Для быстрого достижения поставленных целей каждый член команды должен ясно осознавать зону личной ответственности и выполнять доведённые до него должностные обязанности.
Важнейший специалист — администратор проекта.
Чем конкретно занимается, за что отвечает администратор в ходе реализации проекта? Об этом мы расскажем далее.
Чем занимается администратор в проектах разного типа
Фактически администратор — это член команды, который осуществляет контроль выполнения проекта на всех его этапах. Но ведь этим занимается руководитель? Да, многими вопросами здесь занимается руководитель. Однако существуют такие виды проектов, в которых много рутинной работы, к примеру разработки дорожных карт проектов, планов и графиков, мониторинга выполнения работ, организации встреч и многого другого. В плане времени это очень затратно, и этим занимается управленец (администратор).
Выходит, что администратор — это некий помощник руководителя, выполняющий рутинные работы. Ему присущи значительный конкретный опыт и квалификация в ряде сфер, чего нет, например, у офис-менеджера.
Специальность: бизнес-администрирование
В чём состоят обязанности администратора проекта
Разумеется, тип проекта, методология управления им (топ-10 методологий) и состав команды значительно влияют на перечень обязанностей администратора. Поэтому возможны довольно значительные вариации.
Базовыми же функциями (предельно упрощённо) являются такие:
- разработка плана;
- отчётность;
- контроль над выполнением задач;
- координация их выполнения.
Если определить обязанности в официальном стиле (например, для публикации на сайтах по набору персонала), то это может выглядеть так:
- Обеспечение коммуникации (получение обратной связи, её упорядочивание, сортировка и приведение к единому типу) среди членов команды.
- Обеспечение связи с заказчиком для быстрейшей реализации рабочих задач по проекту.
- Координация работы участников команды по оперативным вопросам.
- Подготовка/проведение совещаний по обсуждению возникающих проблем (согласно избранной методологии, к примеру, Scrum).
- Журналирование протоколов совещаний как внутри команды, так и с участием представителя заказчика.
- Осуществление мероприятий по подготовке и проведению тендеров при работе с конкретным заказчиком. Обеспечение качества документов.
- Сбор информации и работа над аналитической отчётностью относительно проекта за определённый период (неделя, месяц, квартал и год).
- Помощь руководителю по оперативным задачам.
- Загрузка рабочей документации на электронные носители информации.
- Участие в разработке графиков, задач, планов, различных форм отчётности.
- Сбор и упорядочивание отчётов линейных исполнителей.
- Работа над финансовыми вопросами, в том числе над графиками финансирования, составление списков для покупки материалов и средств.
- Обнаружение проблем и возможных рисков в ходе работы команды над проектом.
- Оперативное изменение задач, сроков и базы ресурсов.
В ряде случаев в обязанности проектного менеджера работодатели включают:
Бизнес-администрирование
- организацию обучения и повышения профессионального уровня персонала (если действует система поощрения);
- контроль над материально-техническим обеспечением рабочих мест персонала.
Таким образом, администратор — это главный помощник руководителя проекта. В сфере его ответственности вопросы организации и технического обеспечения работы команды. Он мониторит работу персонала, принимает оперативные решения и организует работу с документами по проекту.
Основные обязанности администратора
Администратор, как мы убедились, это не просто помощник руководителя, а важный член команды, обеспечивающий успех её работы.
Считать его «обычным секретарём» просто неразумно. Именно поэтому администратором может быть тот, кто обладает:
- профильным высшим образованием. В теме нужно разбираться не просто хорошо, а досконально. Если это строительство, требуется отлично владеть информацией об этапах строительства объекта, понимать, на каком этапе что важно более, а что менее. Если в работе программный проект, необходимо владеть информацией о применяемых фреймворках, IDE, языках программирования и проч.;
- хорошим владением программными продуктами, применяемыми при работе над проектом, — пакетом офисных программ, таск-менеджерами, BPM-системами, групповыми календарями, программой для визуализации бизнес-процессов и др.;
- владением избранной методологией. Безусловно, очень хорошо, если администратор знаком с разными методологиями управления проектами и хорошо разбирается в их нюансах. В этом случае он запросто приспособится к уже принятой (используемой командой) методологии;
- хорошими навыками коммуникации. Этот навык может пригодиться в самых разных ситуациях, например при проведении переговоров с представителями заказчиков, в рабочем общении в своей команде, при общении с поставщиками, иными контактными лицами;
- навыками ведения документации проекта, включая стандарты, согласования, формы, техническую документацию и многое другое.
