Закрывающие документы для бухгалтерии от ИП без НДС образец

Закрывающие документы от самозанятого для юрлица
13 мая 2023

Закрывающие документы от самозанятого для юрлица: оформляем правильно

Светлана Зотова

Компании необходимо заботиться о документальном подтверждении любой сделки. Договор с самозанятым — не исключение. Рассказываем, какие документы нужно получить от плательщика НПД, когда услуги уже оказаны.

Обязательные и необязательные закрывающие документы

Закрывающими называют документы, которые оформляют после того, как договор или какой-то его этап исполнен.

Обычно взаимодействие с самозанятым строится так: после оказания услуги и при отсутствии претензий друг к другу стороны подписывают акт, исполнитель выставляет счет, заказчик его оплачивает и получает от исполнителя чек. Все эти документы закрывают сделку. Рассмотрим каждый из них, начиная с главного.

Закрывающие документы без НДС

Шаблоны документов с самозанятыми

Чек

В законе 422-ФЗ закреплено, что плательщик НПД обязан передать заказчику чек (п. 1 ст. 14). Самозанятый формирует его после получения денежных средств от клиента. Даже если юрлицо платит исполнителю в безналичном порядке, самозанятый должен выдать чек.

Заказчику получить его крайне важно. Чек самозанятого является закрывающим документом, позволяющим подтвердить расходы в налоговой. Если он есть, компания сможет уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль либо по налогу на спецрежиме на сумму вознаграждения, которую выплатила самозанятому. Если самозанятый не выдал чек, включить такие затраты в подтвержденные и обоснованные расходы не выйдет.

Чек самозанятого — это не то же самое, что кассовый чек, хотя они и похожи. Самозанятый, в отличие от ИП или ООО, не применяет кассовый аппарат. Вместо него он использует приложение ФНС «Мой налог».

Как самозанятый предоставляет чек

Предоставлять чеки самозанятый может разными способами:
Распечатать и передать в руки заказчику.

Переслать в электронном виде на указанный заказчиком email, СМС, сообщением в соцсетях или мессенджере.

Предоставить клиенту возможность считать QR-код чека мобильным устройством.

Все эти чеки равнозначны. Электронный чек распечатывать не нужно — он может храниться на компьютере или в облаке.

Как оформлять чеки самозанятых
И не получать по шапке от ФНС

Когда нужно передать чек

Сформировать и передать заказчику чек самозанятый должен в утвержденные сроки. Они разнятся в зависимости от способа оплаты:

Если исполнитель получил наличные или перевод произведен с использованием электронных средств платежа, то он должен сделать и передать чек сразу после проведения платежа.

Если расчет безналичный, чек может быть передан заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчета. Например, если деньги за услуги были перечислены банковским переводом в марте, заказчик должен получить чек не позднее 9 апреля.

Что должно быть в чеке

В чеке от самозанятого содержится информация:
Наименование документа и его уникальный идентификационный номер.
День и время расчета.
ФИО самозанятого и его ИНН.
Указание налогового режима — НПД.
Перечень услуг, которые оказал самозанятый.

Полученная самозанятым сумма.
ИНН заказчика-юрлица.
QR-код, в котором зашифрованы все приведенные выше данные.
Совет

Наименование услуги в чеке должно быть конкретизировано и отражать конечный результат деятельности самозанятого. Иначе услугу могут расценить как фактическую трудовую функцию. Хороший пример: «Написание трех статей объемом до 10 000 знаков для сайта». Плохой пример: «Услуги копирайтера».

Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь
Попробовать бесплатно
Что делать, если самозанятый аннулировал чек
Самозанятый решил сэкономить на налогах и аннулировал чек: как компании избежать проблем с ФНС

Акт выполненных работ или оказания услуг

Акт об оказании услуг или выполнении работ — хорошо знакомый компаниям закрывающий документ в сделках с другими юридическими лицами или ИП. Составлять акт при сотрудничестве с самозанятым закон не требует. Но это желательно по многим причинам.

Зачем нужен акт

Акт нужен для подтверждения факта оказания услуг и приемки результатов. Если заказчик видит недостатки, он заявляет об этом исполнителю. Стороны фиксируют их в акте. В дальнейшем заказчик сможет ссылаться на этот документ, требуя от самозанятого устранить недостатки. Если приемка проходит на словах, то есть акт не составлен, требовать исправлять недочеты от исполнителя будет сложнее.

Еще одна причина оформлять акт — признание расходов. Они должны быть подтверждены документами, иначе ФНС не будет считать их обоснованными. Главный документ для признания расходов — чек. Но он говорит лишь о получении самозанятым денег. А вот тот факт, что он оказал услуги в полном объеме, подтверждается актом.

Раз условия договора самозанятым выполнены, заказчик имеет все основания ему заплатить.

