Целью системы адаптации является в основном снижение издержек организации за счет следующих факторов:
1. Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность:
- Достижение необходимой эффективности работы в минимальные сроки
- Уменьшение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей
2. Сокращение уровня текучести кадров:
- Снижение кол-ва сотрудников, не прошедших испытательный срок
- Уменьшение количества сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы
Выгодами, получаемыми сотрудником после прохождения адаптации являются:
- Получение полной информации, требуемой для эффективной работы;
- Снижение уровня неопределенности и беспокойства;
- Повышение удовлетворенности работой и развитие позитивного отношения к компании в целом;
- Освоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения;
- Выстраивание системы взаимодействия с коллегами;
- Получение эффективной обратной связи от наставника и линейного руководителя по итогам испытательного срока;
Выгодами, получаемыми компанией с выстроенной системой адаптации, являются:
Онбординг и адаптация: как встретить новичка, чтобы он остался надолго | Hurma
- Создание механизма оценки профессиональных и управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы;
- Выявление недостатков существующей в компании системы подбора;
- Развитие управленческих компетенций наставников и линейных руководителей;
- Обоснование кадровых решений в отношении как новичка, так и наставников после окончания адаптационного периода;
- Повышение лояльности сотрудника компании как работодателю.
Аспекты адаптации
1. Корпоративная адаптация
Для того чтобы начать работать эффективно, человеку необходимо получить ответы на вопросы, связанные с организацией деятельности компании, например:
- Какое место занимает компания на рынке? Как идут дела? К чему стремится?
- Каковы стратегические цели и приоритеты компании?
- Кто является ключевыми клиентами? Кто основными конкурентами?
- Как осуществляется управление компанией? Кто принимает решения?
- Какова структура компании? Где какие подразделения расположены?
- Какова периодичность и технология планирования и отчетности?
- Какие действуют процедуры, регламенты?
- Кто и в каком порядке подписывает документы?
- и т.д.
2. Социальная адаптация
Приходя на работу, человек принимает те нормы поведения и общения, которые существуют в коллективе, включается в систему взаимоотношений с коллегами.
На этом этапе он знакомится с «атмосферой компании» – корпоративной культурой. Сотруднику необходимо получить ответы на следующие вопросы:
- Какой стиль общения принят в коллективе (дружеский, официально-деловой, богемный, комеди-клаб и т.п.)?
- Как принято обращаться к сотрудникам, равным по уровню / должности, подчиненным, руководителям?
- Есть ли в компании какие-то группы, «лагеря», территории? Какие между ними взаимоотношения?
- С кем обедать? С кем курить?
- У кого дети такого же возраста? У кого кошки/собаки/рыбки/птички? У кого похожие хобби, увлечения?
- Что можно / нельзя обсуждать в курилке, за обедом?
- К кому можно / нельзя обращаться за помощью, советом?
- и т.д.
3. Организационная адаптация.
Как правильно проводить адаптацию персонала
Обычно мы проводим на работе большую часть светового дня. Разумеется, это время должно быть как-то организовано в бытовом плане. Существует масса организационных моментов, с которыми предстоит разобраться новичку в первые дни / месяцы работы. Например:
- Где находится туалет? Где можно курить? Где находится столовая?
- Где можно разместить свои вещи?
- Как оформить постоянный пропуск?
- Кто настроит компьютер?
- Когда и где выдают зарплату?
- Как здесь пьют чай / кофе? Можно ли принести свою кружку? Можно ли пить кофе на рабочем месте?
- Можно ли повесить над рабочим столом плакат любимой рок-группы? Семейное фото? Календарь с видами природы?
- Как заказать канцелярию, курьера, машину, переговорную комнату?
- К кому обращаться по поводу неисправностей в компьютере?
- Где взять положенный корпоративный мобильный? Мед.страховку?
- Как принято справлять дни рождения? Сколько сдавать на подарки и кому?
- Во сколько принято уходить домой? Можно ли утром опаздывать?
- Когда будет отпуск?
- и т.д.
4. Техническая (технологическая) адаптация
В каждой компании используется свой набор техники и программного обеспечения. Новому сотруднику в период адаптации придется:
- Запомнить новый пароль, привыкнуть к новой клавиатуре, настроить почтовую программу, обзавестись привычными закладками в «Избранном», занести нужные контакты в «Адресную книгу».
- Освоить новую модель телефона, факса, копира, брошюровщика и пр.
- Разобраться в внутрифирменной системе хранения информации, где что лежит, как называются нужные папки.
- Освоить специфическое производственное (складское, IT и т.п) оборудование
- Освоить специфическое программное обеспечение (БД).
- и т.д.
5. Профессиональная адаптация
Кейс: Экономия 300 часов HR-службы с помощью Модуля Адаптации сотрудников для Битрикс24
Статья о том, как разработка программы для адаптации сотрудников помогла производителю автохимии навести порядок в HR-процессах и добиться экономии времени сотрудников HR-службы около 300 часов за полгода с помощью:
- Автоматизации процесса прохождения испытательного срока и адаптации сотрудника в коллективе для Руководителя сотрудника, Куратора, самого нового сотрудника.
