Выявление и описание бизнес процессов структурного подразделения

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Токарев Андрей Николаевич, Очкур Галина Викторовна

В статье рассмотрены вопросы моделирования бизнес- процессов организации, на примере подразделения, работающего с ветеранами и инвалидами производства, с помощью методологий структурного анализа IDEF0 и IDEF3. Проанализированы структура и миссия организации, разработаны диаграммы моделей в соответствие с ней и целями организации.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Токарев Андрей Николаевич, Очкур Галина Викторовна

О СИСТЕМАТИЗАЦИИ И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВЕ НА РЫНКЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ ОРГАНИЗАЦИИ
Структурно-функциональное моделирование деловых процессов
Реинжиниринг бизнес-процессов компании
Системный анализ производства c использованием визуальных инструментов методологии aris

Применение CASE-средств для оптимизации бюджетного финансирования инвестиционных проектов на морском транспорте

Как правильно описать бизнес-процесс?

i Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

DEVELOPMENT OF MODELS OF BUSINESS PROCESSES OF THE DEPARTMENT OF NON-PROFIT ORGANIZATION

The paper examines the matters of business processes simulation in alignment with a method of IDEF0 and IDEF3 structural analysis on the example of the department dealing with veterans and handicapped. The analysis of the organizational structure and mission is presented; diagrams of models are developed in accordance with the organizational goals.

Текст научной работы на тему «РАЗРАБОТКА МОДЕЛЕЙ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ СОЦИАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ»

Разработка моделей бизнес-процессов структурного подразделения социальной организации*

Кандидат технических наук, доцент кафедры информационного и документационного обеспечения управления Балаковского филиала РАНХиГС

Andrei N. Tokarev

Candidate of Technical Sciences, Associate Professor at the Department of Information and Document Management, Balakovo branch of RANEPA

Кандидат технических наук, доцент кафедры информационного и документационного обеспечения управления Балаковского филиала РАНХиГС

Galina V. Ochkur

Candidate of Technical Sciences, Associate Professor at the Department of Information and Document Management, Balakovo branch of RANEP

Development of models of business processes of the department of non-profit organization

В статье рассмотрены вопросы моделирования бизнес-процессов организации, на примере подразделения, работающего с ветеранами и инвалидами производства, с помощью методологий структурного анализа IDEF0 и IDEF3. Проанализированы структура и миссия организации, разработаны диаграммы моделей в соответствие с ней и целями организации.

Ключевые слова и словосочетания: бизнес-процесс, моделирование, методология структурного анализа IDEF.

The paper examines the matters of business processes simulation in alignment with a method of IDEF0 and IDEF3 structural analysis on the example of the department dealing with veterans and handicapped. The analysis of the organizational structure and mission is presented; diagrams of models are developed in accordance with the organizational goals.

Keywords: business processes, simulation, method of IDEF structural analysis.

*Статья публикуется в рамках всероссийской конференции, посвященной Дню российской науки, состоявшейся 7 февраля 2020 года в Балаковском филале РАНХиГС

Моделирование бизнес-процессов в настоящее время рассматривается как важнейшее направление повышения эффективности деятельности любой организации, особый интерес вызывают модели бизнес-взаимодействия отдельных структурных подразделений в контексте реализации общей миссии организации. Бизнес-функция — логически завершенное и функционально обособленное действие (работа, задание), являющееся составной частью бизнес- процесса и проводимое конкретным сотрудником (подразделением) компании. В реализации бизнес-функции могут участвовать одновременно несколько сотрудников [1].

Социально-экономическое развитие территорий

Организация по делам инвалидов является структурным подразделением Министерства здравоохранения и социального развития РФ и обеспечивает деятельность Министерства по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной реабилитации и интеграции ветеранов и инвалидов, социальной защиты лиц, пострадавших в результате чрезвычайных ситуаций, а также по оказанию государственных услуг в сфере социальной реабилитации и интеграции инвалидов, включая оказание протезно-ортопедической помощи. Главной целью организации является оказание социальной помощи инвалидам и ветеранам.

При разработке моделей бизнес-процессов любой организации необходимо понять, что и как реализует в своём функционале рассматриваемая организация и как она функционирует достижения своих целей. Модель бизнес-процессов организации представляет собою систему с выделенными в ней структурой, элементами, взятыми отдельно от внешней среды или вышестоящей системы, что позволяет сделать фундаментальный анализ и прогнозировать перспективность деятельности организации, в том числе и вероятность её кризиса.

