Как правильно отобразить изменение фамилии сотрудника в трудовой книжке? Порядок и процедура внесения изменений
Необходимость внесения изменений в трудовую книжку чаще всего возникает после того, как сотрудница вышла замуж. В большинстве случаев работодатели не допускают ошибок в процессе внесения правок, но им необходимо строго следовать установленным правилам.
Основания для изменения фамилии в трудовой книжке
Смена фамилии при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака. Это следует из ст. 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 года №143-ФЗ. Также смена фамилии обязательно отображается в паспорте гражданина.
После того как брак заключен, и сотрудница изменила фамилию, ее паспорт автоматически становится недействительным, согласно п. 4, 12, 15 Положения о паспорте от 1997 года. И ей в обязательном порядке в установленные сроки нужно пройти процедуру замены паспорта.
Согласно ст. 66 Трудового кодекса, трудовая книжка является ключевым документом по трудовой деятельности сотрудника, в котором вносятся соответствующие сведения о его карьерном пути, наградах, образовании и пр. Обязанность по ведению трудовых книжек возлагается на работодателей.
Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества
Форма и порядок ведения указанного документа закрепляется в двух нормативно-правовых актах: в Правилах ведения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства в 2003 году №225, и в Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года.
На основании пп. «а» п. 9 Правил №225 в трудовой книжке должна содержаться фамилия сотрудника, которая прописывается здесь на основании его паспорта. Соответственно, при изменении фамилии и паспорта эти изменения должны найти отражение в трудовой книжке.
Процедура изменения фамилии в трудовой книжке должна происходить на основе п. 26 Правил №225 и п. 2.3 Инструкции №69.
Необходимые документы от работника и работодателя
Все изменения в трудовых книжках должны иметь документальное подтверждение. Для того чтобы внести изменения, от сотрудника потребуются:
- Паспорт с новой фамилией (целесообразно обращаться к работодателю уже после того, как сотрудником был получен новый паспорт, хотя на это может уйти некоторое время).
- Свидетельство о заключении брака или свидетельство о расторжении брака, либо иные документы, которые подтверждают изменение фамилии.
Если в трудовой книжке неправильно была сделана запись о фамилии, то ее можно изменить на основании паспорта и свидетельства о рождении. Документы предоставляются работодателю в подлиннике. Работодателю следует снять с них копии и хранить их вместе с личным делом сотрудника.
Работнику необходимо только предоставить подтверждающие документы и написать заявление на внесение изменений. Сами же изменения вносятся работодателем. В трудовую книжку ему необходимо внести реквизиты документов, на основании которых делаются правки.
Помимо трудовой книжки, изменения фамилии стоит отобразить в иных важных документах: трудовом договоре, должностной инструкции, личной карточке и пр. Но обязанность внесения таких изменений законодательно не установлена, поэтому работодатель может сам определить целесообразность таких правок.
Изменение фамилии в трудовой книжке
Также работодатель может обратиться в ПФР для получения работником нового СНИЛСа.
Процедура
Изменения в трудовую книжку не допускается вносить собственноручно, даже если на текущий момент работник не трудоустроен. Правки должны быть внесены у того работодателя, во время трудоустройства у которого произошла смена данных.
Если фамилия сотрудника изменилась, но изменения в трудовой не были сделаны до его увольнения, то изменить фамилию в его трудовой книжке допускается по его новому месту работу (у нового нанимателя).
Фамилия сотрудника находится на титульном листе трудовой книжки. Сюда, в отличие от разделов со сведениями о работе и награждениях, допускается вносить изменения путем исправления записи.
Расположение бани на участке по закону
Powered by Inline Related Posts
Процедура внесения изменений в трудовую книжку следующая:
- Сотрудник обращается к работодателю с заявлением на смену персональных данных. Оно составляется в свободной форме и содержит наименование работодателя, ФИО руководителя, ФИО сотрудника, его должность и подразделение работы, просьбу внести изменения, дату и подпись подачи заявления с расшифровкой.
- Работодатель издает приказ, в котором дает поручение кадровой службе внести изменения в кадровую документацию (это необходимо только в том случае, если за оформление трудовых не отвечает сам руководитель).
- Старая фамилия зачеркивается одной прямой линией.
- Рядом вписывается новая измененная фамилия. Где написать новую фамилию – не принципиально: это можно сделать сверху или рядом, либо под записью.
