Является ли кассовый чек подтверждением расходов при УСН

Вопрос: Индивидуальному предпринимателю (СНО — УСН Доходы минус Расходы), для того, чтобы учесть расходы на товары и материалы, достаточно кассового чека с наименованием товаров, их ценой, количеством; или еще необходима товарная накладная или товарный чек? Ответ: По нашему мнению, индивидуальный предприниматель, применяющий упрощенную систему налогообложения, вправе использовать кассовый чек для подтверждения расходов на товар и материалы.

Обоснование: При определении объекта налогообложения налогоплательщик, применяющий УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов», уменьшает полученные доходы на расходы, перечень которых установлен п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом учитываемые расходы должны быть экономически обоснованны и подтверждены первичными документами (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

По мнению представителей Минфина РФ, выраженного в Письме от 06.12.2016 N 03-11-06/2/72657, к первичным документам, относятся, в частности, кассовый чек.

Кассовый чек

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право Задать свой вопрос

• Бухгалтеру
• Юристу
• Руководителю
• Кадровику
• Купить КонсультантПлюс
• Бесплатный доступ

• Установка и обслуживание
• Сопровождение
• Обучение
• Атлант НАВИГАТОР
• Линия консультаций
• Семинары

Источник: atlant-pravo.ru

Можно ли принять к учёту авансовый отчёт с кассовым чеком без QR-кода?

Первичные документы часто становятся камнем преткновения между сотрудниками и бухгалтерами, проверяющими органами и организацией. Ведь не зря авансовый отчёт входит в тройку лидеров первичных документов, к которым контролёры при проверках чаще всего предъявляют претензии (также лидерство принадлежит товарно-транспортным накладным и путевым листам). Недавно мы рассказывали про обязательные реквизиты кассового чека и разбирали на нашем сайте вопрос: «Могут ли за отсутствие ИНН покупателя в кассовом чеке исключить расходы из налогооблагаемой базы?». А сегодня расскажем можно ли принять к учёту авансовый отчёт с кассовым чеком без QR-кода?

Прежде всего внимание к авансовым отчетам обусловлено тем, что надлежащий учёт расчетов с подотчётными лицами по счёту 71 зависит не только от бухгалтерии, но в большей степени от подотчётных лиц, а также от руководителя.

Нюансов масса: и ненадлежащее оформление авансовых отчётов, зависшие подотчётные суммы, и случаи, когда работник потратил свои деньги для служебных целей, командировки, представительские расходы и многое другое. Неправильное или некорректное отражение всех этих операций может привести к претензиям со стороны контролирующих органов, и как следствие, снятие расходов.

УСН-2021: Проблемы признания расходов

Самые распространенные ошибки, выявляемые при аудите расчётов с подотчетными лицами, мы рассматривали ранее в одноимённой публикации.

Ну и, конечно, не стоит забыть про оправдательные первичные документы, прилагаемые к авансовым отчётам. А сколько же опасности в себе несут кассовые чеки, начиная от отсутствия реквизитов и до НДС в кассовом чеке.

Поговорим о чеке.

Требования к содержанию кассового чека установлены Федеральным Законом о применении ККТ № 54-ФЗ от 22.05.2003 г. (ред. от 06.03.2022).

К бухгалтерскому учёту можно принять авансовый отчёт с кассовым чеком без QR-кода.

Основное условие — это чтобы такой отчёт был утверждён руководителем организации. Ведь, как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него отсутствуют сомнения в том, что поручение подотчётным лицом выполнено, затраты действительно произведены, а товары или услуги оплачены.

Кроме того, для целей бухгалтерского учета кассовый чек – не единственный документ, доказывающий факт расходов, также можно подтвердить, к примеру, товарным чеком (Письмо Минфина России от 16.08.2017 N 03-01-15/52653).

А вот в налоговом учёте все обстоит иначе.

Налог на прибыль

К налоговому же учёту принять расходы по чеку, в котором по каким-то причинам нет QR-кода, не получится, поскольку QR-код является обязательным реквизитом кассового чека.

В результате отсутствия данного реквизита такие чеки будут оформлены с нарушением законодательства и, как следствие, произведённые расходы не имеют надлежащего документального подтверждения для налога на прибыль. Такие выводы отражены в ряде Писем Минфина России: № 03-03-06/1/96791 от 30.11.2021 г., № 03-03-07/15819 от 05.03.2021 г., № 03-03-06/1/3300 от 22.01.2020 г.