Контекстная диаграмма концептуальной модели работы в подразделении работающего с ветеранами и инвалидами производства представлена на рисунке 1.

Законодательство РФ Договор

-Заявление на выплату-

Сведения о гражданине ►

Назначение гражданам компенсации расходов по оплате путевки в санаторий

Соц.работник Фонд Клиент

Выплаты ► -Путё в ка-►

Цель: моделировать бизнес-процессы для оптимизации деятельности организации и повышения качества оказания государственных и муниципальных услуг населению,

Рисунок 1. Контекстная диаграмма концептуальной модели работы в подразделении, работающем с

ветеранами и инвалидами производства

Диаграмма декомпозиции представляет собой пять функциональных блоков. Первый блок — подача заявления. Входом для него являются: заявление на выплату и сведения о гражданине, а на выходе — поданные сведения, стрелка механизма — это клиент. Следующий блок — принятие заявления, механизмом для него является — социальный работник.

Следующее действие — рассмотрение заявления, далее — одобрение заявления по назначению выплат, стрелками механизма является ведущий специалист. После принятия решения о назначение, происходит действие назначение выплат, механизмом для него является фонд, а стрелки выходами будут являться: выплаты и путёвки. Управлением для диаграммы декомпозиции являются: регламент, нормативные документы, договор, Законодательство РФ.

Диаграмма декомпозиции функции «Назначение гражданам компенсации расходов по оплате путевки в санаторий» представлена на рисунке 2. Для расширения возможности в организации необходимо детально проанализировать ещё одну функцию — принятие заявления. На первом этапе — это «блок принятие дополнительных документов», стрелкой входа для него является поданные сведения.

Следующее действие — это обработка данных. Далее — направление заявления и документов на выплаты.

Рисунок 2. Диаграмма декомпозиции функции «Назначение гражданам компенсации расходов по оплате

путевки в санаторий»

Заключительное действие — это регистрация заявления. И стрелкой выхода будет — принятое заявление. Все действия выполняет ведущий специалист. А стрелками управления являются: регламент, нормативные документы, договор и Законодательство РФ.

Диаграмма декомпозиции второго уровня функции «принятие заявления» представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции второго уровня функции «принятие заявления»

Таким образом, построенная функциональная модель позволяет руководителю организации в наглядной форме отслеживать все процессы. Методология IDEF0 подходит для описания бизнес-процессов верхнего уровня и позволяет отразить управление процессами [2].

Диаграмма дерева узлов показывает полную иерархию работ в модели и позволяет рассмотреть всю модель целиком, но не показывает взаимосвязи между работами [3].

Рисунок.4. Диаграмма дерева узлов

Диаграмма процессной модели на примере подразделения, работающего с ветеранами и инвалидами производства, по методологии IDEF 3 представлена на рисунке 5.

Социально-экономическое развитие территорий

Рисунок 5. Диаграмма процессной модели на примере подразделения, работающего с ветеранами и

инвалидами производства, по методологии IDEF 3

Для рассмотрения динамики функции «рассмотрения заявления» выполняется декомпозиция данной работы. Следующий этап — поступления обращения. Далее — переход на следующие действия: приём обращения и регистрация обращения. Следующий этап — это формирование запроса.

После этого переход на действия: принятие решений о предоставлении выплат, далее — уведомление заявителя о предоставлении выплат и заключительное действие — предоставление компенсационных выплат. Также может быть переход на действия принятие решения об отказе выплат и уведомление об отказе. В случае этого этапа при отказе необходимо сделать возврат к первому блоку.

Диаграмма декомпозиции процессной модели функции «назначение выплат» представлена на рисунке 6.

Рисунок 6. Диаграмма декомпозиции процессной модели функции «назначение выплат»

На данной диаграмме первый этап — это определение размеров выплат и сроков выплат. Далее формирование приказа о размерах и сроках выплат. Следующий переход на два действия: информирование гражданина и ознакомление гражданина с приказом. Следующий переход на заключительный этап — это утверждение приказа о размерах и сроках выплат, это действие выполняет директор. Выполненное моделирование может на усмотрение руководства привести к упрощению организационной структуры, перераспределению и минимизации использования различных ресурсов, сокращению сроков реализации потребностей клиентов, повышению качества их обслуживания.

