Подготовка закрывающих документов входит в спектр обязательств организации, выступающей стороной в какой-либо сделке. Такой документ является крайне важным, поскольку он необходим в бухгалтерском и налоговом учете. Чтобы правильно закрыть сделку недостаточно просто провести оплату по ней. Без закрывающих документов организация не сможет полноценно отчитаться о затратах, или объяснить их экономическую выгоду.
Если организация не составить закрывающих документов, налоговый орган не позволит принять издержки и налоговые вычеты, таким образом, нагрузка на организацию возрастет.
Закрывающие документы по окончании сделки
- Акт выполненных работ, который подтверждает, что конкретное действие совершено и получен ожидаемый результат.
- Разные виды накладных.
- Счет-фактура.
Обратите внимание: документы, используемые для закрытия сделки составляются в двух (или более) экземплярах, для каждого участника сделки. Такой практике следуют, чтобы каждая сторона могла принять закрывающий документ к учету и провести закрытие сделки. Такой бланк актуален для операций купли-продажи, поставки товара.
Закрывающие документы без НДС
Нужны закрывающие документы и по оказываемым услугам. В такой ситуации для закрытия сделки используют акт выполненных работ (либо акт оказанных услуг). Такой документ выполняет несколько функций:
- подтверждает, что сделка осуществлена;
- удостоверяет факт исполнения обязательств сторонами договора;
- указывает на отсутствие претензий по объему и качеству выполненных работ у принимающей стороны;
- фиксирует отсутствие у сторон каких-либо претензий, касающихся выполненной работы или оказанной услуге.
Если нет документов, которые закрывают сделку, затраты по ней не получится признать в налоговом учете. Когда такой бумаги нет, а в бухгалтерском учете операция числится как завершенная, последствия могут быть такими:
- доначисление налогов по прибыли или НДС;
- штраф за нарушение норм учета;
- снижение репутации компании.
Обратите внимание: в некоторых ситуациях при закрытии сделок допускается использование УПД – универсальный передаточный документ. Его особенность состоит в совмещении счета-фактуры и накладной (либо акта) в одной бумаге.
Документы, закрывающие сделку, несут в себе еще одну важную функцию, с помощью них можно контролировать процессы, происходящие в рамках договорных обязательств. Например, с помощью них можно понять, какие оплаты уже совершены, а какие нет, сколько товаров доставлено и так далее.
Когда речь идет о платежах, в качестве закрывающих документов могут быть использованы:
- чеки;
- квитанции
- платежные поручения;
- банковские выписки;
- кассовые ордера;
- авансовые отчеты;
- справка о подтверждающих документах.
Примечание: последнее применяется в качестве инструмента валютного контроля в ходе операций с формированием паспорта сделки.
КАК НЕ ОШИБИТЬСЯ при составлении закрывающих документов
Как формируются закрывающие документы для бухгалтерии
- дата создания документа;
- наименование формы (например, «Накладная», «Акт выполненных работ»);
- название поставщика продукции (исполнителя работ);
- характеристика предмета договорных отношений (перечисление товаров, услуг, работ);
- единицы измерения поставленных изделий;
- стоимость единицы товара (услуги, вида работ) и общая сумма;
- подписи ответственных лиц с расшифровками должностей и Ф.И.О.
Обратите внимание: получать закрывающие документы необходимо только в оригиналах. Копии не обладают юридической силой, даже заверенные. Поэтому такие бланки и заполняются сразу в нескольких экземплярах.
В современной практике нет строго определенной формы, например, накладных, актов оказания услуги или выполненных работ и других закрывающих документов. Законодательством установлено – организация оставляет за собой право самостоятельно определять формы подобных документов. Есть лишь спектр базовых требований к реквизитам, который содержится в законе «О бухгалтерском учете».
Однако существуют и некоторые общепринятые нормы, к слову, строго ими пользовались до 2013 года. Они доступны и представлены в соответствующих документах, стандартизированные формы первичной документации содержаться в бухгалтерских программах по умолчанию.