УСН

Чек ККТ, на котором отсутствует QR-код, не является надлежащим подтверждением понесённых расходов и для целей налогообложения УСН.

Обоснование точно такое же, как и по налогу на прибыль.

В целях налогообложения расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты, в частности на основании документов, оформленных в соответствие с требованиями законодательства РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Это правило действует и при упрощённой системе налогообложения (п. 2 ст.

346.16 НК РФ).

В результате того, что в налогооблагаемой базе организации нельзя учесть расходы возникает закономерный вопрос, а будет ли облагаться сумма, выплачиваемая подотчётному лицу по авансовому отчёту, НДФЛ?

Сам по себе факт не отражения при определении облагаемой базы по налогу на прибыль/УСН расходов, совершенных подотчётным лицом, не может свидетельствовать о получении дохода, облагаемого НДФЛ.

А вот, если организацией не произведено отражение в учёте приобретенных подотчётным лицом товарно-материальных ценностей или отсутствуют доказательства, подтверждающие расходование им денежных средств, то вероятнее всего, в таком случае у сотрудника возникнет доход, подлежащий обложению НДФЛ.

Чтобы не допускать таких ситуаций следует осуществлять более тщательный контроль за первичными документами, поступающими в бухгалтерию, и обязательно проинструктировать подотчётных лиц на какие реквизиты чеков обращать особое внимание при совершении покупок от лица организации.

Интересна тема подотчёта? Тогда ждем вас в нашем Закрытом клубе для бухгалтеров! Там вы найдёте видеоуроки на тему законного способа вывода денег из бизнеса и о важных нюансах, волнующих многих (бесконечные подотчеты, корпоративные карты, многочисленные займы сотрудникам, дивиденды и т.д.).

Автор статьи: Евгения Тарасова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Источник: xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai

Чеки онлайн –кассы: что помешает учесть расходы?

РАССМОТРИМ РАСПРОСТРАНЕННЫЕ ОШИБКИ В ЧЕКАХ ОНЛАЙН–КАСС, КОТОРЫЕ СОТРУДНИКИ ПРИНОСЯТ В БУХГАЛТЕРИЮ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ПРОИЗВЕДЕННЫХ РАСХОДОВ. СГРУППИРУЕМ ИХ ПО СТЕПЕНИ ОПАСНОСТИ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ. ВСЕ ЭТИ ЗНАНИЯ НЕОБХОДИМЫ БУХГАЛТЕРУ, ЧТОБЫ НЕ ЛИШИТЬСЯ РАСХОДОВ НА ПРОВЕРКЕ.

КРОМЕ ТОГО, ВАЖНО ПОНИМАТЬ, ЧТО КАЖДАЯ КОМПАНИЯ, КОТОРАЯ ВЫДАЕТ ЧЕКИ С ОШИБКАМИ, РИСКУЕТ ЗАПЛАТИТЬ ШТРАФ. ЗА ОТСУТСТВИЕ ЛЮБОГО ОБЯЗАТЕЛЬНОГО РЕКВИЗИТА – ШТРАФ ДО 10 ТЫС. РУБЛЕЙ (Ч.4 СТ. 14.5 КоАП РФ).

Безопасные ошибки

1. Чек без фамилии кассира. Должность и фамилия кассира – обязательные реквизиты чека онлайн-кассы. Этих данных может не быть, только если чек выдает клиенту автомат (п.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Отсутствие фамилии не мешает расходам и вычетам. Только должность сотрудника является обязательным реквизитом первичного учетного документа (п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ).
2. В чеке нет адреса сайта ФНС. Данные чеков получает ФНС. Поэтому в чеке должен быть сайт ведомства, на котором можно проверить чек (п.1 ст.4.7 закона 54 –ФЗ). На самом деле проверить чек на сайте nalog.ru не получится. Для этого ФНС РФ разработала мобильное приложение «Проверка чеков». Поэтому чек без сайта можно смело принимать к учету расходов при условии, что с остальными реквизитами все в порядке. При проверке онлайн –чека приложение может выдать следующие варианты информации:

а) Чек некорректен — это значит, что в чеке информация отличается от сведений в инспекции. Выход: Попросите у продавца электронную версию онлайн- чека на телефон или электронную почту.