1. Силич В.А. Моделирование и анализ бизнес-процессов: [ Электронный ресурс] учеб. пособие / В.А. Силич, М.П. Силич. — Томск : Изд-во Томск. гос. ун-та систем управления и радиоэлектроники, 2011. — 212 с. Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/13890

2. Дворников А. IDEF0 как инструмент моделирования процессов // Авант Партнер, 2012. — № 22

3. Марка Дэвид А., МакГоуэн Клемент Л. Методология структурного анализа и проектирования SADT. -М., 2003. -С. 89.

4. Кальянов, Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов: учеб. пособие / Г.Н. Кальянов. — М.: Финансы и статистика, 2012. — 240 с.

Источник: cyberleninka.ru

Задание и порядок выполнения работы

В данной разработке в полной мере отражены современные требования к стандарту образования.

Методическая разработка основана на современных материалах, которые имеют конкретное прикладное значение в изучении данного МДК.

Содержание

1. Перечень практических работ. 5

2. Практическая работа № 1. 6

3. Практическая работа №2. 16

4. Практическая работа №3. 22

5. Практическая работа №4. 31

6. Практическая работа №5. 37

7. Практическая работа №6. 42

8. Практическая работа №7. 52

9. Практическая работа №8. 60

10.Практическая работа №9 67

Введение

Настоящая методическая разработка «Комплект методических указаний к выполнению практических работ по МДК 04.02. «Организация и планирование деятельности структурного подразделения организации» составлена в соответствии с утвержденной рабочей программой по МДК 04.01. «Организация и планирование деятельности структурного подразделения организации»

Данный комплект методических указаний предназначен для выполнения практических работ при изучении МДК 04.01. «Организация и планирование деятельности структурного подразделения организации» для специальностей

Комплект составлен в целях формирования у студентов представления о деятельности структурного подразделения предприятия связи, ее определяющих факторах, методах и способах решения экономических и организационных проблем. Знание основ планирования деятельности структурного подразделения организации поможет студентам разобраться в происходящих процессах в обществе и облегчит их адаптацию к условиям современной экономики, а также к их будущей профессиональной деятельности.

В рабочей программе практическим занятиям отводится 24 часа.

После выполнения практических работ студент должен:

— использовать полученную информацию в своей профессиональной деятельности

— анализировать организационные и экономические процессы в организации.

Выполнение практических работ должно способствовать формированию у студентов нового экономического мышления.

При выполнении практических работ необходимо постоянно обращать внимание на прикладной характер МДК, показывать, где и когда изучаемые практические умения могут быть использованы в будущей практической деятельности.

Для развития творческой активности студентов рекомендуется выполнение ими самостоятельных творческих работ.

Перечень практических работ

по МДК 04.02. «Организация и планирование деятельности структурного подразделения организации»

Министерство информатизации и связи

РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

ГБОУ СПО «Казанский электротехникум связи»

метод. совета КЭТС на заседании ЦК ПЭД

____________ Михайлова С. Н. Председатель комиссии

«__ »_______ 2013г. Баязитова Т.М.

Методические указания к выполнению практической работы №1

по МДК 04.02. «Современные технологии управления структурным подразделением организации»

Наименование работы: «»Выявление и описание бизнес-процессов структурного подразделения организации»

Для специальностей: 210709 «Многоканальные телевизионные системы»

210705 «Средства связи с подвижными объектами»

210405 «Радиосвязь, радиовещание и телевидение»

210723 «Сети связи и системы коммутации»

Работа рассчитана на 2 часа

1. Цель работы.

1.1 Спроектировать бизнес-процесс в выбранном структурном подразделении.

Литература.

2.1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: учебник (гриф). — 2-е изд. — М.: Магистр, 2009.

2.2. Кнышова Е.Н. Менеджмент: учебное пособие (гриф). — М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008.

2.3. Кузнецов Б.Т. Стратегический менеджмент: учебник, Юнити; ГРИФ, 2006.

2.5. Конспект лекции.

Подготовка к работе.

3.1.Повторить лекционный материал по теме

3.1. Прочитать с.25-37учебника [1].

3.2. Изучить сущность, принципы ,виды бизнес-процессов

Задание и порядок выполнения работы.

4.1. Выполнить алгоритм проектирования процесса

4.1.1. Определить цель процесса.