Непосредственно в договоре можно за ранее обозначить, какие документы будут выступать в качестве завершающих по сделке. Может быть за ранее обозначена форма, структура, обязательные содержательные элементы, сроки предоставления таких документов.
Оптимизация работы с закрывающими документами
Современные крупные компании проводят большое количество различных сделок, транзакций, операций. Помимо большого количества первичной документации, различных актов, по каждому договору необходимо подготовить закрывающие документы, о важности которых мы рассказали в данной статье.
Чтобы справиться с таким объемом бумаг, в том числе закрывающих сделки, необходим современный подход к обработке и хранению документов. Решением большинства проблем является внедрение электронного архива документов.
Такая система имеет сразу несколько весомых преимуществ:
- скорость обработки информации;
- надежность хранения;
- минимизация количества ошибок;
- увеличение прибыли компании, как следствие всего этого.
Лидером среди подобных решений потребителями признан «Скан-Архив» от компании «ГЭНДАЛЬФ». С этой системой вы получите существенную оптимизацию своих бизнес-процессов. Если вы задумываетесь о внедрении электронного архива документов, обратитесь за бесплатной консультацией от специалистов компании и получите всю необходимую информацию.
Заинтересованы в создании электронного архива?
Получите бесплатную консультацию о внедрении данного решения
Источник: scan-archive.ru
Что делать если контрагент не предоставляет закрывающие документы работает без НДС
В данной статье мы рассмотрим проблемы отсутствия документов, которые подтверждают факт оказания услуг или же поставки товаров, материалов. Также мы рассмотрим как бизнесменам обезопасить себя и какие пункты в договоре можно указать, чтобы нерадивые контрагенты исполняли обязанности по предоставлению документов.
Законодательное регулирование вопроса
Законодательное регулирование вопроса осуществляется такими правовыми документами, как: (нажмите для раскрытия)
- , в котором есть раздел учета неотфактурованных поставок; , в котором дается определение сомнительной задолженности; , который регламентирует весь бухгалтерский учет на предприятии; и другие законодательные акты и Письма Министерства Финансов.
Вы — исполнитель, заказчик отказывается подписать акт выполненных работ (накладную)
Ситуация, когда обязанности по договору выполнены — услуга оказана или товар поставлен, деньги оплачены, но документы подписать по каким-либо причинам не удается, — довольно часто происходит. Это может быть удаленность заказчика и исполнителя друг от друга или наличие противоречий между ними.
Что в такой ситуации происходит с налоговым учетом исполнителя, ведь услуги им оказаны и деньги получены, а вот документов нет? С точки зрения налогообложения — принятие суммы оплаты к доходам в такой ситуации происходит в момент поступления денежных средств на счет. То есть принять доходы можно и без закрывающих документов, но вот в бухгалтерском учете данная сумма останется «висеть» на 62 счете.
В такой ситуации можно провести акт или накладную в бухгалтерском учете. Подписать ее и отправить заказчику ценным письмом с уведомлением и описью вложения.
Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)
- Можно ли открыть ИП неработающему человеку для получения пособий многодетным семьям
- Куда нести справки с биржи труда по беременности больничного
- Можно ли работы договор подряда с физическим лицом включить в стаж по МКС
- Заявление о приеме на работу на место сотрудника который на больничном: образец 2023 года
- Когда выдается трудовая книжку работнику при окончании трудового догвоора если перед увольнениием он пошел в отпуск
- Уведомления ГУФСИН об увольнении сотрудника: образец заполнения 2023 года
- Является ли выплата больничного листа от ФСС доходом работника и необходимо показать в справке
Также в письме необходимо указать на то, что заказчик должен подписать один экземпляр документов и выслать их обратно исполнителю. Если Вы отправите простым письмом данные документы, то у Вас не будет подтверждения факта отправки, а в случае заполнения описи вложения, у Вас на руках останутся документы, подтверждающие факт направления закрывающих документов покупателю.
