Агенда это в бизнесе

Самые сложные действия у пилота самолета — взлет и посадка. Если проецировать это на проект, то получится, что самые сложные операции — запуск и завершение проекта (кто поспорит?). Но есть еще и мини-проекты внутри — организация встреч, как пример. Правильная подготовка и правильное завершение встречи делают ее эффективнее, тогда как продалбывание этих моментов могут сделать встречу пустой тратой времени.

План встречи (агенда)

Агенда – желаемый план встречи, список задач для обсуждения и решения. Отслеживание ситуаций, когда встреча отклоняется от своей цели – твоя задача, и агенда тебе в этом поможет. Отправляется агенда участникам встречи заранее. Может быть несколько параллельных планов встреч, с деталями требующимися определенным сегментам участников. Агенда для команды (с пометками о текущей ситуации), агенда для себя (с расширенным сценарием встречи).

Шаблон примерно такой:

• Время встречи
• Место встречи
• Участники встречи
• Основная тема встречи
• Задачи встречи (что должны решить в процессе. Если задач слишком много – приориетизируем)

Формат притом особой разницы не играет. Придумай самостоятельно, главное чтобы информация считывалась и выполнялась задача определения расписания.

БИЗНЕС В США. Аренда авто через TURO. Как это работает? Сколько можно заработать?

Время встречи – когда встреча должна произойти. Если встреча происходит в виде скайпкола, уточняем часовой пояс встречи. Например, 12:00 GMT+1. Когда я договариваюсь о встрече с иностранцами, пишу его время, наподобие “12:00 your time (GMT –5)”. У американцев еще есть понятие “восточное время” (EST) – восточное побережье.

Место встречи – физическое или скайп/zoom/teams. Можно сразу приложить ссылку на митинг, для полноты картины. Или адрес – не обязательно детализированный, если вы оба знаете что означает и где находится “офис нашей компании” или “офис компании клиента”.

Тема встречи – общее описание, зачем встреча нужна, самая крупная задача встречи. “Брифинг по проекту Х”, “передача проекта Х”, “перевод CRM на UCI” – все это темы встреч.

Задачи встречи в основном содержат части основной задачи, но не возбраняется какой-то процент дополнительных тем.

Агенду отправляют заранее – например, за сутки до встречи. Если встреча спонтанная, то можно накидать план встречи только для себя – какие задачи нужно обсудить с собеседником.

Отчет о встрече (Meeting report)

Переговоры имеют своей целью принятие решений или выяснение требующейся информации. Соответственно, на выходе у нас должен быть соответствующий результат, который следует закрепить. Мозг не способен запомнить все сегменты, которые нужно выцепить из разговора на будущее – поэтому их нужно записывать.

1. При живых встречах запись основных моментов встреч лучше вести на бумаге. Печатание в компьютере выглядит как отвлечение от самой встречи. Особенно, если тебе что-то говорят, а ты смотришь в монитор. При созвонах разницы нет
2. Хорошая практика, при завершении встречи проговорить тезисы и задачи, которые ты записал для себя. Сразу же получишь дополнения и комментарии, если что-то упустил
3. По завершении встречи перепечатываешь отчет в документ и отправляешь участникам встречи. Если встреча была с заказчиком – лучше отправлять по почте. При возникновении разногласий будет проще поднять договоренности
4. Даты выполнения можно указать, но лучше не конкретизировать, или вообще не указывать. Если задачи выглядят как “на два дня”, там может оказаться айсберг на две недели. Лучше информировать в процессе о статусе выполнения
5. Следующую встречу (особенно если она повторяющаяся) можно начинать с разбора предыдущего отчета – буквально минут пять, для напоминания

Вот несколько фишек, помогающих процессу

Как заработать на создании кладовок. Эксклюзив. Как заработать миллион на коммерческой недвижимости

1. Если пишешь на бумаге – придумай графическое обозначение (типа квадратной скобки или звездочки) для разных типов задач. Это могут быть задачи на исполнение, на анализ, на обсуждение, “чтобы не забыть” и задачи для себя – которые не включишь в общий отчет. Например, на презентации ты заметил то, что не заметил клиент – исправлять это нужно, но указывать на это не обязательно
2. Заведи папку в гуглдрайве – сюда будешь складывать все отчеты. Формат названий отчетов: “дата — название компании — проект”. Например: “ 20200210 — Какойтобанк — Игра с котиками ”. Дату начинай с года – так проще сортировать и искать. Отдельные папки для каждого проекта создавать не имеет смысла. Удобно создавать новый отчет о встречи для того же клиента, копируя предыдущий – только название не забывай менять
3. Заведи шаблон отчета о встрече. В нем должно быть место для plain-text описания встречи, блоки для различных типов задач: идеи, “сделать”, “ждем от вас” и так далее. Когда будешь собирать отчет – раскидывай задачи из записи по конкретным спискам
4. Когда оформляешь список “что сделать” (задачи на исполнение) – сразу формируй их в понятной форме. Плохой пример: “бэкграунд на главной”. Хороший пример: “подобрать цвет для бэкграунда главной, чтобы текст не сливался с фоном”. Это поможет при постановке задачи исполнителю – сэкономишь время на объяснении и вспоминании задачи при принятии результата

Отчет о встрече – не обязательная, но полезная для проекта и отношений часть. Бонусом получаем эффект информирования клиента. Нет ничего хуже, чем забрать задачи на встрече и пропасть на две недели в процесс их выполнения. Делаешь ты их или не делаешь – у заказчика сложится впечатление, что о нем забыли. Последствия могут быть самые неприятные.

И нет, “запись экрана” в скайпе отчет не заменит.