Если сторонами предусмотрена поэтапная сдача результатов, акт можно составлять по каждому этапу. Условия, когда стороны составляют акт, прописываются в договоре. Например, в договоре предусмотрена предоплата самозанятому и поэтапное оказание услуг + подписание акта по каждому этапу. Стороны могут согласовать, что остаток вознаграждения выплачивается после подписания акта по второму этапу.

Вполне может быть и так, что в договоре предусмотрена предоплата, но акт подписывается только после сдачи всех результатов.

Совет

Акт обязателен, если заказчик сделал предоплату самозанятому. В этом случае дата чека будет раньше даты акта. Включить предоплату в расходы нужно в том периоде, когда услуги были оказаны согласно акту. То есть учет расходов делают по дате акта (при наличии чека).

Что должно быть в акте

В акте должны содержаться реквизиты первичного документа, предусмотренные законом о бухучете № 402-ФЗ (п. 2 ст. 9):

Название и дата составления. Например, акт выполненных работ или акт об оказании услуг.
ФИО самозанятого и наименование второй стороны.
Перечень и описание услуг, которые были исполнены.
Стоимость — цифрами и прописью.

Должности или статусы подписывающих лиц.
Подписи сторон с указанием фамилий и инициалов.

Счет на оплату

Счет — вспомогательный документ при взаимодействии между бизнес-партнерами. Если он выставлен, бухгалтерии заказчика проще сделать оплату.

В договоре может быть прописано условие, что счет выставлять необходимо. Например, оплата услуг исполнителя осуществляется после подписания акта на основании выставленного исполнителем счета в течение 5 дней после его получения заказчиком. В таком случае самозанятый должен сформировать счет, чтобы получить вознаграждение.

Но если условиями договора счет не предусмотрен, самозанятый может его не выставлять. Для подтверждения расходов компании он не нужен.

Образец счета

Ответственность юрлица за отсутствие закрывающих документов

Если по сделке с самозанятым нет закрывающих документов, прежде всего чека, заказчика ждут неприятности. Особенно это касается тех, кто учитывает затраты при расчете налога — организаций и предпринимателей на УСН «Доходы минус расходы», ОСН и ЕСХН.
Возможные последствия для компании при отсутствии закрывающих документов:

Без документов ФНС откажет в признании расходов

То есть учесть сумму, которую вы выплатили самозанятому, при расчете налоговой базы не получится. В итоге размер налога на прибыль будет больше.

ФНС может оштрафовать заказчика

Если сумма вознаграждения включена в расходы без подтверждающих документов, это может быть расценено как занижение налоговой базы. В итоге налог будет уплачен не полностью. А за это назначается штраф по ст. 122 НК РФ в размере минимум 20% от налоговой недоимки.

Можно получить штраф за грубое нарушение правил бухучета

Отсутствие обязательных первичных документов, то есть чека. За такое нарушение может быть наложен штраф по ст. 120 НК РФ. Первоначально он составит 10 000 ₽, но если нарушение повторится, вырастет до 30 000 ₽. Если нарушение привело к занижению базы и налога, штраф составит 20% от суммы недоплаты, но не менее 40 000 ₽.

Сотрудничество с Консоль.Про

Компании важно закрыть каждую сделку с самозанятым: получить от него чек, составить и подписать акт выполненных работ или оказанных услуг. Тогда риск претензий со стороны ФНС минимален, а сотрудничество с самозанятым принесет взаимную выгоду.

Самый простой способ автоматизировать сбор закрывающих документов — передать ведение документооборота с самозанятыми Консоль.Про. Платформа берет на себя весь цикл работы с исполнителями: регистрирует физлицо в качестве самозанятого, проверяет актуальность статуса, формирует и подписывает акты о выполненных работах или об оказанных услугах, автоматически выбивает чеки, фиксирует доход плательщика НПД в ФНС и оплачивает налог.

Если исполнителей немного, компания может сформировать акт в Консоль.Про вручную, введя данные в предложенную форму. При работе с большим количеством самозанятых эффективнее автоматизировать процесс. В этом случае в систему загружается файл-реестр со сведениями об исполнителях: платформа все проверит и сформирует акты. Вы можете использовать наши шаблоны документов или предоставить нам свои — мы интегрируем их на платформу и вам не понадобится перестраивать документооборот. Исполнители подписывают акты электронной подписью, которая создается в Консоль.Про.

Автоматическое формирование чеков платформой минимизирует риск ошибок, которые может допустить самозанятый при самостоятельной подготовке документа. За считанные минуты Консоль.Про выбивает чеки для десятков самозанятых. Для этого также нужно загрузить реестр исполнителей в систему.
Передав документооборот Консоль.Про, вам больше не придется проверять каждый документ. Особенно это актуально, если компания сотрудничает с большим числом самозанятых.

Источник: konsol.pro

Закрывающие документы для бухгалтерии

Акты формируются автоматически после зачисления средств на счет в Топвизоре. Если в аккаунте подключено ЭДО, акты сразу отправляются по каналам ЭДО. Акт сверки можно сформировать вручную в любое время.