Данная ситуация невозможна при несогласии покупателя с качеством товара или выполненной услуги. Но в случае несогласия и отсутствия договоренности мирным путем, заказчик должен обратиться в суд.
Вы — заказчик, исполнитель отказывается предоставить закрывающие документы
Наиболее распространенной бывает другая ситуация — Вы заказали услуги (или товары), оплатили их, а вот закрывающие документы поставщик предоставлять отказывается. Такие ситуации довольно часто происходят.
С точки зрения налогового учета Вы не можете принять в расходы суммы, по которым у Вас нет документов, подтверждающих факт совершения сделки — оказание услуг или поставка товара. На свой страх и риск Вы можете принять расходы в бухгалтерском и налоговом учете, но в случае проверки налоговые инспекторы запросят у Вас документы, которые подтверждают тот факт, что услуги оказаны или товары (материалы) поставлены.
Если такие документы Вы предоставить не сможете — инспекторы снимут из расходов сумму, которую Вы приняли без закрывающих документов.
Важно! При отсутствии закрывающих документов нельзя учесть в расходах суммы средств, оплаченные поставщику.
Если деньги уплачены, а услуги (товары) не оказаны (поставлены)
Ситуации, когда Вы уплатили деньги поставщику, а он не выполнил свои обязательства, часто заканчиваются судебными разбирательствами. Заказчик подает в суд на исполнителя, чтобы взыскать уплаченную сумму денежных средств.
Как правило, при подтверждении факта оплаты и отсутствии закрывающих документов, суды встают на сторону заказчика и присуждают поставщику вернуть долг и проценты за пользование чужими денежными средствами. Заказчик в такой ситуации в бухгалтерском учете должен создать резерв и оценить сумму аванса как сомнительную дебиторскую задолженность.
По истечению срока давности (при существовании данной сомнительной дебиторской задолженности более трех лет) или в случае исключения поставщика из единого реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) такую сомнительную задолженность нужно списать на прочие расходы. Это делается такой проводкой:
Важно! Если дебиторская задолженность висит более трех лет нужно обратиться к поставщику, выставить акт сверки взаиморасчетов и написать письмо о просьбе вернуть средства. В случае отказа или отсутствия ответа — задолженность списывается на прочие расходы.
Как обезопасить себя при работе с другими контрагентами
Для того, чтобы обезопасить себя при работе с другими контрагентами, можно включить в договор, который Вы заключаете с ними, пункты о предоставлении документов в определенный срок. Также в договоре можно указать ответственность поставщика за непредоставление документов в указанный срок и размер неустойки, которая будет взиматься с поставщика за задержку документов.
При наличии таких пунктов в договоре можно будет ссылаться на них при запросе документов у поставщика.
Что делать если поставщик не хочет выписать счет-фактуру
Вместе с тем, есть поставщики, которые не выполняют требования НК РФ о предоставлении счетов-фактур в течение 5 дней с момента отгрузки. В результате у покупателей возникают проблемы с получением вычета по НДС. Есть несколько вариантов действия, когда поставщик не хочет выписать счет-фактуру.
Направление претензии контрагенту
Получение счета-фактуры с нарушением срока, не лишает компанию права отражения суммы уплаченного поставщику НДС в декларации и последующего получения вычета. Нарушение срока не отменяет вычет, поскольку контролеры в такой ситуации сохраняют возможность установления основных параметров совершенной сделки.
Ключевые вопросы, на которые должны получить ответы инспекторы:
· стороны сделки (покупатель и поставщик, заказчик и исполнитель и т.д.);
· объект сделки (товары, услуги и т.д.);
Самым простым и логичным действием в ситуации, когда поставщик нарушил сроки выставления счет-фактуры, — предъявление письменной претензии. Установленного законом образца не существует, составляется документ в произвольной форме.
Акцент в претензии рекомендуется делать на следующих причинах, которые могут побудить поставщика выполнить свои обязанности:
Мнение эксперта
Поляков Евгений Витальевич
Консультант в области права с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Большой опыт в составлении договоров.