- Ссылка на реквизиты документов, на основании которых были внесены изменения, прописываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Четкая формулировка записи отсутствует. Можно прописать здесь, например, такую заметку: «Фамилия изменена на основании…».
- Под реквизитами документов ставится подпись должностного лица с расшифровкой, а также дата изменений.
- Запись заверяется печатью организации (при наличии, так как с 2015 года требование об обязательном использовании печати было упразднено). Печать нужно поставить таким образом, чтобы сохранить читаемость записей и не перекрывать их.
При внесении исправлений строго не допускается использование корректоров и ножей. Записи аккуратно вносятся ручкой. Все надписи стоит делать разборчивым подчерком, они должны быть хорошо читабельны.
Записи вносятся без сокращений. Дата внесения изменений прописывается арабскими цифрами. Работодателю следует использовать ручку синего, черного или фиолетового цвета. Образец записи о смене фамилии в трудовой книжке можно скачать здесь.
Таким образом, законодательство допускает возможность изменения фамилии сотрудника в трудовой книжке. Для этого старая фамилия зачеркивается, и рядом вносится новая. На форзаце трудовой книжки необходимо прописать документы-основания для внесения правок, а также заверить их подписью и печатью работодателя. Процедура внесения изменений в трудовую книжку предполагает прохождение таких этапов: написание работником заявления, предоставление документального подтверждения, издание приказа и оформление записей.
Оформление смены фамилии в трудовой книжке
Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Но нормам статьи 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.
С 01.09.2022 вступил в силу приказ Минтруда № 320н от 19.05.2022 , который внес поправки в правила работы с бумажными трудовыми книжками и изменил требования к их оформлению.
Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку, в личную карточку и в договор, вносят соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, но ее проводят в обязательном порядке, в противном случае в будущем возникнут вопросы при назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Новый приказ Минтруда регулирует, как провести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, развода или по иным причинам.
Законодательная база по изменению личных данных работников
Чаще всего смена личных данных производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году) в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст.
19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. При изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 положения о паспорте, утвержденного постановлением правительства № 828 в 1997 году).
Источник: pdd-24.ru
Смена фамилии в трудовой книжке – образец 2020
Запись в трудовой о смене фамилии, образец вы найдете ниже, довольно частое явление в кадровом документообороте. К примеру, подобная ситуация может возникнуть при вступлении специалиста в брак, а также, наоборот, при его расторжении. Меняют ли трудовую книжку при смене фамилии? Сразу скажем, менять трудовую после смены фамилии не нужно, но придется внести в нее изменения. Расскажем, как это правильно сделать; как сотруднику составить заявление, а работодателю – приказ.
Нужно ли менять трудовую при смене фамилии
Трудовая – это основной документ о профессиональной деятельности человека. Порядок ведения книжек утвержден в ПП № 225 от 16.04.03 г. В соответствии с подп. «а» п. 9 в документ вносится ФИО работника согласно его паспорту. Поскольку паспорт гражданина меняется при заключении брака (или его расторжении), смена фамилии в трудовой книге является также обязательной.
Как внести изменения в трудовую книжку при смене фамилии
На основании п. 26 ПП № 225 изменения в трудовой при смене фамилии вносятся работодателем по последнему месту занятости. Подобное действие кадровик должен подтвердить документально. Основанием для внесения записи в трудовую после смены фамилии является паспорт сотрудника, а также свидетельство (о вступлении в брак, или его расторжении, об изменении ФИО и т.д.). Реквизиты документа (номер и дата) приводятся в книжке.
Делать корректировки просто «со слов» сотрудника или руководителя организации не допускается. Далее разберемся, как в трудовой оформить смену фамилии.
Порядок заполнения трудовой при смене фамилии
Регламент заполнения трудовой книжки при смене фамилии предусматривает подачу работником заявления на имя руководителя работодателя. Обращение составляется письменно, в произвольном виде. Заявление должно содержать просьбу сотрудника о внесении изменений. Для обоснования необходимо приложить подтверждающие документы. Приводим пример составления заявления для смены фамилии в трудовой книжке после замужества.
Директору ООО «Гранит»
В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с «Семеновой» на «Пономареву» прошу Вас внести изменения в трудовую книжку и прочие кадровые документы.
- Копия паспорта № 45 07 102875, выдан 18.02.2020 г.
- Копия свидетельства о заключении брака серия АА № 178452.
