Для того, чтобы правильно заполнять финансовую и официальную документацию предприятия, нужно знать нюансы.
Журнал составляется в соответствие с основными правилами, которые закреплены российским законодательством.
Каждый гражданин, зарегистрировавшийся как индивидуальный предприниматель, на протяжении всего времени деятельности подвергается различным процедурам по установлению соответствия нормам со стороны контролирующих ведомств.
В связи с этим, в законе установлены определенные требования по ведению учетного журнала, как для физических, так и для юридических лиц. Составить документ проще всего, воспользовавшись унифицированным шаблоном.
Основная его функция
В каждой организации проводятся многочисленные проверки, по результатам которых должны быть представлена отчетность.
Государство осуществляет полноценный контроль над финансовой стороной работы юридического лица или ИП, в частности, за соблюдением всех требований по санитарной, противопожарной безопасности. Проверки осуществляют сотрудники трудовой инспекции, ФНС и других служб .
Журнал учета проверок ИП и юридических лиц, плановые /внеплановые проверки малого и среднего бизнеса
Основная цель ведения журнала – сохранение и фиксация информации. За один календарный год общее количество различных проверок от надзорных предприятий может превысить десять, при этом посещения могут быть как внезапными, так и плановыми.
Назначение журнала учета заключается в следующем:
| Регистрация факта осуществления проверки конкретной организацией | Это нужно для того, чтобы в дальнейшем можно было использовать зафиксированную информацию, как доказательную базу, если права и интересы сотрудников и руководителя компании окажутся нарушены |
| Частота выполнения рейдов | Сотрудникам той или иной надзорной инстанции |
| Создание определенной структуры | Регистрация содержания и типа каждой выполненной проверки, фиксация общей длительности, данные об организации, осуществляющей досмотр |
| На одной из страниц | Могут быть подведены итоги |
В связи с тем, что длительности и регулярность каждого вида проверки закреплена законодательством, ведение журнала несет определенную пользу и для директора компании, поскольку он может получить наглядные данные по всем видам рейдов.
Если же какая-либо из контролирующих инстанций проявляет излишнее рвение, вынесенные решения могут быть оспорены через суд.
Так, с помощью журнала, предприятие может не только зафиксировать информацию, но и защитить свои интересы.
Как выглядит пример заполнения журнала
Заполнить журнал проверок контролирующих органов можно, используя образец, который следует скачать в 2023 году по ссылке здесь.
Законодательством утверждена определенная форма для ведения журнала , которая была рекомендована к использованию для всех компаний.
Не допускается внесения в нее каких-либо правок, если они нецелесообразны. Вся представляемая информация обязательно должна быть четкой и точной, не допускается наличие ошибок.
Существуют некоторые правила внесения данных в документ:
| Документ заполняется только в единственном экземпляре | Но допускается ведение страниц, как в электронном, так и бумажном виде |
| Если используется электронный бланк | Его необходимо распечатать |
| Каждый лист документа | Необходимо подписать в соответствие с действующей нумерацией и прошить по порядку |
| На самой последней странице | Следует поставить печать компании, если она используется и подпись (факсимиле) руководителя |
Дополнительно должна вестись номенклатура дел, после внесения сведения в которую законченный журнал передается в канцелярию, где хранится в течение установленного времени.
Алгоритм внесения данных в документ:
| Изначально нужно внести данные в титульный лист | На котором указывается дата, когда было начато ведение журнала, наименование компании и номер свидетельства, выданного при государственной регистрации |
| Делается отметка о том, какой сотрудник несет ответственность за внесение данных в документ | Отдельно следует указать ФИО руководителя, должность. Отдельно ставится печать и подпись |
| Заполняется основной раздел | Страница с данными о начале и окончании проверки, основных деталях, затраченных часах. Делается отметка о том, какая проверяющая инстанция была выслана для проверки, какие постановления были вынесены |
| Обязательно нужно указать | Является ли визит на предприятие плановым, либо внеплановым |
В журнале вносятся данные по всем постановлениям, результатам осмотра предприятия, документации.