Источник: salakhmir.ru

Одна агенда, чтобы править всеми

Я работаю дизайнером интерфейсов в Touch Instinct. Хочу рассказать, как создать такую агенду, чтобы получить максимум пользы от встречи.

Как часто после встречи вы задавали себе вопрос: «Ну и куда я потратил два часа?». Разговоров много, а пользы мало. А все потому, что у вас с клиентом может быть очень много идей, которыми хочется поделиться прямо сейчас. Такие обсуждения могут продолжаться бесконечно долго, но это только отдаляет вас от ответа на интересующий вопрос.

Чтобы такого не происходило (ну, или происходило меньше), нужно планировать встречу. В этом поможет агенда.

Что такое агенда

Агенда — документ, в котором зафиксирован распорядок встречи. Предназначена, чтобы обеспечить ее эффективность. В нашем случае ее следует рассматривать как план действий.

Есть вы, ваш проект и вопрос, без ответа на который работать не представляется возможным. Чтобы получить ответ, вы собираетесь провести воркшоп или митинг. Лучше всего начать подготовку с планирования. Nielsen Norman Group говорят, что есть три блока, из которых должна состоять агенда.

Цель. Желаемый конечный результат встречи.

Вопросы. Информация, которая понадобится, чтобы достичь поставленной цели.

Активности. Активности, которые могут проводить участники, чтобы достичь поставленной цели.

Используя эти блоки в качестве основы для агенды, вы можете быть уверены, что все обсуждения будут относиться непосредственно к цели встречи. Вы сможете сразу распознать обсуждения, которые сбивают вас с пути.

Если вы хотите, чтобы ваша встреча прошла максимально продуктивно, вы можете заранее разбить ее на временные промежутки и определить время для каждого вопроса или активности.

Как составлять агенду

Остановимся подробнее на каждом блоке.

1. Цель

Первое, что нужно понять — какой результат вам нужен. Напишите короткое, понятное описание того, что хотите в итоге получить. Именно это описание будет залогом успеха вашей агенды, так как каждый последующий шаг будет так или иначе вести к цели. Целей может быть несколько.

Важно понимать, что цель должна быть ценной. Как бы странно ни звучало, это важный момент при написании агенды. Как понять, что ваша цель таковой является? Представьте, что она достигнута. Это то, что вам нужно?

Имеет ли результат ценность и поможет ли сделать работу качественно? Если вы ответили «Да», переходите к следующему шагу.

2. Вопросы

Вы сформулировали конкретную цель. Теперь нужна информация, чтобы к ней прийти. Спросите себя, на какие вопросы вам нужно ответить, чтобы вы могли достигнуть конечной цели. Запишите их. Вопросы могут быть как конкретные, так и достаточно обширные.

Старайтесь задавать такие вопросы, чтобы ответ был для вас максимально полезным. Лучше избегать вопросов, на которые можно ответить односложно или размыто, это вряд ли поможет делу.

После того, как составили список вопросов, перечитайте их. Скорее всего, их можно сгруппировать по темам. Вообще лучше всю информацию разбивать на группы, так она проще воспринимается.

3. Активности

Третий шаг, он же последний в составлении агенды. Различные активности смогут не только разрядить обстановку, но и помогут получить больше полезной информации.

Не стоит забывать о конечной цели, поэтому выберите активности, связанные с группами вопросов. Это может быть совместный мозговой штурм, карта сценариев или совместное рисование потоковых диаграмм. На мой взгляд, шаг необязательный. Но если вы придумаете что-то полезное, будет круто.

Как применить агенду

До встречи

Дальше нужно отправить агенду всем участникам встречи. Это важный момент в подготовке. Так, все участники встречи будут понимать, зачем они приглашены. Они смогут собрать какие-то дополнительные материалы, провести небольшое исследование и просто получше подготовиться.

На встрече

Рассмотрим применение агенды на примере воркшопа. Для начала задайте нужный тон встречи, расскажите о вашей цели. Если в агенде предполагается тайминг, зафиксируйте его где-нибудь. Например, на доске, чтобы видели все участники встречи. Проводите встречу, придерживаясь составленной агенды.

Люди иногда все равно отклоняются от темы и увлекаются обсуждением какого-то вопроса, это нормально. Чтобы минимизировать подобное, записывайте интересные идеи/вопросы/мысли отдельно. Если у вас останется время, сможете обсудить их в конце встречи. Если нет, лучше запланировать отдельный встречу с новой темой и новой агендой. Если кто-то из вашей команды более компетентен в каком-то вопросе, не стесняйтесь попросить этого человека подготовить нужную информацию.

Во время самой встречи не стесняйтесь напоминать о тайминге и о конечной цели. Это важно для того, чтобы встреча прошла продуктивно.

Follow-up

По окончании встречи запишите полученную информацию, пока память вас не подвела. Попросите коллег и заказчиков сделать то же самое. Перечень полученных артефактов можно назвать «Follow-up». В русском языке этот термин пока не имеет аналога, но в итоге получится что-то вроде резюме встречи.

В этом документе можете фиксировать важную информацию, которую услышали во время встречи. Follow up может быть в виде чеклиста. Это довольно удобно, прямо в нем вы сможете отмечать, что уже реализовано, а что еще предстоит сделать. Позже этим документом можно будет обменяться с участниками встречи, тогда вы получите еще больше информации. Follow-up поможет вам не упустить важные моменты.

Повторим

Такой метод построения агенды может применяться к любым воркшопам и митингам. Начните с общих целей, сформулируйте вопросы, и, наконец, согласуйте мероприятия и обсуждения. Следуя этим шагам, вы сможете проводить любые встречи более эффективно. Как для вас, так и для ваших заказчиков и коллег.

Источник: medium.com