Чем администратор заниматься не должен
Во-первых, он не должен выполнять работу других членов команды или же «подгонять их косяки».
Зачастую бывает так, что к администратору относятся как к почти бесправному члену команды. В результате его обязывают выполнять поручения руководителя, не связанные с непосредственными обязанностями, иногда по формуле «принеси-подай».
Проблема, однако, в большинстве случаев заключается не в самих должностных обязанностях, а в том, что у непосредственного руководителя нет опыта, или же в недопустимом стиле его руководства. На постсоветском пространстве часто избирается авторитарный стиль управления, так как здесь присутствует «Красная» корпоративная культура, работающая по формуле «Я начальник, ты дурак». Это, конечно же, категорически недопустимо.
В действительности администратор проекта должен быть правой рукой руководителя, способным его заменить при необходимости. Руководитель и администратор работают слаженно и сообща при реализации проекта. Только в этом случае конечные усилия всей команды могут привести к успеху.
Источник: официальный канал Projecto на Дзен
Источник: vc.ru
Что делает администратор проекта в процессе реализации проекта
Чтобы команда работала быстро, слажено и достигала поставленных целей, у каждого из участников должна быть определена зона ответственности, а также круг должностных обязанностей, строго соответствующих роли.
Одна из ключевых ролей – это администратор проекта.
Ниже подробно рассмотрим, что конкретно делает и за что отвечает администратор проекта в процессе его реализации.
Кто такой администратор в различных типах проектов
По факту, это отдельная штатная единица, которая координирует работу всего проекта. С одной стороны, такой функционал должен входить в круг обязанностей руководителя. И во многих сферах это действительно так.
Но бывают такие типы проектов, где координация – это сплошная рутина. Ведь даже в работе управленца много рутинных задач. Например, составление графиков и планов, дорожных карт проекта, проверка качества работ, ведение отчётности, составление и актуализация документации, смет, организация встреч и т.п. Всё это отнимает очень много времени.
Получается, что администратор – это своего рода помощник руководителя, который сможет взять на себя большинство рутинных задач. Но при этом это не офис-менеджер, так как работа по координации предполагает солидный предметный опыт и квалификацию в определённых сферах.
Основные обязанности администратора проекта
Набор обязанностей может существенно разниться в зависимости от типа проекта и состава команды, а также от используемой методологии управления (топ-10 методологий).
Если сильно упростить, что основными функциями администратора можно назвать следующие:
- планирование,
- отчётность,
- контроль задач,
- организация их исполнения.
Можно обозначить обязанности и более официально (для составления должностных обязанностей или размещения на сайтах по поиску соискателей):
- Обеспечение надлежащей коммуникации (сбор обратной связи, её структуризация и сортировка, преобразование к единому виду) между участниками команды.
- Координация деятельности членов команды по рабочим вопросам.
- Коммуникация с представителями заказчика – для своевременной реализации поставленных задач по проекту.
- Организация совещаний и командных встреч для обсуждения рабочих моментов (в рамках выбранной методологии, например, Scrum).
- Контроль и помощь в подготовке документации проекта.
- Организация и подготовка к проведению тендеров (для подготовки работы с конкретным поставщиком или заказчиком). Контроль качества документов.
- Журналирование (учёт и ведение) протоколов встреч – рабочих внутри группы и/или с участием представителей заказчика.
- Подготовка и оформление аналитической отчётности по проекту в разрезе выбранного периода (год, квартал, месяц, неделя).