Определение даты, с которой отсчитывается нормативный срок для направления документов от поставщика покупателю. В некоторых случаях поставщики нарушают сроки по причине неправильного толкования понятия «отгрузка».
Угроза штрафа поставщику за отсутствие счет-фактуры у покупателя. Ответственность за нарушение срока выставления документа или его не передачу контрагенту отсутствует.
Однако в соответствии с пунктом 1 статьи 120 НК РФ и разъясняющими письмами Минфина РФ, не выставление счет-фактуры является грубым нарушением правил отражения в учете доходов и расходов. Отсутствие даже одного документа в квартале приводит к штрафам, размер которого зависит от длительности периода не выставления счетов-фактур и суммы заниженного по этой причине НДС.
Чаще всего поставщик не выставляет счет-фактуру из-за разницы в понятиях отгрузки. В данном вопросе есть нюансы при передаче товара перевозчику, отгрузке частями, времени перехода права собственности.
Дело в том, что в НК РФ отсутствует такое понятие в принципе. Статья 39 НК РФ разъясняет, что такое реализация товаров или услуг (это переход права собственности).
Обратившись к ГК РФ, можно из статьи 509 узнать, что отгрузка – это фактическая передача товара. В соответствии со статьей 224 ГК РФ под передачей понимается вручение товара покупателю или перевозчику, который доставит его контрагенту.
Также передача – это вручение товара специальной компании, которая перешлет товар клиенту.
Акт выполненных работ без ндс образец бланк
Акт выполненных работ без НДС (образец) — документ, который подтверждает, что все условия по договору выполнены в срок и в полном объеме.
Содержание акта выполненных работ
Любые отношения между контрагентами по предоставлению услуг начинаются с заключения договора. Однако подписание этого документа еще не означает, что услуги предоставлены в полном объеме и у заказчика отсутствуют претензии. Все произведенные платежи в этом случае носят характер авансовых, если иное не указано в самом договоре.
Для подтверждения факта выполнения работы составляется акт выполненных работ. Документ может быть составлен в форме, утвержденной Госкомстатом, также предприятие вправе самостоятельно разработать форму данного документа.
Акт носит характер первичного документа, составляется в одном экземпляре для каждой стороны. В акт необходимо внести сведения об исполнителе и заказчике, а также о заключенном между ними договоре. Данные сведения должны быть идентичны тем, что отражены в самом соглашении. Важно указать дату составления и подписания документа. Обычно такие акты являются номерными, что отражает принцип непрерывности бухгалтерского учета.
Предмет данного акта — те работы, которые были выполнены, их объем и сроки выполнения. Что касается сроков выполнения, то их можно отражать по-разному в зависимости от характера соглашения. Когда оно носит разовый характер, достаточно просто указать объем выполненной работы. Если речь идет о постоянном оказании определенных услуг, в этом случае важно отразить период, за который подписывается акт.
Подписание акта выполненных работ
Акт выполненных работ без НДС образец которого можно скачать на нашем сайте, составляется исполнителем после выполнения всего объема работ, оговоренного в договоре. Документ подготавливается в двух экземплярах. Оба подписанных исполнителем акта направляются в адрес заказчика услуги.
Если у получателя услуг не возникло претензий к качеству выполнения работы, он подписывает также оба экземпляра документа. Подписи уполномоченных лиц каждой из сторон должны быть скреплены печатью. Оба акта имеют одинаковую юридическую силу, один из них необходимо вернуть обратно исполнителю.
Рассмотренный документ для одной стороны, т.е. для исполнителя является подтверждением правомерности получения прибыли, а для заказчика — соответственно затрат. При принятии затрат к уменьшению прибыли налоговая служба очень щепетильно относится к наличию правильно оформленных актов.
Ниже расположен типовой бланк и образец акта выполненных работ без ндс вариант которого можно скачать бесплатно.
Источник: uristhome.ru