которые работают на этой платформе. Проверено на себе.
Поделиться публикацией:
Подписывайтесь на наши новостные рассылки, а также на каналы Telegram , Vkontakte , Яндекс.Дзен чтобы первым быть в курсе главных новостей Retail.ru.
Добавьте «Retail.ru» в свои источники в Яндекс.Новости
О BPM-системах. Отличительные особенности и три главных области применения https://www.retail.ru
Уже не первый год среди российских компаний актуальна тема электронного документооборота – так клиенты обычно называют все, что касается электронного взаимодействия. Все говорят, но не у всех получается реализовать это на должном уровне.
И это несмотря на то, что есть целый класс систем (BPM), которые позволяют быстро запустить электронные формы взаимодействия и так же быстро начать получать от этого выгоду. Одним из главных препятствий на пути к светлому будущему является недопонимание возможностей BPM-систем. В данной статье я попробую внести свой вклад в освещение этого вопроса.
Что такое BPM-система?
Чтобы не было путаницы на уровне терминологии, определимся, что под аббревиатурой BPM мы будем понимать Business process management.
BPM-система — это система управления бизнес-процессами, которая позволяет формализовать цепочку действий, выполняемых определенными сотрудниками, в виде последовательного алгоритма, где каждый элемент — задача в рабочем календаре конкретного сотрудника.
Например, при приеме нового сотрудника у специалиста по кадрам на рабочем столе появится задача «подготовить необходимые документы», у ИТ-специалиста — «обеспечить рабочее место и настроить почту», у офис-менеджера – «познакомить сотрудника с коллективом и показать офис», а у непосредственного руководителя – «разработать программу адаптации сотрудника».
Зачем использовать BPM-системы?
Наличие BPM-системы помогает добиться двух главных результатов:
- исключить потери информации в процессах. Например, при использовании BPM ни одно обращение клиента не потеряется из-за болезни или ухода менеджера по продажам.
- получить информацию для анализа и оптимизации процесса. Когда процесс не автоматизирован, мы имеем представление о его результатах, но не знаем, как он протекал и где были задержки. BPM-система дает точные данные для анализа: сколько сделано, в какие сроки и кто тормозит процесс. На основе этой информации можно принимать конкретные действия для улучшения работы.
Какие процессы стоит автоматизировать с помощью BPM-системы?
В любой средней компании сотни и даже тысячи различных бизнес-процессов. Автоматизировать все — напрасная трата времени. Лучше сосредоточиться на тех, которые помогут получить реальный эффект.
BPM-систему стоит использовать для автоматизации процессов, которые:
- имеют большое количество экземпляров (сессий). Этот показатель зависит от количества объектов, с которыми мы взаимодействуем (клиентов, сотрудников, договоров и т.д.). Например, если вы редко пользуетесь кредитными ресурсами и оформляете кредит в банке всего 2-3 раза в год, нет смысла автоматизировать этот процесс.
- связаны с учетными данными. Например, процессы, взаимодействия с клиентами всегда опираются на информацию об этом клиенте, о его контактных лицах, заказах и т.д. Это условие определяет отличие BPM-систем от традиционных систем электронного документооборота. Когда нужно автоматизировать процессы, при работе с которыми не требуется информация из учетной системы (например, процессы канцелярии), можно использовать СЭД вместо BPM.
Три области, где BPM-система будет полезна в первую очередь
На первом этапе запуска BPM-системы в работу лучше начать со следующих трех областей:
1. Управление продажами
Чтобы повысить уровень обслуживания, нужно использовать CRM, которая не просто фиксирует взаимодействия с клиентами, но и дает возможность формализовать их, а потом контролирует выполнение, формируя задачи.
Поэтому правильная CRM состоит из контейнера информации по взаимодействиям с клиентами (информации о договорах, истории общения, планов по развитию отношений) и набора процессов, реализованных через BPMS.
Процессы в области продаж полностью соответствуют условиям применения BPM,описанным выше. В каждой компании существует несколько видов процессов взаимодействия с клиентами: встречи, заказы, рекламации и т.д. Учитывая количество клиентов, получаем немаленькое число экземпляров процессов. Кроме того, при каждом взаимодействии нам требуется доступ к учетной системе, чтобы получать полную информацию о клиенте, о контактных лицах о взаиморасчетах, о предыдущих заказах и т.д.
