Выдать средства под отчет можно не только работнику, но и работодателю. При этом на практике выданные руководителю денежные средства не всегда возвращаются, а списывать бухгалтеру их надо.
Прежде всего, напомним процедуру выдачи наличных денежных средств под отчет. Так, согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указания № 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Предельные размеры и сроки выдачи подотчетных сумм, в том числе для выдачи директору организации, законодательством не установлены.
Как правильно списывать под отчет? Обнал и ошибки предпринимателей. Бизнес и налоги.
Напомним, что до 01.06.2014 п. 4.4 Положения от 12.10.2011 № 373-П было предусмотрено, что выдача денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Однако теперь руководитель организации вправе вписать собственноручно сумму и срок выдачи денег под отчет либо поставить только подпись и дату.
Отметим, что генеральный директор общества имеет особый правовой статус, он одновременно является руководителем организации и ее работником (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст.ст. 11, 16, 20, 273 ТК РФ) и, следовательно, может быть подотчетным лицом (п. 6.3 Указаний № 3210-У). При этом никаких исключений для составления заявления на выдачу денежных средств, в том числе в случаях, когда подотчетным лицом является сам руководитель организации, Указания № 3210-У не устанавливают.
Заявление подотчетного лица может выглядеть следующим образом:
Заявление о получении подотчетных средств.
Настоящим заявляю о необходимости получения мною под отчет суммы в размере
15 000 (пятнадцать тысяч) руб. на срок 20 (двадцать) календарных дней.
Для проведения наличных расчетов, связанных с осуществлением деятельности организации.
Генеральный директор ООО «Ромашка» Д А В Ы Д О В /Д. С. Давыдов/
15.07.2015
Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
задолженность Д. С. Давыдова по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.
15.07.2015 г. Главный бухгалтер: Г О Л У Б Е В А /О. У. Голубева/
Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 6.3 Указаний № 3210-У). В противном случае налоговые органы при обнаружении неправомерной выдачи денежных средств под отчет (по ранее выданным суммам директор еще не отчитался) могут оштрафовать компанию за нарушение Правил ведения кассовых операций по ст. 15.1 КоАП РФ. Аналогичные выводы содержатся и в арбитражной практике (например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).
Когда подотчет является доходом. Ищите другие выходы
В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрен штраф:
- от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
- от 40 000 до 50 000 руб. – для организации.
Кроме этого, в практике есть случаи, когда организация подверглась штрафным санкциям за то, что при выдаче наличных денежных средств под отчет по расходно-кассовым ордерам не составлялись письменные заявления подотчетного лица с указанием сроков представления авансового отчета по выданным суммам, также под отчет выдавались денежные средства, когда по полученным ранее суммам работник не отчитался и неизрасходованные деньги в кассу не внес (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).
Документальное подтверждение
В соответствии с п. 6.3 Указаний № 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Одновременно с этим вспомним положения ст. 346.16 НК РФ, согласно которой налогоплательщики, применяющие УСН, уменьшают полученные доходы на осуществленные ими обоснованные и документально подтвержденные расходы (ст. 252 НК РФ).
- наименование и ИНН организации;
- заводской номер ККМ;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки или оказания услуги;
- стоимость покупки или услуги;
- признак фискального режима.
Если директор не отчитался по подотчетным средствам в установленный срок, то он становится должником организации. И до тех пор, пока за ним числится долг, он не получает никакой экономической выгоды, средства ему не принадлежат.
Помимо перечисленных в этом пункте реквизитов, в кассовом чеке могут присутствовать и другие сведения, предусмотренные техническими требованиями к ККТ либо обусловленные особенностями сферы ее применения (абз. 3 п. 4 Положения по применению ККМ).
И, как мы видим, в данном перечне отсутствуют такие реквизиты, как «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших хозяйственную операцию. Кроме того, кассовый чек выдается не организации, а физическому лицу – сотруднику (директору) этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее директором, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, a также документов, подтверждающих факт оплаты, – чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру. Однако из всего вышесказанного налоговые органы делают вывод, что налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов.