4.1.2. Составить перечень задач, которые, по первоначальному мнению, необходимы для выполнения процесса.

4.1.3. Выстроить задачи в цепочку последовательно. Сделать это так, как будто все задачи процесса будет выполнять один человек.

4.1.4. Распределить задачи между сотрудниками в соответствии с компетенциями.

4.1.5. Свести задачи из последовательной цепочки в параллельные цепочки субъектов.

4.1.6. Привязать (по возможности) выполнение задач ко времени — это будет первым шагом к регламентированию работы ваших сотрудников.

4.2. Оформить отчет в соответствии с требованиями.

4.3. Подготовиться к защите работы

Содержание отчета.

5.1. Титульный лист.

5.3. Выполненное задание.

6. Контрольные вопросы для защиты работы.

6.1. Что такое «бизнес-процесс»?;

6.2. Перечислите параметры, по которым различаются бизнесс-процессы;

6.3. Что такое «управленческие процессы»?

6.4. Что такое «поддерживающие процессы»?

6.5. Какие бизнес-процессы относятся к группе управленческих?

6.6. Какие бизнес-процессы относятся к группе развития?

6.7. Какие бизнес-процессы относятся к группе основных?

6.8. Какие бизнес-процессы относятся к группе обеспечивающих?

7.1. Теоретический материал к работе.

Бизнес-процесс

Бизнес-процесс (Business Process)– установленная последовательность действий, требующая определенного входа, достигающая определенного выхода и использующая определенные ресурсы, которая служит для реализации работы или услуги для внутреннего или внешнего клиента. В англоязычной литературе бизнес-процесс представляется как множество из одной или нескольких связанных операций или процедур, в совокупности реализующих некоторую цель производственной деятельности, осуществляемой обычно в рамках заранее определенной организационной структуры, которая отражает отношения между участниками.

Схема 1. Общее представление бизнес-процесса.

Источник: megaobuchalka.ru

Исследование бизнес-процессов организации

Для того чтобы управлять бизнес-процессами, их прежде всего нужно описать, так как невозможно эффективно управлять тем, о чем не имеешь детального представления.

Обследование бизнес-процессов организации осуществляется для формирования целостного представления об управлении и выполнении бизнес-процессов компании, для определения используемых методов, средств и ресурсов. Кроме того, целью проведения обследования бизнес-процессов

может быть определение перечня применяемых информационных систем и задач, которые решаются с их помощью. Важным результатом обследования также являются выявленные требования, пожелания и предложения, исходящие от непосредственных исполнителей бизнес-процессов, по поводу повышения эффективности и качества реализации процессов, организации информационного взаимодействия между ними. Таким образом, можно сказать, что полученные результаты позволяют провести анализ и разработать рекомендации по совершенствованию бизнес-процессов, например:

• • уточнить цели организации и ключевые показатели эффективности деятельности ее структурных подразделений;
• • оценить объем и интенсивность информационных потоков;
• • выявить и описать проблемные области в организации и управлении деятельностью компании, определить порождающие их причины и факторы;
• • выявить функции структурных подразделений организации, определить направления взаимодействия между ними, информационные потоки внутри подразделений и между ними, внешние информационные взаимодействия;
• • выработать рекомендации по упорядочению информационных потоков, в том числе и документооборота;
• • разработать новые или усовершенствовать прежние бизнес-процессы, в том числе и с помощью внедрения информационных систем.

Исследование бизнес-процессов обязательно должно сопровождаться документированием, так как оно позволяет зафиксировать текущее состояние процессов «как есть» (часто также используют англ, обозначение as is). В дальнейшем это позволит на основе таких описаний разработать регламенты, инструкции, а также модели усовершенствованных процессов, какими они должны быть (to be). На данном этапе очень важно фиксировать именно текущее, реальное состояние предметной области и то, как на самом деле реализуется процесс без поправок на основании пожеланий и идей опрашиваемых должностных лиц. Кроме того, не стоит описывать процессы строго по нормативным и методическим документам, поскольку не редко бывают ситуации, когда они выполняются несколько иначе.