- Загрузка документов и договоров в электронные системы учёта.
- Выполнение текущих поручений руководителя проекта.
- Помощь в разработке планов, задач, графиков, форм отчётности.
- Подготовка финансовых обоснований и разработка графиков финансирования, формирование списков на закупку необходимых средств/материалов.
- Сбор отчётов линейных исполнителей.
- Выявление проблем и рисков в работе проектной команды.
- Своевременная коррекция планов, сроков и базы ресурсов.
В некоторых случаях работодатели также включают в круг обязанностей проектного менеджера ответственность за материально-техническое оснащение (оборудование рабочих мест членов команды), организацию обучения и повышения квалификации (при наличии систем поощрения профессионального роста), а также подготовку планов назначений (актуально только для очень крупных проектов и задач).
Итого, получается, что администратор – это правая рука руководителя проекта. Именно он отвечает за организационные вопросы и вопросы технического обеспечения работы проекта, держит руку на пульсе и берёт на себя работу по документальному сопровождению проекта.
Ключевые навыки администратора
Как упоминалось выше, администратор – это не просто статист или помощник руководителя. Это полноценный участник команды, от которого зависит многое.
Поэтому он не может быть «просто секретарём».
Не случайно на роль координатора/администратора выбирают людей, у которых есть:
- Предметное высшее образование. Администратор должен очень хорошо разбираться в теме. Если проект строительной тематики, он должен знать всё об этапах строительных работ крупных объектов. Понимать, что и зачем нужно. Если речь о программных проектах, администратор должен не понаслышке знать об используемых фреймворках, языках программирования, IDE и др.
- Уверенное владение выбранной методологией. Конечно, хорошо, если кандидат знает разные методологии управления проектами и их нюансы. Он легко сможет адаптироваться к имеющейся (применяемой в команде).
- Опыт и уверенное владение программными продуктами, которые используются в работе – программа для визуализации бизнес-процессов, таск-менеджеры, пакет офисных программ, групповые календари, BPM-системы и т.п.
- Отличные коммуникативные навыки. Это тоже немаловажный фактор при ведении переговоров с представителями заказчиков, с членами команды, с поставщиками и другими лицами.
- Опыт в создании и ведении документации проекта – техническая документация, стандарты, формы, правки, согласования и т.п.
Что не должен делать администратор
Он точно не должен выполнять чужую работу и переделывать что-то за другими членами команды.
Очень часто происходит так, что к администратору относятся как самому бесправному участнику команды, так как он вынужден выполнять любые поручения руководителя и обслуживать его работу (в формате «принеси-подай»).
Но проблема кроется не в должностных обязанностях, а в отсутствии опыта непосредственного руководителя или в неправильном стиле его управления. Часто выбирается авторитарный стиль, так как для РФ и стран СНГ привычна «Красная» корпоративная культура («Я начальник, ты дурак»).
В реальности администратор проекта должен быть первым замом руководителя, готовым занять его место в случае отсутствия. Администратор и руководитель должны работать слаженным тандемом. Только так у них и у всей команды получится достичь высоких результатов.
Источник: projecto.pro
Функция администрирования
Разнообразие трудовой деятельности привело к развитию функций управления.
Функции менеджмента, как и методы их осуществления постоянно изменяются, что приводит к их модификации. Поскольку мы живем в динамично изменяющемся мире, то и функции управления вынуждены изменяться, что усложняет некоторые процессы выполнения работ.
Изменения функций менеджмента происходит не только под воздействием внутренних и внешних факторов окружающей среды, но и под влиянием других функций. Каждая функция управления является частью системы управления предприятием. Чтобы предприятие нормально развивалось, все функции должны изменяться под воздействием требований современного мира, определяемыми общими целями и задачами. Такая ситуация и есть основная причина изменения и усложнения функций управления.
Китайский с нуля для начинающих
Увлекаем Китаем, китайским языком и культурой
Как правило, одну функцию выполняет одно подразделение, однако некоторые функции могут выполняться совместно различными подразделениями или одно подразделение может выполнять несколько функций.