б) QR – код некорректен – следовательно, код защиты не соответствует законодательству РФ о применении ККТ. Это техническая ошибка. Она не означает, что продавец не передал сведения в ФНС.

в) Получение чека – следовательно, чек ожидает отправки на сервер ФНС. У продавца есть 30 дней. В это время касса копит чеки и отправляет их, как только появится интернет (ч.4 ст. 4.1. ФЗ от 22.05.03 № 54-ФЗ).

г) чек не получен – следовательно, налоговая не получила данные из чека. С 19 августа 2017 года в НК РФ появится указание на то, что компания не обязана отвечать за нарушения контрагента. В случае споров, если чек корректный, докажите, что сделка была реальной. Предоставьте накладную, товарный чек, приходный материальный ордер на склад, письма, договор и т.д.

Спорные ошибки

1. В чеке нет адреса и (или) индекса или адрес указан не верно. У такси отсутствует название и номер машины. У интернет-магазина отсутствует адрес сайта (п.1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ). Казалось бы, инспекторы могут идентифицировать продавца по наименованию и ИНН. Поэтому ошибка в адресе не должна влиять на расходы (письмо № 03-03-10/43034). Однако чек ошибочный. Например, проблемы с расходами возможны, если продавец перенес кассу в другое подразделение без перерегистрации. В результате может оказаться, что подотчетный сотрудник был в командировке в одном городе, а в чеке указан другой. Бухгалтеру необходимо будет подтвердить место расчетов. Для этого можно сделать запрос продавцу.
2. Напротив товара нет ставки НДС. Все компании, кроме «спецрежимников» обязаны записывать ставку НДС по каждому товару в чеке (п.1 ст.4.7 закона № 54-ФЗ). В противном случае возникают риски. Обращаем внимание, НДС по чекам можно принять к вычету, если работники привезли их из служебных командировок (письмо Минфина России от 25.02.15 № 03-07-11/9440). В остальных случаях нужен счет-фактура. Без счет-фактуры, НДС по чекам нельзя учитывать в расходах и принимать к вычету. В бухучете спишите налог как прочие расходы (п.11 ПБУ 10/99).
3. Продавец перепутал систему налогообложения. Такая ошибка возможна, если компания совмещает режимы либо лишилась права на спецрежим, но не поменяла настройки в кассе. Это не лишает компанию права учесть расходы, риски возникают по НДС. Если вы хотите принять НДС к вычету по командировочному чеку, попросите у продавца подтверждение, что на момент продажи он находился на ОСНО.
4. Продавец перепутал способы оплаты. Есть три варианта: по карте (платежная система), электронными деньгами, наличными (п.1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ). Минфин России в письме от 06.04.15 № 03-03-06/2/19106 рекомендует прикладывать к авансовым отчетам не только чеки на оплату, но и слипы pos-терминала, если сотрудники платят картой. В случае расхождений в документах инспекторы на проверках могут оспорить расходы.
5. В чеке есть арифметические ошибки. Например, поставщик неправильно посчитал скидку в чеке из-за ошибок в настройках кассы. Согласно абзаца 2 статьи 320, подпункта 3 пункта 1 статьи 268 НК РФ, покупатель учитывает стоимость товаров в расходах с учетом скидок. Поэтому попросите, чтобы сотрудник обратился в магазин за новым чеком.

Ошибки, которые мешают учесть расходы

1. Нет названия компании и (или) ИНН. Название организации должно быть, как в ЕГРЮЛ. Любое произвольное название является критической ошибкой для списания расходов. Получается, что по чеку нельзя идентифицировать продавца (письмо Минфина от 28.08.14 № 03-03-10/43034). Налоговая снимет расходы. Чек нужно заменить либо отказаться от расходов в налоговом учете.
2. Магазин обобщил названия товаров. Не записывать названия товаров в чеке вправе только ИП на УСН, ПСН и ЕНВД до 2021 года (п.17 ст.7 ФЗ от 03.07.16 № 290-ФЗ, п.1 ст.4.7 закона № 54- ФЗ). Если вы на ОСНО, ваша обязанность указывать названия товаров подробно. Для того, чтобы избежать споров по расходам, приложите к онлайн- чеку товарный чек.

Источник: auditfin.ru