Па этапе обследования необходимо описывать бизнес-процессы именно так, как они реализуются в исследуемой организации, без учета того, как они должны реализовываться в соответствии с регламентирующими документами или с учетом пожеланий сотрудников, участвующих в их выполнении. Все отклонения и пожелания необходимо фиксировать отдельно для дальнейшего учета при разработке оптимизированных моделей процессов. Все пожелания, требования нормативных актов и прочее будут учитываться в ходе анализа и построения моделей «как должно быть»/ «как будет».

Описание бизнес-процессов «как есть» требует соблюдения нижеследующих правил.

1. Включенные в алгоритмы операции должны отражать действия конкретных людей и их решения. Для каждого шага надо внимательно следить

за логическим уровнем описания, т.е. необходимо каждый раз отчетливо представлять себе верхний уровень либо уже вложенные процессы второго, третьего уровней.

• 2. Описывать следует те операции, которые действительно выполняются, а не те, которые должны выполняться. Уже в начале или середине составления описания становится ясно, что бизнес-процесс выполняется неправильно, неэффективно и его можно улучшить прямо сейчас. Однако так поступать не рекомендуется.
• 3. Не следует улучшать и приукрашивать модель, описывая операции, которые действительно выполняются. Если описывается желательная модель, тогда ей сразу должен быть присвоен статус «как надо» [1] .

Документирование в ходе обследования деятельности компании представляет собой процесс разработки документов, описывающих систему взаимосвязанных процессов, организационную структуру, ресурсы, необходимые для реализации соответствующих бизнес-процессов.

Создаваемые документы отражают существующую ситуацию в организации с той или иной степенью детализации, зависящей от целей осуществляемого обследования. Полученные материалы могут быть использованы для анализа и выработки различного рода решений по оптимизации бизнес-процессов.

Создаваемые описания представляют собой документированную совокупность знаний о деятельности организации, например:

• • систему целей и задач развития организации;
• • организационно-штатную структуру компании (с учетом порядка и форм взаимодействия структурных подразделений организации друг с другом и с внешней средой):
• • положение о подразделениях и должностные инструкции их сотрудников;
• • высокоуровневое описание бизнес-процессов (особенности и порядок осуществления управленческой деятельности);
• • детальное описание бизнес-процессов (перечень процессов зависит от целей обследования);
• • высокоуровневое описание используемых и внедряемых информационных систем;
• • прочие аспекты организации деятельности компании.

Процесс обследования состоит из следующих процедур (рис. 2.5):

• 1) определение плана работ и границ обследования (предметная область, перечень функций, процессов и т.д.);
• 2) сбор и изучение документации (инструкций, регламентов, положений и пр.);
• 3) опрос (интервьюирование) сотрудников, задействованных в данных процессах и их руководителей;
• 4) наблюдение за реализацией данного процесса (за действиями сотрудников компании).

Эти процедуры могут выполняться параллельно или последовательно. Например, изучение документации и опрос могут проходить одновременно, поскольку в результате беседы с сотрудниками можно выяснить, что в рамках выполнения какой-либо функции они используют инструкцию, о которой ранее не вам было известно, и вы ее не изучили. Поэтому для осуществления следующей беседы вам необходимо прочитать данную инструкцию. Подробно этот этап обследования бизнес-процесса описан в главе 3.

Рис. 2.5. Описание бизнес-процессов как составная часть работ по их улучшению

Сбор исходной информации проводится консультантами или ответственными лицами с привлечением сотрудников организации, которые отвечают за выполнение обследуемых процессов. Как правило, лица, ответственные за организацию обследования со стороны компании (кураторы проекта), организуют и собирают со всех обследуемых подразделений нормативно-правовую, методическую и справочную документацию, которой они пользуются в ходе выполнения своих должностных обязанностей, и передают ее аналитикам (консультантам или иному лицу, непосредственно выполняющему обследование бизнес-процессов).

После первичного изучения нормативных и справочных материалов определяется перечень лиц, которые будут участвовать в интервьюировании и (или) анкетировании. Как правило, данный список формируется при участии заинтересованных лиц и куратора со стороны исследуемой организации.

Далее разрабатываются анкеты и перечень основных вопросов для интервью. Проводятся соответствующие мероприятия по обследованию реального положения дел в области реализации бизнес-процессов. Как правило,

изучение ситуации «как есть» происходит в несколько итераций, бесед, консультаций и опросов, поскольку, при первичном анализе собранной информации всегда возникает потребность в уточнении каких-либо аспектов. При невозможности очного опроса всех участников процесса применяются различные методы анкетирования.