В заключении о результатах визита следует указать, какими органами он был совершен, какие представители посетили предприятие, после чего ставится подпись ответственного лица и директора.
Источник: juristhere.ru
Как вести журнал учета проверок юридического лица
Любой индивидуальный предприниматель или организация на протяжении своей деятельности подвергаются ряду обязательных проверок со стороны надзорных органов. В связи с этим законодатель накладывает на юридических лиц, равно как и на индивидуальных предпринимателей, необходимость ведения учета произведенных проверок с помощью унифицированного шаблона журнала. О том, чем является журнал учета проверок юридического лица, кто и как должен его заполнять, а также о других нюансах, связанных с ведением подобного журнала, рассказывается в данном материале.
Зачем нужен
Основной функцией учетного журнала является фиксирование факта состоявшейся проверки документальным путем, а также первичное ознакомление руководителя организации с итогами проведенного контроля в отношении предприятия. Обязанность по ведению учетной документации на случай проверок со стороны надзорных органов закреплена в Федеральном законе №294-ФЗ от 26.12.08, призванном защищать права юридических лиц и индивидуальных предпринимателей во время осуществления проверок со стороны надзорных инстанций. Согласно пункту 8, статьи 16 этого нормативного акта, в обязанность юридическим лицам вменяется ведение учета проверок посредством унифицированной формы журнала. Типовой формат такого журнала утвержден Приказом Минэкономразвития РФ № 141 от 30.04.09 года.
Важно! Надо отметить, что подобный журнал можно приобрести в готовом виде, а можно сделать самостоятельно, разбив на необходимые графы в соответствии с образцом.
Кто ответственный за журнал
Журнал учета проверок юридического лица является официальным документом, поэтому вся ответственность за организацию ведения такого учета возлагается на руководителя учреждения, а также на представителей контролирующих органов, которые участвуют в проведении проверок.
Кроме этого руководитель может назначить ответственное должностное лицо, которое непосредственно будет заниматься ведением журнала. Это может быть секретарь-делопроизводитель, сотрудник кадрового отдела или бухгалтер. В этот документ не вносится никакая информация, помимо той, что имеет отношение к проверкам организации надзорными органами, поэтому все остальное время журнал находится в канцелярии организации на ответственном хранении. Графы документа заполняются инспектором, осуществляющим проверку, в ходе ее проведения.
Как заполнять
Изначально первичная информация в журнал вносится ответственным лицом организации. На титульном листе обязательно указывается полное наименование организации, точный юридический адрес, дата, с которой началось ведение документа, и должностные лица, ответственные за учет. В книге содержатся обязательные разделы, которые впоследствии заполняются представителями надзорных инстанций по мере проведения проверок деятельности юридического лица. В соответствии с законодательными нормативами, учетная книга должна содержать следующие графы:
- Для внесения сведений о датах начала и окончания проверок;
- Графу, в которой указывается продолжительность проводимой проверки в часах;
- Раздел, в который вносится информация об органе, осуществляющем проверку;
- Графу, в которую вносятся данные документации, на основании которой производится проверка;
- Раздел, в котором разъясняется, с какой целью производится проверка и каковы ее основные задачи;
- Строка, отражающая тип проверки (плановая, внеплановая);
- Графа, в которую вносится номер акта о результатах проведенного контроля со стороны надзорных органов, дата составления такого акта, а также дата вручения документа представителю проверяемой организации;
- Раздел, предназначенный для внесения замечаний инспектором, выявленных в ходе самой проверки;
- Номера и даты выданных предписаний об устранении имеющихся нарушений;
- Графа, предназначенная для внесения сведений о лице, проводившем инспектирование (ФИО, должность);
- Графа, используемая для внесения сведений о лицах, привлеченных в качестве экспертов;
- Строка, в которой проставляется подпись инспектора, проверяющего инспектора.