2. Управление договорами
На первый взгляд эта область является наиболее родной для систем электронного документооборота. Однако работа с договорами не заканчивается после их согласования и подписания. Требуется зафиксировать, что договор согласован, ввести в систему его условия, а потом контролировать исполнение этих условий. Поэтому при работе с договорами необходим доступ к учетной системе.
Что касается первого условия применения BPM — большого количества экземпляров – тут все просто. Достаточно вспомнить, сколько сотен, а может, и тысяч договоров есть в вашей компании.
3. Управление персоналом
Для компании сотрудники важны не меньше, чем ее клиенты. Качество управления человеческими ресурсами во многом определяет эффективность бизнеса, и BPM может перевести эту область на новый уровень.
BPM-система позволяет существенно облегчить работу кадровых служб и навести порядок в вопросах взаимодействия с сотрудниками.
Кадровых процессов очень много: прием, увольнение, перемещение, административные, отпуска, больничные, запросы справок, подбор персонала, проведение аттестаций и т.д. Если все это помножить на численность сотрудников, то количество экземпляров процессов у средних компаний может достигать 5000 и более процессов в год. Только представьте, сколько времени и сил можно сэкономить, если поручить эту работу BPM-системе. При этом любые учетные данные из кадровых систем и систем расчета заработной платы будут доступны из самой задачи.
Остается только удивляться, почему при таком раскладе BPM-системы пока еще редко используют для решения задач в области кадров.
Особенности внедрения BPM-систем для среднего бизнеса
Одна из ключевых особенностей BPM-системы – возможность взаимодействия с учетными данными. Поэтому выбирая такую систему в первую очередь обращайте внимание на то, как ее можно будет интегрировать с вашей учетной системой. Крупные компании могут позволить себе не заморачиваться этим вопросом: выбрать любую систему и поддерживать сложные интеграционные швы. У среднего бизнеса обычно нет лишних ресурсов для такого подхода . Поэтому таким компаниям лучше выбирать решения, которые предполагают бесшовную интеграцию с учетной системой.
Когда я говорю о бесшовной интеграции, я имею в виду, что интеграции нет вообще. Например, решение «Константа: управление процессами» (подробнее о продукте)полностью встраивается в информационную базу на 1С и подойдет компаниям, которые работают на этой платформе. Проверено на себе.
bpm, бизнес-процесс, менеджмент, автоматизация, система, электронный документооборот, оптимизация, продажи, договоры, персонал, управление О BPM-системах. Отличительные особенности и три главных области применения
Источник: www.retail.ru
BPM-система (business process management, управление бизнес-процессами): обзор, примеры, цели внедрения
Business process management – это управление бизнес-прлцессами. Данная деятельность довольно часто обсуждается на тематических мероприятиях и в средствах массовой информации, но, увы, уровень разговоров часто не-высок. Создается впечатление, что некоторым не хватает элементарных основ.
Вводная информация
Методология business process management (ВРМ) при грамотном и адекватном подходе позволяет добиться существенного улучшения результативности. Правда, высокие цены прикладных решений не способствуют ее широкому распространению. Для того чтобы разобраться в ней, первоначально следует изучить и понять концепцию бизнес-процессов.
При этом необходимо соблюдать осторожность, ведь рекламные приемы создателей ВРМ вносят определенную сумятицу. Здесь можно вспомнить о системах управления базами данных, которые в свое время молниеносно стали реляционными.
Например, в качестве универсальных решений продвигаются дизайнеры бизнес-процессов, ориентированные на работу с персоналом системы и промежуточное программное обеспечение для координации сетевых сервисов. Как же поступать в такой ситуации? Со стороны сектора информационных технологий здесь царит неразбериха. Поэтому более подходящим будет рассмотрение сложившейся ситуации с позиции бизнеса. Ведь он, можно сказать, инстинктивно стремится к выработке процессного мышления, что является основоположным фактором ВРМ.
Чтобы лучше разобраться с этим, будут рассмотрены BPM-системы. Обзор существующих разработок позволит получить представление об их функциональности и возможностях. Хотя и это вряд ли избавит коммерческие структуры от стези проб и ошибок.