Интервью и анкетирование должно проводиться именно с теми, кто действительно выполняет описываемый процесс, поскольку основные сведения о том, как реально реализуются операции процесса, знает именно он, также он может рассказать о возникающих трудностях и проблемах. Его руководитель, как правило, опишет процесс так, как он должен выполняться, в лучшем случае обрисует некоторые проблемные моменты и пожелания по поводу оптимизации и автоматизации некоторых действий. Однако полную картину осуществления бизнес-процесса вы, вряд ли, сможете узнать.

Тем не менее руководитель может указать на точки принятия решений, от которых зависит дальнейшее исполнение процесса, или передачу результатов на вход в другой процесс. Кроме того, от этих решений также может зависеть и реализация альтернативных вариантов бизнес-процессов. Например, когда речь идет о событиях, наступление которых инициирует выполнение нестандартных действий. В качестве примера можно привести процесс работы с VIP-клиентом, когда приходится осуществлять нестандартные действия, целью которых является удовлетворение его потребностей.

Для получения наиболее актуальной информации о состоянии деятельности организации сбор данных, анкетирование и проведение интервью осуществляют на всех уровнях управления и затем сопоставляют на фазе анализа.

В целях повышения качества и эффективности работ по обследованию деятельности компании создается организационно-распорядительный документ (устав и (или) регламент проекта), в котором указываются куратор проекта от каждого обследуемого подразделения и план проведения работ. Куратор проекта организует взаимодействие сотрудников обследуемых подразделений с консультантами и аналитиками, которые занимаются обследованием и анализом бизнес-процессов. План работ должен включать в себя сроки выполнения каждого этапа.

Например, в рамках обследования деятельности государственного учреждения в целях дальнейшей оптимизации его административных процессов и выработки предложений по их автоматизации могут выполняться следующие этапы работ (подробное описание этих этапов приведено в табл. 2.3):

• • обследование функционирования структурных подразделений организации;
• • высокоуровневое обследование деятельности каждого подразделения;
• • уточнение полученной информации о функционировании подразделений;
• • низкоуровневое изучение каждого исследуемого бизнес-процесса;
• • уточнение полученной информации о функционировании подразделений;
• • диагностика системы автоматизации, формулирование проблемных зон и функциональных требований к автоматизации ключевых процессов.

Описание этапов исследования деятельности организации (на примере исследования в целях оптимизации бизнес-процессов с их последующей детализацией)

Этап 1. Обследование функционирования структурных подразделений организации

Определение структуры организации, общих закономерностей деятельности подразделений в связи с задачами обследования

Изучение и систематизация информации из документов, регламентирующих деятельность организации в целом, а именно из документов, определяющих функционирование организации, направления се деятельности; правила и принципы осуществления управления, стратегию развития организации

Определены общие принципы функционирования организации, организационная структура, основные процессы, правила взаимодействия с окружающей средой по обследуемой тематике

Этап 2. Высокоуровневое обследование деятельности каждого подразделения,

в рамках границ проекта

Выявление системы высокоуровневых процессов организации, фиксация функций подразделений

Получение информации о порядке функционирования структурных подразделений организации для структурирования основного объема информации, связанного с общими условиями их функционирования

Составлен общий перечень высокоуровневых процессов, их схемы, и описана деятельность подразделений

Этап 3. Уточнение полученной информации о функционировании подразделений

Выявление общей структуры высокоуровневых процессов, фиксация взаимосвязанных функций подразделений

Определение возможных неточностей в представлении о реализации бизнес-процессов, выявление действительной картины работы организации, возможно, искаженной в представлении ее сотрудников

Согласованное описание (модели) основных высокоуровневых процессов деятельности

Этап 4. Низкоуровневое изучение каждого исследуемого бизнес-процесса

Описание с помощью выбранной методологии исследуемых бизнес-процессов организации

Интервьюирование (анкетирование) сотрудников структурных подразделений организации о порядке реализации конкретного бизнес-процесса

Определены границы и участники процесса, механизмы, методы, используемые инструменты, ресурсы, результат и др.