Вместе с тем в письме УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 № 17-15/041152 сказано: если на выдаваемом покупателю кассовом чеке указано наименование приобретенного товара, организация, осуществляющая розничную торговлю, не обязана выдавать товарный чек. Следовательно, такой чек вполне может быть подтверждающим документом к авансовому отчету, а также основанием для оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет.
Однако некоторые категории налогоплательщиков (продавцов) при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт вправе не применять ККТ, например «вмененщики».
Указанные лица вместо чека ККТ обязаны в момент оплаты товара, работы, услуги выдавать по требованию покупателя товарный чек, квитанцию или другой документ, подтверждающий прием денежных средств. Перечень сведений, которые должны быть отражены в этом документе, утвержден п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ. В письме ФНС России от 14.09.2010 № ШС-37-3/11157, которое является обязательным для применения налоговыми органами, пояснила, что организация, которая приобрела за наличный расчет товар у поставщика – плательщика ЕНВД, вправе использовать для подтверждения своих расходов в целях налогообложения документ, оформленный в соответствии с п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ.
Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного физического лица, могут служить товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату товара (работы, услуги).
Если документы утеряны
На практике также довольно часто встречаются ситуации, когда директор (подотчетное лицо) теряет кассовые и товарные чеки. При возникновении такой ситуации, когда директор не смог представить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, у бухгалтера есть несколько путей: либо потребовать возврата выданной суммы и тем самым избежать уплаты каких-либо налогов, либо, если товарно-материальные ценности все же были приобретены, принять от директора авансовый отчет без подтверждающих документов.
Рассмотрим, какие действия следует предпринять, если работодатель все-таки принял решение пойти по второму пути. В письме ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263 налоговое ведомство говорит, что при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных директором организации или работником, а также доказательств, подтверждающих оприходование организацией товарно-материальных ценностей в установленном порядке, согласно ст.
210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом подотчетного лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ. Данный вывод также содержится в постановлениях Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12. При этом до принятия указанных постановлений Президиума ВАС РФ практика по такого рода делам складывалась разнообразно. В частности, в постановлениях ФАС ПО от 01.04.2013 № А55-15647/2012, ФАС МО от 16.06.2010 № КА-А40/5879-10-3, ФАС МО от 11.11.2009 № КА-А41/11723-09 решения налогового органа были признаны недействительными.
При отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также оприходование организацией товарно-материальных ценностей в установленном порядке, указанные денежные средства исходя из ст. 210 НК РФ являются доходом подотчетного лица и подлежат включению в базу по НДФЛ.
— Постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12.
Обратите внимание: у организаций, применяющих УСН с объектом налогообложения «доходы», на основании п. 1 ст. 346.18 НК РФ обязанность учитывать расходы отсутствует. Однако такие налогоплательщики в силу п. 5 ст. 346.11 НК РФ не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов.
Следовательно, тот факт, что стоимость приобретенных директором товарно-материальных ценностей в силу применения организацией УСН не подлежит отнесению на расходы организации, не имеет значения для исчисления НДФЛ. Таким образом, определение дохода сотрудника, подлежащего обложению НДФЛ, исчисление, удержание и уплата данного налога производится организацией – налоговым агентом в общеустановленном порядке независимо от применяемого режима налогообложения. Поэтому если организация не хранит документы, подтверждающие расходы, то у подотчетного лица, получившего наличные денежные средства, возникает обязанность по уплате НДФЛ (письмо Минфина России от 31.10.2013 № 03-11-11/46739).
Удержание с заработной платы
Еще один способ погасить долг директора перед организацией за невозвращенные подотчетные суммы – это ст. 137 ТК РФ, в которой говорится: если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника (т. е. директора) соответствующей подотчетной суммы при условии, что директор не оспаривает оснований и размеров удержания.
Если директор получает доходы от аренды
Также можно погасить долг директора перед организацией за счет компенсации или арендных платежей за использование личного имущества, например автомобиля. Рассмотрим, какой вариант предпочтительнее для организации.