Первый пример
Допустим, у нас есть динамичное отечественное производственное предприятие среднего масштаба. Оно успешно внедряет принципы процессного управления. Но при этом термин «бизнес-процесс» пребывает под запретом. Почему? Все дело в предшествующем негативном опыте, когда команда внешних консультантов смогла предоставить только пачку бумаг с сомнительной практической ценностью, информация в которой уже успела устареть.
Что необходимо в таком случае? Постоянная и ежедневная забота о процедурах, что идут на предприятии. Хотя по факту – это бизнес-процесс. Это очень хороший пример компрометации термина. Что интересно, возникновение подобных ситуаций не ограничивается пространством бывшего Советского Союза. Подобное встречается во многих странах Западной Европы и США.
Там популярен подход радикального слома существующих порядков и перестройки оптимальной схемы бизнес-процессов с чистого листа. При этом в качестве примера приводится японский подход. Который, что интересно, строится на небольших, но постоянных усовершенствованиях. Если обсуждать внедрение BPM системы, преследуемые цели и подходы, есть риск заблудиться в терминологических дебрях.
Закономерный результат – пренебрежение эффективной управленческой методологией и провокация ее отторжения специалистами. Чтобы избежать этого, следует сформулировать ключевые тезисы, дающие возможности для ориентации в данной тематике.
Что собой являет бизнес-процесс?
В поисках ответа не следует отталкиваться от правил русского языка и здравого смысла. Думать, что если взять бизнес и процесс, и на их пересечении получится то, что необходимо – ошибочно. Лучше всего обратиться к первоисточнику этого термина. В современный управленческий лексикон их ввели Дэвенпорт и Хаммер в 1990 году в рамках тогда еще только зарождавшейся методологии.
Термин этот вполне смог прижиться. Равно как и методология, получившая признание. Но многочисленные попытки переопределить его только вносят путаницу.
Что же собой являет бизнес-процесс? Под ним понимают упорядоченную и координированную последовательность действий, что нацелена на достижение конкретного конечного результата. Основоположники в данном случае подразумевали удовлетворенность заказчика. Вроде бы – что здесь странного в утверждении, что вся деятельность коммерческой организации должна быть упорядочена и направлена на достижение позитивного коммерческого результата?
Чтобы понять суть концепции, необходимо осознать фундаментальные недостатки функциональной организации управления. Это из разряда того, что высмеивалось Аркадием Райкиным: к пуговицам претензий не имею, но кто за костюм отвечает? Функциональный подход подразумевает, что все заняты делом и только заказчики путаются под ногами, отвлекая от работы.
Тогда как концепция бизнес-процесса предусматривает «пробивание туннеля» между помещениями управленцев, технологов, производственников, снабженцев, финансистов и бухгалтеров. Все они должны видеть клиента, что стоит на его входе, и работать сообща как команда над достижением определенной цели. Увы, но данная фундаментальная идея была осознана не везде и не всегда.
В результате при переходе к процессному управлению часто просто создают новое структурное подразделение. Это бессмысленно, ведь необходимо не плодить бюрократию, а менять работу организации, управленцев, специалистов. Достигнуть этого можно, к примеру, благодаря изменению принципов стимулирования. Если появляется что-то с названием «бизнес-процессы финансового отдела», это говорит о провале.
ВРМ не является программным обеспечением!
Многие считают, что BPM-система — для продаж, управления персоналом, складом и еще что-то такое. Нет! В первую очередь она является управленческой методологией. А вот если уже углубиться в детали, то там и появляется разделение.
В таком случае следует отличать методологию оптимизации и реорганизации бизнес-процессов от программного обеспечения, что является инструментарием, часто используемым для этой цели. Обобщенно для их обозначения используется словосочетание «BPM-решения». Велика ли между ними разница? Для сравнения можно привести бухгалтерский учет.
Он может воспринимать и как управленческая методология, и как программа. В быту и то, и другое заменяется просто словом «бухгалтерия». В таких случаях понять, о чем идет речь, помогает контекст.
Продолжая аналогию, можно сказать следующее: бухгалтерский учет можно вести и без использования компьютера. Но на практике так сейчас не делают. Поэтому и ВРМ часто сопровождается наличием и работой через специализированное программное обеспечение. Могут возникать и другие проблемы восприятия.
Это обусловлено тем, что рассматриваемая управленческая концепция является весьма новой. При этом часто можно услышать мнение, что ВРМ был всегда. В таких утверждениях используется очень широкая трактовка данного термина, что мешает уловить суть изменений, возникших в управлении в конце двадцатого столетия.