Получив от сотрудника заявление, работодателем издается приказ о внесении корректировок в трудовую книжку и прочие кадровые документы. Распоряжение также составляется в произвольном виде. Наконец, правильная запись отражается в трудовой. Порядок действий при этом следующий (п. 2.3 ПП № 69, п. 26 ПП № 225):
- Запись отражается на внутреннем титульнике документа, то есть, на первой странице.
- Старая фамилия перечеркивается сплошной чертой.
- Новая фамилия указывается рядом или сверху.
- Информация о подтверждающих изменения документах отражается на внутренней части обложки. Здесь нужно внести данные нового паспорта и свидетельства – к примеру, о вступлении в брак. Указывается дата, номер и серия документов.
- Заверяются изменения подписью уполномоченного работника работодателя и печатью предприятия.
- Дополнительно, хотя законодательством такая обязанность для работодателя не регламентирована, чтобы избежать путаниц, рекомендуется внести корректировки в другие кадровые формы. Это, к примеру, личная карточка сотрудника, трудовой договор, инструкции, табеля и т.д.
Смена фамилии в трудовой книжке – образец 2020
Рассмотрим детально, как выглядит трудовая книжка после смены фамилии работницы при замужестве. Предположим, бухгалтер-материалист организации вышла замуж и сменила фамилию с «Семеновой» на «Пономареву». Меняется ли трудовая при смене фамилии? Мы уже выяснили, что корректировки вносятся в персональные данные.
Прежняя фамилия «Семенова» перечеркивается, новая «Пономарева» вписывается. Приводим примерный образец заполнения трудовой при смене фамилии.
Специалист по кадрам
Фамилия Семенова Пономарева
Дата рождения 18.05.1985
(число, месяц, год)
Образование Высшее профессиональное
Профессия, специальность бухгалтер
Дата заполнения «10» июня 20 08 г.
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки Семенова
ответственного за ведение трудовых книжек
Источник: raszp.ru
Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества
При смене фамилии работника изменения в трудовую книжку вносит сотрудник отдела кадров согласно инструкции по заполнению трудовых книжек.
Нормативно-правовая база
Исправления в трудовой книжке в части ФИО работника регламентируются Инструкцией по заполнению трудовых книжек № 69 от 10.10.2003 г.
Основания изменения фамилии в трудовой книжке
При смене ФИО работнику необходимо сообщить работодателю о произошедших изменениях и предоставить документы, являющиеся подтверждением смены паспортных данных:
- свидетельство о заключении/расторжении брака, а также о перемене имени;
- новый паспорт лица;
- свидетельства СНИЛС и ИНН.
Данные документы станут основанием для изменения фамилии в трудовой книжке после замужества.
Порядок изменения фамилии
В первую очередь работник, сменивший паспортные данные, должен написать заявление, в котором просит произвести исправления в трудовой книжке и других учетных документах.
После сдачи работником заявления кадровики должны составить приказ, после которого в трудовую книжку будут внесены необходимые исправления.
Чтобы внести исправления в сведения о ФИО работника, необходимо придерживаться следующего алгоритма.
Пошаговая инструкция внесения изменений
Шаг 1. Ознакомление инспектора отдела кадров с документами, представленными работником.
Шаг 2. Внесение исправлений в сведения о работнике.
Изменить ФИО в книжке достаточно просто. Согласно Инструкции, исправить данные можно, зачеркнув одной чертой старые данные, а рядом прописать новые сведения.
Чтобы можно было прочесть исправленный текст, зачеркивание производится тонкой чертой.
Аналогичным образом вносятся изменения в остальные кадровые документы.
Шаг 3. На обратной стороне обложки вносятся сведения о документах, являющихся основанием для исправлений – серия и номер свидетельства, дата выдачи.
Как правило, это свидетельство, выданное органами ЗАГСа. Ответственное лицо в обязательном порядке ставит свою подпись с указанием должности и инициалов, дату поправок и печать организации.
Образец изменения фамилии в трудовой книжке
Документы, на основании которых вносится запись
Для внесения исправлений работник должен представить документы, которые подтверждают произошедшие изменения – копию нового паспорта и свидетельство о регистрации/расторжении брака или смене имени.
Кто должен вносить изменения
Вносить запись в трудовую книжку о смене фамилии имеет право только сотрудник отдела кадров.
Смена фамилии в других рабочих документах
Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие сведения ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, график отпусков, ведомости, описи и т. д.
Важно! Чтобы внести новые сведения в трудовой договор, необязательно составлять его заново – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны новые данные работника.
В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять ФИО в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.
Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.
Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала.
Источник: smena-familii.ru