Прежде чем выплачивать компенсацию за использование имущества, нужно составить приложение к трудовому договору или двустороннее соглашение, акт передачи имущества и приказ о выплате компенсации директору. Компенсация за использование личного имущества – автомобиля директора – не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Причем даже если вы установите компенсацию в большем размере, чем определена законодательством, вся ее сумма не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Такой вывод следует из письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076.
Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.
Поскольку это компенсационная выплата работнику, а не оплата его труда, нормы законодательством установлены только в целях расчета единого налога при применении УСН. Отметим, чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы, должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества директору, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах организации, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы конкретных расходов (письмо Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6). В частности, путевые листы, чеки на покупку ГСМ.
Что касается арендной платы, то с нее НДФЛ нужно исчислить, а страховые взносы – нет (ст. 226 и п. 5 ст. 346.11 НК РФ, п. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Следовательно, выплата компенсации может более предпочтительным вариантом – не придется считать НДФЛ.
Однако если заключить договор аренды на автомобиль, арендную плату, как и прочие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (стоимость ГСМ, ремонта, техобслуживания и т. д.), можно учесть при УСН полностью (пп.пп. 4 и 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В бухгалтерском учете приобретение товарно-материальных ценностей за наличный расчет на основании авансового отчета в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов отражается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Следовательно, в бухгалтерском учете записи будут следующими:
| 26 (44) | 73 | Начислена компенсация за использование личного имущества директора (арендная плата) |
| 73 | 71 | Зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы |
Отметим также, что подотчетные суммы, не возвращенные директором в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Как грамотно обнулить подотчет директора?
Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).
Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.
Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:
- НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
- страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × ).
Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.
К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).
В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.
Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.
Способ 1. Начисление дивидендов
Кто может применять: организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.
Процедура обнуления подотчета: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:
Возврат подотчета (фиктивный)
Источник: macros-ht.ru
Как на УСН учесть покупку товаров подотчетником?
Фирмы выдала работнику деньги на закупку товаров для перепродажи. Может ли она учесть расходы на приобретение товаров, учитывая, что они были куплены на подотчетные деньги?
Как выдать подотчетные деньги
Деньги под отчет выдавайте на основании:
- приказа руководителя;
- либо письменного заявления подотчетного лица.
Приказ можно оформить как на каждую выдачу, так и на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам. При этом надо указать фамилии, инициалы лица, которому выдают деньги, их суммы и сроки, на которые они выдаются.
Также в нем должна быть подпись руководителя, дата и номер приказа (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642).
К форме заявления о выдаче подотчетных сумм никаких законодательных требований не предъявляют. Однако, рекомендуем в нем проверить сведения о сумме получаемой наличности, сроке, на который она выдается, подпись руководителя и дату. Если деньги подотчет выдаете на покупку товаров для перепродажи, эту цель работник также может указать в заявлении.
На выдачу наличных оформите расходный кассовый ордер 0310002 (п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У).
Особенности учета расходов товаров, купленных на подотчетные средства
Тот факт, что товары для перепродажи были куплены на подотчетные деньги, не влияет на возможность учесть расходы на них при применении УСН.
Расходы можно учесть в общем порядке, установленном подпунктом 23 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Он позволяет учесть расходы на товары, купленные для дальнейшей перепродаже, если вы:
- оплатили купленные товары;
- перепродали купленные товары. При этом имеет значение фактическая передача товаров покупателю. А вот факт получения денег от них значения не имеет (письмо Минфина от 28.07.2014 № 03-11-11/36937);
- имеете в наличии документы, которые подтвердят затраты на приобретение товаров. Например, ТОРГ-12.
Если товары покупает подотчетное лицо, то для подтверждения расходов у вас должны быть, например, такие первичные документы: кассовый чек, товарный чек, чек об оплате через платежный терминал, выписки банка по операциям на расчетном счете.
В таком случае стоимость товаров для перепродажи можно учесть по «упрощенному» налогу даже в случае, если их купило подотчетное лицо.