- Обязательной постановки задач на испытательный срок для нового сотрудника и контроля за ходом их выполнения.
- Своевременного получения уведомлений о ходе выполнения задач, поставленных на испытательный срок.
- Создания четкого плана (step by step) адаптации и прохождения испытательного срока новым сотрудником.
- Возможности просмотра и выгрузки актуального отчета о прогрессе прохождения адаптации и испытательного срока нового сотрудника.
Современные кадровые процессы любой компании — смесь привычного делопроизводства и новых digital практик. Геймификация — один из трендов, который компании внедряют в своей HR-политике.
Расскажем на примере Модуля адаптации, как в игровой форме сотрудники химического производства знакомятся с компанией, изучают обязательную документацию и сдают квалификационные экзамены.
Модуль адаптации входит в продукт “Цифровой HR”, первой HR-Платформы от компании ИНТЕРВОЛГА, вместе с модулями Рекрутинга и Обучения.
Бизнес-задача
Наш клиент — компания SINTEC Group, один из крупнейших производителей моторных масел, смазочных материалов, антифризов и другой востребованной продукции в РФ.
В рамках работ по оцифровке компании с помощью Битрикс24 Заказчик сформулировал задачу автоматизировать процесс адаптации сотрудников производства.
- экономия времени HR-специалиста на постановку задач по адаптации;
- отслеживание прогресса адаптации сотрудников;
- формирование отчетности и наглядность данных для HR-директора.
В компании идет активное развитие, и через отдел кадров проходит до 30 сотрудников в месяц. С помощью внедрения цифровой адаптации мы ожидали сэкономить до 60 часов работы HR-отдела ежемесячно, считая что минимум 2ч требуется на ручную постановку задач и знакомство сотрудника с этапами адаптации.
Функциональные требования
Для решения задачи адаптации мы предложили варианты (от простого к сложному):
1. Приветственная задача: Ручное создание для нового сотрудника задачи с чек листом по шаблону. Вариант не подошел по следующим причинам:
- Нужно фиксировать прогресс прохождения адаптации;
- В ходе адаптации сотрудник должен ознакомиться с регламентами и правилами компании, различными обучающими материалами. Факт ознакомления нужно сохранить. Сотрудник должен нажать на кнопку Ознакомлен. Невозможно зафиксировать факт ознакомления с тем или иным документом;
- Не наглядное отображение прогресса выполнения задачи;
- Отсутствие возможности выгрузить прогресс прохождения по нескольким сотрудникам в необходимой форме;
- Отсутствие дашборда со всеми новичками для HR сотрудников;
- Невозможно выборочно создавать задачи в зависимости от принадлежности к той или иной группе пользователей;
- Невозможно настроить различные уведомления в процессе выполнения задачи;
- Материала для изучения очень много, и в одной задаче его неудобно хранить.
2. Настройка бизнес-процесса в живой ленте: Несколько задач и последовательных заданий с кнопками “Ознакомлен”. Вариант не подошел по следующим причинам:
- Портал клиента брендирован в соответствии с корпоративным стилем компании. Стандартные элементы управления выбиваются из общей стилистики оформления;
- Отсутствие дашборда для HR сотрудников;
- Нет возможности выгрузить прогресс прохождения по нескольким сотрудникам в необходимой форме;
- Не наглядное отображение прогресса по адаптации.
3. Разработка собственного модуля Адаптации в рамках платформы “Цифровой HR”. Модуль позволил реализовать все требования:
- Наглядное отображение для всех участников прогресса прохождения адаптации;
- Дашборд для HR сотрудников;
- Возможность гибкой настройки уведомлений о различных событиях, которые происходят в ходе адаптации;
- Наглядное отображение маршрута прохождения адаптации и материалов для сотрудника, который проходит адаптацию;
- Настройка прав доступа к генерируемым отчетам модуля;
- Запуск процесса адаптации только для тех сотрудников, которые должны действительно ее проходить (сотрудники производства не проходят адаптацию “офисных” сотрудников);
- Выгрузка отчетов для руководителей HR в соответствии с предоставленным образцом;
- Интерфейсы модуля выполнены в соответствии с корпоративным стилем компании;
- Возможность настройки этапов согласования и материалов для ознакомления сотрудниками HR-службы без обращения к IT специалистам.
По итогам презентации вариантов и обсуждения с Заказчиком, мы совместно решили, что оптимальный вариант с точки зрения эффективности вложений и пользы для бизнеса — индивидуальная разработка Модуля адаптации на основе готовых функций решения “Цифровой HR” от компании ИНТЕРВОЛГА.
Как работает модуль адаптации сотрудников?
Сценарии для нового сотрудника компании
После первой авторизации пользователя на портале он автоматически переходит на страницу “Адаптация сотрудника”. Страница содержит приветственное сообщение, ссылки на сотрудников, которые помогут ему пройти адаптацию: Куратор и сотрудник HR-службы.