Приобретение популярности
В 90-х годах прошлого века во всем мире был популярен реинжиниринг бизнеса. На смену ему и пришла BPM-система для бизнеса. Такое положение возникло благодаря двум важным моментам:
1. Ориентация на непрерывное усовершенствование процессов компании (вместо однократного радикального преобразования).
2. Работа со специализированным программным обеспечением, необходимым для непосредственного исполнения задуманного. Концепция ВРМ по сравнению с реинжинирингом не изменилась. Но улучшению был подвергнут процесс проектирования, разработки, внедрения и эксплуатации.
Говоря о влиянии методик и практического опыта, нельзя обойти вниманием еще и тот факт, что радикальный реинжиниринг является разновидностью шоковой терапии. То есть, он влечет за собой очень большие риски. Следует отметить, что для программистов такой переход является нормой, поскольку в ПО эта метаморфоза произошла раньше.
И сейчас при создании обеспечения чаще предусматривается короткие циклы — проектирование, разработка и тестирование, а не традиционный водопад. Дополнительно следует отметить большую изменчивость бизнес-процессов по сравнению с отдельными функциями. Как это проявляется на практике? Можно написать программы для выписки счета. Прослужит она, предположительно, несколько лет.
Вот только бизнес-процесс за это время успеет измениться несколько раз. Почему? Для этого есть несколько причин: тот факт, что организация постоянно ищет более эффективные схемы функционирования, или «забота» органов государственного регулирования обязательно внесет свою лепту. BPM-система позволяет обеспечить учет и выполнение всех этих изменений и требований. Но только при грамотном подходе.
О программной составляющей
Архитектура BPM-систем может существенно влиять на диапазон выполняемых задач и достигаемых целей. В первую очередь следует отметить необходимость в наличии визуальных средств, благодаря которым будет обеспечена разработка схем. Причем они должны быть организованы таким образом, чтобы аналитик мог самостоятельно, не привлекая программистов вносить изменения.
Пример: региональная сеть магазинов оружия переходит от дневной отгрузки товаров к круглосуточной, чтобы гарантировать их доставку любому клиенту за двадцать четыре часа. При этом внешний вид накладной и счета остаются прежними. Но меняются местами некоторые шаги. Другие начинают выполняться параллельно, а не последовательно.
В идеале аналитику достаточно с помощью мыши передвинуть несколько квадратиков на схеме, перенаправить стрелки и загрузить изменения в движок системы. В таком случае работники будут получать задания уже в соответствии с новым подходом работы. И тут мы встречаемся с изюминкой ВРМ – можно не просто управлять процессами, но и динамично перестраивать их.
Такая особенность у некоторых людей вызывает ложное представление о том, что эта система призвана для управления изменениями. Но на деле она обеспечивает руководство осуществляемыми бизнес-процессами, но таким образом, что их можно легко менять. С одной стороны, программную составляющую не следует недооценивать. Но и возносить ее до небес, считая альфой и омегой – это тоже не вариант.
Связь с Workflow
Рассматривая то, как работают системы BPM, часто приходится сталкиваться с путаницей относительно отдельных моментов. Одним из таких является Workflow. Сам по себе он значит «последовательность работ» (составляющих процесс – примечание). Но его часто используют для обозначения функции управления потоком в традиционной системе документооборота.
Если рассуждать абстрактно, то можно сказать, что ВРМ является расширением Workflow. Но даже в таком случае необходимо отметить тот факт, что ВРМ больше внимания уделяет межсистемному взаимодействию и сбору статистики выполнения бизнес-процессов. В теории они должны одинаково хорошо работать и с людьми, и с другими системами. Но на практике они лучше справляются с чем-то одним. Например, стандарт BPEL описывает координацию вызовов сетевых сервисов и абсолютно не рассматривает возможность взаимодействия с людьми.
Распространенная ошибка
Очень часто ВРМ воспринимаются как простые рисовалки бизнес-процессов. Это не лишено смысла, ведь визуальный редактор получает много внимания. Вот только он является началом работы, а далеко не всем, чем стоит заниматься. После того как создана схема, ее необходимо загрузить в движок. Затем стартует работа экземпляров.
Например, в сервисе обслуживания автомобилей все начинается с клиентского заказа. Он является экземпляром бизнес-процесса, который создается в момент начала сотрудничества.