К такому выводу пришел Минфин в письме от 11.02.2021 г. № 03-11-11/9094.
При этом учесть эти расходы можно, если оправдательные документы подотчетное лицо представит вам вместе с авансовым отчетом.
В графе 2 КУДиР в таком случае укажите дату и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция (п. 2.2. раздела II Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом Минфина от 22.10.2012 г. № 135н).
Источник: highbuh.ru
Как по закону оформить удержание подотчетных сумм из заработной платы – образец приказа, заявления
По закону работник, получивший средства в подотчет обязан отчитаться о них не позже 3 дней. Это происходит после истечения срока, на который выданы деньги или после выхода на работу, если дата возврата пришлась на больничный, отпуск или командировку.
Зачастую на практике можно встретить ситуации, когда работники отчитываются на меньшую сумму, в результате у них образовывается задолженность перед организацией.
Если человек имеет возможность, он вносит сумму долга в кассу предприятия. В противном случае работодатель взыскивает ее с зарплаты.
Как отразить невозвращенный подотчет в бухучете
Подотчетник должен вернуть неизрасходованные деньги в срок, на который они ему выдавались. Если он это не сделал, придется признать их невозвращенными.
К таким средствам относят:
- деньги, по которым не сдан авансовый отчет либо представлен, но обоснованно не принят руководителем;
- остаток средств не сдан в кассу, несмотря на то, что авансовый отчет представлен.
Эти суммы отражаем в бухучете на основании бухгалтерской справки проводкой Дт 94 Кт 71.
Чтобы у проверяющих не возникло сомнений в том, что деньги взяты под отчет, а не присвоены работником, рекомендуем установить в организации правила с ясными сроками представления отчета об израсходованных суммах. Причем к таким отчетам должны прилагаться подтверждающие первичные документы.
Удержание неизрасходованных подотчетных сумм
Итак, допустим, работник из полученных в подотчет денежных средств оплатил хозяйственные расходы предприятия, при этом у него осталась неизрасходованной определенная сумма денег. Или же он в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги под отчет, вовсе не осуществил и не оплатил хозяйственные расходы.
В первом случае работник должен представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним: вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия. Во втором случае в кассу предприятия работнику необходимо вернуть все деньги, которые он получил в подотчет. При этом отчет об израсходованных суммах им не оформляется.
Отметим, что документом, подтверждающим возврат работником неизрасходованных сумм и принятие этих сумм бухгалтером предприятия, является приходный кассовый ордер. Его унифицированная форма № КО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен авансовый отчет. Его унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. К этому документу отчитывающийся работник должен приложить документы, подтверждающие произведенные расходы: командировочное удостоверение, отчет по командировке, кассовые чеки, квитанции и другие документы на оплату хозяйственных расходов.
Повторим, что для представления отчета об израсходованных суммах и осуществления окончательного расчета по ним отведено три рабочих дня
. Их следует отсчитывать или по истечении установленного руководителем предприятия срока, на который могут выдаваться наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из командировки.
Неизрасходованные подотчетные суммы подотчетное лицо должно вернуть в кассу предприятия одновременно с представлением в бухгалтерию авансового отчета.
Если работник не вернул неизрасходованные подотчетные суммы, то их удерживают из его заработной платы. Так поступать разрешает абзац 2 части 2 статьи 137 Трудового кодекса.
Порядок удержания
Согласно части 3 статьи 137 Трудового кодекса для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, ранее выданного сотруднику в подотчет, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы указанного сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Условие — работник не должен оспаривать оснований и размеров удержания.
Решение работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Для удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие. Такие выводы приведены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.
Отметим, что удержания из заработной платы можно производить в ограниченном размере. Неизрасходованные подотчетные суммы следует удерживать при каждой выплате заработной платы работнику, который не вернул их в срок, в размере не более 20 процентов от невозвращенной суммы. Основание — статья 138 Трудового кодекса.