Кроме того, на странице отображены этапы для прохождения адаптации. Внутри каждого этапа показаны задания или задачи которые необходимо выполнить.
Приветственная страница для нового сотрудника
Задания бывают трех видов:
1. Ознакомление с документом
Задания такого типа выводят ссылки на просмотр файла, размещенного на общем диске в корпоративном портале. После, того как пользователь ознакомился с документом он нажимает на кнопку Ознакомлен. После чего, напротив документа автоматически ставится чек-бокс, а кнопка Ознакомлен пропадает.
2. Задача в Битрикс24
Это задача, которая была создана автоматически при старте этапа адаптации. Ссылка на просмотр задачи выводится на странице.
После завершения задачи на странице выводится соответствующая надпись. И этап считается завершенным.
В настройках задания можно включить опцию обязательного ввода комментария к задаче для ее завершения. В этом случае пользователь перед тем как завершить задачу, должен будет оставить обязательный комментарий, иначе задача не будет завершена и будет выведено сообщение об ошибке.
Проверка на оставленный комментарий проводится и на странице просмотра задачи.
3. Действие на портале.
Для выполнения таких заданий необходимо выполнить какие-либо действия на портале. Например, загрузить фото в профиль пользователя. Для того, чтобы выполнить данное действие пользователь нажимает на кнопку Приступить. В результате открывается веб форма, в которую он должен прикрепить свою фотографию. После чего загруженное фото отобразится на странице в его профиле, а этап будет отмечен как выполненный.
Кроме текста, который описывает этап адаптации в нем могут быть расположены видеоролики, с которыми необходимо ознакомиться новому сотруднику.
После того, как все задания этапа адаптации выполнены, он помечается чек-боксом и сворачивается. При необходимости, можно развернуть завершенный этап, например для того, чтобы найти нужную ссылку на документ.
Внешний вид завершенного этапа адаптации и этапа внутри которого расположен видеоролик вы можете увидеть на скриншоте ниже.
Сценарии специалиста по кадрам
У специалиста кадрового отдела есть интерфейс, в котором он видит список сотрудников, проходящих адаптацию.
Список сотрудников можно отфильтровать. В столбцах выводятся данные о сотрудниках (Фотография, Дата приема на работу, ФИО), а также элемент управления, который позволяет назначить Куратора для сотрудника. Если куратор уже был назначен, то выводится его ФИО.
Окно назначения куратора для нового сотрудника.
В остальных столбцах отображаются названия этапов адаптации. Этапы адаптации имеют различный фон в зависимости от статуса прохождения:
- Завершенные этапы адаптации (все задания которых были выполнены) закрашены зеленым цветом;
- Этапы, которые проходит сотрудник в данный момент (есть хотя бы одно завершенное задание) выделены желтым.
- Незавершенные этапы (ни одно задание этапа еще не было выполнено) выделены красным;
Данный вариант отображения позволяет специалисту HR быстро понять прогресс прохождения адаптации новым сотрудником.
Кроме того, сотрудник HR службы может выгрузить данный отчет в XLSX файл. Например, чтобы предоставить отчет руководству в конце месяца.
Как настраивать Модуль адаптации
Этапы адаптации и задания этапов адаптации настраиваются администратором через инфоблоки. Текст этапа адаптации доступен для редактирования в визуальном редакторе Битрикс
Помимо текста этапов адаптации и текстов шаблонов задач процесса адаптации, администратор модуля может настаивать тексты уведомлений, которые модуль отправляет всем участникам о ходе адаптации сотрудника.
Также в настройках модуля указывается, какие сотрудники имеют доступ к странице с отчетом о прохождении адаптации сотрудников. Для сотрудников каких подразделений необходимо запускать процесс прохождения адаптации.
Возможности для дальнейшего развития модуля
В будущем в модуль можно добавить новые функции. Например, внедрение различных маршрутов прохождения адаптации в зависимости от входных условий таких как:
- отдела, в который приняли сотрудника;
- группы пользователей в которой состоит новый сотрудник;
- ручной выбор маршрута адаптации непосредственным руководителем нового сотрудника.
Какую пользу Модуль адаптации принесет Вашему бизнесу?
Модуль Адаптации является частью HR-платформы от компании ИНТЕРВОЛГА.
Модуль будет полезен для развивающихся компаний с большим объемом найма сотрудников и задачами по быстрому вводу стажера в специфику бизнеса.
В результате внедрения и опытной эксплуатации модуля наш Заказчик за полгода сэкономил около 300 часов ручной работы специалистов HR-службы, что позволило сотрудникам заниматься интеллектуальными и творческими задачами.
Также рекомендуем обратить внимание на платформу и модуль в частности тем HR-директорам, которые уделяют большое внимание HR-процессам и стремятся создать комфортные условия для своего персонала.
Для того, чтобы отправить заявку на демонстрацию модуля адаптации и HR-платформы, воспользуйтесь формой обратной связи внизу страницы.
Источник: www.intervolga.ru