Каждый заказ идет по определенной последовательности этапов: первоначально сотрудник оговаривает с клиентом объем необходимой работы, осуществляет первичный осмотр автомобиля, затем отправляет его в цех мастеру, последний выполняет свою задачу, и завершающий этап – оплата труда и получение машины. В ходе выполнения возможны дополнительные согласования.
Вся информация об экземплярах хранится в движке ВРМ. Кто и когда его запустил, на каком этапе находится сейчас, ответственное лицо – все это есть. Возможен ручной запуск (в рассмотренном примере) или автоматический (когда клиент самостоятельно записывается на техобслуживание).
При этом и администратор, и мастер, и бухгалтер видят информацию и поставленные задачи перед каждым из них. Когда они выполнены, то вводятся все необходимые данные и запускается процесс их передачи. Осуществляется переход на следующий уровень (если это не конец). При этом каждый экземпляр обладает определенным содержимым.
А именно – набором реквизитов, что определяются в самой схеме. В приведенном примере это номер и марка автомобиля, телефон и фамилия клиента, наименование нужных для ремонта запчастей. Храниться вся эта информация может или непосредственно в самом движке ВРМ (его внутренней базе данных), или в специализированной внешней системе. При этом часть шагов выполняется автоматикой.
Например – выписка счета. Кроме этого, могут быть предусмотрены дополнительные средства контроля процесса. Так, в случаях, если определенный шаг занимает больше отведенного времени, то руководителю отправляется уведомление с помощью сообщения. Но чтобы такое было, следует тщательно проработать цели внедрения BPM.
Работа с корпоративными системами
Многие неоправданно считают, что ВРМ может заменить множество приложений, как то: CRM, ERP, системы бюджетирования. Но, увы, это не соответствует действительности. Ведь она, по факту, не заменяет, а только дополняет их. А программное обеспечение следует рассматривать не в качестве прикладного, а системного или промежуточного. Ведь сначала определяется схема работы, и только потом уже начинают работать экземпляры бизнес-процессов.
Кстати, во многих CRM и ERP предусмотрено наличие встроенного модуля ВРМ. Используется такое решение для того, чтобы быстро выполнять перенастройку системы, обеспечивая минимальные затраты на программирование или обходясь без него вообще. И это не удивительно.
Ведь все достоинства ВРМ очень хорошо себя проявляют в тех случаях, когда на предприятии есть не одна, а целый ряд корпоративных систем. С такой ситуацией сталкиваются корпорации, у которых уже есть сложившаяся информационная инфраструктура во время приобретения компаний с аналогичной ситуацией. Также подобное встречается и на предприятиях, где запросы не может удовлетворить одна система. Даже если такой потребности нет, то в качестве дополнительного момента можно привести программное обеспечение «клиент — банк», которое не входит в систему. Но и без него деятельность комфортной не будет.
Наиболее естественный путь интеграции в данном случае и заключается в работе через бизнес-процессы. И это не удивительно, ведь их исходная идея как раз и заключалась в разрушении барьеров меж традиционными функциональными областями управления, для которых как раз и создаются отдельные корпоративные приложения. Хотя не все так просто, как может показаться на первый взгляд. Отсутствие единых стандартов создает ряд затруднений при попытке настроить взаимодействие между разными системами.
Заключение
Вот и завершен обзор на BPM-системы. И еще раз необходимо напомнить, что это не только и не обязательно одно программное обеспечение. Под ВРМ в первую очередь всегда понимается концепция процессного управления, которая рассматривает бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, что должны непрерывно адаптироваться и изменяться. Она базируется на принципах понятности и видимости, использовании программного обеспечения с функциями моделирования, симуляции, мониторинга и анализа.
Примеры BPM-систем, рассмотренные в данной статье, должны зацементировать такое убеждение. Следует помнить, что это просто инструмент. А уж то, как он будет использован, зависит от того, в какие руки попадет. Грамотный, адекватный, образованный и результативный руководитель обязательно найдет, как успешно применить ВРМ.
А если этих свойств и умений у него нет, то даже самые дорогие и высококлассные решения вряд ли смогут помочь организации упорядочить свою деятельность и получить конкурентное преимущество от этого. Разве что при наличии большой удачи и хорошем исполнительном и среднем руководящем персонале.
Источник: www.syl.ru