Пример заполнения журнала учета проверок юридического лица скачать
Как прошить
Как выше было отмечено, журнал учета проверок юридического лица можно приобрести в готовом виде, а можно изготовить самостоятельно, разделив подходящую чистую учетную книгу на необходимые разделы. Независимо от того, будет ли приобретена готовая учетная книга, либо документ подготовлен вручную, журнал требуется прошить.
Для этого до начала ведения страницы нумеруются, документ прошивается и пломбируется. На пломбе указывается информация, о том, какое количество страниц содержит учетная книга, с какой даты осуществлено введение журнала в оборот, проставляется ФИО лица, на которое возложена ответственность за ведение и сохранность учетной книги. Опломбированный и прошитый документ заверяется печатью учреждения.
Источник: mirblankov.ru
Журнал учета проверок юридических лиц и ИП, 50 л., на гребне, картон, А4 (204×290 мм), 19с12
Утвержденная типовая форма учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного, муниципального контроля. Журнал прошнурован согласно общепринятым стандартам ведения записей строгой отчетности.
Журнал учета проверок юридических лиц и ИП, проводимых органами государственного и муниципального контроля, используется организациями и частными лицами, ведущими предпринимательскую деятельность, для внесения в него записей о прошедших визитах надзорных инстанций. Это необходимо для отслеживания их частоты, фиксировании нужной информации.
Журнал регистрации проверок юридических лиц и ИП контролирующими органами изготовлен в формате А4 альбомной ориентации для удобства его ведения. В книге предусмотрено 50 листов, которые надежно скреплены евроспиралью. При этом исключена возможность их удаления, поскольку всем страницам присвоены номера.
Лакированная обложка обеспечивает длительное сохранение журнала проверки юридических лиц и ИП проверяющими органами в надлежащем состоянии. На текущий момент не зафиксирована обязанность иметь такой документ, но его наличие выгодно именно бизнесу. Купить журнал учета проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей контролирующими органами стоит как для упрощения планирования функционирования компаний, так и для того, чтобы в случае возникновения спорных вопросов максимально защитить ее интересы.
Кадровое делопроизводство: список обязательных и необязательных журналов кадровика
Большой популярностью в кадровом делопроизводстве пользуются журналы регистрации. Они необходимы для хранения и учета документов, а также помогут в споре между руководителем и сотрудником.
Какие журналы нужно вести в кадровом производстве?
Кто должен из заполнять?
Читайте в этом материале Подробнее
Журналы регистрации: какие документы должны быть в каждой организации?
Правильная организация документации необходима не только для удобного поиска, но и для создания компании ответственной репутации.
Какие журналы регистрации документов нужны?
В какой форме лучше хранить регистрационные книги?
Читайте в этом материале Подробнее
02 октября 2020
Достоинства:
плотненький
Комментарий:
Начальство дало задание начать вести журнал проверки организации контролирующими органами. Заказали в интернет-магазине этот журнальчик — он произведен, как написано, по всей правилам, то есть соответствует. Обложка твердая, хорошо, потому что он у нас надолго, я надеюсь, не люблю, когда уголки мохрятся, брр =)
23 сентября 2020
Достоинства:
цена низкая, а необходимость ейная высокая!
Комментарий:
Озаботились книгой проверок юридических лиц — такая наша компания стала большая и взрослая)) Мы за структурированность, планирование, записи, контроль и т.д. и т.п. Во избежание, так сказать)
25 августа 2020
Комментарий:
Я как частный предприниматель всегда забочусь о правильности заполнения документации. Вести журнал учета контрольных проверок нужно, кто бы что ни говорил. Знаю коллег по бизнесу, которые не ведут, а потом плачутся. Ну, дело каждого.
20 августа 2020
Достоинства:
действительно нужная вещь
Комментарий:
Наша компания работает всего ничего, а уже сплошные проверки-проверки-проверки. Без контрольного журнала проверок, думаю, никуда, потому что всякое бывает, не будем вслух, но обезопасить себя доказательствами нужно. Всем советую.
Источник: www.officemag.ru