Пример 2
Менеджер ООО «Ярило» Н.К. Разин получил 16 мая 2011 года в подотчет 4000 руб. на оплату ремонта принтера в специализированной организации. Ремонт принтера обошелся лишь в 2500 руб.
В ООО «Ярило» наличные деньги под отчет на оплату мелкого ремонта оргтехники на основании приказа руководителя выдаются на срок 28 календарных дней со дня выдачи. Согласно пункту 11 Порядка, отчитаться по израсходованным суммам следует в течение трех рабочих дней. Таким образом, сдать авансовый отчет в бухгалтерию и неизрасходованные подотчетные суммы в кассу ООО «Ярило». Разин должен до 15 июня 2011 года включительно.
15 июня 2011 года Разин привез из специализированной организации отремонтированный принтер в ООО «Ярило». В этот же день он сдал в бухгалтерию организации авансовый отчет, к которому приложил кассовый чек и акт сдачи-приемки выполненных работ. При этом остаток неизрасходованной подотчетной суммы — 1500 руб. (4000 – 2500) — Разин не вернул.
27 июня 2011 года Разин дал письменное согласие на удержание 1500 руб. из его заработной платы. В этот же день руководитель ООО «Ярило» издал приказ об осуществлении соответствующих удержаний.
Зарплата Н.К. Разина за июнь 2011 года составила 24 000 руб. Значит, бухгалтер ООО «Ярило» вправе удержать из его зарплаты за указанный месяц 4176 руб. [(24 000 руб. – 24 000 руб. х 13%) х 20%]. Так как невозвращенный остаток неизрасходованной подотчетной суммы (1500 руб.) меньше этой величины, то бухгалтер удержал его полностью из зарплаты Разина за июнь 2011 года.
Рисунок 2
. ПИСЬМЕННОе СОГЛАСИЯ РАБОТНИКА НА УДЕРЖАНИЕ
Генеральному директору ООО «Ярило»
А.А. Веселову
От менеджера
Н.К. Разина
В связи с невозвращением мною в установленный срок неизрасходованных подотчетных сумм в размере 1500 руб. не возражаю против их удержания из моей зарплаты.
27 июня 2011 года Разин Н.К. Разин
Общество с ограниченной ответственностью «Ярило» ПРИКАЗ № 61
Об удержании из заработной платы
неизрасходованных подотчетных сумм
г. Ярославль 27.06.2011
1. Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на ремонт принтера, удержать из заработной платы менеджера Н.К. Разина денежную сумму в размере 1500 руб.
2. Бухгалтеру З.П. Степановой провести удержание из заработной платы указанного сотрудника начиная с июня 2011 года.
Генеральный директор Веселов
А.А. Веселов
Исполнитель бухгалтер Степанова
З.П. Степанова
С приказом ознакомлен: Разин
Н.К. Разин
27.06.2011
Рисунок 3
. ПРИКАЗ ОБ УДЕРЖАНИИ
В бухгалтерском учете ООО «Ярило» были сделаны следующие записи:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
—
1500 руб. — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
— 24 000 руб. – начислена зарплата за июнь 2011 года Н.К. Разину;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДФЛ»
— 3120 руб. (24 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Н.К. Разина;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
— 1500 руб. — удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 19 380 руб. (24 000 – 3120 – 1500) – выплачена зарплата Н.К. Разину.
Допустим, руководитель организации пропустил срок, отведенный для принятия решения об удержании из заработной платы работника неизрасходованного и своевременно не возвращенного им аванса. Или данный работник оспаривает основания и размеры удержания. В этом случае организации придется обращаться в суд.
Если задолженность по ранее полученной подотчетной сумме работник погашает самостоятельно, то неизрасходованную и не возвращенную в срок подотчетную сумму в бухгалтерском учете также следует списать на счет недостач проводкой по дебету счета 94 и кредиту счета 71. Затем при возвращении суммы задолженности, например, в кассу предприятия необходимо сделать бухгалтерскую запись по кредиту счета 94 в корреспонденции с дебетом счета 73 субсчет «Расчеты с персоналом по недостачам».
Источник: platinalog.ru