Этап 5. Уточнение полученной информации о функционировании подразделений

Описание с помощью выбранной модели (нотации) бизнес-процесса

Согласование с сотрудниками организации разработанных моделей бизнес-процессов и определение возможных неточностей в них

Согласованные модели бизнес-процессов

Окончание табл. 2.3

Этап 6. Диагностика системы автоматизации, формулирование проблемных зон и функциональных требований к автоматизации ключевых процессов

Определение соответствия/несоответствия существующего уровня развития информационной системы в организации ее целям и задачам, формулировка функциональных требований к используемым и внедряемым информационным системам

Выявление основных проблемных мест в области ИТ-поддержки реализации бизнес-процессов; определение требований к автоматизации бизнес-процессов обследуемых подразделений; формулировка основных направлений развития ИТ-инфраструктуры организации

Разработаны предложения и рекомендации по автоматизации бизнес-процессов организации

По результатам исследования создастся отчетный документ (или перечень отчетных документов). В качестве примера в табл. 2.4 приведены две структуры содержания отчетных документов об исследовании бизнес-процессов различных компаний.

Примеры содержания отчетов об исследовании бизнес-процессов

Название отчетного документа

лей и рекомендаций

1. Перечень документов, на основании которых велась

Исследование и анализ

процессов деятельности организации

1. Цели, задачи исследования.

2. Рамки обследования.

I. Общая характеристика функционирования организации

• 1. Цели и задачи организации, критерии оценки эффективности.
• 2. Организационная структура организации и ее подразделений.
• 3. Основные функциональные направления деятельности организации.
• 4. Схемы и описания процессов основной деятельности организации.

Окончание табл. 2.4

Название отчетного документа

II. Анализ соответствия уровня имеющейся ИТ-инфраструктуры задачам обеспечения деятельности организации

• 1. Обеспечение автоматизированной поддержки деятельности организации в . функциональной области (1).
• 2. Обеспечение автоматизированной поддержки деятельности организации в . функциональной области (2).
• 3. .

III. Основные направления совершенствования бизнес- процессов и ИТ-инфраструктуры организации

• 1. Проблемы реализации бизнес-процессов и их автоматизации.
• 2. Функциональные требования к ИТ-инфраструктуре.
• 3. Примерный план реализации работ по оптимизации ИТ-инфраструктуры.

В ходе исследования бизнес-процессов могут возникать рисковые ситуации, не позволяющие осуществить изучение деятельности компании па должном уровне и получить всю необходимую для проведения дальнейших работ информацию о реальном состоянии бизнес-процессов компании. Такие риски возникают в результате нарушения целей и масштаба исследования (например, изучение только основных процессов — обработки заказа, производства заказанного изделия и отгрузки клиенту, хотя требовалось исследовать деятельность, связанную с выполнением заказов клиентов, куда входят также процессы управления взаиморасчетами с клиентом и закупкой материала для изготовления заказа), плана выполнения работ (например, срыв сроков выполнения первого этапа исследования), методической целостности исследования (например, часть процессов изучена с помощью интервьюирования и описана до уровня выполнения операций, а другая часть работ исследована но документам и заполненным анкетным формам).

Снизить вероятность наступления рисков, связанных с некорректным толкованием целей и масштаба исследования, можно путем выполнения следующих работ:

• • согласования с заказчиком обследования целей и задач проводимых работ;
• • проведения предварительного экспресс-обследования;
• • согласования с заказчиком перечня подразделений и должностных лиц, принимающих участие в обследовании;
• • определения куратора исследования от каждого структурного подразделения (например, на уровне управления, департамента, дирекции).

Риски, возникающие в результате нарушения плана работ (например, срыв сроков выполнения работ), а также нарушения методической целостности можно существенно сократить за счет соблюдения таких двух процедур:

• 1) строгого соблюдения графика выполнения работ, а при возникновении рисковой ситуации своевременное согласование с заказчиком откорректированного плана;
• 2) контроля сроков выполнения плановых работ и при необходимости своевременного инициирования корректировки сроков (как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя работ исследования).

Любой из приведенных рисков может возникнуть в результате низкой заинтересованности в проводимых работах высшего руководства компании, а также в связи с низкой исполнительской дисциплиной в исследуемых структурных подразделениях организации. Кроме того, безусловно, на результативность исследования влияет также исполнительская дисциплина и квалификация непосредственных исполнителей работ по обследованию бизнес-процессов, т.е. аналитиков, экспертов и консультантов.

• [1]Кондратьев В. В.. Кузнецов М. II. Показываем бизнес-процессы. М.: Эксмо, 2008.

Источник: studme.org