Как скачать счет, акт или акт сверки

1. Перейдите в Банк и нажмите Счета и документы.
2. Нажмите на Физическое лицо и выберите нужное юр. лицо, если оно не выбрано.
3. Нажмите Счет или Акт чтобы скачать документы. Счет доступен, пока оплата по нему не поступила.
4. Нажмите Акт сверки, чтобы сформировать акт сверки. Если вы приняли приглашение работать с нами по ЭДО, то акт сверки можно будет отправить по каналам ЭДО.

Как получить оригинал договора

Если вы выбрали оплату по договору при добавлении юр. лица, то договор пришел вам на e‑mail, указанный в Настройках аккаунта. Распечатайте договор, подпишите. поставьте печать и отправьте нам. Как только мы его получим, то отправим вам подписанный с нашей стороны экземпляр.

Если в Аккаунте активирована работа по ЭДО, получить договор по каналам ЭДО можно так:

1. Перейдите в Банк и нажмите Счета и документы.
2. Нажмите на Физическое лицо и выберите нужное юр. лицо, если оно не выбрано.
3. Нажмите Действия с договором
4. Во всплывающем окне выберите Подписать договор через ЭДО Диадок.

Я выбрал нужное юр. лицо, но у меня нет кнопки Действия с договором. Как найти договор?

Если кнопки Действия с договором у вас нет, значит, при добавлении юр. лица выбрали оплату не по Договору, а по Оферте. Оплата по оферте не предполагает заключения договора. Если вам нужен именно договор, добавьте юр. лицо повторно и выберите Договор в окне добавления реквизитов.

Как получить оригиналы документов

Если в аккаунте активировано ЭДО, то акты отправляются по каналам ЭДО автоматически сразу после оплаты. Если вы не используете ЭДО и хотите получать оригиналы актов Почтой России, поставьте флажок Получать закрывающие документы почтой в окне добавления и редактирования реквизитов компании.

Чтобы получить бумажный акт сверки, напишите нам в чат и укажите период, за который нужен акт сверки.

Примеры документов

• Лицензионный договор для России и других стран, кроме Беларуси
• Лицензионный договор для Беларуси
• Счет
• Акт
• Акт сверки

Статусы документов

Источник: topvisor.com

Как выставить счет на оплату от ИП — шаблон документа, заполнение

Осуществление коммерческой деятельности в качестве ИП подразумевает потребность в оформлении различных документов. В отдельных ситуациях для получения средств за реализуемый товар или предоставляемые услуги необходимо выставить клиенту счет. Оформление данного документа имеет определенные особенности и правила заполнения.

Счет на оплату: определение и вносимая информация

Прежде всего стоит определить, что из себя представляет счет на оплату. Это документ, в котором указана информация, необходимая для перечисления средств за товары или услуги, предоставленные предпринимателем другому лицу. Счет выполняет роль документального подтверждения проведения сделки между ИП и субъектом, который его услугами воспользовался.

Существует несколько случаев, в которых может понадобится выписать счет:

• Если потребность в товаре или оказании услуги – экстренная и удовлетворить ее необходимо до заключения договора. Счет позволяет законно нарушить очередность и заключить контракт после того, как товар или услуга будут получены.
• Услуга или товар приобретаются единоразово. То есть заключение договора не имеет смысла по причине отсутствия необходимости в долгосрочном сотрудничестве.
• Если требуется зафиксировать факт получения предоплаты от одного участника сделки другим.
• Торговая сделка оформляется документально от имени ИП и при этом применима ОСН (общая система налогообложения).
• Если компания, которая участвует в заключении контракта, освобождена от уплаты НДС (налога на добавленную стоимость).

Важно! Счет на оплату может стать альтернативой заключению договора. Условием для этого является указание в документе всех условий сотрудничества.

• наименование, адрес, ИНН и КПП обеих сторон сделки;
• название, стоимость и количество товаров или услуг, оплачиваемых покупателем;
• итоговая сумма, которая должна быть внесена;
• реквизиты для перечисления средств;
• дата выставления данного счета на оплату.

Утвержденного государством образца, как на 2019 г. так и на 2020 г. по составлению счета на оплату не существует. Визуально бланк может иметь разные варианты. Также дополнительно в нем может быть указана иная информация. Но перечисленные выше сведения являются обязательной частью данного документа.

Общие правила заполнения

Несмотря на то, что строго определенного образца для счета на оплату услуг нет, существует порядок заполнения, которого необходимо придерживаться. Он подразумевает внесение следующих данных:

• В шапке документа указываются данные поставщика услуг (товара) и получателя.
• Вносят необходимые банковские реквизиты.
• Прописывают порядковый номер документа и дату его подписания.
• Указывают наименование услуг или товаров, их количество и стоимость.
• При необходимости перечисляют дополнительные условия сделки.
• Документ заверяется подписью.