Все функции имеют следующие основные характеристики:
- назначение;
- повторяемость;
- однородность содержания;
- специфика выполнения.
Функции управления отличаются наличием объективного характера, что определяется необходимостью самого процесса управления в условиях совместной трудовой деятельности.
Первым, кто сформулировал функции управления был Анри Файоль в своей работе «Общий и промышленный менеджмент», изданной в 1916 г. А. Файоль исследовал процессы управления как последовательный ряд операций или функций, которые разделены на шесть групп (рис.1):
«Функция администрирования»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
Рисунок 1 – Менеджмент как набор функций
- Технические функции — производство, изготовление, переработка.
- Коммерческие функции — купля, продажа, обмен.
- Финансовые функции — привлечение капитала и управление им.
- Охранная деятельность — охрана имущества и личности.
- Функции учета и анализа — баланс, затраты, статистика.
- Административные функции — предвидение, организация, распорядительство, согласование и контроль.
Функция администрирования
Администрирование — лишь одна из шести операций-функций, с помощью которых менеджмент должен обеспечить нормальный ход производства. Администрирование, по мнению А. Файоля, занимает важное место в науке управления.
Администрирование включает в себя набор других функций (рис.2).
Рисунок 2 – Состав функции администрирования
Определение
Предвидение — прогнозирование будущего, составление программы действий, охват предшествующих пяти операций.
А. Файоль считал важным то, что для формирования эффективной программы действий руководитель должен обладать: управленческими навыками, активностью, моральным мужеством, стойкостью, быть профессионалом в определенной сфере деятельности.
Определение
Организация — обеспечение предприятия материалами, капиталами, персоналом.
Здесь выделяются два аспекта — материальный и социальный т. е. обеспеченный всеми потребляемыми материальными ресурсами и квалифицированными кадрами.
Распорядительство — данную функцию выполняет персонал.
Основная цель — получить максимально возможную эффективность от действий персонала. Во всех областях производственной деятельности распорядительство является важнейшим элементом работы, требующей определенных качеств.
Согласование имеет своей целью каждому элементу социального организма дать возможность выполнить свою часть работы во взаимодействии с другими элементами, т.е. связать и объединить все действия и все усилия.
Определение
Контроль — анализ и учет возможных ошибок и отклонений от намеченных планов.
Здесь важно находить недостатки и ошибки с тем, чтобы можно было их исправить и исключить их повторение в будущем. Ответственный за контроль на предприятии должен обладать следующими качествами:
- компетентным;
- обладать чувством обязанности;
- быть объективным;
- быть рассудительным;
- тактичным.
Контроль должен быть действенным, т.е. проводиться вовремя и в случае обнаружения ошибок, должны быть игнорировать нарушения и отклонения от поставленных задач и целей, то такой контроль становится неэффективным.
Таким образом, пять вышеперечисленных функций явились основой административной доктрины А. Файоля и базой для всех последующих авторов по проблемам процесса управления. М. Мескон считает, что «процесс управления является общей суммой всех процессов».
Анализ различных литературных источников позволяет выявить следующие функции: планирование, организация, распорядительство, мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, подбор персонала, представительство и ведение переговоров, заключение сделок.
Заключение
Диверсификация трудовой деятельности привела к появлению функций управления.
Развитие каждой функции происходит постоянно и непрерывно под воздействием как и внутренних закономерностей, так и под воздействием других функций. Результатом такого воздействия является изменение содержания каждой функции.
Все функции имеют следующие основные характеристики: назначение; повторяемость; однородность содержания; специфика выполнения.
Первым, кто сформулировал функции управления был Анри Файоль в 1916 году. Он разбил их на шесть групп: технические операции, коммерческие, финансовые, операции по охранной деятельности, анализ и учет, административные операции.
Администрирование, по мнению А. Файоля, занимает важное место в науке управления и включает в себя следующие операции: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль.
Источник: spravochnick.ru
